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1、2023年项目物业管理制度篇 书目 项目物业公司合同签定管理制度 物业项目公司合同签定管理制度 一、合同的签订根据质量管理程序文件办理。 二、对外签订的各类经济合同,按以下程序办理: (一)对外签订的经济合同必需经公司总经理同意,才可办理加盖合同专用章手续。 (二)各部门保存合同复印件,监管合同条款执行状况。 (三)财务会计保存合同复印件,监管应收应付款项。 三、合同章由行政人事部管理,并由主管负责保管和运用。 四、印章保管人在运用合同章时要进行登记,登记内容包括:日期、合同名称、盖印份数、承办人、批准人等。 五、未经批准,印章保管人不得将合同章交予其他人员携带和运用;不得在空白的合同文本上加
2、盖合同章。如有特别状况须要,须经公司总经理批准。 六、行政人事部对全部经济合同文本进行分类、编号、建档。 七、因工作须要运用合同文本时,须经公司总经理批准,办理借阅手续,并在一周内归还。如因特别状况须延长运用期限,须经重新办理申请。 项目物业公司档案管理制度 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范,依据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际状况,制订本管理制度,各岗位员工必需严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 其次条 归集整理: 一、各部
3、门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条 分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程修理保养合同。 3、
4、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大选购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、探讨通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作安排、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理确定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、确定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行
5、政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。 (2)员工培训安排、培训实施方案、考核规定。 (3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、安排。 (4)员工工资管理方法、方案、规定和实施细则。 (5)员工的嘉奖、处分的确定和通报。 (6)职工调资、转正、定级、考核等文件。 (7)员工花名册。 (8)选购合同。 3、安护部 (1)上级公司消防、治安工作,通知、批复。 (2)小区重大消防、治安报告及相关文件。 4、财务部 (1)上级、本公司关于财务管理,各种费用开支的规定、方法、通知。 (2)小区管理费调整的请示、通知。 (3)上级及本公司关于清点、财税大检查、验收等通知。 5、工程部 (1
6、)工程修理保养承包合同及外派工程合同。 (2)工程重大技改项目、图纸。 (3)工程重大事故报告。 (4)工程重大投诉诉处理资料。 (5)重大意外造成的小区局部损失状况报告。 (6)小区修理资料。 6、客户服务 (1)合同(防蚁、绿化、清洁)。 (2)写字楼、商场等管理规定。 (3)重大投诉、重大事故处理看法。 (4)用户资料。 (5)装修指南。 (6)用户手册。 二、档案编号: (一)根据分类大小级别按次序编号。 (二)根据年度时间按依次编号。 (三)根据采纳首字拼音、英文大小写和数字想结合的方式编号。 第四条 立卷书目 一、立卷: 就是根据单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理
7、员按以上分类方法,用档案盒(或文件夹)将档案分别立卷。 (一)依据档案(或文件夹)的规格打算相应的档案标准贴纸。 (二)在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称,其格式一般是由组织机构、名称组成。 (三)制作好的档案标贴纸贴在档案盒(或文件夹)左侧立面距顶部3cm位置处,并排列在档案柜中; (四)将需归档的资料按其所属类别及入档时间先后依次存放于相应档案盒(或文件夹内)。 二、编制书目: (一)档案管理员在档案盒内首页位置打算活页档案书目; (二)每一份档案在归档时,均需将该份档案登记在档案书目(内容包括:序号、文件编号、文件标题、页数、发文单位、发文日期、接收日期、归档编号、备注等项
