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1、时间发布时间间执行时间间备注制定19988-10019999-1-1事务所脱脱钩改制制第一次修修订20066-12220077-1-1新审计准准则实施施第二次修修订20077-12220088-1-1新底稿指指南发布布第三次修修订第四次修修订第五次修修订业务档案案管理（天职国国际业规规106号）1概述述1.1 为规范范本所业业务工作作底稿形形成业务务档案流流程及业业务档案案的管理理工作，制制定本规规程。1.2 本规程程适用于于财务报报表审计计业务，其其他业务务参照执执行。1.3 本规程程的主要要内容包包括：（1）业业务工作作底稿的的验收与与交接；（2）业业务工作作底稿的的归档工工作；（3）业业
2、务档案案的日常常管理。2业务务工作底底稿的验验收与交交接2.1将将业务工工作底稿稿按照业规2207号财务务报表审审计工作作底稿模模板等规程和本本规程要要求整理理为业务务档案是是项目外外勤主管管的责任任，质监监与技术术支持部部负责业业务工作作底稿的的验收，不不符合要要求的业业务工作作底稿不不得验收收，档案管管理人员员负责业业务档案案的装订订与管理理。2.2外外勤主管管应当在在报告出出具600个工作作日内将将工作底底稿整理理成业务务档案，送送质监与与技术支支持部验验收。如如符合要要求，质质监与技技术支持持部将“未归档档底稿欠欠条”退还外勤主主管，如如不符合合要求，验验收人员员应将不不能验收收的原因
3、因列出清清单（附附件133）与工工作底稿稿一并退退还外勤勤主管。2.3质质监与技技术支持持部在验验收业务务工作底底稿时要要注意以以下事项项：（1）底底稿是否否按照当当年模版版编制；（2）底底稿是否否已按规规定分册册（每册为2.22厘米/2000页左右右，超出出部分应应当对其其进行适适当分册册，但尽尽量不要要对工作作底稿的的大类进进行分割割），同同时在第第一本档档案的财财务报表表审计工工作底稿稿总表“档案册册”栏中填填写册号；（3）每每册首页页是否为为目录页页，且底底稿已按按目录顺顺序排好好，并编编制索引引号和交交叉索引引号；（4）底底稿是否否已按规规定贴好好指示标签签；（5）底底稿中很很小的单
4、单据，如如邮局的的挂号单单等小于于A4纸纸的纸条条，是否否已粘在AA4纸上上；（6）底底稿中是是否有应应交未交交原件或收收到原件件后未撤出复复印件的的情况；（7）底底稿中是是否有热热敏纸传传真件(由于热热敏纸上上的字在在一段时时间内会会消失，所所以应复印该该传真件件)；（8）底底稿中横横向排版版的表格格是否有有超过十十张以上上表头未未朝左侧侧的现象象；（9）底底稿中是是否有订订书钉、曲曲别针、大大头针等等金属物物；（10）与审计过程和审计结论无关的资料如被审计单位账页、凭证、单据等复印件以及空白底稿、草稿、已经替代的底稿是否清除；（11）年年审底稿稿（D类类审计项项目除外外）是否否已区分分当期
5、档档案和永永久性档档案，并并分别整整理。2.4 业务工工作底稿稿的接收收。档案案管理人人员接收收到的业业务工作作底稿包包括两部部分，其其一是盖盖章人员员移交的的业务流流转控制制表及其其业务报报告正本本；其二二是验收收人员移交交的其他他工作底底稿。3业务务档案的的归档工工作3.1业业务档案案归档工工作由五五个步骤骤组成：业务档档案整理理、登记记、装订、装装盒及入入库码放放。3.2业业务档案案整理。档案管管理人员员在进行行业务档档案整理理工作时时要注意意以下事事项：（1）整整理过程程中要拆拆除金属属物。（2）材材料纸面面过小的的，要粘粘贴或托托裱在标标准A44纸上，装装订部分分过窄或或有字时时，应
