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1、书山有路勤为径，学海无涯苦作舟。高校档案管理问题及对策篇 第一篇 一、引言 随着科学技术的飞速发展,尤其是二战后计算机和网络技术的广泛应用，档案在记录方法、载体形态、管理方法及开发利用手段和途径等方面发生了重大变化。这一切都对档案管理工作提出了更高的要求,使得档案管理现代化被作为一项重要工作提到了日程上来。高校的学生档案真实地记录了大学生在校的学习和成长过程，是对其师承专业、开设课程、学习成绩、技巧专长等的记载,对其以后的就业、人岗匹配、待遇、升迁以及流动等有着重要的参考意义。在高校的诸项管理工作中,学生档案管理是一项十分重要的基础性工作,是人事档案管理工作的重要组成部分，其管理质量如何，一方
2、面体现了大学办学水平的高低,另一方面也关系着大学作为高等教育育人目标能否真正实现。所以做好高校学生的档案管理工作，提升整体管理水平，实现档案管理的现代化,是当前大学生档案管理工作亟待解决的重要问题。 二、大学生档案管理现代化的内容和意义 档案管理现代化是现代档案管理工作的发展趋势和实现目标,同时也是个复杂的系统工程。高校学生档案管理现代化,就是以现代管理思想和管理科学为指导，调动档案管理主体的工作积极性和创造性,积极采用现代管理方法和手段,充分利用先进的技术和设备，对档案工作进行全过程管理,以实现管理工作的科学化、规范化，从而提高档案管理的工作效率、经济效益和社会效益，实现管理的最终目标。高校
3、学生档案管理现代化的基本内容主要包括五个方面：其一,管理技术、管理手段和管理方法的现代化。这是档案管理现代化的核心内容。其基本点就是高校要在学生档案管理中,充分吸纳和利用国内外一切先进的管理技术、手段和方法,实现管理技术、手段和方法由传统向现代的转型。当前这项工作的重点是实现学生档案管理的系统化、智能化、通用化。其二,管理设备的现代化。这是档案管理现代化的物质基础。其基本点就是高校要在学生档案管理中,充分利用现代化的机器设备计算机和网络以及高科技的声像设备,实现学生档案管理的程序化、模块化和科学化。其三,管理主体的现代化。这是档案管理现代化的关键。其基本点就是高校档案管理人员，要不断提升管理素
4、质和管理能力,掌握现代管理知识、管理手段和方法,熟练操作和利用现代机器设备，把计算机和网络技术正确地运用到档案管理中来，成为现代学习型的档案管理工作者。其四，管理制度的现代化。这是档案管理现代化的保障。大学生档案管理制度要能反映时代的发展和变迁,反映大学生档案管理不断发展的实际,它对每个管理人员以及档案管理工作的每个环节,都有严格的制度要求，要不断提高管理的科学化和规范化水平。其五，管理机制的现代化。这是档案管理现代化得以实现和正常运行的可靠保证。机制和制度不完全是一回事。机制主要指有机体的构造、功能和相互关系。在一个有机系统中,机制主要起着基础性的作用。机制的好坏决定着系统能否正常运行和实现
5、优化目标。好的机制,可以使整个系统运行正常高效,甚至可以自动调节以适应不断变化的外部环境。大学生档案管理机制的现代化要求大学生管理工作是个高效的“自适应”系统。这个系统高效、迅捷，自我调整功能强,当外部条件发生变化时，能自动地迅速作出反应，调整原定的策略和措施,以实现优化目标。 高校学生档案管理现代化具有重要的意义。第一,高校学生档案管理现代化，为学校和教师“因材施教”地进行教育提供了坚实可靠的学生信息查阅平台。大学生档案记录了大学生在校期间所有的人生轨迹，是其学习、生活和成长过程的全景式记录，在教师和学校进行有针对性的教书、育人中它可向教师和学校的相关机构提供有关的查阅、参考的真实信息材料。
