QC实验室数据管理规程

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1、1 目的建立QC实验室数据管理规程，通过一定的组织程序和技术控制手段，使QC实验室不论以 何种形式产生的数据均符合 ALCOA 原则：A - 可追踪至产生数据的人；L -清晰、在数据的整个生命周期内均可以获得，必要时能永久保存；C - 同步，及时性；O - 原始（或真实复制）：可根据原始数据对数据生产的整个活动进行重现；A - 准确性。从而保证QC实验室所有数据的生成、采集、记录、处理、审核、报告、保存和销毁在数据 的整个生命周期内全面性、一致性和准确性。2 适用范围A 类：由人工观察获取试验结果的纸质记录；如：性状判定、化学鉴别反应等实验记录； B 类：B1：由无记录打印功能的简单设备如pH

2、计、折光仪等对一些常数的测定数据的纸质记录；B2：由简单系统如：电子天平、TOC、电位滴定、卡氏水分仪、网织红细胞分析仪、悬浮粒 子计数器等及可能配有打印机，但数据可能不能存储或导出的设备等产生的原始数据；B3：用数码相机记录的薄层色谱图，同时有电子记录和纸质打印照片。C类：由一般系统，打印数据和参数可以很好地还原原始数据，通过原始数据和参数可以计 算出结果。该类系统尽可能配备审计跟踪功能。如UV、IR、AAS、近红外分析仪等生成的 电子数据及纸质文档；D类：由复杂系统，生成的数据是以数据库格式存在的动态电子数据或隐含信息，仅靠打印 出的纸质记录和图谱曲线、相关仪器的参数，无法追溯和还原原始数

3、据和信息。该类系统须 配备审计跟踪功能。如：HPLC、GC等生成的电子数据及纸质文档；3 编写依据药品生产质量管理规范 2010版药品GMP实施指南4 术语数据：通过观察、实验或计算取得的结果，或由原始数据衍生的结果。数据有很多种，最简 单的就是数字。数据也可以是文字、图像、声音等。原始数据：初始的记录和文档，以初始生产的格式（纸质或电子）或以“正确的副本”保留的 结果。原始数据必须以能永久保存的形式同步并准确地记录，对不能存储电子数据，或仅有 数据答疑输出的简单电子设备，打印数据构成原始数据。源（元）数据（Metadata）：指描述其他数据属性的数据，提供语境和含义。一般来说，这些 数据描述

4、数据的结构、要素、内在关系和其他数据特征。它还允许数据追踪至个体。没有源 数据，数据就没有意义。数据完整性：是指数据的准确性和可靠性，用于描述存储的所有数据值均处于客观真实的状 态。应能保证在数据的整个生命周期内，所有数据均保持完全性、一致性和准确性。数据的生命周期：数据包括原始数据自初始生产和记录，到处理和（包括转移或移植）、使 用、数据保留、存档/恢复和重建的整个生命阶段。初始记录：数据作为文件或以初始生成的格式，维持记录的完整性。 正确的副本：经确认与初始记录完全相同的复制件。审计跟踪：是指安全的、计算机生成的、时间标记的电子记录，允许重建有关创建、修改或 删除电子记录的事件过程。审计追

5、踪是一份“谁、什么、何时和为什么”记录的时序表。5 职责5.1 企业高层管理者应负责建立良好的企业质量文化，配置充分的人力和技术资源，对组织 内药品数据可靠性负有最终责任。5.2 各级管理层人员应建立和维护以数据可靠性为要素的质量管理体系和相关管理规程;确保 员工与数据可靠性相关的工作质量不受商业、政治、财务和其它组织压力或动因的影响;积极 参与和推进在工艺、方法、环境、人员、技术等方面的降低数据可靠性风险的活动。5.3 所有员工须遵守数据管理规范的要求及公司内部相关管理规定，有责任报告数据可靠性 的任何问题，以免影响最后的产品质量和患者用药安全。5.4 所有涉及 GMP 数据相关工作人员应完

