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1、集团采购中心管理制度实用文档(实用文档，可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）集团采购中心管理制度一、采购原则：1、询价、比价、议价为原则；2、采购以“货比三家”为原则；（利用竞争竞价，谋求低成本购入）；3、零星采购，二家以上同价的，以名牌或殷实供应商为原则;（依据相关部门的物资采购计划；任何零星、分散、紧急、无计划的采购都会增加采购成本,并且不能确保所需物资适时性价比）;4、特殊材料、器材、工具,由专业人士确定为原则；5、材料采购以一物一单,以现货为原则；6、评标议价：对采购当中的厂商报价及投标组织相关议价评标人员组成议价评标小组,其成员应为：本次采购经办人，采购部主管，分管领导，财务
2、部，相关服务部门,必要时可需邀请公司领导一起加入本小组；（1）、零星采购：1-5000，1000元以下，采购部根据相关部门提供的信息并对采购价格向分管领导汇报，在得到同意后可以向财务借支现金, 1000-5000元,尽量使用银行转帐，如确实不能转帐的，应与部门主管和财务主管沟通并得到认可后才可借支现金或转帐支票后自行安排采购人员完成工作，待工作完成后应及时报销、核帐；(2）、紧急采购： 10000元以下尽量使用银行转帐,如确实有困难,应与部门负责人、分管领导和财务沟通并得到认可后才可以临时借支现金或转帐支票，在完成工作后尽快报销、核帐；但紧急采购的工作比例不得超过整个采购工作的10%；(3)、
3、常规采购:5000100000元,对各个厂商的报价进行综合整理，做到有可比性,将相关信息资料整理完成后召集采购小组成员进行议价工作，并做好小组工作记录，相关部门应根据相关进度合理安排材料进场时间，提前向采购部门提交有效的书面采购计划；（4）、大宗采购：100000元以上，除要遵守（3)条款外，应要求各个厂商对最终报价进行统一格式的封闭式投标,在议价小组会议上公开拆封，并约请公司权限领导参加；相关部门应根据所需采购物品的具体情况提前10-60个工作日向采购部门提交有效的书面申购计划。二、采购工作流程：1、供应商资格审察（审查明细如下）,品牌选定（附：行业标准)；供应商审查资料明细：公司简介、营业
4、执照、税务登记、法人委托书、质量管理体系认证书、信用等级等；供应商授权书、安装维修（资质）证书；近期承接的工程项目或供货成交的最大的合同文本（参考）；2、采购清单：由相关部门（专业人员）提供估算（进口、国产品等），品牌、技术参数、规格型号、品质要求、采购到位的时间、数量；采购询价中由相关部门提供技术支持,采购签约时的技术小签;3、采购部对采购的物资询价，按申购部门需求时间，按时完成采购任务；询价过程中对材质、品牌、技术要求等信息及时反馈于相关部门，以获得专业人员的技术支持；4、采购制度应过程检查，过程监督，及时纠错;5、采购人员常对供应商与生产企业，以及市场状况进行调查研究,并把各种调研结果记
5、录下来，汇编成册；并由一线人员及时记录产品市场的价格变动情况，使采购与谈判更富有计划性;6、部门设立订购台账；并依靠台账，对整个采购过程，包括申购、预算、采购、入库等过程进行(电子档）管理；提高成本意识，杜绝一切浪费与不当消耗；7、合同文本的制作与流转：草拟的合同（用款申请），以流转形式请相关部门对技术参数要求予以修正（相关部门审核），公司主管领导签字确认；8、合同文本相关部门流转会审程序；合同经总经理室批准，盖章生效后，申请支付款项报财务审核；9、相关部门与采购部的工作基本流程如下：（1）任务接收;物资申请人物资申请人部门经理权限领导采购部门经理采购经办人;(2）采购工作处理：采购经办人采购
