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1、 第四章办办公用品品配备与与管理标标准第一节办办公用品品的分类类与使用用一、日常用用具1.日常用用具的定定义日常用具指指企业日日常工作作及业务务操作所所使用的的家具、工工具、器器具等。例例如规尺尺、剪刀刀、裁纸纸刀、订订书机等等文具，电电子计算算器、算算盘、计计算机、笔笔记本电电脑等办办公设备备。2.日常用用具的配配备及使使用要求求(1)为使使图表等等文件制制作快速速且漂亮亮，所使使用的文文具包括括规尺、样样板、剪剪刀、裁裁纸机、绘绘图用具具等。(2)文书书化也有有誊写、打打印、印印刷、修修改文书书的工作作。平时时，就要要使用文文字处理理机、微微机、桌桌面印刷刷机等办办公设备备。(3)制作作文
2、书也也需要复复印。复复印室需需要复印印机、碎碎纸机、文文件打孔孔机、三三孔机、裁裁纸机、垃垃圾箱等等日常用用具。需需要大量量印刷时时，应该该使用附附带排序序功能的的高速复复印机。有有的复印印机可进进行彩色色复印。碎碎纸机是是切碎文文书用的的。机密密文件复复印错误误或需要要销毁机机密文件件时，可可放人碎碎纸机切切碎。(4)文件件打孔机机和三孔孔机等是是使用活活页封面面装订纸纸张时给给纸张打打孔用的的。(5)裁纸纸机用来来裁断复复数文书书的一页页页的复复印件。(6)日常常办公工工作除文文书化外外还有计计算。企企业所做做的销售售分析、投投资分析析、经营营计划的的制作、技技术设计计等都需需要快速速准确
3、的的计算。计计算用具具为电子子计算器器。作为为长时间间使用的的业务用用计算用用具，一一般使用用具备所所必需的的位数和和计算功功能稍大大的电子子计算器器。(7)如果果是电子子计算器器无法进进行的高高难度计计算，或或者数据据量较多多，或者者需要制制作生产产计划的的数值表表格时，可可使用微微机。微微机需要要具备以以下几种种功能的的软件，如如数据保保管功能能、制表表功能、科科技计算算功能、统统计计算算功能等等业务所所必需的的功能。(8)日常常业务中中包括通通信业务务。通信信工作使使用电话话、终端端传真机机等通信信电子设设备。使使用时通通过电话话总机、内内线、外外线双方方都可实实现转送送功能，如如按键式
4、式电话，即即使人不不在也可可以转送送到移动动点或所所到达的的地方。(9)会计计和教育育培训等等需要投投影机、电电视、VVTR等等日常用用具。为为提高信信息传达达的效率率，有时时需要给给语言配配上适当当的动态态画面、静静止画面面或插图图等图像像。开会会时则使使用语言言和投影影机进行行说明。二、办公设设施附件件1.办公设设施附件件的定义义办公设施附附件指的的是为设设施配置置的物品品。设施施指办公公室、会会议室、招招待室、图图书室、培培训室、复复印室、电电脑房、展展示厅等等等。办办公室内内最基本本的办公公设施附附件，有有桌椅、文文件框等等，此外外还有信信箱、杂杂志架、布布告牌、衣衣柜、挂挂外套的的衣
5、架等等。2.办公设设施附件件的配备备及使用用要求(1)办公公桌需要要每人一一台。办办公桌大大多为钢钢板制品品且附带带有抽屉屉。结束束工作回回家时，桌桌子不要要放置任任何东西西。特别别是不要要将机密密文件及及重要文文件等留留在桌上上。会议室及接接待室等等处使用用涂有沉沉色的大大桌子。桌桌子上附附带有抽抽屉及摆摆放物品品用的搁搁板等。OA设备使用较多的事务所在位置工作站时选用便于工作的办公桌。一般工作站站所使用用的桌子子有的呈呈L字型。这这可便于于事务工工作与OOA设备备的操作作同时进进行。(2)椅子子也有各各种各样样的。椅椅子关系系到事务务工作的的坐姿，能能左右事事务工作作者的疲疲劳程度度。可选
