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1、公文写作及行文规则一、公文种类及格式（一）文种。把性质和用途相同的公文归并为同一种，对每一 种公文规定了固定的名称，这就是文种的名称，即公文种类，简称 文种。 新的党政机关公文种类主要有：决议、决定、命令（令）、 公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案 函、纪要等 15 种。（二）公文格式。党政机关公文一般由份号、密级和保密期限、 紧急程度、发文机关标志（版头）、发文字号、签发人、标题、主 送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注 （印发传达范围）、附件、抄送机关、印发机关和印发日期（印制 版记）、页码等部分组成。二、主要公文的写作（一）决定1. 基本结构
2、。由标题（包括发文机关、事由、公文名称）、受 文单位（可省略，如普发）、正文、发文机关、日期等部分组成。 写作应注意：针对性；权威性；结构合理。2. 类型。一是“部署工作性的决定”。二是“表彰处分性的决 定”。三是知照性的决定。二）意见1. 写作时要注意。（1）部门提出的“意见”请求上级转发或批转 的，目的性要明确，分析问题不能轻描淡写，解决问题不能含糊不 清，更不能凭上级拿主意、想办法。 本级机关直接下发的“意 见”。等同于“指示、”，政策性很强，撰写时需要掌握足够的素材， 般采用“提出问题一分析问题一解决问题”的结构。用语要讲 究。部门要求上级转发的“意见”，不能用肯定、非做不可的口气，
3、而是用“我们考虑”、“我们认为”、“我们要求”、“我们意见”等； 本级机关下发的“意见”，采用肯定语气或带有禁止、否定的指令 性的语气，具有定的强制性和约束力2. 类型。一种“意见”是来自下级，经上级机关批转后转化 为决策性的意见，具有指导性和约束性。一种是本级机关下发的“意见”。虽然文种是“意见”，但不再是参谋意见的意思，而是具 有指示性。（三）通知1基本结构和写法。标题。除极简单的事情，标题可只写“x x通知”（如停电通知）外，一般说来，应在“通知”前加上发文 机关名称和事由，便于人们通过标题尽快掌握通知的意向。根据工 作需要和行文目的，有的标题还要写明是紧急通知、重要通知或补 充通知等。
4、主送机关。指受文单位名称和个人称谓。该写的受文 单位和个人不要遗漏，以免误事。正文。是通知的主要内容。起草时要交代清楚发文的原因、意图和目的，通知的什么事情，有哪 些具体要求和意见，受文单位应如何办理。2写作时注意事项。工作通知。这类通知的正文包括通知 缘由、通知事项、通知要求。它通常采用总分条文式结构。会议 通知。一种是通过文件传递渠道发出的会议通知，这种通知一般应 写明召开会议的原因、目的、会议名称、主要议题、到会人员、会 议报到时间和地点、需要准备的材料等。有些通知还应写明赴会的 交通路线及交通工具运营班次或接待安排，以方便远方赴会的人。 批转、发布性通知。这类通知是针对被批转、转发的文
5、件或发布 的行政规章、管理规章而发的，通知成了正件，原文件或行政规章、 管理规章成了附件。正件、附件一起，组成了完整的通知。任免 通知。其正文写法极为规范、单一，只须简明扼要地写明任命或免 职的根据和内容。有的还要写明任命、聘用的任期和待遇。事项 通知。这类通知涉及的内容大都篇段合一，直陈其事，简明扼要； 少数内容稍多的则采用了多段式或总分条文式等结构形式。（四）通报1. 通报的一般结构。由标题、主送机关、正文组成。2. 表彰性通报的写作。这类通报的正文一般包括先进事迹、先 进事迹评价、表彰决定、希望和要求四个部分。3. 批评性通报的写作。正文包括错误事实、错误原因和教训、 处理决定、希望和要