8、目)中,以便查阅。 第五条 档案保管: 一、保管期限 (一)档案的保管期限分为永久保存、定期保存两种。 (二)各部门负责人应依据部门工作状况及其部门有关标准作业程序,对档案的保存价值进行鉴定及标注 (三)永久保存:1.公司章程;2.股东名簿;3.组织规程及办事细则;4.董事会及股东会纪录;5.财务报表;6.政府机关核准文件;7.不动产全部权状及其他债权凭证;8.工程设计图;9.其他经核定须永久保存的文书。 (四)10年保存:1.预算、决算书类;2.会计凭证;3.事业安排资料;4.其他经核定须保存10年的文书。 (五)5年保存:1.期满或解除之合约;2.其他经核定保存5年的文书。 (六)1年保存
9、:结案后无长期保存必要者。 (七)规章由规章管理部门永久保存,运用部门视其有效期间予以保存。 二、保管要求 (一)便于查阅。 (二)保证档案的平安。 (三)防止档案的损坏。 (四)实行修复技术,延长档案寿命。 三、保管职责: (一)财务部保管财务档案。 (二)综合管理部保管公司对内、对外文件、合同、员工人事档案、图纸、后勤资料及公司其他部门所需保管的资料;iso9000质量体系文件、资料、质量记录和员工绩效考评档案;分供方评审、物业租凭和多种经营资料。 (三)工程修理部保管服务中心工程图纸、合同、收发文、业主档案、员工档案、修理、投诉资料、回访记录、有偿服务多种经营记录及安排、总结及品质保障部
10、各职能部门须要保管的其他档案。 (四)各职能部门除常常运用的部分资料外,原则上不保管档案。 (五)各职能部门将需保管的资料经文书处理程序后,移交给档案管理员。 (六)档案管理员将该管理资料登记在档案书目中,归入相应案卷并统一编号。 (七)档案管理员定期将档案书目输入电脑,以便查询。 (八、)档案原则上保管原件。 第六条 档案保密: 一、档案密级 分为三级:绝密、机密、一般; (一)绝密档案包括:员工人事档案、合同、业主档案、公司重大经营、管理、决策、形成的档案、财务类档案、其他属绝密的档案; (二)机密档案包括:iso9000质量体系文件、重要的会议记录(纪要)公司收发文(通知、通告除外)工程
11、图纸、修理、回访记录、安排总结和其他属机密的档案; (三)一般档案包括:公司的通知、通告等一般性文件。 二、档案查阅 (一)查阅权限 1、总经理可查阅公司全部档案。 2、总经理助理可查阅分管工作的档案。 3、部门负责人可查阅该部门全部档案。 4、其他人员依据审批查阅有关档案。 (二)档案的查阅/借阅/复制 1、查阅/借阅/复制人到档案室在文件查阅/借阅/复制登记表中登记。 2、档案管理员审核其查(借)阅资格: 3、权限内(经授权/审批)的按正常手续办理; 4、权限外的,档案管理员开具档案查阅/借阅/复制审批单给查阅人办理审批手续: 5、属部门(财务类除外)的档案,由部门负责人审批;属服务中心的
12、档案,由服务中心总经理审批;属公司的档案,由总经理审批;财务类的档案也应由总经理审批。 6、在档案归还日期前,档案管理员应督促借阅人将档案完好交还档案室。 7、须复制档案的,绝密档案报总经理审批;机密档案由人事部负责人审批;一般档案由部门负责人审批。 三、档案的销毁 (一)超过保管期限的档案,由档案管理员依据档案的保管期限,每年编制销毁安排及清单位,报综合管理部主管审核。 (二)综合管理部审核无误后报服务中心经理和总经理审批。 (三)、总经理审批同意后由行政部、人事部总经理指定3名监销人员(档案管理员、人事部文员、行政部文员)将超过保存期限的档案销毁。 (四)监销人员确认销毁文件无误签字后,选
13、择平安地点销毁档案。 第七条 库房管理: 一、库房内的档案柜要同样编号,入库的档案要按大类有系统地上架排列,做到存放有序,查找有据,实行科学管理。 二、要爱惜档案,在整理、搬移、上架和供应利用过程中,要轻拿轻放,保持档案整齐,发觉破损时,要即使修补。 三、要仔细落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠等七防措施,严格限制库内的温度,保持库内清洁,每月全面清扫一次。 四、档案库要实行专人管理,无关人员未经许可不得进入库房。 五、库房工作人员要熟识与档案库有关的供水、供电、供热系统状况,并常常检查是否完好,离开库房时要留意关闭落锁,关闭电源。 六、仔细办理档案入库和查阅,借阅党纪手续、案卷借出时要以代卷卡补位,案卷归还后,要刚好放回原处,每两年全面检查馆藏档案状况,档案管理人员调动时,必需办理档案交接手续。 七、阅览室内禁止吸烟,不要大声喧哗,不准靠近阅档桌喝水。 项目物业公司宿舍管理制度 物业项目公司宿舍管理制度 第一节 管理原则 一、为使员工宿舍保持良好的清洁卫生,整齐的环境及公共秩序
