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1、基建工程档案管理制度及分类12020年5月29日文档仅供参考中国华电新能源发展有限公司甘肃分公司基建工程档案要求细则与分类1. 总则为了更好地贯彻执行国家建设项目工程档案管理有关规定,使工程档案管理与工程建设实现同步管理,确保工程文件材料齐全、完整、准确、系统归档,实现建设工程高水平达标,为今后生产经营管理工作服务,根据中国华电新能源发展有限公司甘肃分公司(以下简称”华电新能源甘肃分公司”)基建工程的实际情况,特制订本制度。2. 引用标准2.1 及2.2 GB/T 11822 - 2.3 DA/T 28 2.4 ( )2.5 DL/T 5229- 2.6 3. 适用范围本制度适用于华电新能源甘
2、肃分公司各基建工程项目,各参建单位及分公司各部门。在工程建设活动中所形成的应归档材料,均应达到中有关”工程资料与档案管理”考评项目标准与本办法的要求。4. 组织机构及职责分工华电新能源甘肃分公司基建工程档案管理工作按照统一领导、分级管理的原则,由建设单位全面负责,组织成立由监理、施工、设计、调试、设备等单位(部门)参加的工程档案管理领导小组,及时研究、解决工程档案管理中存在的问题。华电新能源甘肃分公司成立综合档案室,负责对公司各基建工程档案工作进行监督、检查和指导,各工程项目公司成立项目档案室,并配备兼职档案管理人员,其它各参建单位也应成立相应的工程档案管理机构和配备相应的工程档案管理人员负责
3、工程中形成的档案的积累、整理工作,并按照( )规定的时间将项目有关的全部资料按时向项目公司档案机构移交归档。工程档案管理是工程建设管理的有机组成部分,各参建单位应把工程档案管理工作纳入工程目标管理规划及工作计划,纳入工程质量保证体系,纳入有关人员的职责范围或岗位经济责任制,并有相应的检查、控制及考核措施。为保证工程档案的完整性、准确性、系统性,华电新能源甘肃分公司基建工程执行档案保证金制度并在招标文件和合同文件中明确档案管理职责,档案保证金为合同项目结算价的1%。档案保证金的提留和支付由建设单位项目公司、建设管理部、财务部负责实施。对不按本规定移交档案的合同项目,视为合同违约,不返还档案保证金
4、。对按规定移交档案的单位,档案保证金预以返还。5. 归档内容各参建单位归档内容详细内容见附件1:6. 工程竣工档案的编制及质量要求6.1总体要求6.1.1用于工程技术管理的所有文字材料、各种记录表格、试验检验记录等均一律采用国际标准A4(210mm297mm)规格的70克以上白色书写纸(复印纸);图幅大于A4的图表或图纸,应折叠成A4幅面,小于A4的须粘贴在A4复印纸上。6.1.2纸质归档材料应设定适当页边距,原则上装订边25mm,其它三边各为上25mm、右15mm、下15mm左右。6.1.3各类工程施工、技术记录等文字材料、表格及图纸均需用激光打印机打印,用蓝黑墨水或黑色签字笔填写;为保证字
5、迹的耐久性,填写时不得使用易褪色的书写材料(如红墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔及复写纸等)书写或绘制。6.1.4归档的文件材料要作到内容准确、可靠,字迹端正、图文清晰,图面整洁,签字手续完备,签名真实、规范;技术数据如需改动,可用杠改,并由改动人在该处盖章确认,不得使用修正液。6.1.5施工技术记录、验评记录等表式要符合电力行业规定的表式要求,部分电力系统没有的表式则根据合同规定的施工和验评标准,由施工单位提供其本行业的表式,经工程监理审核,规范表式的格式后统一使用。施工总结、作业指导书等资料要求编写规范、内容齐全,要有编写、审核、批准人员签名,要注明编制单位和编制日期。6.1.6工程竣工档案必
6、须以正本、原件移交建设单位归档(移交的竣工文件材料中必须有一套是原件)。施工中形成的技术文件、施工记录、工程签证单、设计变更通知单、工程联系单、材料半成品试验单、质量验评及签证、试运记录等,由相关人员亲笔签字即作为原件。材质证明、外委试验报告、设备缺陷处理单、洽商、索赔、咨询单、材料代用单等,均应为原件归档;钢材质量证明单若为复印件,则需在该复印件上注明原件所在单位或部门,并由供货、填发单位在该件上加盖公章,可视为原件。施工方案、联系单中如果有附图的,则附图必须为打印件,清晰、可靠。6.1.7设备缺陷、施工缺陷、检验及质检、监理提出需整改问题、工程联系单必须闭环。6.1.8每个单位工程中所有材
7、料质保书与复验报告应一对应放置。所有记录、验评表格均要填写齐全,确实不需填写的项目均应打”/”杠或加盖”以下空白”章。6.1.9凡合同、协议、试运后签证、机组启动验收交接书、机组移交试生产交接书、机组移交生产交接书等文件材料均应为正本(即必须由各方代表符合规定的亲笔签名,有单位盖章栏目的还必须加盖单位公章)归档。主送和抄送本单位的文件材料应以红头文件归档移交。6.1.10项目招投标中形成招标过程文件及中标单位的投标书30年、 保管,未中标的投标书正本作为 保管。6.1.11所有金属探伤底片均应用塑料(牛皮)袋单张套装,再用专用底片袋按系统分装,并按底片袋上要求详细填写完整,编上袋号后方可移交。
