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1、境外企业投建营一体化项目档案管理的问题与对策国测杨千摘要：“投建营一体化已成为我国企业境外业务转型的重 要方向，同时也对相应的档案工作提出了更高的要求。“投建营一体化”项目的自身特征与所处环境导致企业文档架 构愈加庞杂，档案安全风险倍增，已无法继续实行粗放管理。 “投建营一体化项目档案工作存在针对性档案管理制度 缺失，档案管理流程双重分散，缺乏有效经验和信息化建设 处境尴尬等现实问题。文章建议从案例实证形成管理办法并 试点优化；关注实体档案安全，因地制宜实行档案信息化; 明确责任人与参与企业的权责范围；从长远发展的角度进行 法律尽调四方面加以应对。关键词：境外档案；企业档案；投建营一体化分类号
2、：G271ProblemsandCountermeasuresofOverseasEnterprises In vestment-Construction-OperationProjectsArchivesMana gementGuoCel, YangQian2(1. ChinaCivilEngineeringConstructionCorporation ,Beijingl00038； 2. SchoolofInformationResourceManagementofRenminUniv 而言，建设施工阶段产生的档案占比最多，来源与构成也更 加复杂，但运营作为新融合的环节是我国企业最为薄弱
3、的部 分，其档案工作也应受到更多关注。由于缺乏成功的全生命 周期的投建营项目档案管理工作经验借鉴，现有投建营项目 档案管理工作多数都还在探索阶段。2. 4信息化建设处境尴尬在已有研究和境外项目档案管理经验总结中，信息化建设都 被作为单独的方案或建议而受到推崇。例如中国石油2022 年起在境外陆续开发多语种版本和局域网版本的档案管理 系统，并与国内系统对接，集中统一管理档案。15华为则 建立了能提供文档审批与发布、归档集成和档案管理等统一 的信息平台，境外档案管理工作亦在此平台上得以实现。16 显然，利用信息技术能帮助投建营一体化项目克服时空障碍, 便利了档案集成与传输，还能借助信息平台对分散的
4、档案管 理主体与流程进行协同，实现业务流与信息流同步。但是， 对于信息化建设基础薄弱或自身不具备较强技术能力的企 业而言，档案信息化的境外推行并不顺利。第一，投建营一 体化项目大多集中在不发达国家和地区，社会动荡频繁，且 信息网络基础设施落后。这一方面导致企业信息设备遇到突 发情况时极易受到损坏，存储于计算机中的档案信息将面临 极大安全风险；另一方面即便使用在线档案信息系统，也会 受制于当地过慢的网速而无法顺利开展档案管理工作，而离 线归档系统在使用便捷度和操作人性化方面均不尽如人意。 第二，单位采用的文档管理系统，不仅在可否赋予外籍雇员 使用权限方面尚待商榷，即使开通部分权限，国人开发的文
5、档管理系统的语言、功能设置等也难以符合外籍雇员的操作 习惯。中国土木工程集团有限公司作为中国最早的四家外经 单位之一，目前已在108个国家和地区开展海外业务，在海 外市场聘用外籍雇员，不仅降低成本，还彰显了中资企业走 出去的“属地化”担当。但是，就目前工作实际开展情况而 言，外籍雇员几乎没有OA系统权限，档案管理系统更从未 让外籍雇员进行过任何操作。所以，海外文档管理系统在海 外市场的应用方式还尚待研究。3投建营一体化项目档案工作提升建议方案3.1多维案例实证，管理办法试点优化缺乏成熟的投建营一体化项目运行经验是目前档案管理工 作提升的一大障碍，但辩证来看，这种起步状态也为制定新 的管理办法提
6、供了更多的探索空间。深入了解新经营模式向 档案工作提出的新要求需要以案例分析和实证研究为依托。 一方面，投建营一体化项目企业可联合其他境外企业进行多 案例的综合分析。首先，全面检视已完成投资、建设阶段项 目的档案工作中存在的问题，重点关注其文件分类方案、归 档范围和管理职责分配等内容，形成问题清单。以现场观察、 访谈等方式了解档案工作人员所面临的实际困难和业务需 求，尤其是要分析“投建营一体化项目管理关键节点，档 案管理嵌入项目管理与业务流程的合理时机。通过系统分析 和专家咨询，结合该区域法律要求，形成初步的解决方案, 以此为基础打造投建营一体化项目档案管理办法和实施细 则。然后，选取新启动的
7、同类型投建营一体化项目作为试点, 应用前期形成的管理规范，观察其使用效果，并注意听取档 案工作人员的反馈。通过数次循环优化，形成较为完善的档 案管理办法。另一方面，借鉴国际化大企业有效经验。例如， 法国万喜（VANCI）集团通过特许业务和承包业务配合完善 产业链布局，在众多建筑服务企业中脱颖而出，是基于价值 链进行投建营一体化战略转型的成功典范。截至2022年， 万喜集团共计实施项目27万多个，多年的国际市场征战经 历使其文档管理具有独到之处。虽然国外企业与我国企业在 档案管理模式与方法方面具有较大差异，但其合理内核，尤 其是其中适用于国际规则的部分仍然具有较大借鉴意义。3. 2关注实体安全，
