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1、中山市德工机械科技有限公司 2012年 A版 内部资料中山市德工机械科技有限公司采购管理制度 （A版）采购管理制度1 目的为落实物料、零件采购作业管理，为了规范公司的物资采购作业管理降低物资采购成本，确保公司采购工作顺畅，各项物资供应及时到位，加强企业物资采购的监督管理，特指定本制度。2 适用范围涉及本公司原材料、零部件物料、工业油气、办公劳保、五金电器、基建修缮等采购管理业务。3 权责单位3.1 供应链管理部负责本规章制定、修改、废止之起草、审核工作。3.2 公司总经理负责本规章制定、修改、废止之审批。4 采购计划4.1 BOM计划申请a) 供应链管理部根据销售定单完成下达采购计划，各采购负
2、责人根据BOM安排完成采购定单下达及合同签定等工作。4.2 零星计划申请a) 物料申请部门依物料需要状况、库存数量、请购前置期等要求，开立申购单。b) 物料申购单应注明物料名称、编号、规格、数量、需求日期及注意事项，经部门负责人审核，并依请购审批权限送呈相关人员批准。c) 物料申购单一联送交供应链管理管，一联自存，一联交仓库。d) 紧急采购申请时，请购部门应于备注栏注明。4.3 采购计划审批a) 生产性原材料、零部件采购申请，请购金额预估在人民币10000元以下者,非生产性物料请购金额预估在人民币2000元以下者，经部门负责人审核，由总经理助理审批。b) 生产性原材料、零部件采购申请，请购金额
3、预估在人民币1万元以上，非生产性物料请购金额预估在人民币2000元以上，经部门经理负责人审核，由总经理助理复核，由总经理批准。4.4 采购计划变更a) 已开具申购单，并经核准后因各种原因需撤消请购时，由请购部门将申购单呈原核准人，并转供应链管理部，必要时应先口头知会采购部门。b) 请购部门回收各联申购单，并注明“撤消”字样。c) 采购部门接获通知后，立即停止一切采购动作。d) 未能及时停止采购时，采购部门应通知原请购部门并协商善后工作。5 采购作业管理5.1 询价、议价过程a) 采购人员接获核准后之物料申购单，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象。特殊情况无法提供三家报价需特殊书面或
4、口头说明.b) 供应商提供报价之物料规格与请购规格不同或属代用品时，采购人员应送请购部门确认。c) 专业材料、用品或项目，采购部应会同使用部门共同询价与议价。d) 采购议价过程需采取成本分析、交叉谈判、市场调查等方式，确保采购价格的合理性，议价过程应注意品质、交期、服务兼顾。5.2 采购价格审核a) 新物料价格审核1. 采购人员需根据询价议价结果，提供价格审批表经采购经理审核，呈总经理助理审批。2. 价格审批表应挑选三家以上供应商询价比价议价依据,作为审批附件.特殊情况无法提供三家报价需特殊书面或口头说明.3. 价格审批表经批准后需复印二份存档，一联交财务管理部，一联由供应链管理部存档。b)
5、物料价格调整1. 已核定之物料采购单价如需上涨，应以价格调整表形式重新报批，且附上书面原因说明以及成本分析对比资料. 在同等价格、品质条件下，涨价后采购应优先考虑与原供应商合作.2. 已核定之物料采购单价如需下降，应以价格调整表形式重新报批，且附上书面原因说明.5.3 定单审核及批准a) 采购人员询价、议价完成后，需提供询价资料及议价结果，必要时附上书面说明。b) 采购定单需明确供应商、单价、数量、税率、交货周期、违约责任等基本资料，采购定单下达后需供应商盖章回传确认。c) 单批采购总金额在5000元以内，经采购经理审核批准。d) 单批采购总金额在5000元以上，经采购经理审核后。呈总经理批准
6、执行。5.4 采购成本分析a) 成本分析项目成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般包括以下项目：1. 直接及间接材料成本。2. 工艺方法及所需设备、工具。3. 直接及间接人工成本。4. 制造费用或外包费用。5. 营销费用及税金。6. 供应商行业利润。b) 成本分析的运用以下情形时，应进行成本分析：1. 新材料无采购经验时。2. 底价难以确认时。3. 无法确认供应商报价之合理性的。4. 供应商单一时。5. 采购金额巨大时。6. 为提高议价效率时。c) 成本分析表的提供方式成本分析表提供方式一般有两种：1. 由供应商提供。2. 由采购部编制标准报价单或成
7、本分析表，交供应商填妥。d) 成本分析步骤成本分析意在降低成本、价格、其步骤一般如下：1. 确认设计是否超过规格要求。2. 检讨使用材料之特性与必要性。3. 计算各方案之使用材料成本。4. 提出改善建议并检讨。5. 选定最合适之设备、工具。6. 作业条件及加工工时方法的评估、检讨。7. 就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。e) 成本分析注意事项1. 利用自己或他人之经验。2. 应用会计查核手段。3. 利用技术分析方法。4. 向同类供应商学习。5. 建立成本计算经验公式。6. 高议价技巧。6 采购品质管理6.1 供应商经本公司供应商开发完成，列入合格供应商名列前，需明确签定供应商质量协议。保
