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1、某某国际投资基金管理（北京）行政管理制度总 则 为使公司行政管理规范化、制度化，保证各项工作的顺利进行，提高工作效率，结合本公司实际，制定本办法。本规定适用于某某国际投资基金管理（北京）全体员工。本规定包括以下内容：第一章 工作职责第二章 基本行为规范第三章 会议制度第四章 办公环境行为管理第五章 及邮件管理第六章 办公设施及办公用品管理第七章 报刊、书籍管理第八章 公司公文处理方法第九章 保密工作条例第十章 印章管理第十一章 钥匙管理第十二章 档案管理第一章 行政部工作职责一、目的：加强公司办公管理，提高办公效率，降低办公成本二、原则：行政管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念规范：以制度规范
2、行政管理效率：有助于提高整体工作效率效益：减少资源耗费，降低成本三、行政部的工作目标：做好辅助、服务工作。辅助做到以服从为基本标准，充分发挥主观能动性，在不越权、不越职的前提下，正确领会领导意图，客观地估计实际情况。在日常工作中把握方针、路线、政策，不断开拓创新，做到辅助性与创新性高度统一。服务就是：为一线服务，为各部门服务，为领导服务。做到准确、迅速、保密、实事求是、公平公正。让一线满意、各部门满意、领导满意。第二章 基本行为规范一、遵守国家的法律法规和公司的规章制度、规定。二、各部门要发扬团体精神,加强理解与沟通,在工作与生活中互相支持，和谐合作。员工之间要互相尊重，以礼相待。三、尊重领导
3、，按职责办事，按分工办事，服从安排，积极按时做好工作。如工作中有异议，下级首先服从上级，下级可以保留意见或逐级反映，不准推诿，拖延，不得当众与上级争执，不得无正当理由不完成工作，由此而造成工作中的失误由当事人负责。 四、 公司内与同事相遇应点头行礼表示致意； 五、 上班时间不得随意闲逛,串岗,聊天,嬉戏打闹，不得讨论与公司业务无关的其他事情; 六、 不得在职场内大声喧哗,两个员工互相讨论时，可放低声音;三个或三个以上员工讨论问题时,须到培训室进行讨论,以免影响其他员工的工作; 七、 在日常工作中,做到对事不对人,而非对人不对事 八、 走通道、走廊时要放轻脚步，不能一边走一边大声说话，更不得唱歌
4、或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客户要礼让，不能抢行。九、爱护公物、节约用电、用水、用纸，反对浪费。十、办公区域内禁止吸烟，吸烟须到指定地点。十一、员工服装要整洁干净。工作时间不准穿拖鞋，不准穿戴与工作环境不相符、不协调的服装或饰品，不准穿运动装，男性职员不准穿短裤；女员工着装不可太过暴露。周一至周五员工须着正装。十二、员工头发要经常清洗、勤理，保持清洁，男性职员头发不宜太长；指甲应经常注意修剪，涂指甲油要尽量用淡色；口腔要保持清洁，上班前不能喝酒或吃有异味食品；女员工化妆应给人清洁健康的印象，不能浓妆艳抹，不宜用香味浓烈的香水。 第三章 会议管理制度一、公司办公会议分为管理工作会和部门工
5、作会。二、每周一下午3：00召开公司经理级以上管理工作会议，由总裁（或指定公司其他领导）主持，必要时指定人员列席。主要内容为：各部门经理对上周工作的回顾和检讨；出现问题后的解决方案及本周的工作安排和落实业务计划的达成。 三、每周五下午召开部门工作会议，由部门经理主持。主要内容是总结和改进本部门的工作情况，落实下周工作计划。四、指定专人作好各类工作的会议记录，并整理存档。重要决议事项形成会议纪要，印发有关单位或人员。行政部人员对需贯彻落实的事项进行催办、督察并反馈情况。第四章 办公环境安全管理规定一、每天早9：00前各部门人员必须按考勤规定到指定地点指纹打上班卡，18：00后指纹打下班卡。二、原