6、成数据可靠性的培训。6 内容6.1 数据的生成、采集、记录及基于数据完整性风险评估的管理举措6.1.1由人工观察获取试验结果的纸质记录和由无记录打印功能的简单设备如pH计、折光仪 等对一些常数的测定数据的纸质记录。6.1.1.1记录样张由QA文件管理人员妥善保管，纸质受控记录必须控制发放使用；6.1.1.2 记录应现场及时填写，杜绝使用临时数据记录然后转抄正式记录；本部门不允许由 “记录员”替另一操作员进行记录；6.1.1.3 原始数据必须真实记录，不能只填写多个数据的平均值或将原始数据直接按四舍五入 原则进行取舍；6.1.1.4 无电子数据的纸质记录的相关辅助记录应完整有效，例如起止时间记录

7、、温湿度记录 等；6.1.1.5 操作者真实签名；部门所有人员的签名形成一张签名列表，一旦复核人员对某一签名 产生怀疑，可以签名列表进行核对。6.1.1.6 记录中的笔误，改错必须按规定方式，数据的改错须注明可以被接受的原因。6.1.2 由简单系统产生的数据基于数据完整性风险评估的管理举措6.1.2.1 电子天平数据管理要点：6.1.2.1.1 电子天平的日期时间设定或每三个月对时间进行校准的权限赋予设备责任人，并在 “仪器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改。6.1.2.1.2 电子天平打印纸条的应包括完整的日期、时间、校准操作（使用前）、归零记录、 去皮记录、操作的起止时间，并由操作者

8、签名。6.1.2.1.3 电子天平打印纸条应截断后附在纸质记录背面或单独附页。其中数据如有废弃，应 于相应数据旁标注“此数据无效”，并附签名和日期，附在相关纸质记录中，必要时说明废弃 原因。6.1.2.2 TOC 数据管理要点：6.1.2.2.1 TOC 的日期时间设定或每三个月对时间进行校准的权限赋予设备责任人，并在“仪 器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改。6.1.2.2.2 TC 校准常数按周期进行再确认，应依据最新再确认报告进行输入，输入权限赋予设 备责任人，并在“仪器设备使用记录”中记录，其他任何人不得更改，操作人员在每次使用前 进行检查核对。6.1.2.2.3 TOC 打印纸

9、条的应包括样品编号、日期、时间、测定结果，打印纸条附入记录并由 操作者签名。6.1.224该TOC可以暂存数据，但无法导出，其暂存数据可按日期进行查询，查询结果须能 与打印纸条完全一致，任何人无权删除数据，只允许数据被正常覆盖。该TOC数据覆盖方式 为：今年今日数据覆盖去年今日数据，如果去年今日无数据，则覆盖前年今日数据。6.1.2.3 电位滴定仪数据管理要点：6.1.2.3.1 该电位滴定仪有软件版本号，软件升级权限赋予厂家工程师，其他任何人不得改动 软件版本。6.1.2.3.2 该电位滴定仪允许自行设置方法并保存，应限于专人操作。6.1.2.3.3 该电位滴定仪允许对阈值进行调节，以使设备

10、能准确判断滴定终点，应限于专人操 作。6.1.2.3.4 该电位滴定仪的滴定管容积按周期进行再确认。6.1.2.3.5该电位滴定仪具USB插口，数据以TXT文本形式通过USB插口接入的U盘最终纳 入定期备份管理。6.1.2.4 卡氏水分仪数据管理要点：6.1.2.4.16.1.2.4.26.1.2.4.36.1.2.5 网织红细胞分析仪数据管理要点：6.1.2.5.16.1.2.5.26.1.2.5.36.1.2.6 悬浮粒子计数器数据管理要点：6.1.2.6.16.1.2.6.26.1.2.6.36.1.2.7 薄层色谱图数码照数据管理要点：6.1.2.7.1色谱图数码照应使用专用数码相机进

11、行拍摄，其原始格式为jpg格式；6.1.2.7.2 色谱图数码照拍摄时，应开启拍摄时间显示功能；6.1.2.7.3 色谱图数码照应画质清晰，拍摄后使用6寸照片纸打印输出，附在纸质记录背面。6.1.3 由计算机化系统产生的各类电子数据及图谱6.1.3.1 Chromeleon网络版色谱管理系统，涵盖所有HPLC、GC,数据管理要点:6.1.3.1.1该系统关系到成品XXX的放行决策，关键程度高。6.1.3.1.2网络系统访问权限按IT、QC经理、QC实验室主管、QC操作员、QA主管五级角 色设置。IT作为计算机的管理员账户，账户名称为Admin_IT，其权限范围包括：a. 计算机硬件的配置；b.