8、6.2 分类与组卷6.2.1工程档案组卷要遵循科技文件材料的形成规律,保持案卷内科技文件的有机联系,并要便于档案保管和利用。案卷厚度一般不超过3cm为宜。同一内容或问题的文件材料一卷装不下时,可按问题细分的方法组成多卷。不同载体的文件一般应分别组卷,分类存放。6.2.2工程竣工档案6.2.2.1工程施工及调试完成后,施工单位、监理单位应根据合同规定以及建设单位的要求编制工程竣工文件。竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核。6.2.2.2质量检验评定表分部分项的排列顺序应一一对应,一个分部对应下属若干分项,每个分项下为若干检验批,排完后再排下一个分部,与”施工质量检验与评定标准”规定的顺序
9、一一对应,同时其填写数据应具体,不得出现”符合自检”符合设计”符合要求”等字样,签字不得以盖章代替,也不得她人代签。6.2.2.3工程竣工档案组卷方法依据”的规定组卷,工程竣工文件列入第8大类。6.2.3 设备档案6.2.3.1设备生产厂家及安装单位协同基建工程项目公司做好所有设备开箱资料(主设备及主要辅助设备技术文件内容包括:设备出厂说明书、总装、试验记录、合格证件、手册、图纸等)、材质证书、产品合格证、商检记录等文件材料的收集及归档。6.2.3.2设备厂家提供的产品合格证、说明书、试验报告、检测报告、商检记录等文件材料必须为原件,且用合格的纸张和书写材料书写。有些尺寸过小的证件,如产品合格
10、证等应统一粘贴在与说明书纸张规格相同的纸张上。6.2.3.3设备档案以台、件为组卷单位,主设备和主要辅助设备资料不得少于两套。设备档案资料列入第9大类。6.3 竣工图的编制6.3.1设计单位受建设单位委托负责本单位设计范围的编制。施工、调试和建设单位应在施工及启动调试过程中及时、准确地做好变更记录,见表7。6.3.2竣工图应按照中竣工图编制要求进行编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映工程竣工时的实际情况。设计单位各专业工地代表应及时做好本专业的设计变更记录,收集施工、建设单位的设计变更单,并将变更情况及时反映在设计蓝图上。在出竣工图之前,组织各专业对变更资料进行核实,以保证
11、竣工图的质量。6.3.3应编制”竣工图编制总说明”,在总说明中应说明竣工图的编制原则、各专业的竣工图卷册目录以及编制情况。对每册修改图纸,应编制分册说明,内容包括:修改内容、修改原因、变更单号、提供修改资料单位等。6.3.4没有设计变更的施工图用作竣工图时,编制单位应逐张审核,确认与现场相符后直接在蓝图上加盖”竣工图”图章;经修改或变更的施工图应重新编制竣工图,重绘图按原图号编,末尾加注”竣”字,或在新图标内注明”竣工图阶段”加盖”竣工图”图章,因此规定,风力发电场建设以及技术改造项目形成的竣工图,应按DA/T28规定加盖并签署竣工图章,以规范管理。图章样式如图1-1:(单位为毫米)编制单位7
12、竣 工 图13编制人技术负责人编制日期1010监 理 单 位 名 称监理人10102525301-1 DA/T28- 规定的竣工图章样式6.3.5所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写齐全、清楚,不得代签。不论是施工图作为竣工图,还是新制作的竣工图,均应加盖”竣工图”章。如果施工图作为竣工图的,加盖的”竣工图”章,设计单位与监理单位必须签字;重新出”竣工图”的,则”竣工图”上加盖的”竣工图”章,设计单位可不再签字,但监理单位仍要签字。竣工图章盖在标题栏附近的空白处或右下角向上折叠后空白处;竣工图章应使用不褪色红印泥。6.3.6建设单位应负责或委托有资质的单位编制工程
13、总平面图和综合管线竣工图。6.3.7与施工图有关的设计更改、现场洽商和材料变更单等文件材料单独组卷。在填写卷内文件目录时,以”图号”作为文件编号。6.3.8竣工图按GB/T10609.31989,手风琴式统一折叠成A4图幅,图标朝外。6.3.9国外引进项目、引进技术或由外方承包的建设项目,外方提供的竣工图应由外方签字确认。6.3.10竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图编制完后的审核,监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查其竣工图编制情况,发现不准确或短缺时要及时修改和补充。6.3.11竣工图电子文件应以不可涂改式光盘为长期存储介质(竣工图电子文件的
14、命名应与图纸编号一致,以保证其唯一性)移交建设单位。6.4 声像档案6.4.1照片档案6.4.1.1照片档案按单位另外整理成册,照片整理、编目整理应根据GB/T 11821- 规定;工程结束时,各承包方在移交竣工资料的同时,应移交纸质照片和数码照片档案各2套。6.4.1.2照片档案用统一的照片档案盒,应有照片档案编制说明、目录,并对每张照片进行标注,标注项包括题名、照片号、光盘号(底片号)、参见号、时间、摄影者、文字说明等要素,按规定要求填入固定的表格,其中文字说明应将照片的事由、时间、人物、背景、摄影者的信息按”六要素”要求填写,照片统一为5寸彩照。6.4.1.3照片档案内容应齐全,应有开工到结束全过程照片,并分专业整理,含全貌、关键进度、隐蔽工程照片等。6.4.2录像档案各承包方应编制反映该工程的录像资料,一式两份,声像档案按磁性载体档案管理与保护规范整理,DA/T 15-1995;。6.5电子档案6.5.1电子档案归档时应把带有归档标识的电子文件集中,拷贝至耐久性好的载体上,一式3套,一套封存保管,一套供查阅使用,一套异地保存。对于加密电子文件,则应在解密后再制作拷贝。6.5.2 国家推荐采用的载体,按优先顺序依次为:只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。6.5.3 存储
