数字档案室建设指南.docx

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1、数字档案室建设指南1概念与基本特征1.1概念本指南所称的数字档案室，是指机关在履行职能过程中，运用现 代信息技术对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息 进行采集、整理、存储、管理，并通过不同类型网络提供共享利 用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台。1.2基本特征与传统档案室相比较，数字档案室具有独有的特点和功能：1 ）档案资源“数字”化。数字档案室以统一的数字形式存储各种 信息，包括文本、图像、声音、视频等,压缩了存储空间，改进 了组织形式。信息记录形式的“数字”化，是数字档案室的基本特 征。2 ）档案实体“虚拟化”。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录 音、录像等传统载体档案

2、进行数字化加工，实现档案实体“虚拟 化”，使之能够与其他数字档案资源一并进行管理和规范。3）档案管理系统化。将档案业务流程、标准规范固化在数字档 案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规范管理。4 ）信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在， 通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自 “登门造访”，就可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反馈的 速度。5）档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各 类信息载体与信息来源在知识单元的基础上有机组织并链接起 来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知 识的提供转变。2建设原则与内容2.1建设原则数字档案室

3、建设应当遵循“资源为先，标准规范,整体推进,确保 安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。4.6.3数据维护应具备基本的数据维护功能，应支持多种通用格式的元数据或目 录数据的导入、导出,数据库管理系统数据文件的自动备份与恢 复，以及数字档案资源的删除与回收等。4.6.4参数设置应支持全宗信息配置与编辑,可为各门类数字档案资源配置档号 构成规则,通过数据字典管理功能在允许范围内配置元数据值 域,应支持电子档案原文存储路径的配置，以及各种报表格式的 编辑、修改等。4.7技术文档管理根据数字档案室应用系统建设方式的不同,应收集保存必要的应 用软件文档,为系统的稳定运行、维护等提供保障。采用开发方

4、 式建设的应用软件，应收集保存功能规格设计说明书、详细设计 书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档，文档编制应符 合计算机软件文档编制规范(GB/T 8567-2006 )的相关要 求。采购商品化的应用软件时，至少应收集保存数据库设计文 档、用户手册等。4.8测评鉴定以开发方式建设数字档案室应用系统的，推荐进行应用软件的测 评。可选择第三方权威检测机构根据招投标文件及相关标准对应 用软件进行功能性检测并出具检测报告，在测评合格的基础上， 组织数字档案室应用系统建设方、承建方、监理方、同级档案行 政管理部门进行项目的鉴定验收。5数字档案资源建设数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像(照片、

5、录音、录 像)、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和 数字资料等，若条件成熟，公务电子邮件、网页等门类的电子档 案也应作为数字档案资源建设内容。5.1基本要求数字档案资源建设的基本要求是齐全完整、标准规范。5.1.1齐全完整性要求归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或 数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要职责的过 程；关于同一事由的往来文件以及文件的组件应齐全、完整，文 件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始 状态，基本元数据齐全、完整。5.1.2标准规范性要求数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合 电子文件归档与

6、管理规范(GB/T 18894 )、归档文件整理 规则(DA/T22)、档号编制规则(DA/T 13 )等国家标准 或地方规范的要求；应参照国家或地方相关标准规范设置、捕获 电子档案元数据,推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务 实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为 主、手工著录为辅。5.2数字档案资源命名规则应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字 档案资源命名的，若以卷为单位整理，按档号编制规则(DA/T 13-1994 )编制档号,推荐增设档案门类代码作为类别号 的子项；若以件为单位整理，档号可采用“全宗号档案门类代 码.年度.保管期限.机构(问题)代

7、码.件号.子件号，结构。具体编 制方法如下。1 )全宗号：用四位代码标识，按照档号编制规则(DA/T 13-1994 )编制。2 )档案门类代码年度：文书、照片、录音、录像、科技、专 业的门类代码分别为“WS”、“ZP”、“LY”、“LX”、“KJ”、“ZY”，科 技、专业门类需要复分的,应参照科学技术档案案卷构成的一 般要求(GB/T 11822-2008 )和国家基本专业档案目录执行。 年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2013”。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注 项加以说明。3 ）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年 的，分别以代码“丫”

8、、“D30”、“D10”标识。采用其他保管期限的， 也应使用其相应缩写代码。4）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字 母标识，如办公室可用“BGS”标识。未按照机构（问题）分类的, 应省略机构（问题）代码。5 ）件号子件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的 顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足， 如“0026”。子件号是指件内单份文件排列的顺序号，用3位阿拉 伯数字标识,不足3位的，前面用“0”补足，如“001”。不需要编制 子件号的，子件号可以省略。如有需要,可以在件号子件号之后 编制下位代码，比如页（张）号等。5.3文书类电子档案质量要求文书类