6、大学的使命在于育人，在于培养对国家、社会和民族有用的人才。这就要求学校和教师针对不同的学生个体,采用适宜的教育方法,进行因势利导的教育教学。一方面,在政治上,培养他们树立正确的世界观、科学的人生观和价值观,树立远大的人生目标,把个体价值的实现和祖国崛起民族复兴结合起来,激发其报效祖国的情怀。另一方面,要不断调动他们的学习兴趣和热情,引导他们采用合理的学习方法，建构完整的知识结构。同时要教育他们提高整体素质,增强整体能力,成为集知识、能力和素质于一身的现代大学生。而要完成这个使命,就必须对大学生群体和每个受教育者进行把握，了解群体的学习规律和每个个体的个性特点,并针对不同的群体和个体因材施教,有
7、的放矢。而现代化的大学生档案管理工作,为学校和教师了解学生群体状况和个性特点,提供了坚实可靠的信息查阅平台。第二，高校学生档案管理现代化,为学校、用人单位培养、发现、推荐和选拔人才提供了快捷的、直接的参考信息和依据。高校教育的宗旨是培养人才、发现人才、推荐人才和选拔人才。但是对在校大学生的培养、发现、推荐和选拔，都不是凭空进行的,需要有一套完备的条件和依据。为判断哪一个大学生满足这个条件，往往需要通过调阅学生档案,才能加以对比和确定。而现代化的档案管理系统,可以使得组织能直接快捷地对每一个学生的档案进行查阅，从而准确快速地完成对比和筛选工作。学生毕业后,要走向社会择业,许多用人单位面对众多求职
8、的毕业生,除了必要的面试考察外,也需要通过现代化的档案管理系统，了解求职毕业生的专业特长、个性特点等,以判断其是否适合岗位需要,是否能做到“人职匹配”。第三，高校学生档案管理现代化,是提升高校总体管理水平、完成育人使命的需要。高校要完成育人使命,离不开科学有序的各项管理工作,而学生档案管理是其重要的一环。实现学生档案管理的现代化,不但能提升学校的整体管理水平，而且也是高等教育为经济和社会发展服务的需要1。大学生是祖国的前途和未来,是社会主义现代化建设的栋梁，是实现“中国梦”的强大生力军，而要使其人尽其用，发挥最大的潜力，就必须有完备、科学、规范的档案管理工作。第四，高校学生档案管理现代化,也是
9、用人单位对录用的毕业生核定工资待遇、职称的需要。大学毕业生作为社会的一员，其就业择业，不可能不考虑现实的工资待遇、住房补贴、职称晋升等问题，并把它们作为自己择业的重要考量。用人单位在录用大学毕业生的时候,对给予的工资待遇等如何核定,也是需要考虑的重要问题。而要实现供需双方的“意愿达成”,完成社会各行业对毕业生的录用和吸纳,现代化的学生档案管理是一项不可或缺的基础性工作。第五,高校学生档案管理现代化，是档案管理工作自身发展的需要。高校学生的档案管理,要跟上时代的步伐，要与经济和社会发展合拍，其自身需要有一个不断发展的过程。如果故步自封、停滞不前，就会滞后于高等教育的发展，滞后于经济和社会的发展,
10、降低高校的整体管理水平，消解高校的管理功能。 三、实现高校学生档案管理现代化需要解决的问题 要实现高校学生档案管理现代化，必须解决好如下几个问题：第一,观念问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的前提。高校是培养人的地方,学生数量大，就决定了档案管理工作量大。每年都有大量的学生“进出”。新生进来，有个档案接收工作;学生的几年在校学习生活,有个动态的档案整理、录入等工作；学生毕业,有个档案对外流出以及交接工作。这些工作烦琐而具体，稍有不慎,就会出现纰漏和差错:一方面会影响学校档案管理工作的科学化和现代化,另一方面也会给学生以后的成长和发展造成不必要的困扰。所以实现高校学生档案管理工作的现代化,
11、需要解决的第一个问题,就是观念问题。也就是说,学校管理部门必须从思想上对学生的档案管理工作重视起来,强化档案管理工作意识，提高档案管理工作的责任心和自觉性。第二,资金问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的物质基础。要实现高校学生档案管理工作的现代化，必须解决资金投入问题。因为现代化的设备需要资金购买,信息和智能系统的建立、模块的更新、管理软件的升级换代、系统的维护等都需要资金的不断投入;档案管理队伍的建立管理人员必需的培训费用等,也需要资金的投入；同时,大量临时增加的录入、调整等工作量也需要一定的费用支撑。这就要求高校必须在资金上有预算、有资金保障,以保证学生档案管理工作现代化的顺利进行。
