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1、合同管理手册第一册天津天保资产经营管理2016年6月第一册【租售类合同分册】前言为健全和完善资产公司管理体系，建立职责明确，流程清晰的合同执行管理全流程，为客户提供优质效劳，树立良好企业形象，依据精细化管理的要求，结合公司根本情况，编制?合同管理手册上册?租售合同执行管理局部，系统的阐述了各类别合同执行过程中的工作分解结构、组织岗位职责、业务流程、工作分解要点、相关制度、表单及模板。在合同执行管理过程中应将本手册的实施监督和修订完善作为其履行管理责任的重要内容，不断丰富和积累管理经验，持续提升决策和管理水平。本手册及其支持文件明确了公司对合同执行管理过程中各项工作的根本要求，各岗位人员在合同执
2、行过程中，必须遵循本手册及其支持文件的强制性规定。目 录第一章 公寓类租赁合同执行管理1第一节工作分解结构1第二节组织岗位职责分配2第三节业务流程3第四节工作要点41.合同签署阶段工作要点42.合同执行阶段工作要点63.合同结束阶段工作要点12第五节相关制度列表151.?合同管理制度?152.?工程接待管理制度?243.?公寓类入住资格审批管理制度?274.?入住、退宿手续办理管理制度?315.?客户信息管理制度?336.?租户欠费、赔偿处理制度?357.?退租赔偿处理制度?37第六节附件401相关表单402相关模板50第二章 商业、厂房、写字楼类租赁合同执行管理76第一节工作分解结构76第二
3、节组织岗位职责分配78第三节业务流程801.合同签署阶段工作要点812.合同执行阶段工作要点833.合同结束阶段工作要点91第五节 相关制度列表951.?合同管理制度?952.?工程接待管理制度?953.?施工管理制度?954.?装修管理制度?985.?入住、退宿手续办理管理制度?1006.?客户信息管理制度?1007.?租户欠费、赔偿处理制度?1008.?退租赔偿处理制度?1009.?商户管理公约?100第六节 附件1051.相关表单1052.相关模板113第三章 房产销售合同执行管理180第一节工作分解结构180第二节组织岗位职责分配181第三节业务流程182第四节工作要点1841.合同签
4、署阶段工作要点1842.合同执行阶段工作要点1863.退房情况工作要点189第五节 相关制度列表1921.?合同管理制度?1922.?工程接待管理制度?1923.?工程部买卖合同签署管理制度?1924.?工程部应付款项支付工作制度?193第五节 相关制度列表1941.相关表单1942.相关模板198第一章 公寓类租赁合同执行管理第一节 工作分解结构职能模块业务阶段工作内容相关表单/模板成果公寓类租赁合同执行管理合同签署客户接待及洽谈来访客户登记表客户资格审核公寓管理系统平台网申审查结果合同签署合同会签单、租赁合同模板租赁合同、合同要件合同执行合同归档合同台帐模板合同台帐办理企业入住入住相关要求
5、-统计工程销控销控台帐模板销控台帐统计工程应收应收台帐模板应收台帐定期收缴费用付款通知书-统计工程实收应收台帐模板实收台帐催缴欠费催缴通知单、解约函欠费统计收入定期对账收入统计报表模板收入统计报表合同变更合同会签单变更合同合同结束合同续签合同模板、合同会签单续签合同退租房查验验房单、查验问题明细表验房单、查验问题明细流程未更新办理退租、退费手续退宿相关要求、退款汇总表退款汇总表、退款明细第二节 组织岗位职责分配序号工作内容经营部公寓部综合部计财部资产部分管领导总经理租售管理经理资产经营客户效劳资产管理经理企业管理经理收支管理经理资产管理经理1客户接待及洽谈2客户资格审核3合同签署4合同归档5办
6、理企业入住6统计工程销控7统计工程应收8定期收缴费用9统计工程实收10催缴欠费11收入定期对账12合同变更13合同续签14退租房查验15办理退租、退费手续负责参与申请审核审批第三节 业务流程第四节 工作要点1. 合同签署阶段工作要点1.1 客户接待及洽谈（1） 职责划分1) 经营开展部：a 受理客户租赁意向，根据客户需求通知公寓部做好现场接待准备工作。向有租赁意向的客户告知出租条件、租金标准相关情况，开展后续客户资格审核，签署制式合同。b 对于有特殊租赁需求的客户，按照管委会及控股公司的指使，做好接洽、谈判，必要时需通过总经理办公会审议，并留存会议纪要等要件。2) 公寓工程管理部：根据经营部通
