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1、Evaluation Warning: The document was created with Spire.Doc for .NET.柳州恒超汽车部件有限公司物流管理体系文件程 序 文 件编制： 日日期：220100.5.1 审核: 日期：20110.55.5批准: 日期：20110.55.100 受控状态： 手册册编号：发放序号：2010.05.16发布布 220100.05.18 实实施恒超物流文件控制程程序1、目的：确保使用场场所得到到的文件件均为有有效版本本，防止止使用作作废的文文件。2、适用范范围：适用于与管管理体系系有关的的所有文文件的控控制。3职责3.1 综综合办是是文件控控
2、制的归归口管理理部门，负负责文件件的发放放、更改改、控制制和管理理工作。3.2 经经理负责责管理方方针、目目标和管管理手册册、程序序文件的的批准。3.3 各各部门负负责与本本部门有有关的文文件的控控制和管管理。4工作程程序4.l文件件的分类类和编制制、批准准按文文件管理理标准执执行，并并确保所所有文件件在发布布前对其其适宜性性均得到到批准。4.2各种种类别的的文件的的编号方方法按文文件编号号办法的的规定进进行编号号。4.3 各各部门根根据工作作需要识识别需编编制的文文件，填填写“文件编编制计划划/文件件清单”组织人人员进行行文件的的编写。4.4文件件的签发发4.4.ll综合办办负责文文件的签签
3、发，文文件接收收人在“文件收收/发文文记录单单”上签字字后领用用相应文文件。4.4.22以传真真、电子子邮件传传递的文文件应记记录时间间、接收收传真号号和电子子信箱号号。4.4.33文件在在批准时时应注明明发放对对象，具具体按文文件管理理标准执执行。4.5文件件的评审审、更新新与更改改4.5.11文件在在实施过过程中，应应评审其其适宜性性。文件件编制部部门应适适时（标标准/法法规、市市场产品品、企业业机制及及上级、顾顾客、供供方等信信息变化化时）组组织相关关部门，对对文件进进行评审审；内审审及管理理评审时时应对文文件评审审，以确确定是否否更换。4.5.22如文件件需要更更改时，由由归口部部门提
4、出出更改申申请，说说明更改改意见及及原因，组组织有关关部门评评审后更更改，并并填写“文件更更改/销销毁记录录”下达更更改通知知单到文文件原持持有人。改动内容较较小时可可采用划划改方式式，文件件持有者者按通知知单要求求划改；改动内内容较多多时可采采用换页页的形式式。将原原页码收收回销毁毁。文件件持有人人负责对对文件修修改条款款换页/作出标标识。4.5.33文件更更改应重重新按本本程序规规定、批批准发布布。并由由原审批批人员负负责审签签，原审审批人不不在职时时，由现现任领导导审批、签签发，现现任领导导在审批批前，应应获得原原审批文文件所依依据的背背景资料料，了解解原文内内容、更更改原因因、依据据等
5、。4.5.44多次更更改或文文件大幅幅度修改改时应进进行换版版。换版版后原版版次文件件作废，换换发新版版本。4.5.55作废文文件由发发放部门门按原发发文登记记记录收收回，并并在备注注栏注明明“作废”标识，作作废文件件，由文文件管理理人员填填写“文件更更改/销销毁记录录”经主管管领导审审批统一一销毁，并并在原文文件登记记表中记记录销毁毁日期和和文件数数量。留作参考有有保存价价值的作作废文件件，应在在文件醒醒目处标标“作废”标识，并并在原文文件登记记表备注注栏注明明“作废留留存”方可保保留。4.5.66各文件件管理部部门负责责对发放放到本矿矿外部的的受控文文件，应应做好发发放记录录和更改改/更换
6、换/作废废控制，当当本本矿矿文件更更改/换换版时及及时给予予更改和和换发。4.6 文文件的管管理4.6.11文件管管理部门门应编制制“文件清清单”。4.6.22 文件件应分类类存放在在干燥通通风和安安全的地地方，由由文件管管理部门门监督实实施。4.6.33 任何何人不得得在受控控文件上上乱涂乱乱改，确确保文件件的清晰晰易于识识别和检检索。4.6.44 需临临时借阅阅的文件件，借阅阅者应填填写“文件借借阅、复复制记录录”，经主主管领导导批准后后借阅文文件，由由文件管管理员负负责收回回；原版版文件一一律不外外借，防防止文件件丢失或或损坏，具具体按文文印管理理办法执执行。4.6.55文件管管理部门门
7、负责组组织，全全面检查查各类在在用文件件的有效效性，随随时核查查各使用用者手中中的文件件以及作作业现场场的文件件，发现现问题及及时处理理。4.7 外外来文件件的控制制综合办负责责外来文文件的管管理和控控制，填填写“外来文文件清单单”并做好好发放记记录。4.8对承承载媒体体不是纸纸张的文文件的控控制,也也应参照照上述规规定执行行。5相关文文件5.1文文件管理理标准5.2档档案管理理制度5.3文文印管理理办法54文文件编号号办法6相关记录录6.1文件件编制计计划/文文件清单单6.2文件件收/发发文记录录单6.3文件件更改/销毁记记录6.4文件件清单6.5文件件借阅、复复制记录录记录控制程程序1、目
