购销合同财务审核管理规

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1、购销合同财务审核管理规购销合同财务审核管理规定归属体系：鹏润投资（国美电器）有限公司经营管理手册一一财务系统分册文件编号：鹏润一财一非商品收入001撰写单位：鹏润投资（国美电器）财务中心 版 本：第一版生效日期：2004年4月1日机密等级：机密一般合计页数：21页正文页数：9页附件个数：11个制度正文目录：室 审 核1目的：为了加强合同管理，明确合同审核内容，保 证公司利益，特制定本规定。2.1适用范围：本规定适用于国美电器总部财务中心、釆销中心；各分部财务部、分 部釆销部门；国美电器物流公司;2.2发布范围：鹏润投资（国美电器）各中心、各部门；各分部、国美电器物流公司。3名词解释：3.1销售

2、支持：指供应商在我方销售供应商产品过 程中因我方提供服务供应商无条件给予我方的 优惠条件和资金、物质支援。3.2商业折扣：指我方销售供应商产品后，供应商 以我方在供应商的进货额（或回款额）为根据, 依照双方约定的条款给予我方的进货折扣。3.3 特价机：指根据双方的经营需要我方从供应商 以特殊的供货价格进购的产品，条件双方另行 约定。3.4 铺底：是指供应商给予我方的不需支付实际资 金即可调拨一定金额货物，作为在合同有效期 内样机展示和库存周转之用的优惠条件。3.5 信用额度：是指供应商给予我方先进货再延期 付款的最大金额限制。3.6 货到付款结算：指我方在供应商货物到达我方 库房验收后 24

3、小时内即向供应商支付货款。3.7 回款额：指我方支付给供应商的货款包括扣抵 供应商在我方处欠款的款额（降价款、退货款 除外）。3.8 利润补偿款：指在我方销售的供应商产品的零 售价格降低，使我方销售供应商产品的帐面毛 利率未能达到合同约定的水平时，由供应商向 我方支付的，用于补足我方利润损失部分的款 项。3.9 包销机型：指性能、外观与其他型号有明显区 别的，性能价格比有明显优势的，由我方独家 经营的产品。3.10 合同年度：指合同有效期。3.11 帐期：指产品进入我方指定仓库到我方支付货 款之间的期间。3.12 降价款：由于供价下调而产生供应商应支付给 我方的降价金额。4.职责：无5 作业内

4、容：5.1 合同的种类及名称：5.1.1 经营采购销售合同书5.1.2代销合同书5.1.3 空调安装维修合同5.1.4 广告位租赁协议5.1.5 合同常用附件附件 1 公司列表附件2供应商上（撤）店协议书附件3产品质量及售后服务保证协议附件4承诺函（知识产权）附件5包销机协议附件6工程机协议范本附件7特价机协议附件8特供协议附件9三方协议（供货）附件10三方协议（主体变更）附件11补充协议5.2合同编号：5.2.1合同编号规则5.2.1.1合同编号标准格式：合同地区范围番号 合同类别+年号+合同号+明细号+合同号性质5.2.1.2全国地区范围番号的规定：A全国合同简称：8600B地区合同简称：

5、地区番号地区番号地区番号北京1101上海3101深圳4403天津1201成都5101昆明5301沈阳2101重庆5102宁波3302济南3701西安6101杭州3301青岛3702郑州41013501广州4401武汉4201河北1301大连2102无锡3202长沙4301长春22015.3合同审批流程：5.3.1总部总裁、副总裁审批的合同：A总部类合同（总部合同管理流程表1见附件 7.1）B分部类合同（分部合同管理流程表1见附件 7.2）5.3.2总部采购中心审批的合同：A总部类合同（总部合同管理流程表2见附件 7.3）B分部类合同（分部合同管理流程表2见附件 7.4）5.3.3购销合同的审批

