员工沟通及反馈程序

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1、文档收集于互联网，已重新整理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.员工沟通与反馈程序一、目的为促进公司各部门及员工之间的交流，加强员工沟通，及时了解员工思想动 态和 诉求，培养正确的沟通心态和积极的沟通习惯，提高沟通的准确度和工作效 率，减少 误解和矛盾，建立和谐的工作关系，形成健康良性的问题反映、反馈和 解决渠道与机 制，为公司各项工作的顺利开展提供保障，特制订本程序。二、适用范围公司内部和员丄之间涉及到文件沟通、会议沟通、面谈及其他形式沟通时均适用 本办法，主要包括以下形式的沟通：1) 面谈：主要指一对一或多方面对面谈话。2) 会议：包括专题讨论和工作协调会议、员工座谈会、班组晨会

2、、管理例 会和 干部或员工大会等方式。3) 书面沟通：包括会议纪要、工作报告、文件、联络单、管理看板、班组 园地、 宣传栏和内部刊物等方式。4) 网络沟通：包括电话、0A与电子邮件与网络即时联络工具等方式。5) 其他如意见箱等方式。特别申明，本办法不包括公司对外部的沟通，如对政府、客户、社区环境或 公共 媒体等。三、内部沟通原则1) 自上而下沟通，可以越级检查，但不可以越级指挥(紧急情况除外)。2) 自下而上沟通，可以越级申诉，但不可以越级报告(紧急情况除外)。3) 沟通应以尊重、信任、耐心的态度进行，应避免冲突，以基于事实、出 于工 作 U 的和解决问题为主，严格要求对事不对人。4) 部门间

3、的沟通，尤其是重大分歧或不确定事项，应职责明确、以书面信 息为 主，做到沟通和沟通记录及时、准确、真实等。文档收集于互联网，已重新整理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.1文档来源为:从网络收集整理.word版本可编借.5) 下级对上级的报告请示或建议，应避免简单提交问题，而应提出对解决 问题的儿个备选方案且明确选择倾向，供上级决策选用。特别地，劳动合同、员工工作岗位安排和岗位薪酬、绩效考核等属于员工个 人与 公司劳动关系的一部分，除相关管理人员外，员工只应就个人相关事宜做逐 级沟通， 不得向无关人员透漏个人相关信息，不得串联其他同事或擅自散播负面 信息、煽动群 体性事件。四、管理职

4、责(-)人力资源部1) 人力资源部负责拟定和组织审批员工沟通相关程序，对各部门的员工沟 通情 况予以监督和指导，并组织对班组长及以上管理人员、特殊部门与 岗位的员 工进行相关沟通技能的培训。2) 人力资源部应积极促进各部门间的沟通，定期或不定期召集恳谈会，及 时了 解员工思想动态和需求。必要时，应进行员丄满意度调查(正式或 非正 式)。3) 对员工反映的问题，人力资源部应组织协调相关部门和人员予以及时答 复和 解决；解决有重大困难的，应专题上报分管领导或工会主管工作人 员，跟踪 解决方案，及时反馈员工、形成工作闭环。(二) 各部门主管和各级管理人员1) 应按要求参加出席会议、执行会议决议；并根

5、据会议要求、上级指示或 工作 需要，向所属部门、员工及时传达会议决议及公司的政策、规章、 要求等；2) 应及时召开部门员工会议、做好专题沟通和培训，形成会议决议并追踪 落 实；3) 各部门及各级管理人员，应加强对跨部门事务的联络、协调、催办，必 要时 对部属加以考核或提起跨部门投诉；4) 应定期或不定期向上级主管做员工思想状态和员丄沟通的专题汇报：文档收集于互联网，已重新整理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.特别地，每一位有团队下属的管理人员，应对团队成员进行入职谈话、转 正谈话， 定期或不定期的工作表现与绩效沟通谈话等；并按规定和要求，对入职 转正评价、绩 效考评等做出书面评价、