7、知，或直接来访、来电咨询客户的具体情况。配合经营部做好工程介绍及接待工作，及时向经营部反应意向客户信息。（2） 时间要求：12天（3） 质量要求1) 接待安排时间合理，洽谈维护公司利益，遵守管委会，控股公司及资产公司要求。2) 工程接待人员热情、礼貌，遵循公司制度，信息介绍全面、准确。1.2 客户资格审核（1） 职责划分：经营开展部：对于有意向租赁的客户，指导其在公寓管理系统中进行申请。对客户资质及资料进行审核。（2） 工作成果：网申审查结果（3） 时间要求：审核完成时间：12天（4） 质量要求：审批通过客户符合公司入住资格要求。1.3 合同签署（1） 职责划分1) 经营开展部：a 拟定合同并
8、对合同文本、条款、租金及各项费用核算进行审核。通知审批通过的客户签订合同；b 客户签约完成后发起公司内部合同会签，做好合同台帐登记。2) 公寓工程管理部：参与合同会签，审核双方权责条款，做好合同台帐登记。3) 综合管理部：参与合同会签，审核合同文本是否符合公司标准模板；提供合同编号、做好合同台帐登记。4) 方案财务部：参与合同会签，审核合同费用是否符合公司财务规定，金额计算是否准确；做好合同台帐登记。（2） 工作成果：租赁合同（3） 时间要求：1周之内（4） 相关表单、模板1) 白领公寓租赁合同模板2) 蓝领公寓租赁合同模板3) 合同会签单（5） 质量要求：a 签订合同文本符合公司标准模板，合
9、同内容符合公司公司要求。b 会签及时，防止合同滞后情况。2. 合同执行阶段工作要点2.1 合同归档（1） 职责划分1) 经营开展部：会签完成后，公司留存的合同送交综合部、计财部；客户返还的合同送交工程部。2) 综合管理部：审核合同签署是否标准，做好合同归档工作。3) 方案财务部：做好合同归档工作。4) 公寓工程管理部：做好合同备份留存工作。（2） 工作成果：合同台帐（3） 时间要求：12天（4） 相关表单、模板：公寓类工程合同台帐模板（5） 质量要求:1) 合同台帐更新及时，信息准确；2) 合同分类明确，归档清楚。2.2 办理企业入住（1） 职责划分：公寓工程管理部：a. 将公司签字用印后的合
10、同送还客户，通知企业按照合同约定缴纳前期费用，及提供相关资料。b. 核查客户资料齐全、真实，各项前期费用已缴纳后，为客户办理入住手续。（2） 时间要求：1-2天（3） 相关表单、模板：公寓入住要求（4） 质量要求：通知及时，相关要求描述全面、准确。2.3 统计工程销控（1） 职责划分：经营开展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新销控台帐。（2） 工作成果：销控台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：销控台帐（5） 质量要求：销控信息准确、实时性强。2.4 统计工程应收（1） 职责划分：经营开展部：根据新签订合同及合同变更情况，及时更新工程应收台帐。（2） 工作成果：合
11、同应收台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：合同应收台帐模板（5） 质量要求：应收统计信息准确、实时性强。2.5 定期收缴租金及相关费用（1） 职责划分：1) 公寓工程管理部：a 每季度末最后一个月通知租户，按照合同约定缴纳下季度租金、物业费、采暖费等相关费用。b 根据客户汇款反应，查询汇款记录，反应计财部。c 为租户提供发票。d 向财务共享系统填报收款单。2) 经营开展部：配合公寓部租金收缴工作。3) 方案财务部：a 为客户开具收款凭证。b 审核工程管理部提报收款单。（2） 工作成果：收款票据、系统提报记录（3） 时间要求：a 缴费工作于每季度末最后一月完成。b 开具票
12、据、提报系统工作于款项到帐后1天内完成。（4） 相关表单、模板：（5） 质量要求：收款工作不延误，收款金额计算准确，收款率百分之百。2.6 统计工程实收（1） 职责划分：方案财务部：根据收款记录统计工程实收台帐，可利用财务共享系统和金蝶财务系统查询收入数据。（2） 工作成果：合同实收台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：合同实收台帐模板（5） 质量要求：实收统计信息准确、实时性强。2.7 催缴欠费（1） 职责划分：1) 工程管理部： 对未按照合同约定时间缴纳费用的租户，进行沟通、催缴工作。对于拖欠情况严重的客户，征询法务意见，下发解约函。2) 经营开展部：配合工程部欠费催缴工作。3) 综合管理部：协助工程部解决因欠费追缴困难产生的法律维权工作。（2） 工作成果：欠费统计台帐（3） 时间要求：更新频率：每日（4） 相关表单、模板：1) 合同实收台帐模板2) 催缴通知单3) 解约函（5） 质量要求：欠费统计更新及时，催缴工作沟通积极有效，维护公司利益。2.8 收入定期对账（1） 职责划分：