6、要求：5.3.3.1分部购销合同：A 各地分部的合同在按规定上报总部之前，应 先经收入主管对合同的各项条款进行审核签 字，保证合同条款中的结算方式、 支付时间、 税票开具和收取规定、各种收费标准、收取 办法、收取时间等与总部规定相符合。B 收入主管对合同条款有异议的，经办业务人 员可以采纳的应更改合同条款后上报总部。 经办业务人员与收入主管对合同条款有分歧 且不能解决的，收入主管应签署自己的意见。 对有争议的合同，需经总部相关部门和财务 中心联合签批方可下发执行。C 各地分部的合同， 报经总部相关部门批准后， 由经办的业务人员将全部合同文本提交厂家 签字盖章。D 经办业务人员持厂家已签字盖章的

7、合同文本 和合同审批单，交合同签署授权人审批签字。E 经办业务持合同专用章用印审批表 、对应 授权人签字的合同文本及总部有关部门的合同审批单，到收入主管处加盖合同专用章。F 收入主管对合同条款进行审核，保证合同条 款与总部批准的合同条款一致、合同在审批 单有效期内签定完毕、无涂改。G 对审核无误的合同文本加盖合同专用章，留 下一份用来结算货款和计算各项收入，其余 交经办人。5.3.3.2 全国购销合同（含物流公司合同） ：A 总部采购中心在规定上报审批前， 先经总部财 务中心收入主管对合同的各项条款进行审核 签字，对合同条款有异议的按上述分部合同管 理流程第二款执行B 全国合同在经授权人审批后

8、， 由经办业务人员 将全部合同文本交厂家签字盖章， 盖章后交授 权人审批签字。C 经办业务人员持合同专用章用印审批表（见 附件 7.5 ）、已签字的合同文本及联席审批单， 到财务中心收入主管处加盖合同专用章。 全国 合同加盖总部合同专用章。D 收入主管对合同条款按上述分部合同管理流 程第六款规定进行审核盖章后，留存一份原 件，其余交经办人。5.4 合同条款的审核：5.4.1 审核范围：对于合同中涉及结算，商业折扣 及各项的收入收取的条款以及授权中明确规 定的供价、 零售价条款， 由财务负责审核。 除 财务负责审核的条款以外的其他各项条款由 合同审批人负责审核并在授权内审批。5.4.2 审核宗旨

9、：A符合公司规定各项授权及审批单的规定；B确保公司利益不受损失；C明确各项收入和商业折扣的计算、收取方式。5.4.3 合同审核要求5.4.3.1 收入主管审核盖章时， 要严格审核合同 审批是否符合公司授权制度的规定， 不符 合公司授权规定的越权审批退回采购部 门重新审批；5.4.3.2 合同审批单审批标准与所签合同正本应 一致或签定标准优于审批标准，另行约定 事项在审批单中应全文列示， 对有不符合 标准的合同收入主管应及时退回报送的采 购部门；5.4.3.3 标准合同条款不能进行任何改动， 如有 改动需在另行约定事项条款里注明 “改动 的是第几条及改动后的内容” ；5.4.3.4 改动后的条款

10、必须具备可操作性，比 如：商业折扣、 其他收入的收取方式、 时 间、计算方法等要明确；5.4.3.5 合同条款约定内容必须前后一致， 不能 互相矛盾；5.4.3.6 合同中与供货商的货款结算若以承兑 汇票方式支付的， 公司要求 3-6 个月且 不得加息；5.4.3.7 如遇条款改动过多且相关审核人无法 确定改动后的条款是否有法律风险的， 可 先报总裁 （总经理） 办公室律师审核， 审 核后如无问题，则通过审核，再行与供应 商签定正式协议；543.8在签署合同时如无另行约定内容， 要求 采购人员在打印合同时须将经销合同第 112条、代销合同第109条用“无”字明 确标注出。举例：第百十二条：双方