6、签认和沟通。对核心员工，应会同人力资源部明确其定向培 养和发展计划。（三）工会和党团组织等工会和党团组织等，除执行政府相关行政管理规定外，应针对员工福利和劳 动保 护等及时征求员工意见并予以反馈。对特殊人员，如外驻外派、生活困难员E,夫妻两 地分居员工等，应不定期进行多种形式的沟通：员工意见征集、满意度调查和恳谈会内容，工会和党团组织主会人员应对员 工反 应的问题进行汇总，明确责任部门、责任人，确定行动计划并监督落实、及时反馈员 工。五、沟通管理细则（-）公司规章、制度类文件公司规章制度类文件，是指规定各种规章制度及作业程序、作业规范、操作标准 并经相关权责主管审核、批准的正式文件，有专一主题

7、、格式化、适用期长 的体系或 管理规范文件及基础性制度等，一般应山行政管理部或质量管理部文控 中心颁布、发 放。在各项与员工相关的管理制度下发之前，制度拟定单位应充分沟通，了解和 征求 员工对制度的意见或建议，必要时应按行政或体系文件控制要求，予以会签 或召集专 门会议审议。公司下发的制度文件，各部门要通过晨会、公告栏或专门会议等方式及时、 准确 地向全体员工传达。（二）工作联络单和专项工作沟通 以下情形适合釆用书面沟通方式时，可使用工作联络单来沟通和解决 问题：1）公司员工遇到自己无法解决的问题需上级领导协助解决时；2）公司员工遇到重要问题需得到上级领导书面批示时；文档收集于互联网，已重新整

8、理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.3）对行政会议决定的事项及问题需进行跟踪督导时；4）所需解决的问题在短时间内无法答复时且需跟踪记录时；5）所需解决的问题需有书面记录或证据时：6）工作中需要得到其他部门的支持与配合时：7）对公司具有代表性问题的建议，对公司管理改善、改革及发展的重大建议 和 意见；8）员工其他重大沟通诉求等。各部门之间、公司内部之间具体事务联络、协调、知会等事宜办理都可用工作 联络单形式体现、传递。适用工作联络单情形的一般工作流程为：1. 各部门员工，针对以上情形，需采用书面形式解决问题时，必须先填写 工作联络单，将填好的工作联络单递交本部门主管；部门主管 接 到

9、工作联络单时必须在约定时间内向员工反馈问题解决情况；2. 部门间有需采用书面形式解决问题时，曲部门经理相互递交工作联络 单，将填好的工作联络单递交对方部门主管；接受方应在约定时 间内 向递交方反馈问题解决情况；3. 对工作联络单、决议事项追踪表等的文书，必要时，发出部门 可要 求收文者在文件分发记录表签收登录；收文者不得拒签。（三）签（呈）报告、报表以及通知类和其他文书是指进行各种具体事务联络、通知、交办、指令、呈报等文书。一般适用期 较 短，针对性较具体，适用期过后，多数无保存价值或存档要求的文件；另外, 有些临 时性或试行性制度也可采用此类形式。细节参照行政文件管理制度等 规定执 行。（四

10、）会议记录类文书工作中需要得到其他部门的支持与配合时，可通过工作协调会议、管理例会等各 种方式与相关部门的负责人及执行人进行沟通，保障工作配合时不会出现因沟通不畅 而产生的问题；会议相关沟通，按会议管理规定等相关制度执行文档收集于互联网，已重新整理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.（五）部门内管理文件和文件沟通各部门内部制度和工作规范， 111 部门在不与公司制度相抵触的前提下提岀或 组 织制定，经部门主管审核，分管领导批准后，在本部门范围内颁布、发放（必 要时， 报批前可送行政管理部和人力资源部会审，确认与公司相关制度无矛盾、 抵触等）； 对正式发放文件，由发放部门要求收件者在文

