管理信息系统的基本工作内容

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1、管理信息系统的基本工作内容管理信息系统的基本工作内容实现对管理信息系统的基本要求，是通过信息的周转过程实 现的。信息的周转过程，包括信息资料的获取、加工、处理、传 输、贮存等基本环节。这实际上也就是管理信息系统的基本工作 内容。要保证管理系统的有效运行，就必须使每个环节都能灵活 而有效的运转，并形成互相协调、密切结合的系统有机体。1. 信息的获取信息收取是信息系统运行的第一步，也是重要的基础。信息 的质量和信息系统其他环节的工作质量，在很大程度上取决于原 始信息的真实性和完整性。2. 信息的加工原始的信息数以亿万计，作为管理决策使用的信息量，受人 们接收信息能力的限制，不可太多。因此必须把大量

2、的信息分成 恰当的层次，并且使最高管理层获得少而精的反映出最基本最重 要的情况。信息的加工处理，就是用科学的方法，对大量的原始 信息进行筛选、分类、排序、比较和计算，去伪存真，使之系统 化、条理化，以便保管、传送和使用，节省人力、财力和时间， 提高管理效能。信息的加工还包括信息分析，即通过对大量信息 资料的研究，及时揭露矛盾，发现问题的苗头，对管理活动进行 评价。3. 信息的传输信息只有从信息源及时传送到使用者那里，才能起到应有作 用。信息能否及时发出和到达，取决于信息传输的功能。信息的 传输，要建立自己的传输通道系统，形成信息流和信息网。管理 组织机构和组织体系决定系统内部基本的信息传输通道

3、，但除此 以外，信息系统还通过多条渠道，实现直接的和间接的、纵向的 和横向的、纵横交错的多方面联系。可见，信息传输网是一个极 为复杂和灵敏的系统。4. 信息的贮存加工的信息，有的并非立即就用，有的虽然立即使用，但还 要留作以后参考，所以产生了信息贮存和记忆的功能。信息贮存 是信息在时间上的传输。通过信息贮存和积累，可以对客观管理 活动进行动态的系统和全面的研究。篇 2：综合管理信息系统的建立综合管理信息系统的建立设计一个新的或改进一个现有的管理信息系统，是一项既复 杂又繁重的工作。首先要用系统分析的方法，对系统（包括子系统） 的本身范围及其周围环境的关系进行分析，提出若干设计方案， 决定不同类

4、型，不同管理层次的系统，进行技术和经济的论证， 层层提高设计质量，消除不必要的重复劳动，然后加以评估比较， 最后从中决定统一的综合信息管理标准，包括经济信息分类、编 码和文件统一化工作。经过试验证明切实可行后，再应用到实际工作中去。其中要注意以下几方面：1. 明确信息的需求即对输出的要求，要通过充分的调查研究，特别是管理中现 有的信息种类，它们流转的来龙去脉，由哪里产生，由谁传递， 传到何处，经过怎样处理，以什么形式输出，供谁使用，是否可 以“一数多用”，是否有别的来源替代，是否要保存等等。所以 在建立过程中，专业人员与使用人员之间要经常交换意见，使提 供的各项信息都能满足使用者的要求。2.

5、信息的收集和处理 这项工作的目的就是要改善信息总的质量，一般包括五项内 容：(1) 检核。要确定各项信息的可靠性的程度，包括来源的可靠 性，数据的准确性和有效性等。(2) 整理。将输入的信息和数据加以提炼整理，以符合规定的 要求。(3) 编制索引。按规定编制索引，以供日后储存和检索。(4) 传输。将正确的信息及时提供给各级主管人员。(5) 存储。要保存必需的数据资料和文件档案，准备日后再次 使用。3. 信息的使用其主要目的是向各级主管人员适时地提供各种有关的信息。 因此它与信息质量有密切关系。信息的质量主要是指信息的准确 性、及时性以及提供的形式。只有保证一定质量的管理信息系统， 才能在管理中

6、发挥作用。图 10-3 为综合性管理信息系统的一例。图 10-3图中，该经济组织的各个子系统相互间有联系和交叉，又与 使用者系统有联系。假若将一个工业部门或一个地区看作一个系 统，则各个企业又成为其子系统，其范围就更为广泛了。苏联在 70 年代已建成四级自动化综合管理系统。它由基础 部份和功能部分组成。基础部分包括组织经济基础、信息库、技 术基础和软系统等四个方面。功能部分由实现一系列课题的职能 子系统组成。所谓四个结构层次是：国家级、中央部门和加盟共 和国级、部门及共和国联合公司级、基层企业级。全国数据传递 系统把各部门，各主管机关的主要计算中心、各共和国管理机关 的中心与全国自动化系统的总

7、计算中心联结起来。这就属于更高 阶段的综合性管理系统了。目前我国除西藏外，各省市计委，统计局计算中心都安装了IBM4331或VS/80等电子计算机，正在逐步建立经济管理系 统。篇 3：对管理信息的基本要求对管理信息的基本要求信息系统一般可分为两类。一类是信息流系统，另一类是信 息处理系统。前者不改变信息本身的结构与形态，只是按照规定 从甲处传递到乙处，或从工作人员A传递到工作人员B。后者将 原始数据进行加工处理，使它获得新的结构与形态，或者产生新 的数据。例如用一定的数学方法预测将来的发展趋势或可能实现 的利润等。这里就有投入、加工处理和产出等环节。在投入之前， 可进行前馈检定;在产出之前，可

8、进行后馈检验。其基本图解如图 10-1。图 10-1对管理信息一般有以下四项基本要求：(1) 正确性。提供的信息要有一定的正确性，足以说明问题质 和量的概念。原始数据要真帐真算，决不能假帐真算或真帐假算。 西方谚语“投入的是垃圾，出来的也是垃圾。”说明投入正确数 据的重要性。所谓正确，也是相对的，与工程技术上的要求不一 样。如提供的销售额计划信息，只要提供以千元或万元为单位就 够了，不一定要精确到元。至于会计信息那当然要以元为单位。(2) 相关性。提供的信息一定要与利用该项信息的人员所处 理的事情对得上口径。何种管理层次，就应提供能满足其需要的 信息。例如要了解甲种商品的历年销售资料，决不要提供与甲种 商品无关的信息。如果文不对题，不仅不能加以利用，有时反而 会被引入歧途。(3) 及时性。提供信息一定要有时间概念。信息一定要在决策 或评价之前提供，否则会造成明日黄花，质量再高也会失去其效 用。(4) 经济性。取得信息的代价要经济，有时采用先进信息处理 手段，但其利用率不高，花费代价过大，形成浪费。因此，要考 虑信息处理的成本效益问题，例如成立信息管理中心，以提高设 备利用率，降低管理费用。