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1、第 5章页面设置与打印工作表为了将排版的表格打印出来，需要进行页面设置，例如选择纸张大小、页边距、页面方向、页眉和页脚、工作表的设置等。另外，用户既可以打印整个工作簿、一个工作表，也可以打印工作表的一部分。本章将介绍有关页面设置与打印工作表的操作方法与技巧。5.1视图操作Excel 2007主要提供了普通视图、页面布局视图与分页预览视图等，每种视图都有其特定的功能与特点。5.1.1 普通视图在普通视图下，用户可以完成大多数录入与编辑工作，也可以设置工作表的格式。页与页之间用一条虚线表示分页符。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“普通”按钮（见图5.1），或者单击状态栏上的“普通”按钮，即
2、可切换到普通视图下查看当前的工作簿。图5.1 普通视图5.1.2 页面布局视图页面布局视图是Excel 2007新增的一种视图模式。在此视图中，可以如同在普通视图中那样更改数据的布局和格式。此外，还可以使用标尺测量数据的宽度和高度、更改页面方向、添加或更改页眉和页脚、设置打印边距以及隐藏或显示行标题与列标题等。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“页面布局”按钮，或者单击状态栏上的“页面布局”按钮，即可切换到页面布局视图下查看与编辑当前的工作簿，如图5.2所示。图5.2 页面布局视图5.1.3 分页预览视图要打印所需的准确页数，可以使用“分页预览”视图来快速调整分页符（为了便于打印，Exc
3、el根据纸张的大小、页边距的设置、缩放选项和插入的任何手动分页符的位置来插入自动分页符）。在此视图中，手动插入的分页符以实线显示，虚线指示Excel自动分页的位置。单击“视图”选项卡的“工作簿视图”组中的“分页预览”按钮，或者单击状态栏上的“分页预览”按钮，即可切换到分页预览视图下查看与编辑当前的工作簿，如图5.3所示。图5.3 分页预览视图5.2页面设置单击“页面布局”选项卡，在“页面设置”组中可以设置页边距、纸张方向、纸张大小、打印区域与分隔符等，如图5.4所示。图5.4 “页面布局”选项卡5.2.1 设置页边距页边距是指正文与页面边缘的距离。设置页边距的具体操作步骤如下：01 单击“页面
4、设置”组中“页边距”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择一种页边距，或者单击“自定义边距”选项，如图5.5所示。02 打开“页面设置”对话框中的“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”框中调整打印数据与页边之间的距离，如图5.6所示。 图5.5 “页边距”下拉列表 图5.6 “页边距”选项卡03 在“页眉”和“页脚”框中输入具体的数值来设置距离纸张的上边缘、下边缘多远来打印页眉或者页脚。04 在“居中方式”选项组中，选中“水平”复选框，将在左右页边距之间水平居中显示数据；选中“垂直”复选框，将在上下页边距之间垂直居中显示数据。05 单击“确定”按钮。5.2.2 设置纸张方向纸张方向
5、是指页面是横向打印还是纵向打印。若文件的行较多而列较小，则使用纵向打印；若文件的列较多而行较少时，则使用横向打印。图5.7 选择纸张方向设置纸张方向的具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中“纸张方向”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择一种纸张方向，如图5.7所示。02 如果选择“纵向”，则将打印页面设置为纵向；如果选择“横向”，则将打印纸按横向打印，对于打印页面较宽的工作表，可以选择“横向”打印。5.2.3 设置纸张大小设置纸张大小就是设置以多大的纸张进行打印，如A4纸或B5纸等。具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中“纸张大小”按钮的向下箭头，从弹出的下拉列表中选择所需的纸张
6、，如图5.8所示。02 如果要自定义纸张大小，则单击“其他纸张大小”选项，出现“页面设置”对话框的“页面”选项卡，如图5.9所示。 图5.8 “纸张大小”下拉列表 图5.9 “页面”选项卡0103 通常情况下，采用100%的比例打印，还可以缩放打印表格。如果选中“缩放比例”单选按钮，则可以在“缩放比例”文本框中输入所需的百分比。如果选中“调整为”单选按钮，则可以在“页宽”和“页高”文本框中输入具体数值。0104 在“纸张大小”列表框中指定打印纸的类型。05 在“打印质量”列表框中指定当前文件的打印质量。06 在“起始页码”文本框中设置开始打印的页码。07 设置完毕后，单击“确定”按钮。5.2.