6、求四部分。4.情况通报的写作。这类通报内容集中，多为一事一报，主要 是据实反映情况，分析问题，还要针对通报的情况提出要求和希望。 语言要简洁、得体。（五）报告1报告的写法。（1）报告缘由。简明扼要地说明为什么写报告。 若无必要也可略而不述。报告内容。这是正文重点所在。内容较 多时，可依事情的发展变化、认识处理问题安排材料；也可按情况、 经验、教训或问题的方方面面，以并列的横式结构安排材料，而且 常分条列项使层次段落更分明。报告结语。各类报告一般以“特 此报告”、“请审阅”等语作结。也可以不要结语。2. 工作报告。它的正文内容，一般包括基本情况、主要成绩、 经验体会、存在问题、基本教训、今后意见
7、等几部分。3. 情况报告。情况报告常用于向上级汇报下列事项：严重的灾 害、事故、案情、敌情；重要的社情、民情，如社会生活中的新动 态和上级某项有关国计民生的新政策、新规定的贯彻执行情况及群 众反映等；督促办理或检查某项工作的情况，如财务、税收、物价、 质量、安全、卫生等项工作的检查结果；举办重大活动、召开重要 会议的基本情况，各级各类代表会议的选举结果等；对某项工作造 成失误和问题的检讨与反思；其他重要的、特殊的、突发的新情况。4. 答复报告。答复报告的内容要注意针对性，有问必答，答其 所问，以示负责。（六）请示。请示正文一般由请示原因、请示事项和请示结语 三部分组成。1. 请示原因。应简明扼
8、要而又充分地陈述请示的原因、依据。 原因必须讲清情况，举出必要的事实、数据来说明原因，才能为请 示事项提供充分依据，令人信服。在概述情况时，不能笼统、含糊； 在陈述困难时，不能夸大事实。要注意，即使情况写得较多，这部 分仍然不是请示的重点所在，它仍然是为请示事项作铺垫的。因此， 不要轻重倒置，喧宾夺主。2. 请示事项。这是文章重点，是请求上级机关给予指示、批复、 答复的具体事项。内容要具体，所提建议和要求要切实可行；用语 要明确肯定，不能含糊其辞；若内容稍多时，可分条列项；语气要 得体，一般应写“拟”怎么办，而不能写“决定”怎么办，因既已 “决定”就不必请示了。3. 请示结语。常用“妥否，请批
9、复”、“特此请示，请予批准”、 “请批准”、“请审批”、“请指示”等惯用语。不要用“可否（妥否 当否），请批准”之类不合逻辑的用语作结。（七）批复。1. 批复对象。指批复所针对的请示事项。必须在正文开头引述 来文的标题、文号，有的还极其简要地直接引述来文所请示的事项。 引述应十分简练，一般都用一句话说清楚。然后一般用“现批复如 下”引出下文。2. 批复事项。是批复的主要部分，它要针对请示事项给予明确 答复或具体指示。批复内容应一文一事。对下级请示事项的答复， 应态度鲜明，观点明确，语言简洁明了，不能模棱两可，含糊其辞。 使下级无所适从。3. 批复结语。一般在正文末尾写上“特此批复”并加上句号。
10、 若紧缩写为“此复”，也要加上句号。开头已有“批复如下”的， 也就可以不再写上“特此批复”了。少数批复也在结语部分简要提 出执行要求。（八）函若是商洽函、询答函的去函，要把商洽的原委、询问的问题、 告知的情况等，写得清楚简明，以便得到对方的支持、理解和回答。 若是复函，先要在开头写明“某月某日关于某个问题（标题+文号） 的来函收悉”之类，然后针对来件询问的问题、商洽的工作给予明 确答复，以示互相支持或认真负责。正文结尾处要恰当运用习惯用语，如是去函可用“特此函告”、 “请即函复”之类，也可写“请予支持（协助）”，并紧接“为感”、 “为荷”、“为盼”等语，其后都要加句号。有的也可不要结尾语。 请
11、求批准函的正文，亦可写上“请批准”、“请予审批”之类结语， 以表示对业务主管部门职权的尊重（但不宜写“请予指示”）。而审 批函的结尾，则不必写上“特此批复”之类，而可写上“特此函复” 之类结语，也表示对对方的尊重。九）纪要1. 会议组织情况。可以简要地逐一写出会议时间、地点、出席 人员、主持人、列席人员、缺席人员、记录人等，有的还写明主要 议题。办公会议纪要常用这种写法，以备查考，作为有关部门执行 纪要的依据。如果与议决事项关系不大，这部分也可以写得更概括、 简单一些，只概述一下主要的情况就行了。2. 会议议定事项。这是纪要的主要部分。要写明研究的工作、 作出的决定、布置的任务、将采取的措施等