6、用用纸加宽宽。（3）在在进行底底稿整理理时，如如发现底底稿中有有很明显显的问题题，如：未贴标标签，页页码混乱乱等，要要及时将将档案退退回验收收人员，重新整整理、验验收。3.333献）告告流转控控制表每每天由盖盖章人员员在临业业务档案案登记。档档案管理理人员在在整理业业务档案案的同时时应填好“业务台台账（业务务档案登登记表）”（附件1，电子版）后5项内容（前面的内容由软件自动生成）。3.4业业务档案案装订。装订工工作是要要将整理理好的底底稿与报报告、流流转表整整合在一一起，附附上封皮皮、备考考表及封封底的过过程。步步骤如下下：（1）根根据业务务台账（业务务档案登登记表）记录，找出相对应的业务报告
7、流转控制表及其业务报告正本，并且查看该份报告是否有补充或修改的情况，若有此情况，则要替换原报告，只留最终报告正本。（2）根根据业务务报告流流转控制制表及报报告打印印每册底稿的的案卷封封面（附附件4，使用用统一的的特殊纸纸张），封封面上应应当写清清被审计计单位名名称、业业务项目目名称、报告文号、卷数等信息。（3）装装订时要要将流转转表、报报告正文文放在目目录中标标明的位位置，如如果该报报告有过过补充修修改，要要特别注注意业务务报告修修订（补补充）审审批单的的位置，且且要在每每本档案案底部附附上卷内内备考表表（附件件4）及封封底。（4）即即将装订订时要最最后检查查一次档档案内是是否有金金属类物物品
8、,以以保障装装订时人人员安全全。装订要要做到牢牢固、整整齐、美美观，不不压字，不不漏页，不不影响阅阅读。（5）档档案装订订统一采采用左端端两孔式式,两孔孔将档案案平分为为三等份份并距左左端1公公分左右右（装订订时请正正确操作作装订机机，并注注意安全全，装订订完毕要要及时关关掉电源源）。（6）档档案管理理人员应应及时将将已移交交的业务务档案进进行装订订，每年年度终了了90个个工作日日内，档档案管理理人员应应当对上上年出具具业务报报告的业业务档案案装订归归档完毕毕。3.5业业务档案案装盒。档档案装订订后应及时时装盒，装装盒时应应尽量将将盒装满满，节约约空间，在在档案盒盒封面写写清档号号（本分分所本
9、年年度档案案盒流水水号）和和分所名名称（附附件5），档档案盒脊脊部写清清档号、册册数等内内容（附附件6）。本所用的的档案盒盒分两种种，厚度度为3CCM和5CMM，3CMM的档案案盒适合合装超过过平均厚厚度，但但没有必必要分册册的较厚厚档案；5CMM的档案案盒适合合装平均均厚度两两册档案案。3.6业业务档案案入库、码码放。档案盒盒横向应应以档号号从小到到大、从从上往下下、从左左往右的的顺序码码放,相相邻层及及档案柜柜要以SS型顺序序码放，码码放时要要整齐、美美观，档档案码放放不得过过挤，否否则不方方便今后后的使用用。4业务务档案的的保管4.1档档案管理理人员应应及时将将业务部部门移交交的业务务档
10、案进进行归档档，并根根据业务务台账（业务务档案登登记表）清理已超过60个工作日尚未移交的业务档案，及时与项目外勤主管联系催促移交。某外勤主管如存在超过90个工作日尚未移交业务档案的，档案管理人员应向质量主管报告，暂停其业务报告编号，在移交业务档案前、未经批准不得出具业务报告。4.2 业务台台账（业务务档案登登记表）的统计与报送。各分所于每个季度终了的5个工作日内向总所质监与技术支持部报送业务台账（业务档案登记表）的电子版，总所质监与技术支持部经汇总后在季度终了的10个工作日内上报主任会计师。年度终了的30个工作日内各分所向总所质监与技术支持部报送年度业务台账（业务档案登记表）的纸制版。4.3永
