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1、商务英语函电写作技巧商务英语函电写作技巧一、商务英语函电的清楚原那么清楚原那么包含三方面：1一个句子包含一个意思；2句子之间应有逻辑关系；3以简单、直接的方法表达。清楚的表达，能防止误会，甚至贸易纠纷。比方说，“Fluctuation in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.”“fluctuation in the exchange rate”包括了汇率的上涨和跌落两种情况。假如不表达清楚，买卖双方就会对汇率的涨落产生纠纷。防止不必要的经济纠纷，商务英语函电撰写
2、的过程中要始终贯彻清楚的原那么。上述例子假设想表达“合同生效后汇率的波动由买方承当”，原句子可改为“Any increase or decrease in the exchange rate after the date of contract signing will be for the buyers account.”二、清楚原那么的运用1词语的运用1) 词语的准确无误当你明确了要表达的想法时，要注意选用明晰、简单的词语，准确无误地表达你要传达的信息。防止用一些复杂、深奥的词汇。有些写信人认为复杂、深奥的词汇会让信件看起来更有程度，更重要些。然而，复杂的词汇会增加对方读信的难度，甚至引起
3、理解上的误会。通常，商务英语函电的撰写合适采用简单易懂的词汇。2) 代词的指代注意代词指代的对象和关系代词前后的逻辑关系。一般来说，代词和关系代词用以修饰离它们最近的名词，并且与所指代的名词保持人称上和数量上的一致。但代词的不恰当运用，会引起表达上的歧义。试看以下的句子：They informed Messrs. Smith and Richardson that they would receive an answer in a few days.在这个句子中，第二个“they”指代谁呢？是整个句子的主语“They”还是“Messrs. Smith and Richardson”呢？这里就产
4、生了歧义。如何清楚地表达？比方原意想表达“Smith和Richardson两位先生将在近期内得到答复”，原句子可改为：“They informed Messrs. Smith and Richardson that the latter would receive an answer in a few days.”这样的话，“the latter”指代“Messrs. Smith and Richardson”，指代清楚，句子意思明确。3) 修饰词的位置同一修饰词在句子的不同位置，句子意思和侧重点将完全不同。试比拟以下两个句子：We can supply 100 tons of the ite
5、m only. We can supply only 100 tons of the item.在第一个句子中，“only”修饰“the item”，意思是只提供这种工程，没有其它的工程。而在第二个句子中，“only”是修饰“100 tons”，意思是只提供100吨，没有更多了。故修饰词在句子中的位置不同，其所修饰的词就不同，意思也将有所不同，书写商务英语函电时一定要注意这一点。此外，修饰词的位置应该是紧跟着或者靠近它所修饰的词语。试比拟以下两个句子：They bought a bicycle in a small shop in Beijing which costs $ 25.00. Th
6、ey bought a bicycle for $25.00 in a small shop in Beijing. “$25.00”是修饰“bicycle”，说明这一辆自行车的价格，应该靠近它所修饰的词语“bicycle”。第一个句子“which costs $ 25.00”应移到“bicycle”后面。第二个句子不用定语从句，直接用介词“for”带出自行车的价格“$25.00”，修饰词位置正确，整个句子简洁、清楚易懂。2句子的逻辑构造分词的逻辑主语与句子的主语要保持一致。试分析p 以下句子：“Being an expert in international trade，Im sure yo
7、u have experience of solving this kind of problem.”在这个句子中，句子的主语是“I”，而分词的逻辑主语是“you”。为保持分词的逻辑主语与句子主语一致，原句子可改为：“Being an expert in international trade，you certainly have experience of solving this kind of problem.”或者“As you are an expert in international trade，Im sure you have experience of solving thi
8、s kind of problem.”。其次，注意句子间意思的连接性。例如：They wrote a letter. It was addressed to Mr. Woods. He is the sales manager.这三个短句缺乏意思上的连接性，每个句子都有它独立的意思，读信人很难区分哪个句子是最重要的信息。上述句子可改为：“They wrote a letter to Mr. Woods，the sales manager.”改写后的句子意思清楚明确：“他们给销售部经理Woods先生写了一封信。”此外，清楚的表达要求重点突出，读信人不会遗漏重要的信息。我们书写商务英语函电时可以通
9、过调整句子构造，突出要强调的局部。比方：“We sent you 5 sles yesterday of the goods which you requested in your letter of May 25 by air.”该句子包括了很多信息，有we sent you，5 sles，yesterday，the goods which you requested in your letter of May 25，by air。一个句子包含多种信息，读信人很容易忽略其中某些信息。对此，重要的信息应放在句子的前面，通过句子构造加以强调。上述句子重要的信息有we sent you，5 sle
10、s，by air。原句子可改写为：“We sent you，by air，5 sles of goods which you requested in your letter of May 25 yesterday.”经过改写的句子重点突出，句子意思更明晰明确。最后，句子中简洁的情节有利于清楚的表达。如“We have your check of October 17 in the amount of $500，and wish at this time to thank you for it.”原句子是表达“我方收到贵方10月17日开具的500美元支票一张，特此感谢。”“特此感谢”原句子用“wish at this time to thank you for it”，用词繁琐，使得整个句子意思不明确。假如这一个情节简化为“thank you”，原句子改为“Thank you for your check of October 17 for $500.”修改后的句子意思更清楚易懂。三、完毕语本文针对清楚原那么在商务英语函电写作中的运用，分别从词语与句子进展了阐述，得出以下主要结论：(1) 尽量使用简单词语，并注意代词的指代；(2) 句子表达要求重点突出，而且要有一定的连接性。第 页 共 页
