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1、公司技术文件及资料管理制度一、总则及范围为了保持公司技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的完整性，避免混乱，特制定本标准。本标准适用于技术部的技术文件；项目资料；项目预算单、决算单的管理。二、管理业务与分工1.技术部负责人。负责本制度的制定及有关技术文件各项管理业务的审批及有关事项的确定。2.技术员。负责总则中所述文件的保管、收发及按本制度进行技术文件的管理工作。三、管理内容与要求1.技术文件的种类（1）技术类文件由技术部负责的图纸及各类工艺规程、工艺卡片、作业指导书。（2）管理类文件由技术部负责的项目的合同；项目资料；项目预算单、决算单等。2.文件登记（1）技术部必须建立技术文件管
2、理台账，掌握技术部全部文件的情况。其台账应包括：编号、名称、数量、文件编制时间。（2）文件接收后，技术员应及时对文件进行分类编号并作记录。3.文件的归档及保管技术文件的保管由技术员按档案类型进行保管。4.文件的借用（1）文件的借阅应开具借条并由技术部领导批准，方可借阅。5.文件的修改与审批（1）当某专业的工程技术人员或使用单位的有关人员提出对不合理或者已经落后的技术文件时，由技术部该专业的工程师（或专业的业务负责人）分析确定是否需要修改。（2）技术文件确定修改后，由技术部该专业工程师（或专业的业务负责人）填写设计更改单。设计更改单应包括下列内容：（a）技术文件名称、编号、或图纸名称、图号；（b
3、）更改理由；（c）会审意见、会审签名；（d）设计、工艺负责人签名；（e）修改内容和修改要求（以图纸和文档形式表现）。（3）技术文件的审查与批准一般性的内容更改只须将填好的设计更改单交技术部负责人进行审查和签字批准即可。重大内容的更改与涉及安全、质量、投资等影响面较大的内容更改由技术部召集有关人员参加审定，会议通过审定后，由技术部负责人签字后交公司批准。（4）技术员接到设计更改单后，应立即着手工作，更改时，必须把已发出和保存、储备的技术文件一次全部修改完毕以保证技术文件的统一性（图纸更改后的发放除执行发放规定外，应同时将旧图纸收回并登记）。（5）技术文件的管理应以纸质和电子版形式存档（在登记时应
4、作出标记）。公司技术文件及资料管理制度（二）1、目的对于质量体系要求相关的文件和资料进行控制，确保使用的文件和资料为有效版本。2、范围适用于公司与质量体系有关的文件和资料的控制，包括外来文件和资料。3、职责3.1办公室和技术部负责文件和资料的统一发放、更改、作废、回收和归档的管理与控制工作，是文件和资料的主管部门。3.2各有关部门积极配合办公室做好文件和资料的编制、发放、修改、作废、回收和归档的管理控制工作。3.3总经理负责批准质量手册，生产厂长负责批准程序文件。4、程序概要4.1文件和资料的分类和编码_公司文件和资料分为三层a层：质量手册b层：程序文件c层：其它质量文件4.1.2办公室和技术
5、部负责。4.2对文件和资料的编写、审核、批准。4.2.1a层b层文件由公司总经理办公室组织编写、质量手册由生产厂长审核，总经理批准；程序文件由生产厂长批准。4.2.2c层文件和资料由相关部门编写，总经理审核，生产厂长批准。4.2.3各类质量记录、表格由质检部审核，生产厂长批准。4.3文件和资料的发放要求和控制4.3.1确保质量体系运行的各个场所都使用加盖红色“受控”印章的相关文件的有效版本。4.3.2从使用场所及时撤出失效或作废的文件和资料，并作出标识，防止误用。4.4文件的修改、换版和作废4.4.1文件经多次（_次以上）修改后，已影响使用，必须重新换版和发布。4.4.2因工作所需保留的作废文