8、证对提供的产品在使用或销售中发生的因供应商责任导致之不良的责任承担与赔付。6.2 供应商的品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。所提供之产品，通过所需之产品认证，如UL、TUV、CCEE等等。6.3 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。产品出厂前应有逐批作抽样检验。应随货送交其出货品质检验合格之记录。6.4 我公司供应商质量管理人员，需定期对供应商的生产过程控制、材料来料检验、工艺、管理能力进行定期评估与审查。7 采购入库管理7.1 采购进货验收供应商提供之物料，必须经过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，主要包括下列几项：a) 确
9、认采购单：核对供应商之交货单与本公司之订购单。b) 确认供应商：对有两家以上供应商之物料，应确认物料来源有无错误或混乱。c) 确认送到日期：用以确定厂商是否如期交货，以作为评鉴、奖惩之根据。d) 确认物料的名称与规格：避免交货错误之发生。e) 清点数量：确认交货数量与进料验收单及数量是否一致，是否超出采购单规定之数量。f) 品质检验：品管部门依进料检验规定进行抽样检验，以确定交货品质是否符合品质要求。g) 处理短损：根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时向供应商索赔。h) 退还不合格品：对检验不合格之物料，退供应商进行必要处理，由此造成的损失，向供应商进行索赔。i) 物料标识：
10、对检验合格物料，入库后应予以明确标识，以确保后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检验人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。7.2 品质纠纷处理有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之处理流程统称为品质纠纷处理。具体规定如下：a) 处置依据：1. 以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上详细说明，其中涉及交货时间、检验标准、包装方式等的，原则上以本公司之要求为依据。b) 国内采购物料退货与索赔：1. 拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，通知采购部。2. 采购部经办人员通知供应商到指定地点领取退货品。3. 现货
11、供应之退货，要求供应商更换合格之物料。4. 订制品之退货，原则上要求供应商重做或修改至合格为止。5. 确属无法修复或供应商技术能力不足时，可取消订单，另觅供应商。6. 退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。7. 双方事前没有明确订购合约时，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。c) 国内采购其他索赔规定：1. 由供应商原因造成之交货延迟，以实际造成本公司之损失向供应商索赔。2. 破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。3. 因供应商原因导致物料在使用或销售中发现不良，造成本公司之损失，依实际发生状况索赔。4. 其他原因导致本公司之损失，依实际损失向供应商索
12、赔。8 采购付款管理8.1 现金付款a) 现金支付的零星采购，由采购责任人填写付款申请，经部门经理审核，总经理审批后才能办理支付b) 由采购员处理的紧急现金采购，原则上需提前知会采购经理，取得同意后方能购买，均需开具发票，方能办理报销程序。8.2 预付款与款到发货管理a) 特殊物料需办理预付款采购的，单批采购总金额在2万元以下，需提供供应商的营业执照、税务登记证、产品代理证书等复印件交财务存档，b) 特殊物料需办理预付款采购的，单批采购总金额在2万元以下，除需提供供应商的营业执照、税务登记证、产品代理证书等复印件交财务存档，需前往该公司了解实际经营规模后方可办理付款。c) 需进行第二次付款时，需开具产品的全额发票方能安排办理。8.3 货到付款a) 供应商货物到厂后，需办理完成品质检验，入库等手续，提供全额发票与入库单方能办理付款程序。8.4 月结a) 月结以上供应商需提供全额货物发票，及入库清单方能办理付款程序。 以上规定自2012年4月15日开始有效执行！涉及相关表格：表1物料申购单表2供应商价格审批表表3供应商价格调整表版次A版制定日期编制：龙 峥2012-4-15审核：会签：批准： 第 7 页 共 7 页