12、。若会议涉及的内容较 多，这部分可采用决议式的写法，分条列项，简明扼要严谨有序地 写明会议议决的事项。若研究的事项比较单一，这部分亦可采用概 述式写法。三、行文规则（一）上行文1.主送一个上级机关，其他可以抄送；特例“市委，市人民政 府”、“市人民政府并市委”；2.一般不得越级行文，更不得越级请示问题（特殊情况：灾情、 疫情、办理领导批示后反馈等需越级上行文时，要抄报被越的上级 机关）；3. 请示应当一文一事；4. 请示事项涉及其他部门业务范围时，应协商一致；5. 请示应当送上一级机关办公厅（室）按程序办理，不应当直接送领导者个人。（二）平行文1.互相可以用函行文；2.互相可以联合行文，也只有
13、平级、不相隶属的平级才可以联 合行文。（三）下行文1.主送单位要规范，不要随意列；重要的下行文，应同时抄送 直接上级机关；2.党政部门除办公厅（室）外的其他部门，不得对下级党委、 政府发布指示性公文；3. 向双重领导的下级机关行文，应当抄送其另一上级机关。四、文种的区别（一）决定与决议1成文过程不同。决定可经会议议论通过，也可由领导初关 或机关单位领导审定签发。而决议成文程序严格，须经全体会议或 代表大会例如党代会、人代会、职代会、会员代表大会讨论通过方 才生效。2发文机关（组织）不同。各级领导机关及机关、单位领导机 构都可以制发决定；而决议只能由有关会议发布，不能以机关、单 位的名义制发决议
14、。（二）请示与报告1.行文目的、作用不同。请示旨在请求上级批准、指示，需要 上级批复，重在呈请。报告要向上级汇报工作、反映情况、答复上 级询问，一般不需上级答复，重在呈报。2.呈报时间不同。请示需要事前行文，不能“先斩后奏”。报 告一般在事后或者工作进行过程中行文。这正如平常所说“事前要 请示，事后要报告”。3. 主送机关不同。请示只写一个主送机关，而且一般必须逐级 上报。报告有时可有多个主送机关，如情况紧急需要上几级领导机 关尽快知道的灾情、疫情等等。4.受文机关处理方式不同。请示均属办件，收文机关必须及时 处理，明确作答，限期批复。报告均属阅件，收文机关对其不作答 复。5. 涉及内容不同。
15、请示用于向上级机关请求批准、指示，凡是 下级机关、单位无权解决、无力解决以及按规定应经上级机关批准 认定的问题，均可写为请示。由此可将请示分为请求指示的请示和 请求批准的请示。6.写作侧重点不同。它们虽然都要陈述、汇报情况，但报告 的重点就在汇报工作情况，报告中不能夹带请示事项。而请示中陈 述情况只是作为请示原因，即使反映情况所占篇幅再大，其重点仍 在请示事项。（三）请示与函（请求批准函）1类型不同。请示是上行文，函是平行文。2主送机关不同。请示是向有领导，指导关系的上级机关行 文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的业务主管机关行文。3内容范围不同。请示既可用于请求批准，又可用于请求指 示。函主要用于请求批准涉及业务主管部门职权范围内的事项。4受文机关复文方式不同。请示的受文机关以批复表明是否 批准或作出指示。函的受文机关只能用函（审批函）表明是否批准或 作出答复。（四）批复与函（审批函） 1类型不同。批复是下行文，函是平行文。2主送机关不同。批复是向有领导、指导关系的下级机关、 单位行文；而函是向同一系统平行的和不相隶属的机关、单位行文。3内容范围不同。批复既可用于作出批准，又可用于作出指 示。函主要用于审批涉及业务主管部门职权范围内的事项。（五）决议与纪要1适用范围不同。重要的全体会议、代表会议才发决议；而 一切会议凡有必要均可发会议纪要。