6、部门经理权限领导权限总经理;（3）合同审核流程：合同起草人（采购经办人）采购申请人部门经理合同起草人部门经理合同起草人权限领导财务公司权限领导合同起草人（根据各部门意见修改后交由权限领导签字)印章管理员（盖章）档案室（存档)；(4）采购资金申请流程：采购经办人采购申请人部门经理采购经办人部门经理采购经办人权限领导财务公司权限领导财务；（5）一般费用报销流程（需与公司财务制度及想融合）：费用报销人部门经理报销人权限领导财务公司权限领导财务。三、付款方式：1、按照合同的约定预付货款；2、按合同约定、并结合实际情况的进度付款、验收合格付款、尾款（银行履约保函）; 3、质保金；4、将货物采购(用款）申
7、请单、发票、入库单、采购合同一并交财务部核对审核，并办理报销或结算手续；5、对财务付款跟催(备份付款记录、明细）；中期付款过程核对，至质保金付清。四、物资验收:1、封样验收、货到验收；2、商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等)；3、验收方法：封样物比照;送货单与物品的品牌、型号规格、单价、数量、外包装等比照;申购部门验收、施工方验收、现场监理验收、技术部门工程师验收、采购部验收；共同验收签字；交付或入库（办理相关的入库手续）；4、做好采购档案及付款进度的工作。五、资料管理：本部门对所有工作资料（纸面、电子）进行专人统一管理，这样可以避免在本部门人员发生
8、职务变动时方便工作交接及避免信息流失,建议由专人建立专门的文件夹，如下:1、联系函：（1）采购申请,即相关部门需要采购部进行物资采购的申请凭证;（2）内部业务，即相关部门需要采购部对相关物资的价格、品牌等提供工作协作的联系函； （3)外部业务，即相关业务单位在与本部门之间发生业务时的工作联系函;2、票据：对本部门所涉及的发票、收货单、入库单、出库单等进行统一存档,如部分票据(如发票等）原件需要移交相关部门时，本部门应该保留其复印件； 3、资料：（1）检验资料：对各种物资的相关商检、质检报告（质保函、合格证、检验报告、验收签字单、进口报关单、原产地证书等）进行统一管理；(2）厂商及物品资料：对各
9、种物质的厂商资质文件及物质说明等按照其经营种类归类建档（联系人、联系方式、经营地址、经营范围等）。六、供应商管理：1、根据公司采购工作内容建立完善的供应商体系；2、对各供应单位的综合性价比进行定期评估，符合条件的则根据其实际情况确定主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位；3、同一系列物资必须有同时具有主要合作单位、一般合作单位及备选合作单位，这样 可以避免个别单位发生特殊情况时无法合作或者不能良好合作时而影响采购计划;4、对供应单位提出的意见和建议即使处理，树立和维护我公司良好的企业形象。七、部门人员安排：1、具体工作采取专人负责和团队合作方式相结合，即:各采购人员根据任务安排主要负责具体工
10、作,部门同事对其所接受的工作任务提供建议和意见,协助完成工作；2、所有相关信息、资料由专人（采购内勤）统一存档；3、对相关物资及物资所涉及原材料的国际、国内的期货、现货市场进行适时调查，了解行业趋势；4、熟悉本地区各物资市场及行情，并适时对其市场进行调查，了解市场具体变化情况； 5、加强本部门员工的职业操守、专业知识、团队合作、沟通能力等方面的综合培养，进一步提高员工素质。八、采购人员职业道德：1、以公司利益为己任，严禁索取礼品（财物）、收受礼品，如有收受纪念性或礼节性礼品时应及时向部门经理汇报后交由公司处理,不得私自占有； 2、采购人员在采购过程中，不能接受供应商直接或间接的带有娱乐性质的邀