11、永久性档档案4.3.1根据据中国国注册会会计师审审计准则则第11131号号审计计工作底底稿第第11、112条“在记录录实施审审计程序序的性质质、时间间和范围围时，注注册会计计师应当当记录测测试的特特定项目目或事项项的识别别特征。识识别特征征是指被被测试的的项目或或事项表表现出的的征象或或标志。如如在对被被审计单单位生成成的订购购单进行行细节测测试时，注注册会计计师可能能以订购购单的日日期或编编号作为为测试订订购单的的识别特特征。” 的规规定，业业务人员员在查阅阅有关资资料后底底稿中一一般不要要求复印印相关资资料，取取得这些些资料作作为永久久性档案案保存的的目的是是备查。因因此永久久性档案案的主
12、要要功能是是备查作作用，并并具有使使用频率率高、多多年反复复更新使使用的特特点。4.3.2 永永久性档档案的保保管应以以单独的的系统保保管。当期档案案以业务务报告号号为识别别特征编编制业务务台账（业务务档案登登记表）；永久性档案以客户名称（被审计单位全称）为识别特征编制“永久性档案登记表”（附件2）。4.3.3永久久性档案案的保管管由业务务部门负负责（分分所也可可以由档案管管理人员员统一保保管）。项目完成成后，业业务人员员应按要要求整理理永久性性档案（包包括填写写更新记记录、编编制索引引号并粘粘贴标签签等），打打孔后根据底底稿厚度度放入合合适的文文件夹（以以能保证证正常翻翻阅为宜宜），在在文件
13、夹夹脊部按按永久性性档案盒盒脊部填填写格式式（附件件7）注注明档案案编号，与业务工作底稿一起交由质监与技术支持部进行验收，通过后由外勤主管统一将所负责项目的永久性档案交到部门秘书处。业务部门门秘书应做好登登记编号号工作，档档案室为为各业务务部门开开辟专门门存放区区域。业务部部门秘书书每季末应将将本部门门的永久久性档案案登记表表报档案管管理人员员，并与与档案管管理人员员一起对对永久性性档案进进行核对对。4.4电电子档案案的保管管电子档案案主要指指本所出出具的业业务报告告和按规规定需同同时提供供的电子子类工作作底稿，由由质监与与技术支支持部负负责收集集整理，每每年度结结束后，档案管理人员应当汇总全
14、所的电子文档进行刻盘归档。 总部档案管理人员在年度终了的90个工作日内将各分所业务报告的电子文档收集整理，并刻盘保存。5业务务档案借借阅与归归还5.1当当期档案案借阅业务人员员根据业业务需要要借阅当当期档案案的，填填写“档案借借阅审批批单”（附件件8），到到档案管管理人员员处办理理借阅手手续。5.2永永久性档档案借阅阅业务人员员根据业业务需要要借阅永永久性档档案的，填填写“永久性性档案借借阅审批批单”（附件件9），到到业务部部门秘书书处办理理借阅手手续。5.3在在办理档档案借阅阅时，应应注意以以下事项项：(1)档档案借阅阅只限所所内正式式员工办理理借阅手续续，实习习生、学学生不得办理借阅阅手续
15、。(2)档档案借阅阅审批单单，应由借借阅人签签字，谁谁借谁负负责，不不得代借借。(3)因因特殊情情况，外外单位需需调阅本本所档案案时，对对方单位位需出具具书面调阅阅函，经经审批后后由项目目所在业业务部门门指定人人员办理理借阅手手续。(4)业业务档案案的借阅阅时间一一般不得得超过330个工工作日，每每个业务务人员所所借档案案一般同同时不得得超过55份，否否则档案案管理人人员有权权要求其其先归还还再续借借。(5)档档案借阅阅人应当当保持案案卷整洁洁，不得得损坏、涂涂改、拆拆页，保保证档案案的完整整和安全全。5.4在在归还借借阅的档档案时，应应注意以以下事项项：（1）归归还档案案时，档档案管理理人员要要检查档档案的完完整性，收收回后将将借阅单单退还借阅阅人。（2）归归还的档档案若出出现损坏坏、涂改改、拆页页等现象象，档案案管理人人员应要要求借阅阅人恢复复原样，必要时填