9、电子文件（档案）的收集、整理、鉴定等，应符合国家档 案局令第8号、归档文件整理规则（DA/T22）等要求，此 外，在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质 量还需满足以下要求。5.3.1完整性要求关于同一事由的往来电子公文齐全、完整，电子公文的组彳一 正本、定稿、公文处理单、集中记录修改过程的彩色留痕稿以及 确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、电子印章齐 全、完整；文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和 成文日期6个要素齐全、完整。5.3.2版面格式要求电子公文正本的公文格式应符合党政机关公文处理工作条例 第三章要求,正本的页面尺寸及版面要求、公文格式各要素编排 规

10、则、公文的特定格式、式样应分别符合党政机关公文格式(GB/T 9704-2012 )第5章、第7章、第10章、第11章的要 求。5.3.3文件格式要求电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等 版式文档格式归档保存,版式文档格式应符合版式电子文件长 期保存格式需求(D/VT 47-2009 )，并支持向同级国家综合档 案馆采用的长期保存格式转换；集中记录修改过程的彩色留痕稿 以及确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级 国家综合档案馆认可的格式归档保存。5.3.4元数据捕获要求应参照文书类电子文件元数据方案(DA/T 46-2009 )设置、 捕获电子公文

11、元数据，至少应包括：聚合层次、来源、立档单位 名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、 日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、 机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20 项。5.3.5封装要求若条件成熟，根据同级国家综合档案馆要求，可以对文书类电 子档案与其元数据进行封装。封装可参照基于XML的电子文件 封装规范(DA/T 48-2009 )执行。5.4声像类电子档案质量要求5.4.1基本要求声像类电子文件的归档范围应参考照片档案管理规范(GB/T 11821-2002 )第4章或同级档案行政管理部门的具体要 求执行。收集、归档的声像类电子文

12、件应经过挑选和系统整理， 应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动，以及历次活动的 主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录 音、录像类电子文件可收集、归档。5.4.2品质要求声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。 照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件(EXIF )信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录 音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频 采样率不低于44.1kHz ;录像类电子档案以MPG、MP4格式保 存,比特率不低于8Mbps。5.4.3照片类电子档案基本元数据集应参照照片类电子档案元数据方案

13、(制定中)设置、捕获照 片类电子档案元数据,至少应包括：聚合层次、档号、年度、题 名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述、保管期 限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分 辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设 备、固化信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活 动元数据。5.4.4录音类电子档案基本元数据集应参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档案元数据,至少 应包括：聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人 物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格 式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特 率、音频采样

14、率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信 息,以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。 5.4.5录像类电子档案基本元数据集应参照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据,至少 应包括:聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像 时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文 件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、 色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频 比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化 信息，以及描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数 据。5.4.6著录要求为确保声像类电子档案的真实、完整和可

15、用，电子文件形成部门、档案部门应按照国 家、行业或地方相关标准规范，围绕声像类电子档案记录的中心内容，对题名、人物、 地点、主题、业务活动描述等元数据进行全面著录。5.5科技和专业类电子档案质量要求5.5.1科技类电子文件归档的基本要求科技类电子文件的收集、整理、鉴定、编目等应参照科学技术 档案案卷构成的一般要求(GB/T 11822-2008 )、国家重大 建设项目文件归档要求与档案整理规范(D/VT 28-2002 )等标 准规范执行。图形类电子文件应以DWG等通用格式收集、归 档，其他电子文件归档保存格式可参照文书、声像类电子文件执 行。5.5.2专业类电子文件归档基本要求在履行本单位主要职能过程中产生的专业类电子文件都应收集、 归档，包括但不限于国家档案局颁布的第一批、第二批国家专业 档案基本目录所列内容。各种专业类电子文件的整理、鉴定、编 目参照相应的管理办法执行。仅以数据库形式存在的专业类电子 文件，如人口、环境、农业等各种普查数据，可以XML等跨平台 通用格式收集、归档，或直接以原数据库数据文件归档，同时归 档一套完整的数据库设计文档。以电子文档形式存在的专业类电 子文件，可参考文书类电子档案的各项管理要求执行。5.5.3元数据的设置与捕获应参照档案著录规则(DA/T 18-1999 )、文