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1、办公室管理形成性考核册答案作业1 1将办公室实务工作简要内容填入下列表格，内容根本一样填在一行中。办公室实务工作一览表序号国内一般性 国外一般性 国内企业（含外企）1 文书撰写 按上司口头或书面指示完成信函。 记录上司指令及会谈、会议内容2 文书制作 复印资料。 打印文稿及表格3 文书处理 在权限内按自己意思发出信函。 信函和邮件处理。4 档案管理 档案管理。5 会议组织 支配会议事务，并做会议记录或纲要。 记录上司指令及会谈、会议内容。6 调查讨论 扶植上司准备书面财务报告、讨论报告。7 信息资料 准备好公司要公开资料； 搜集及整理各种信息8 信访工作 替上司接洽外界人士。例如记者、工会职员
2、等。接待来宾和员工来访。9 接待工作 接待来访来宾； 接待来宾和员工来访。10 协调工作 以 往来维持和外界良好公共关系。11 督查工作 督导一般职员或速记员。12 日程支配 替上司定约会并做好记录；13 日常事务 阅读并分类信件 通讯事务、 ；14 办公室管理 办公室环境布置和整理,保管办公室设备及用品15 其他临时 以速记登记上司交待事项； 执行上司交办事项交办事项-16 替上司申报交纳所得税及办理退税。17 外出办事，如银行、邮局等。2、公用易耗品主要包括哪些？ 办公用易耗品主要有： （1）信封、纸张； （2）软盘、光盘等； （3）铅笔； （4）圆珠笔； （5）签字笔或钢笔； （6）修正
3、液或修正带； （7）印盒； （8）各种小型机器，如订书机（包括订书针）、打孔机、装订机（包括装订线）、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等； （9）小刀； （10）日历等； （11）其他，如标签纸、直尺、三角尺、透亮胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。 3、简要阐述文员工作三个步骤，相互关系如何？ 文员工作分为三个步骤：支配、施行和检查。 （1）支配步骤，要充分理解即将开始工作内容，并思索以什么方法进展效率会最佳。 （2）施行步骤，要留意：同时检查是否依据当时所拟定依次进展；上司所指示工作无论是哪一种，都要正确地施行；协作上司预期期限。 （3）检查步骤，要分析支配和实绩差
4、异，并把以前进展过工作或别人做过工作和目前自己所从事一样性质工作加以比较分析。 其次，说明三个步骤之间关系。 三者关系为： 先作支配，付诸施行，然后检查结果，围绕“支配施行检查”这样一个滚动过程开展。三者相互联络形成一个循环。 文员首先要细致制定支配，然后依据这个支配去施行，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次支配有所扶植和启示。 4、依据“优先依次”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作（或家务）支配书。 本题例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。 5、从下列文员工作方法中，随意选择一种或两种，谈谈你工作体会或对此工作方法相识。 1请示方法和报告
5、方法； 2支配方法和总结方法； 3受意方法； 4传达方法； 5进言方法； 6变通方法和挡驾方法； 7分工方法与合作方法。 受意就是文员承受和领悟上司意图。可以分为干脆受意（即领悟上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，干脆就某一问题或某项工作所发表意见和想法等，易于文员推断和领悟）和间承受意（即上司在平常随意交谈状况下，或与其别人员谈话种就某一问题、某项工作发表意见和看法等）。 受意方法要留意： （1）擅长领悟上司意图，不要曲解上司意图； （2）备好记录本，记录下指示要点； （3）留意倾听，用心推断指示用意； （4）必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话； （5）如有不同意
6、见，可以公开提出，但要言之成理，并要留意方式、看法； （6）承受指示后，要不失时机地贯彻施行。 结合实际谈体会。 我曾经阅历过一件事情，使我充分相识到，在受意时，充分做好记录重要性。 才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司简介，内容要包括四个部分公司历史、公司现状、公司硬件和软件装备、公司获得成果。当时，我没有阅历，没有带上记录本，记录下指示要点；事后，又怕显得自己没有实力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中记忆写，结果写出来简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，依据总经理授意，才写出了各方满意公司简介。 从这个事情中
7、，我体会到了在受意时，做好记录重要性。 留意：同学们在答复这道题时候，可以只选择其中一个题目进展答复。但是要留意按照以上思路作答；而且要留意结合教材，联络实际作答。既要简要说明教材中相关学问点，又要结合实际谈谈自己体会。本题失分缘由大多是不结合实际谈自己感受，同学们在答复本题时要加以留意。 作业2一、从文员工作角度比照说明打 和接听 异同。 （1）都应先问好，再传达自己信息； （2）都应保持耐性、热忱看法； （3）通话完毕，应让对方感受到自己快乐心情； （4）都应简明扼要表达自己意思。 异： （1）打 应首先查清楚对方 号码；接 应等 铃响24声就接听。 （2）打 应将重点部分在挂 之前再确认