11、请,如有必要的宴会则需报请部门经理同意后方可前往参加；3、采购人员是企业形象的代表，对供方人员，应当做到有礼有节，公平对待,不允许傲慢的举止，有失公允的态度；4、采购人员在与供应商交往中，杜绝任何有意或无意的泄密行为.一、 目的随着公司规模不断扩大，为进一步规范公司 IT 各项工作，提高IT 系统的可靠性, 提高IT系统与设备的总体服务水平，并使得相关工作具有持续改善性及相互协作性,由IT 部制定以下管理办法，并负责具体实施。二、 适用范围公司所有IT类软硬件的使用，及公司的网络和数据安全，依本办法执行。三、 IT管理制度具体细则3.1. IT硬件管理办法目的：保证公司硬件资源利用最大化。范围
12、：计算机、服务器、网络设备及各种IT设备周边。细则：3.1.1. 由行政人事部对公司所有的IT设备进行统一编号，统一管理分配,并且定期对硬件进行维护,检查各部门的使用情况。3.1.2. 新人入职需要购买电脑，由部门主管提前一个星期通知IT部门，由IT部门根据工作需要来选择相应配置，由IT部门来申请购买，见附录A。3.1.3. 电脑硬件升级更换，由各部门根据实际工作需要提出申请,由IT部确定具体配置,交由采购部采购。3.1.4. 员工不得随意打开机箱变动计算机配置。若出现故障，请第一时间通知IT部进行维修或者更换,若短时间内无法修好，可向IT部门申请临时备用计算机。3.1.5. 电脑从领取后，领
13、取人即为此电脑的责任人，任何人不得擅自使用其他部门或他人的电脑。3.1.6. 下班时或者外出较长时间，应当关掉计算机并断开电源。3.1.7. 员工离职或者更换电脑,退回的电脑必须清除所有工作数据,并且交给IT部门检查.3.1.8. IT部负责对公司所有电脑硬件使用情况进行督查，监控和维护。3.2. IT软件管理办法目的：保证员工合理合法并且安全的使用软件。范围：各种操作系统，工具软件，办公软件，内部系统(OA，ERP）等。细则:3.2.1. 公司电脑必须安装有版权授权的软件。3.2.2. 使用人员发现软件出现故障时，应及时向IT部说明情况，由IT部门进行确定并及时处理。3.2.3. 员工不得私
14、自重装操作系统，若系统出现问题必须重装，则交由IT部门协助完成。3.2.4. 员工不得私自在公司电脑上安装与工作和学习无关的软件.3.2.5. 工作需要某些试用软件时,必须在官方网站下载,不得安装来路不明的软件。3.2.6. IT部负责对公司所有电脑软件使用情况进行督查，监控和维护。3.3. IT网络管理办法目的：提高员工工作效率,加强公司网络安全。范围：公司局域网,外部因特网。细则：3.3.1. 工作时间(包括加班时间）,公司员工禁止浏览与工作和学习无关的网站，严禁下载与工作和学习无关的文件,包括MP3，影音文件，游戏等。3.3.2. 员工严禁私自携带网络设备上网。3.3.3. 为了节省网络
15、带宽和防止电脑病毒，未经允许，员工严禁在网上下载音乐、娱乐视频等与工作无关的资料，严禁使用BT或电驴等P2P下载软件.3.3.4. 不禁止飞信，QQ等IM软件的使用，但请以工作沟通为主。3.4. IT安全管理办法目的：保障公司网络安全，数据安全，保护公司核心竞争力。范围：公司所有计算机,服务器，网络和所有软件。细则：3.4.1. 未经允许，员工严禁将不属于公司的电脑或配件（U盘，移动硬盘）带入公司使用,也不允许接入公司网络。3.4.2. 公司的电脑必须开启自动更新，保证电脑更新到最新的补丁。3.4.3. 公司的电脑和便携设备必须安装杀毒软件，一旦其报警,应立即保存相关文件，并与IT部联系。3.4.4. 普通办公电脑每周至少要进行一次完整的查毒操作。3.4.5. 各种文档等重要数据不存放在启动盘（一般为C盘)。3.4.6. 员工重要文件必须定时存储到公司文件服务器。3.4.7. 员工出差时携带笔记本必须把重要数据加密。3.4.8. 电脑必须设置密码，不得将用户名、密码告诉公司其他人（密码必须有一定复杂度）。3.4.9. 员工必须加强保密意识，严禁将公司机密资料以任何形式发布到Internet网上。3.4.10. 硬盘出现问题,为避免数据泄露禁止送出去