7、4 设置打印区域正常情况下打印工作表时，会将整个工作表全部打印输出。如果仅打印部分区域，可以按照下述步骤进行操作：01 选定要打印的单元格区域。02 单击“页面设置”组中“打印区域”按钮的向下箭头，从下拉列表中选择“设置打印区域”，如图5.10所示。图5.10 设置打印区域5.2.5 设置打印标题若要使行和列在打印输出中更易于识别，可以显示打印标题。用户可以指定要在每个打印页的顶部或左侧重复出现的行或列。具体操作步骤如下：01 单击“页面设置”组中的“打印标题”按钮（见图5.11），出现如图5.12所示的“页面设置”对话框的“工作表”选项卡。 图5.11 单击“打印标题”按钮 图5.12 “工
8、作表”选项卡02 在“打印区域”中输入要打印的区域，在“顶端标题行”文本框中输入标题所在的单元格区域。也可单击右侧的“折叠对话框”按钮，隐藏对话框的其他部分，如图5.13所示。对话框缩小后，直接用鼠标在工作表中选定标题区域。选定后，单击右侧的“展开对话框”按钮。图5.13 缩小对话框利于选定标题区域03 单击“确定”按钮。5.3改变分页位置当工作表的内容多于一页时，Excel会根据设置的纸张大小、页边距等自动为工作表分页。如果这种自动分页不符合需要，则可以通过插入一个手动分页符来改变分页的位置。1. 插入分页符如果要插入分页符，可以按照下述步骤进行操作：01 单击分页符插入位置，即新页左上角的
9、单元格。02 单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，从弹出的下拉列表中选择“插入分页符”，如图5.14所示。图5.14 插入分页符2. 移动分页符如果要移动分页符的位置，可以按照下述步骤进行操作：01 单击“视图”选项卡中的“分页预览”按钮（见图5.15），切换到分页预览视图。 图5.15 单击“分页预览”按钮02 单击提示对话框中的“确定”按钮（见图5.16），进入分页预览视图后，工作表中分页处用蓝色线条表示，每页均有第页的水印。03 要移动分页符，将鼠标指针移到分页符上，指针呈双向箭头，将分页符拖动到目标位置，即可按新位置分页。 图5.16 进入分页预览视图要删除一个手动分页符，请单击
10、分页符下的第一行的单元格，然后单击“页面布局”选项卡中的“分隔符”按钮，从弹出的下拉列表中选择“删除分页符”。5.4设置页眉与页脚页眉位于页面的最顶端，通常用来标明工作表的标题。页脚位于页面的最底端，通常用来指明工作表的页码。用户可以根据需要指定页眉或页脚上的内容。具体设置方法如下：01 单击“插入”选项卡上的“页眉和页脚”按钮，如图5.17所示。图5.17 单击“页眉和页脚”按钮02 进入“页眉和页脚工具”中的“设计”选项卡，在顶部页眉区的3个框中输入页眉内容，如图5.18所示。03 单击“页眉和页脚元素”组中的按钮，可以在页眉中插入页码、页数、当前日期、当前时间、文件路径、文件名、工作簿名
11、、图片和设置图片格式等。图5.18 设置页眉内容与格式04 如果要使用预设的页眉格式，可以单击“页眉”按钮，从下拉列表中进行选择，如图5.19所示。直接选用一种页眉格式图5.19 使用预设的页眉格式05 单击“视图”选项卡中的“普通”按钮，退出页面布局视图。5.5打印预览在打印工作表之前，可以先模拟显示一下实际打印的效果，这种模拟显示称为打印预览。利用打印预览功能，能够在打印文档之前发现文档布局中的错误，从而避免浪费纸张。预览一个工作表，可以按照下述步骤进行操作：01 单击Office按钮，在弹出的菜单中选择“打印”“打印预览”命令（见图5.20），进入如图5.21所示的打印预览视图。02 单
12、击“下一页”按钮，可以显示工作表的下一页。若无下页，则该按钮呈灰色，表示不能使用。 图5.20 选择“打印预览”命令 图5.21 打印预览视图03 单击“上一页”按钮，可以显示工作表的上一页。若无上页，则该按钮呈灰色，表示不能使用。04 单击“显示边距”按钮，可以在预览页面上显示页边距、页眉和页脚边距以及列宽的控制柄。通过拖曳这些控制柄就可以对页面格式重新进行调整。05 单击“页面设置”按钮，出现“页面设置”对话框，可以对工作表的打印外观进行设置。06 单击“关闭打印预览”按钮，关闭打印预览窗口，返回到当前工作表状态。5.6打印输出如果对预览的效果比较满意，则可以正式打印了，具体操作步骤如下：
13、01 单击Office按钮，从弹出的菜单中选择“打印”“打印”命令（见图5.22），出现如图5.23所示的“打印内容”对话框。 图5.22 选择“打印”命令 图5.23 “打印内容”对话框02 从“名称”下拉列表框中选择一种相应的打印机。03 在“打印范围”选项组中，如果打印当前工作表的所有页，则选中“全部”；如果仅打印部分页，则选中“页”，并在“从”和“到”框中分别输入起始页码和终止页码。04 在“打印内容”选项组中，指定要打印的内容，如选定区域、活动工作表或整个工作簿。05 在“份数”框中输入要打印的份数。如果要打印2份以上，则可以选中“逐份打印”复选框，其打印顺序是第1页、第2页，然后又是第1页、第2页省去人工校对页码的麻烦。06 单击“确定”按钮，即可开始打印。5.7应用技巧技巧1：在Windows Vista下共享打印机在小型局域网中，只要在一台电脑上安装打印机，然后将其共享到网络中，就可以让网络上的其他电脑也能使用该打印机，从而节约了成本，提高了打印机资源的利用率。在Windows Vista下设置打印机共享的方法如下：1. 共享本地打印机把打印机连接到电脑，打开打印机电源，安装打印机驱动程序之后，即可设置打印机共享。01 单击“开始”“控制面板”命令，在控制面板中单击“打印机”超链接，如图5.24所示。 图5.24 单击“打印机”超链接02 在本地打印机图标上