6、件，责任部门应进行标识归档。4.4.3a层和b层文件的修改由总经理办公室组织修改，c层文件由相关部门组织修改，审批按4.2.1、4.2.2执行。若指定其他部门审批时该部门应取得原审批部门的背景资料。4.4.4外来文件和资料也必须由技术部进行整理、编目和归档，使用和发放要经过登记和批准。4.4.5文件和资料应保存在适宜的环境中。公司技术文件及资料管理制度（三）第一章总则第一条为建立、健全公司技术文件及资料管理工作，完整地保存和科学地管理公司的技术文件及资料，充分发挥技术文件及资料在公司建设和发展中的作用，更好地为公司各生产技术部门服务。制订本管理制度。第二条技术文件及资料是指各技术部门（包括制造
7、部）在生产技术、科研成果、质量、设备、基建等技术活动中形成的应当归档保存的图纸、图表、文字材料、照片等技术资料以及外来、外购的图纸、资料、图书等。第三条技术资料的主管部门要把技术文件及资料工作纳入本单位的技术业务管理工作中，保证其技术文件材料的积累，达到收集齐全、整理系统，并按制度及时归档。以保证全公司技术档案工作的顺利开展。第四条按照集中统一管理技术文件及资料的基本原则，公司技术研发中心设立综合资料室，并配备专职人员管理。综合资料室集中统一管理全公司的生产、开发、质量、设备、基建等技术文件及资料。建立、健全技术档案工作，达到全公司技术文件及资料的完整、准确、系统、安全和有效利用。第二章技术文
8、件资料的归档第五条每一个技术项目完成或告一段落后，都要有完整、准确、系统的技术文件资料，并按公司图样和技术资料管理程1序的要求将所形成的技术文件资料加以系统的整理，组成保管单位（卷、袋、册、盒），由技术主管审查后及时向公司综合资料室移交归档。第六条各部门或技术人员在移交技术文件资料时，交接双方应按图样和技术资料管理程序的规定办理交接手续，签字归档备查。凡不符合组卷要求或技术文件资料不全的，管理人员有权拒绝接收。第七条凡需归档的技术文件资料，应尽量符合国标、部标和企业标准的规定。做到书写材料优良，字迹工整，图纸按规格绘制，图样清晰。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸打印。第八条凡各部门形成的图纸类文件，
9、应描制底图一份，并经技术负责人签字后，向资料室移交归档。第九条凡外来、外购回公司的图纸资料，随仪器、设备入厂的图纸、使用说明书、电气线路图等在开封前，有关单位必须通知资料管理人员参加清点，如数归档。第三章综合资料室的任务和管理人员的职责第十条综合资料室的任务：一、集中、统一、科学地管理好技术文件资料，维护技术文件资料的完整、系统、准确和安全，并及时、准确地提供利用。二、协助各部门和有关技术人员做好技术文件资料的正确整理、立卷归档工作。三、负责设备档案资料（设备图纸、使用说明书、机械或电2器原理图、验收文件等）的保管、借阅与管理工作；四、负责技术档案资料（产品设计图纸、工艺规程、控制计划、技术通
10、知、更改单、公司级技术论文及国家或行业技术标准等）的保管与收发管理工作。第十一条技术文件资料管理人员的职责：一、认真贯彻公司技术文件资料管理工作的方针政策。钻研业务，提高管理水平，保证工作任务的完成。积极主动地为生产、开发提供技术资料。二、科学地管理全公司技术文件资料，承办技术资料和技术档案的接收、分类、编目、登记、保管、复制、借阅、发放、鉴定、统计以及绘制检索工具等工作。三、遵守公司保密制度，做好安全保卫工作。四、严格执行技术文件资料的保管、借阅、发放制度。五、保持资料室内整洁、卫生，对破损或变质的文件资料，要及时修补和提出复制。第四章技术文件资料的鉴定和销毁第十二条资料室应认真做好技术文件