12、 计算机系统软件安装、升级、打补丁；c. 计算机其它角色账户的增删；d. 计算机系统时间锁定，但IT有权半年定期校准计算机系统时间；e. 计算机数据盘（通常为 D 盘）锁定，防止数据删除；f. 计算机系统故障的修复或数据恢复。QC经理，账户名为姓名_mngrQC仪器室主管，账户名为姓名_ lab-s：QC操作员（可能为多个），账户名为姓名ab-oQA主管，账户名为姓名_qa 上述四种角色权限均限于数据盘的读取和拷贝。外来人员可以登陆系统的有：仪器厂家服务人员、外来仪器检定人员、检查官（含外来审计、 外来GMP检查和内部GMP自查）。上述人员均应由QC操作员或QC实验室主管陪同，用QC操作员或Q

13、C实验室主管账户登录系统进行相关操作，QC操作员或QC实验室主管提供 相应协助。6.1.3.1.3网络内HPLC各级角色权限矩阵表（代表拥有此权限，o代表未授权）角色功能模块QC 经理QC实验室主管 QC操作员QA主管6.1.3.1.3网络内GC各级角色权限矩阵表（代表拥有此权限，o代表未授权）角色功能模块QC 经理QC实验室主管 QC操作员QA主管6.1.3.2 检验相关单机计算机化系统：原子吸收分光光度计、原子荧光光度计、红外分光光 度计、紫外-可见分光光度计、近红外分析仪、凝胶扫描仪、酶标仪。6.1.3.2.1 原子吸收分光光度计数据管理要点该系统正在升级完善中。6.1.3.2.2 原子

14、荧光光度计数据管理要点该系统正在升级完善中。6.1.3.2.3 红外分光光度计光度计数据管理要点该系统正在升级完善中。6.1.3.2.4 紫外-可见分光光度计光度计数据管理要点该系统正在升级完善中。6.1.3.2.5 近红外分析仪数据管理要点6.1.3.2.6 凝胶扫描仪数据管理要点6.1.3.2.6 酶标仪数据管理要点6.1.3.3 特定用途计算机化系统：检验管理组打印、发放检验报告专用计算机系统、电子监管 码扫码系统、无线温度验证系统。6.1.3.3.1 检验管理组打印、发放检验报告专用计算机系统数据管理要点检验管理组打印、发放检验报告专用计算机的管理按检品信息输入输出系统SOPSOQ03

15、-0039执行，其计算机系统访问权限按IT、QA主管、检验管理员、操作员四级角色设IT作为计算机的管理员账户，账户名称为Admin_IT，其权限范围包括:a. 计算机硬件的配置；b. 计算机系统软件安装、升级、打补丁；c. 计算机其它角色账户的增删；d. 计算机系统时间锁定，但IT有权半年定期校准计算机系统时间；e. 报告模板存储盘（通常为E盘）锁定，防止模板删除；f. 计算机系统故障的修复或数据恢复。QA主管权限范围为：a. 为打印报告专用计算机装载经QA批准的报告模板及模板的更新。 检验管理员权限范围为：a. 调用报告模板打印报告；b. 审核其它操作员模板调用与报告打印。 操作员权限范围为：a. 调用报告模板打印报告。外来人员可以登陆系统的如检查官（含外来审计、外来GMP检查和内部GMP自查）。应由 检验管理员或检验管理组操作员陪同，用检验管理员或检验管理组操作员账户登录系统进行 相关操作，检验管理员或检验管理组操作员提供相应协助。6.1.3.3.2 电子监管码扫码系统数据管理要点6.1.3.3.3 无线温度验证系