8、一遍；接 则没有这一步。 二、理解“电视会议”、“交互式 会议”根本用途，比较其与一般会议不同，谈各自优劣或应留意地方。 （1）根本用途： “电视会议”主要用途是使相隔较远双方可以面对面地交谈，共享文件、图表、录象带等资料。 “交互式 会议”根本用途是使单位或个人可以在随意一部 机上组织多方国际、国内或本市 会议，声音清楚如同一室。 （2）两者与一般会议不同： 可以消退时空上局限性。 （3）各自优劣： “电视会议” 优：通达范围广，消退时空上局限性，生动形象；劣：技术上要求较高。 “交互式 会议” 优：便利、省时、高效，消退时空上局限性，具有保密功能、报数功能和欢迎词播放功能；劣：费用高，技术
9、含量高。 三、简要答复邮件分拣一般标准。 （1）依据收件人姓名分拣； （2）依据邮件重要性分拣； （3）依据收件部门名称分拣。 四、怎样处理上司不在时邮件？ 本题答案请同学们见教材第72页。教材上有明确答案，在此不再详细说明。 五、怎样妥当处理上司回绝接见来访者来访？ （1）上司正在开会时； （2）上司繁忙时； （3）上司即将外出时； （4）远道来访或有重要事情来访时。六、七作业3一、日程支配支配表种类大致有几种？试以其中一种为例，编制一份预定表。 日程支配支配表种类： （1）年预定表。是企业在每年度例行主要业务活动，及有关公司活动事项一览表，所记载活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、
10、年休假等。一般于年初将整个年度活动事项整理成表，再通知各部门。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月预定支配，以一个月为单位，填写该月要进展会议、面谈、出差、访问等预定支配。 周预定表是一个月预定支配中一周支配，此预定支配比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天预定支配，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚业务活动。 各种预定表编制请同学们参照教材P.166P.170上例子，编写。 二、文秘人员对上司主要工作辅佐主要包括哪些方面？ 提神醒脑效劳。 上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落，文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消退工作乏累、舒
11、缓心情，使上司能精神焕发地工作。 私事方面扶植。 扶植方法应视实际状况，其一是与业务有关部分，另外是上司身边纯粹私事： （1）特别指示事项时候虽然是上司私事，但以为关系到上司形象问题，所以文秘人员必需从头到尾替上司办理这些琐碎事，使上司得到充分便利。 （2）纯私人性请求时遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事关系来扶植他解决私人事务。 财物管理。包括： （1）薪金收入管理薪金收入到达确定金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或干脆替上司办理申报手续。 （2）支票往来管理最主
12、要是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别保藏，以避开被盗用冒领。 其他。如每年各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。 3第三题主要是给同学们供给了一个编写“工作任务单”范本，同学们可以学习一下。最好可以依据这个范本，结合自己工作理论，编写一个“工作任务单”。 作业4 一、简洁阐述口头语言根本特征及敬语应用一般场合。 口头语言根本特征： （1）语音听过就立刻消逝，但语义让人明白了，可能留在记忆中；所以发声要清楚，尽可能说得通俗、生动、标准，使人一听就明白，并留下印象。 （2）有重音。口语中，需要强调成分，都是通过重音表达。 （3）有歧义。因为汉字一音多
13、字。 （4）口头语言视时间、场合、对象不同而有所不同。比方，庄重场合，口语应规范、简明些；休息时间，口语可生动些，语调也可轻松、快乐些。 敬语运用一般场合： （1）对于自己敬重人，当然会运用敬语。 （2）与并非熟悉人或是在正式场合（生意场合或婚丧喜庆时致词及谈话）也需要运用敬语。 （3）敬语一般针对： 年长或比自己辈分高者；具有较高职务、职称或社会地位者；给（给过）自己恩惠者；有求于对方，或渴望得到对方扶植，或好感者。 二、简要阐述社交话题选择。 相宜话题包括： （1）谈话双方都感爱好、有共同利益话题，如合作意向等； （2）一般人喜闻乐见话题，如天气、时事新闻、体育报道等； （3）显示地方或民族色彩话题，如本地经济建立、风景名胜、历史名人、风土人情等； （4）比较高雅话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等； （5）主动、安康生活体验话题； （6）幽默、幽默小故事，无伤大雅笑话，有时也能活泼气氛。 不相宜话题包括： （1）应当忌讳话题。如个人私生活等。 （2）令人不快话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。 （3）过于敏感话题。如个人特别生活习惯、宗教信仰和政治观点分歧等。 （4）自己不甚