6、则上所有员工必须在晚上20点前全部离开公司，有特殊情况需要延后离开公司的，须报部门经理同意后，提前通知行政部人员。三、维护办公职场的卫生。各部门应主动做好办公场所的清洁,使用过的纸张,废物不得随意乱扔。每位员工有义务清理并保持办公区域的干净整洁,井然有序。四、原则上不准在办公场所内就餐，或吃零星食品。五、职场行政管理人员看到职场内地上有污渍应立即指示保洁员处理干净，当保洁员不在时，应亲自处理。确保公司卫生、整洁。六、保洁员在规定的时间内清理办公职场卫生，处理垃圾。七、安全管理主要针对防盗、防火灾、防失泄密等事故。八、安全管理以部门为单位，重要资料（如电子版文档、纸质版文档等）、设施设备、贵重物
7、品等请各部门员工妥善保管，如因疏忽导致的资料、物品丢失、损坏或泄密的，由当事人负直接责任，公司将视其情况给予处罚。九、注意用电安全。每位员工每天上班时打开电脑前要先检查电线、插座是否良好。如发现不符合规范的，应及时通知行政部人员更换；严禁擅自私接电源和使用额外电器，不准在办公场所使用电炉等。下班时要关闭电脑、显示屏等办公设备。确保关闭无误后再离开席位。十、各部门办公区域负责人每天早上来公司后应立即检查并打开办公区域空调、复印机、饮水机、加湿器等设备的电源。下班离开公司前检查关闭其电源。十一、靠近窗户的员工要随时根据工作环境开关窗户，下班时关好窗户方可离开。十二、未经本人同意禁止翻动他人物品。如
8、发现有偷拿别人钱物者，轻者给予批评教育，重者通报批评并除名，并视情况按国家法律法规承担相关法律责任。十三、禁止携带易燃易爆危险物品进入办公场地。第五章 及邮件管理规定一、 管理1、本公司的 ，主要是为工作及方便开展业务之用，禁止员工打私人 。2、员工打 时尽量简明扼要，抓住关键，并尽可能降低音量。3、当 铃响时，在不超过第三声响铃时接听 。首先说：“您好，这里是谷银国际投资基金管理”。4、接听 时，应面带微笑，谦虚真诚，说话应稍慢而清晰。对方在 中讲述时要留心听，并记下要点。未听清时，及时告诉对方，结束时礼貌道别，待对方切断 ，自己再放话筒。 5、对不指名的 ，判断自己不能处理时，可坦白告诉对
9、方，并马上将 交给能够处理的人。在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要的告诉接听人。6、暂时离座时,同部门或邻座同事应主动接听来电并作好 记录。7、所有员工应训练自己的听辨能力，当老客户打来 时，应能立即使用合适的称谓问候对方。8、若无特殊理由,上班时间内尽量避免拔打私人 。公司员工禁止使用固定 和 机拨打私人长途 和各种声讯台，一经发现，违反者处以300元至1500元的奖金扣发 ，并补交 费；严禁使用 机给客户打销售 ，如发现违反者处以200元至1000元的奖金扣发。9、与工作无关的来电应尽快结束通话，或告知对方另约时间通 。10、如果此时不便谈话，应直言相告，或者稍后再回 ，并说明回 的准确
10、时间。11、正在与客人交谈时接来电，应先向客人致歉并尽快结束通话。12、接听客户的投诉和抱怨 切忌不可争辩和随意承诺，而应先致歉然后再通过相关人员解决问题。二、邮件及信件管理1、公司收发的所有邮件及信件都应登记在册，并注明详细时间。2、对于重要的,保密的,紧急的文件可用特快专递寄发,对于不紧急的邮件则用挂号或普通包裹寄发。3、寄往相同地址的邮件请放在同一信封一起寄出,以免发生不必要的开支。4、公司寄发的邮件均为公司往来文件或单据, 切勿在公司邮件中加入私人邮件;5、 对于重要的信件，在转送至收信人前保留电子版备份，以备查询。第六章 办公设施及办公用品管理规定一、 公司各类办公设施及办公用品是保