11、件分发记录表上签 收登录。对须张榜公布的公告、任命、通知等文书发布前，111行政管理部负责审稿并按规 定使用公司印章，经分管领导或总经理批准方可发布；所有颁布、发放的文件必须III 拟定单位和个人造册登记（文件分发记录表）和存档，公司级文件山行政管理部 管理。对部门内需传阅的文件、文书，山发放部门要求传阅对象在传阅记录表签章 记录；（六）管理沟通及其他1）由运营管理部设置总经理信箱（或员工意见箱），并负责定期的收集、 整理 相关信息呈递总经理；2）各部门负责人与员工之间（尤其是关键岗位员工），每月必须进行一次 深入 的交流，内容包括：工作目标完成情况的分析、研究与探讨，提高 工作进 度、改进工

12、作方式的方法，达成改进工作的一致意见；管理思路 的交流与沟 通，管理工作中的问题的提出、解决办法的探讨；进一步工作LI标的研 究、讨论与确定，以及所辖员工各类问题的处理意见的交流 确定等。3）总裁和分管领导，应定期或不定期与所管理的部门负责人每月进行一次 深入 交流和沟通，内容包括：公司各方面工作进展状况的了解；公司政 策改进的 探讨；工作口标差距、问题指导，提出要求，督促进展，达成 改进工作的一 致意见；收集各类建议或意见，必要时组织干部大会和员 工集体大会沟通宣（七）沟通反馈程序与工作时效文档收集于互联网，已重新整理排版word版本可编辑，有帮助欢迎下载 支持. 在各个沟通环节中，凡有需回

13、复的意见或问题时，沟通双方必须明确反馈的 时 限；担负反馈责任的一方，必须在规定时限内给予回复。若在指定时间内未收到回复 的，可书面向运营管理部、行政管理部或人力资源等部门提出投诉，投诉 将影响当事 人岗位绩效。对于所有确认的书面建议和投诉，接收部门必须在两个工作日内进行回复, 回复 中必须有“实施方案、负责人、完成时间”等内容。必要时，可指定督导人员负责监督问题解决的全过程、直到问题得以解决，且使得再遇到同类问题时有 章可循。对于涉及公司决策、安全生产等事项的，意见接收部门应充分征求建议人或投诉 者意见，并就整改措施、达到效果、完成期限与追踪监督等，形成书面决议，报公司 领导审批后执行。（八

14、）越级沟通特别说明管理和沟通一般应遵循逐级上报和沟通原则，但以下情况下，越级沟通可以 接 受和允许：1、下级对上级汇报的工作内容，提出的意见和建议，多次得不到答复；2、下级对上级的管理方式产生意见，且经过直接沟通无回应或无效、需要 投诉 时；3、下级发现上级的违规行为或确切的违规事实时；4、个人对公司的变革、发展有重大建议或意见时。（九）改善性建议奖励公司任何一级员工，其向上逐级提出的改善性建议且经公司采纳执行后，产生了 显著效果的，可以山其直接上级逐级向上提出申请和建议，经一级部门主管及其分管 领导审核后、报人力资源部和人资分管领导确定奖励措施。七、管理程序和责任1、部门主管有责任通过各种渠

15、道以最佳方式解决员工所遇到的问题；2、各部门主管对工作联络单的处理方式及处理结果将与绩效管理挂钩；3、如果当事人未使用书面沟通方式而耽误工作进展的，当事人负主要责任； 文档收 集于互联网，已重新整理排版.word版本可编辑，有帮助欢迎下载支持.4、本制度规定的沟通情形中涉及的责任部门和责任人，必须按规定及时完成所 分管 的工作和解决的问题，对执行有偏差或不按规定执行的，将根据情节轻重和 造成的 影响、后果给予责任人原岗适用、内部下岗等处分。八、参考文件QP-JH-007-A1人力资源管理程序&2 QP-JH-OO1-B1文件控制程序8.4金管字（12） 012-A1行政文件管理制度&5金管FA-21O-A2会议管理规定九、附表与附则文件发放登记表&2工作联络单&3文件传阅记录表