8、信息技术因地制宜投建营一体化项目所在地的实际情况决定了纸质档案仍是 境外企业档案的主流，档案实体安全的维护不容忽视。一方 面，境外企业需对设备、库房、档案室等进行标准化建设, 并由国际公司进行达标检查，17为纸质档案提供基本稳定 的保管环境。另一方面，需做好档案分级分类工作。受制于 有限的条件，同时也是为了最大限度提升档案工作效益，有 必要将档案的重要性与不同的保管级别相对应。在遇到突发 情况时，明确的等级划分有助于档案人员快速识别核心档案 并完成安全转移。在制定分级分类方案时需紧紧围绕“风险 管控”展开，即凡是涉及到企业经济风险、合规风险、人员 风险等的档案均应放置于显著位置。例如，在境外项
9、目中， 与业主的往来信函具有相当大的懑证价值，有时可产生特定 的法律效力，可将其单独设类。另外，为方便工作，还可拟 制要件清单作为参考。同时，信息化也是不可避免的趋势， 随着项目驻在国网络基础设施的完备，企业应提前部署数字 档案系统，以在适宜时机组建档案管理平台。档案信息化应 针对当地特点，选取不同的发展模式。如企业项目在某一区 域分布较为集中，区域内项目建设对档案工作需求较为稳定, 档案工作外部环境具有一定可复用性和可共享性，18在此 种情况下可建设区域型的档案信息中心，以集约化的方式为 各项目档案工作提供服务。3.3明确权责范围，促进系统整体协同投建营一体化项目涉及人员复杂，参与力量众多，
10、需要清晰 的权责划分才能保证项目档案工作顺利进行。明确权责包括两层含义，一是责任人的档案管理职责明确，二是合作企业 的档案管理范围清晰。责任人包括企业分管领导、总工程师、 总会计师、专（兼）职档案员等，其档案工作责任在项目成 立时就应在制度文本中予以规定。项目经理收入应与档案工 作质量直接挂钩，同时在专（兼）职档案员中推行严格的奖 惩考核体系，全面评估其工作成果。通过“定岗定员定责 的方式，保证关键岗位不失控，前后阶段档案交接顺利完成。 参与投建营一体化项目的众多企业虽然受同一目标驱动，但 由于皆为独立法人，合作过程中难免各有侧重，甚至存在潜 在利益冲突。若仅从自身承担的职能出发，很容易导致归
11、档 内容狭窄，有损项目档案完整性；反之，若过度归档则不仅 没有必要，还会增加企业自身档案工作负担。因此，需要通 过项目前期合同的签署来明确不同企业的归档范围与文档 管控权限。此时，投建营一体化项目中的核心企业应充分发 挥领导与协调作用，加强总体考量与研判，对参与企业的档 案工作进行监督与指导，理顺业务关系，促进项目档案管理 系统的整体协同。3. 4重视法律尽调，立足业务长远发展项目驻在国的法律要求对投建营一体化项目档案管理规则 的制定具有根本性的影响。由于项目驻在国多属不发达国家, 其档案法律规制尚不完善，同时缺乏明确的档案管理标准。 因此，依照我国档案工作相关规定进行管理的境外项目，现 阶段
12、可能还不会出现严重的不合法不合规问题。但正如前文 所述，亚非拉地区的法律法规建设正在快速地与国际接轨， 故对项目驻在国的法律法规进行全面调查显得愈发必要和 迫切。就目前走出去的中资企业而言，虽然其在国内通常都 设置了完备的法务部门，但将文档管理方面的境外法律法规 纳入调研范围的企业少之又少，这在很大程度上增加了境外 项目档案管理的法律风险。投建营一体化项目需从两方面调 查驻在国法律。一是全面了解项目所在地当前有关文档工作 的专门法律法规，以及其他法律法规中存在的零散规定，并 整合分类，为投建营一体化项目档案管理办法本土化提供依 据；二是了解驻在国法律制定的发展趋势，了解驻在国前宗 主国或与驻在
13、国关系较近、对其经济影响较大国家的相关法 律规定，制定具有前瞻性的管理规则。*本文系国家档案局科技项目“中央企业境外投建营一体 化项目档案全过程管理研究(项目编号：2022-R-03) 阶段性研究成果。解释与参考文献3朱凤凤，胡昊，汤宁.中国对外承包工程“投建营一 体化”的瓶颈与对策J.现代管理科学，2022 (3)： 97-99.1 8杜奇睿，程都.中国企业境外“投建营一体化”模式 的主要风险及对策研究J.宏观经济研究，2022 ( 10)： 32-41.4 赵佃龙.大型国有建筑企业海外基建项目投建营模式研 究J.石家庄铁道大学学报：社会科学版，2022 (3)： 1-7.5 杨孝安.中国承
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