11、障公司正常工作的重要用具，是发挥员工才智的主要平台，必须加强管理提高其利用率，保证其正常使用，使之达到自然寿命。二、 本规定所指办公设施及办公用品为公司购置或赠送的所有东西。三、办公设施及办公用品管理要求（一）职责1、行政部负责公司办公设施及办公用品的保管、发放、统计、登记、档案、检查、维修等管理工作。 2、财务部负责固定资产的计价、帐册管理工作。3、技术部负责电脑、显示屏的采购及机房物资的使用、维护等。4、各业务部门负责本部门配发物资的管理。各部门经理为第一责任人，使用人为直接责任人。（二）要求1、需添置办公用品的部门，每月25日前填写办公用品申购表，报行政部，由行政部人员汇总后，交行政部经
12、理审核，行政部统一购买，并登记入库。2、行政部于每月5日前发放各部门所需要的办公用品，各部门应派专人领取。所有办公用品及办公耗材的领用,须按实际领用数量登记并签字确认。合理发放个人办公用品数量,不得囤积和浪费。部分文具领用需以旧换新（如各种笔类）。3、各部门临时需要的紧急物品，应经分管领导批准后方可购买。4、购买大宗物资（2000元以上（含），由所需部门提出书面申请，列明所需物资的型号、规格、数量，交行政部，经分管领导审核批准后，由行政部或技术部负责进行市场询价，选择性价比较好的产购买。 5、各部门应对所使用的办公设施进行维护和保养，所用设备要了解性能，会维护、会使用、会检查、会保管，确保处于
13、正常状态。如因人为原因使办公设施遭到损坏的，应照价赔偿。6、为防止同样物品出现混用，禁止任何人乱拿乱用别人物品，严禁物资互拆串用。7、物资损坏、丢失、报修要及时报本部门经理和行政部，并填写物损单（如不及时报告者，经检查发现帐物不符者，责任自负并承担赔偿、维修等费用）。8、办公设备及办公用品丢失者照价赔偿。9、禁止任何人携带物品出门。需要经常携带物品外出者，以部门为单位提出书面申请，报公司分管领导批准，行政部备案。10、员工在调岗或离职时,凭人力资源部出具的岗位变动单或离职单，行政部根据员工变动情况，收回或补充相关物品（如计算器,直尺,订书机等耐用物品），并进行注销或领用登记，禁止私自交换和擅自
14、处理。不交接者或交接不清楚的，行政部、人力资源部有权拒绝办理有关手续。如有遗失,需赔偿遗失物购置价格后方可办理调动或离职手续。11、公司对所有办公设施按类别统一建账、统一编号、统一张贴标识，做到人物对号，帐物相符。12、公司每年11月底前（根据情况随时检查）对各部门使用的办公设施设备情况进行检查。发现不按规定使用或不维护保养设备者给予批评。13、 对于墨盒、色带、打印纸等办公耗材,需预先准备适量备用,避免由于耗材的不足而影响正常运作。14、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。15、所有员工要勤俭节约，杜绝浪费，努力降低消耗和办公费用。16、公司打印机、复印机等，使用时打开开关，不使用则应
15、关闭电源。 17、坚持勤俭节约，对于还未完全定稿仍需打印出来的文稿，可利用已用过一面的打印纸。也可把打印过的纸张装订起来在公司内部用作便笺纸。 18、严禁擅自为私人打印、复印材料，违犯者视情节轻重给予罚款处理。 19、文件、邮件等应及时发送给有关人员,不可拖延。20、行政部负责统一对外联络印制印刷品。第七章 报刊、书籍管理一、公司的报刊、书籍的管理部门为行政部。二、公司的报刊架及图书阅览室设在培训室。三、以公司名义订阅的报纸，由行政部人员按照日期将每天的报纸依次夹好置于报架处,大家阅读请在报架旁就座,不要将报纸带出培训室。四、借书人在借书前应仔细检查书刊是否有损坏, 如有破损请借书人主动提出并让图书管理员确认并做出证明;否则借书人将承担赔偿责任。五、借书时间一律不得超过两周，借书册数以一册为限。到期应即归还。 六、请注意爱护书刊,保持书刊的整洁及完整性; 书刊超过规定借阅时间,请主动办理续借或归还手续,避免书刊的遗失.对于遗失的书刊,借阅人应照价赔偿。 七、借书及还书时间：每周三