6、选用可以以上下调调节座高高的并改改变靠背背角度的的办公用用椅。(3)为了了提高办办公室事事务工作作的效率率，需要要放置文文件柜。将将文件放放入做成成桌子抽抽屉的文文件柜时时，需将将文件纵纵向堆叠叠、文件件的脊部部横放。放放入拉门门式文件件柜时，同同书架一一样，需需让文件件背部竖竖放。拉拉门式文文件柜与与书架一一样保管管活页封封面及文文件等都都比较方方便。抽抽屉式文文件柜保保管文件件夹比较较方便。企企业需要要置备两两种不同同方式的的文件柜柜。需要要置备个个人办公公专用和和放置企企业公用用文件夹夹的文件件柜。(4)办公公室里应应有放置置邮件及及传阅资资料等的的信箱。信信箱为抽抽屉式的的收放箱箱。为
7、防防止夜间间机密泄泄露，信信箱应有有暗锁。(5)放置置杂志架架以供阅阅览报纸纸、杂志志用。杂杂志架上上通常放放置最新新一期的的杂志及及报纸，旧旧杂志、旧旧报纸则则被放在在书架上上。(6)办公公室所必必需的办办公设施施附件要要有供员员工保管管衣物的的衣柜、挂挂外套的的衣架、放放伞的伞伞架、供供应茶水水或其他他饮料的的供给热热水设备备，丢弃弃垃圾的的垃圾箱箱等。在在选择这这些用品品时，应应选择实实用的。(7)会议议室、培培训用的的教室、放放映幻灯灯片或投投影的工工作室需需要白板板、黑板板等会议议用的办办公设施施附件，麦麦克风及及录像机机等音像像放映设设备，听听众用桌桌椅，讲讲演用的的衣架等等等。新
8、新型会议议室、培培训用教教室等处处大多使使用白板板。听众用桌椅椅须采用用可以使使听众在在会议或或培训期期间保持持心情舒舒畅、精精神集中中的样式式。若使使用接待待室里的的柔软的的椅子，可可能会使使其紧张张感松弛弛，坐姿姿不端正正，会造造成精神神无法集集中。(8)复印印室需要要放置分分类整理理复印纸纸的保管管箱，将将文书用用订书机机装订并并整理的的工作台台、保管管原件及及复印件件的搁板板、复印印机的保保养工具具、药品品柜、大大垃圾箱箱等等。这这些东西西最好是是物美价价廉的。三、易耗品品1.易耗品品的定义义易耗品指的的是会因因使用而而减少的的物品。比比如，办办公用的的铅笔、圆圆珠笔、钢钢笔、橡橡皮等
9、笔笔记工具具；公司司信纸、方方格纸、活活页纸、复复印纸、传传票、留留言条等等纸张；笔记本本、账簿簿、软盘盘等OAA易耗品品；文件件夹及活活页封面面归档用用具等等等。2.易耗品品管理要要求为提高事务务工作的的效率，并并削减事事务工作作的成本本，必须须经常保保管一定定品质、适适量的易易耗品。其其要求及及类别如如下：(1)预先先估计单单位时间间的事务务工作需需要花费费多少费费用，以以便准备备易耗品品时可以以设法削削减费用用。(2)事务务工作需需要花费费的费用用有业务务员的劳劳务费、建建筑物、办办公设施施附件及及日常用用具的使使用费，相相当于易易耗品的的消费量量的那部部分金额额等。(3)企业业所使用用
10、的易耗耗品中有有与文书书化相关关的东西西。例如如笔记用用具包括括铅笔、钢钢笔、圆圆珠笔、签签字笔、记记号笔、黑黑板用粉粉笔、白白板用水水性万能能墨水笔笔以及用用于会议议用活动动挂图的的油性万万能墨水水笔等。还还有绘图图铅笔、有有色铅笔笔等。(4)文书书化用纸纸采用信信纸大小小的或画画线的AA4、B5纸。画画图或制制作图表表时使用用印有方方格的纸纸张。会会议使用用无花纹纹的模造造纸或印印有方格格的活动动挂图。(5)公司司内部联联络或各各种申报报需准备备格式固固定的专专用纸张张，例如如交通费费的支付付申请书书之类。(6)笔记记本按不不同主题题分别制制作，因因此可以以使用不不同大小小的笔记记本，用用
11、来记录录会议或或培训等等的内容容。(7)企业业内简单单联络使使用留言言条。留留言条还还包括电电话留言言等专用用纸。(8)整理理文书或或在会议议上对议议题进行行分类时时，经常常使用的的是拍纸纸。拍纸纸可以贴贴在其他他物品上上，又很很容易撕撕下来，整整理时使使用很方方便。(9)发送送文书可可使用公公司内部部信封和和公司外外部信封封。信封封有横写写式、竖竖写式、大大小不等等，颜色色各一。公公司外部部信封有有社交用用和贸易易用两大大类。公公司内部部应有邮邮件专用用信封。(10)复复印纸有有A4、B4、B5、信信纸大小小的以及及带有33孔的复复印机。(11)文文件夹、活活页封面面、透明明文件袋袋、隔断断