11、资料的内容、保管期限的鉴定工作。因破损或变质的而无法继续使用文件资料，需及时更新或复制，并将原文件资料报废，报废后的资料应继续保存半年备查。因修改内容而更换的资料，原资料报废，报废后的资料应继续保存一年备查。第十三条凡要销毁的技术文件资料，必须造具清册，经主3管领导审批后，在保密室监管人员的监督下进行销毁，防止失密。有关鉴定报告和销毁清册必须及时归档。第五章技术文件资料的保管和借阅第十四条资料室应对接收来的技术文件资料进行分类、编目、登记、统计和必要的加工管理，编制技术文件资料查阅目录，做到定位存放，妥善保管，方便利用。第十五条资料室应认真执行技术文件资料的保管检查制度，每年底全面检查、清理一
12、次，做到帐档一致。并于_月_日以前整理出检查报告，交技术资料的主管部门审查。主管部门根据检查报告的结果，对出现的问题指导资料员进行整改，并对检查报告的真实性进行复查。第十六条资料室应做好技术文件资料的安全、保密工作，并履行批准和借阅手续。经常保持室内清洁通风，注意防尘、防火、防水、防潮、防晒和防盗。防止档案被虫蛀、鼠咬、霉烂等。第十七条技术文件资料的保密制度：一、技术文件资料的借阅者及管理者须妥善保管资料，不得转借他人、不得遗失。二、非涉密人员严禁翻阅、查看机密技术文件资料。三、机密技术文件资料的借阅者及管理者必须严守机密，维护技术文件资料的安全，所借资料必须当日返还，不得过夜。不准在非保密本
13、上摘录机密事项或私抄机密技术性文件和资料内容。四、技术文件资料如有丢失、被盗、泄密等情况，应立即上报并采取措施作妥善处理。五、非工作人员未经允许，不得随意翻阅技术文件资料。六、将离岗人员需在离岗前办理交接单，归还资料、工具等物品，没有交接单不准离岗。第十八条技术文件资料的借阅：一、凡本公司技术人员、工作人员，因生产需要都可借阅技术文件资料。由管理人员填写技术文件资料借阅登记表，借阅人员签字后，方可使用。用后按期归还，经管理人员检查后，方可办理注销手续。二、技术文件资料和各种设备说明书等，均在公司内控制使用，档案原件不得借出资料室，仅供在室内查阅。若需借出室，应办理手续，借出副本。如无副本时，需
14、经技术资料主管部门批准方能借出。三、经同意借出之技术文件资料档案，每次最长时间为十五天。如工作需要，到期后需继续使用的，应办理续借手续。到期未归还或未办理续借手续者，由资料员负责催收，并要求其限期归还。到期还未归还的按丢失处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价的2倍，零件图及工艺规程等资料按每张a4纸_元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。对于已丢失资料日后再次出现在生产现场而被误用所造成的一切后果均由原丢失人承担。四、借阅者应保持技术文件资料的完整、安全、整洁，不得转借、拆散、涂改、抽换和丢失。借、还双方应共同清点份数、页数，并检查完整情况，做到认真负
15、责，如发现有问题或损坏而不能继续使用时按报废处理，由资料员根据所借资料的价值（各类书籍按标价，零件图及工艺规程等资料按每张a4纸_元折算）报主管部门审查、批准后，送公司财务部，对档案借阅人进行处罚。第六章技术档案的复制和技术资料的发放第十九条凡归档的技术文件资料，一般应存档一份。重要的和使用频繁的应复制备份一份，供日常借阅或发放使用，备份文件发放后，应及时复制补充完整。第二十条需加工制作的工装类图纸文件，应晒制两套。一套发放生产部或采购部，用于加工订货；一套用于档案室存档，供日常借阅使用。第二十一条用于指导生产及作为验收依据的铸件图、加工图等应晒制四份，发放制造部、质量部、分管技术员及资料室存档。经会签后的铸件图还应至少发放一份至供应商处。第二十二条用作指导生产的工艺卡片、工序卡片、生产作业指导书等，应晒制三份，发放制造部、分管技术员及资料室存档。第二十三条作为验收依据的检验卡片，应晒制三份，发放质量部、分管技术员及资料室存档。第二十四条因工作原因，需要发放各使用场所的技术资料，应6在技术档案交接后次日内发放至各使用场所。未规定发放场所的文件应编制文件发放清单（参见文件资料控制程序附表），发放清单由文件编制部门填写，部门主管批准后交资料