11、另行约定事项： 无。5.4.3.9特价机合同审核规定：5.4.3.9.1 在特价机合同审核过程中，财务人员应根据“特价机授权标准”就全国 特价机合同及地区特价机合同审批 人是否达到授权要求进行审核。54392如果特价机合同（全国、地区）达到授权标准，财务人员必须及时盖章 确认。反之，如未达到特价机授权标 准，则应在特价机审核意见中详细列 明具体意见，采购部门将未达标特价 机合同连同特价机审核意见一同重 新上报审批人审批（即全国特价机合 同报张副总裁审批，地方特价机合同 报采购中心副总审批），审批人在特 价机合同审批时应同时在特价机审核意见表中签字确认。5.4.3.9.3 在特价机授权标准中涉及

12、 4 点标 准：厂家让利百分比；国美综合毛利 率；厂家让利；国美让利。此 4 点标 准应按照下列公式进行计算：A、厂家让利百分比=（原净供价- 现净供价） / 原净供价B、国美综合毛利率=（现零售价- 现供价+现供价x返利率+台返）/销售额C厂家让利=原净供价-现净供价D国美让利=返利变化+补利变化上述公式中：返利率 =月返率 +季返率 +年返（最高）率原净供价=原供价-原供价x原返利率-原台返现净供价=现供价-现供价x现返利率-现台返返利变化=原供价x原返利率+原台返-现供价x 现返利率 - 现台返补利变化=现零售价x（原帐保率-现帐保率） 财务中心就上述公式设置了特价机合同审核意 见模板（

13、见附件 7.6 ） ，以方便财务人员进行特价 机合同的审核。财务人员在审核特价机合同时， 直接录入已知条件（灰色） ，模板将自动产生对应的达标情况。5.5 合同的传递流程5.5.1 全国合同的处理方式A 总部采购中心签定我方为 “北京国美电器 有限公司”的合同，六份原件经总部财 务中心盖章后自留一份，盖章后邮寄至 厂家三份，交至总部总裁办档案室一份， 余一份总部采购中心留档。具体流程见 总部全国合同传递流程表（附件 7.7 ）。B 总部采购中心签定我方为 “天津国美物流 有限公司”或“青岛国美物流有限公司” 的合同，六份原件经总部财务中心盖章 后自留两份，其中一份转物流公司。盖 章后总部采购业

14、务邮寄至厂家三份，余 一份交接至总部总裁办档案室。具体流 程见总部物流合同传递流程表（附件 7.8）5.5.1.2 分部合同的处理方式 （见分部合同传递 流程表（附件 7.9 ）A. 分部所签地区性合同正式签字、盖章后，六份原件中一份由分部财务人员自留存档，另五 份转至分部采购部。B. 分部地区性合同处理方式：分部采购部收到 五份合同原件后，叁份给厂家，一份原件不再 邮寄到总部财务中心，分部采购部门自己留 档，余一份原件作好交接单邮寄至总部总裁办 档案室。总部采购中心需要保存好各分部协议 的审批件，每年年末上报档案室存档。5.6 合同专用章的管理5.6.1 合同专用章的保管：A 合同专用章由财

15、务设专人保管。 总部合同专 用章由财务中心收入主管保管、 分部合同专 用章由各分部收入主管 （无收入主管的由收 入会计）负责保管，不准由他人代管。B 印章保管地点应设立安全装置， 必须保存在 专用铁柜或保险柜内。C 保管人如有岗位变动或调离公司时， 须交清 掌管的合同专用章和登记簿， 方准办理异动 手续。印章交接要在第三者监督下进行， 并 填写印章交接单，由双方当事人及监交人签 字，原则上由本部门领导监督交接。5.6.2 合同专用章的使用：5.6.2.1 使用范围： 用于公司与外部机构签订合 同、协议及意向书时使用。5.6.2.2 使用要求：A 由使用人填写合同专用章用印审批表 ， 按照公司授权管理规定依次经部门经理及 相关领导签批，由合同专用章管理人审核手 续后盖章。B 所有合同和协议超过一页的文件应加盖骑 缝章，对合同内容有修改的地方应盖章确