8、的反映体系运运行的实实际情况况和保证证体系运运行的可可追溯性性，证明明体系运运行的有有效性。2、适用范范围适用于质量量、环境境和职业业健康安安全管理理体系运运行中形形成的记记录。3、职责综合办对质质量和环环境、职职业健康康安全体体系运行行记录进进行编目目，建立立清单，规规定记录录保存年年限。各部门负责责本部门门管理体体系形成成的记录录的控制制。4、工作程程序4.1 需需管理的的记录详详见管管理体系系记录清清单。4.2 记记录的标标识和检检索a）记录的的标识方方法按档档案管理理制度执执行。b）记录要要保证内内容准确确可靠、字字迹清晰晰、收集集时间及及时有可可追溯性性。c）记录要要按发生生的顺序序
9、与类别别进行保保存，以以便于检检索查阅阅。顾客客或公司司内部有有关人员员提出查查阅质量量记录的的要求，需需向资料料员办理理查阅登登记手续续，并填填写记记录查阅阅登记表表。4.3 记记录的贮贮存和保保护a）记录的的保管要要确保不不损坏、变变质、丢丢失，一一般应指指定专人人负责保保管。b）记录必必须保证证真实，严严禁涂改改。确因因错误需需要更改改时，可可以划改改，但必必须在更更改处作作出标记记，由更更改人签签名。c）查阅记记录时，需需经保管管人员同同意，不不得损坏坏。4.4 记记录的保保存期限限和处置置a）保存期期限（详详见管管理体系系记录清清单）。b）超过保保存期限限的记录录需要销销毁时，经经主
10、管领领导批准准后以适适当的方方式销毁毁，并填填写记记录销毁毁登记表表。如如因特殊殊需要备备以后查查阅、考考证之用用时，应应标明“失效暂暂存”，隔离离存放。c）记录应应存放于于干燥、通通风、便便于查找找的地方方。长期期保存的的的资料料应设立立专门的的存放场场所。5.相关文文件5.1文文件控制制程序5.2档档案管理理制度6.相关记记录6.1管理理体系记记录清单单 6.2记录录销毁登登记表 6.3记录录查阅登登记表法律法规和和其他要要求控制制程序l目的为及时获取取、识别别和更新新与质量量、环境境和职业业健康安安全相关关的法律律、法规规及其他他要求，对对遵守法法律法规规要求和和其他要要求的情情况进行行
11、评价，以以保证本本矿的施施工生产产、经营营、管理理活动符符合相应应的法律律、法规规及其他他要求，特特制定本本程序。2适用范围围适用于本矿矿获取、识识别和更更新相关关的质量量、环境境和职业业健康安安全法律律、法规规及其他他要求，并并对其遵遵守情况况的评价价。3 职责3.1综合合办负责责识别、收收集与质质量、环环境和职职业健康康安全相相关的适适用标准准、规范范、法律律、法规规，并负负责编制制本矿的的“法律法法规及其其他要求求清单” 和“标准清清单”。3.2各相相关部门门负责识识别、收收集、更更新与本本部门相相关的法法律法规规及其他他要求。4工作程程序4.l法律律法规及及其他要要求的获获取4.1.l
12、l获取范范围A. 国家有关的的法律、法法规、条条例 和和规范；B. 地方法规和和相关部部委的规规章 ；C. 国家、行业业和地方方的标准准；D. 国际公约。4.1.22获取法法律、法法规及其其他要求求的途径径可以：A.国家、地地方、上上级主管管部门以以及国家家质量技技术监督督局、国国家环保保局、国国家安全全生产监监督管理理局和国国有资产产监督管管理委员员会等相相关行业业部委的的管理部部门；B.出版社社、书店店、图书书馆和互互联网；C.中国国质量报报、中中国环境境报、中中国安全全生产报报、中中国建设设报、施施工企业业管理、劳劳动保护护、中中国消防防杂志等等相关专专业报刊刊和杂志志；D.参加相相关部
13、门门、地区区的会议议。4.1.33综合办办应定期期（一般般每年一一次）组组织评审审法律、法法规及其其他要求求的适用用性。4.2综合合办组织织相关部部门对于于各自获获取的标标准、法法律、法法规及其其他要求求进行适适用性确确认。确确认结束束后填写写“法律、法法规和其其他要求求清单” 和“标准清清单”，一式式两份，并并分送相相关部门门。4.3当上上述外来来文件更更新或增增加时，综综合办及及时修改改法律律法规和和其他要要求清单单，并并将新的的内容补补发至相相关部门门，并对对旧的原原件及时时收回，需需保留的的应作相相应标识识。4.4各部部门负责责组织与与本部门门工作有有关的适适用标准准、法律律法规及及其
14、他要要求的培培训，并并做好相相应培训训记录。4.5标准准、法律律法规及及其他要要求的管管理按文文件管理理标准和和文件件控制程程序执执行。5 相关文文件5.1文文件控制制程序5.2文文件管理理标准6相关记录录6.1法律律法规及及其他要要求清单单目标指标和和管理方方案控制制程序1. 目的为建立、规规范物流流及各相相关职能能和层次次的目标标，实现现质量安安健环目目标、指指标，以以及确保保实现目目标和指指标而制制定的管管理方案案的实施施，不断断改进公公司的质质量、环环境行为为和职业业健康安安全的工工作。2. 适用范围适用于本物物流及物流各相相关职能能和层次次质量安安健环目目标和指指标及管管理方案案的建立立、实施施和管理理。3. 职责3.1物流流经理负负责批准准物流质量量安健环环目标。3.2综合合办负责责组织制制定物流流及相关关部门的的目标、指指标及管管理方案案。 3.3综合合办负