12、用纸等等是用于于保管文文书的易易耗品。(12)磁磁盘也可可视为易易耗品，使使用文字字处理机机或微机机制作的的文书保保存在磁磁盘上。(13)橡橡皮、修修正液、修修正纸带带等是用用于订正正文书的的易耗品品。修正正液用于于修改圆圆珠笔的的文字，修修正纸带带用于擦擦去用万万能墨水水笔写在在横写式式纸上的的文字。(14)装装订时使使用的订订书订、鱼鱼尾夹、回回形针、糨糨糊、胶胶带纸等等是用于于对文书书进行分分类的易易耗品。页页数较少少的文书书用小号号订书钉钉装订，报报告书等等数十页页的文书书用大号号订书订订，更大大的则用用鱼尾夹夹装订。对对文书进进行隔离离时使用用回形针针。要将文书贴贴在衬底底或其他他文
13、书上上时使用用糨糊或或胶带纸纸。四、办公设设备1.打字机机打字机是办办公室中中用得很很广泛的的一种机机器，有有许多种种式样和和型号。从从手动的的、电动动的到电电子的，有有的带记记忆功能能，有的的可进行行文章编编辑。打打字机的的使用能能大大提提高书写写的工作作效率。2.传真机机传真机是专专为和自自动文本本处理机机一起使使用而设设计的国国际电子子通讯网网络，因因而无须须把数字字信号转转换为穿穿孔带的的形式。通常被称作作“传真”的传真真电报设设备，使使用电话话传输，在在若干秒秒钟之内内，将任任何形式式的印刷刷、打印印或手抄抄材料、绘绘图、图图表和照照片从一一个地方方传输到到另一个个地方。它它能将文文
14、件复制制品完全全准确地地传送到到任何距距离，既既有电话话的速度度，又具具有办公公室内复复印机的的复印功功能。传真电报与与电传相相比，一一个突出出特点是是，输入入端的材材料无须须打印，而而且复杂杂和详尽尽的定货货单可以以完全准准确地发发送出去去。3.电传机机用电传机电电传给用用户提供供快速的的书面通通信手段段，既有有电话的的速度，又又有书面面文字的的权威性性。配备备电传设设备的用用户收发发双方都都可以得得到一份份打印的的电文副副本。这这对很多多商业业业务是十十分理想想的。它它使外语语更加容容易地翻翻译成书书面语言言。此外，下班班后电传传机还能能接收信信息。它它能传递递电子计计算机的的数据。如如用
15、户电电报电传传机的操操作程序序如下：(1)操作作人员拨拨打对方方电传号号码。(2)对方方的应答答电码(用一个个缩写的的名字)必须显显示在电电传机上上以后才才采取下下一步骤骤。(3)操作作人员打打字输入入他自己己的应答答电码。(4)操作作人员打打出电文文或把储储存在存存储器中中的信息息发送出出去。(5)操作作人员重重复他的的应答号号码。(6)对方方的应接接电码应应再次出出现在电电传机上上以证实实全部信信息已发发送完毕毕。4.复印机机用复印机印印刷原件件副本的的最大优优点之一一，是通通过该法法能够获获得一份份在复制制过程中中不出文文字错误误的原件件副本。该该机器是是电动的的，而且且对需要要用作复复印的原原件不需需要做什什么特殊殊准备。通通常一次次复印的的份数是是无限量量的，而而且印刷刷质量也也不会逐逐渐下降降，改动动或改错错工作可可以毫无无困难地地进行。(1)复印印的基本本方法复印机根据据使用的的光敏材材料不同同，用纸纸不同，显显影方式式(干法或或湿法)不同，分分为氧化化锌复印印机、硒硒静电复复印机以以及硫化化复印机机等。但但在设计计原理上上，几乎乎都是通通过控制制电路的的继电器器、微动动开关、光光源、马马达等部部件将充充电、曝曝光、显显影、转转印、定定影一直直到复印印品的整整个过程程，有机机地组织织成为一一个自动动化过程程。由于感光材材料不同同、组织织结构不不同、性性能不同