12、第三,动力问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的关键。现代大学不仅需要具有前沿科学知识的大师,需要现代化的教学科研设施,而且也需要现代化的管理工作和管理制度。学生档案管理作为学校整体管理工作的重要组成部分,要实现现代化,也有个动力问题。因为动力是推动工作、事业前进和发展的源泉所在。管理工作有了动力,就会促使管理者自觉提高管理效率、增强工作责任心,更快更好地完成管理目标和任务。高校学生档案管理现代化的动力,一方面源于学校作为一个具有内外压力的有机竞争体，有着强烈的对更高的目标的追求。这种对目标的追求，得到了学校各职能部门以及档案管理工作者的认同,并内化为巨大的工作压力和不断增强的工作驱动力。
13、另一方面源于学校对各项管理工作不断“升级”的要求2。这种“升级”要求也会促使档案管理部门和管理工作者,积极学习外单位先进的管理经验,并不断探讨有效的管理方法,强化管理规范,落实管理制度,切实向管理现代化迈进。第四,能力问题。这是实现高校学生档案管理工作现代化的保证。要实现高校学生档案管理工作现代化，除了必须有资金费用等物质条件外,还有个主观能力问题。能力通常是指顺利完成一项活动所必需的主观条件。高校学生档案管理工作现代化的能力,通常包括两个层面：一个层面是学生档案管理部门的能力(包括眼界、领导力、执行力、对档案管理工作发展趋势的预测与把握能力、接受新事物和挑战的能力等）,另一个层面是具体档案管
14、理工作者的能力(包括学习新知识的能力，对管理目标的认知与理解能力,工作的认真度和责任心，已具备的专业知识、专业素质和自身工作能力能否在未来的工作中应付裕如等)。这两个层面的能力缺一不可,相辅相成，共同制约着学生档案管理工作现代化的方向和进程。第五,解决新问题的能力。这是检测和衡量高校学生档案管理现代化的重要标准。档案管理的现代化是个动态的复杂的工程,衡量指标也有个确定和不确定的问题。所谓确定性是指其现代设施与时代及科技发展基本保持一致,即实现了设施硬件的“新”；所谓不确定性是指现代化本身就是个动态的不断发展的过程,其衡量标准很难“固化”和恒定。但无论如何，学生档案管理现代化一个重要的衡量标准就
15、是必须具有能够解决不断出现的新问题的能力。当下要解决的新问题主要包括:其一，传统的纸质文档管理与现代化的电子文档管理的“无缝对接”问题。当下我国高考录取方式已经全部实现了网上录取,对录取学生纸质档案的管理也逐步被电子档案管理所取代，但是,纸质档案管理与电子档案管理二者之间，有个能否“无缝对接”的问题:纸质档案被大量的电子档案取代,给传统的纸质档案管理带来一定的困难,一些学生的纸质档案材料无法完整地收集与积累；各学校采用的电子文档格式的不一致，增加了统一管理的难度;招生部门只管招生不管新生档案的调入，也为统一档案管理出现新漏洞埋下了伏笔。其二，高校新生自带档案日益普遍,对档案管理工作严肃性造成一
16、些隐患。实行网络招生之后，学生自带档案成为一种普遍现象,由此也引发了不少问题，如不交档案、缺档案、私拆档案现象日益严重,其后果是学生档案内容的真实性存疑，档案管理工作的严肃性日益被消解和“虚化”。其三，高校学生档案管理不规范、不统一导致的管理“漏斗”问题。部分高校的学生档案管理，存在着要求不统一、不规范现象，如档案归档标准不统一、档案管理职能和管理权限不统一等。其后果是学生档案管理归档、内容以及部门职能混乱,归口不统一，工作不衔接，造成大量的管理“漏斗”现象,使得管理质量和管理目标像漏斗中的沙子一样慢慢漏掉，销蚀了学校的育人目标。 一、高校档案管理工作的现状及其存在的问题 我国高校的档案管理现状不容乐观,档案管理水平还没有跟上高校事业的发展,仍然存在诸多问题,需要不断完善。 .高校管理层面上的档案意识薄弱,对归档和建档的意义重视不够。档案的建立与高校管理职能部门密切相关,很多高校并没有制定档案的归档细则，有些高校即使制定了相关细则，但并没有落到实
