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1、办公室人人员能力力要求标标准第七章办公室室人员能能力要求求标准第一节办公室室人员基基本素质质要求一、基本本素养1.优秀秀的办公公室人员员必备的的优秀品品质一个优秀秀的办公公室人员员必须具具备优秀秀的品质质。这种种品质主主要体现现在以下下几个方方面：(1)礼礼貌礼貌地面面对一个个有教养养的人是是十分自自然的事事，但彬彬彬有礼礼地接待待一个十十分粗鲁鲁的人则则是一种种职业技技能，要要求办公公室人员员必须和和各种各各样的人人相处交交往。因因此礼貌貌地对待待任何人人就成了了一种优优秀品质质，礼貌貌要求得得体而不不做作。(2)谦谦虚谦虚既能能使自己己感觉良良好，又又不会树树大招风风，更有有助于提提高自己
2、己在上司司心目中中的价值值。因为为几乎所所有的上上司都喜喜欢谦虚虚内敛的的下属。(3)敏敏感对周围的的人或事事物具有有敏感性性，可以以提高办办公室工工作的准准确性和和对事物物的判断断力；反反应迟钝钝会影响响工作效效率。(4)自自制合格的办办公室人人员一定定要时时时刻刻都都有能够够完完全全全控制制自己的的能力，因因为面对对的都是是一些不不能得罪罪的人。(整理. 版权归归原作者者所有)土(5)敬敬业敬业是每每个职业业人所必必备的品品质。(6)忠忠诚毫无疑问问，一个个合格的的办公室室人员必必须无条条件地对对上司和和公司忠忠诚，任任何一个个上司都都不会用用一个不不忠诚的的下属。(7)负负责责任分为为两
3、种，明明确的责责任是你你的职责责范围，不不明确的的责任是是你主动动承担的的分外工工作。做做好明确确规定的的工作，是是你的本本分；做做好未明明确规定定的工作作，则会会使你得得到别人人的尊重重，并有有可能得得到晋升升机会。(8)得得体作为一个个合格的的办公室室人员，其其言行举举止和服服饰仪表表应该使使自己随随时能够够陪同一一位重要要的客户户进餐，或或者代表表上司出出席一个个重要的的会议。得体是是办公室室人员的的本职要要求，也也是长期期潜移默默化与修修炼的结结果，很很多时候候给人的的感觉是是一个有有修养、有风度度的人。2.办公公室人员员的行为为规范办公室人人员的一一举一动动都反映映着企业业的形象象，
4、因此此，注意意仪表举举止是十十分重要要的。举举止规范范的基本本原则就就是保持持端庄、文静、温和的的形象，使使对方对对自己产产生尊重重和信赖赖。举止止得当不不仅是搞搞好人际际关系的的先决条条件，也也是修养养和魅力力的具体体表现。(1)站站立规范范站要有站站姿，站站可以站站出一种种情态，一一种格调调。作为为职业女女性，站站立时应应注意：头部保持持挺拔，目目光平视视，肩平平直，胸胸略挺，不不交叉双双腿站立立。(2)行行走规范范走路同样样要讲究究优雅，走走路时应应注意：要尽量量走成一一条直线线，步伐伐稳健，步步态轻盈盈，迈步步时稍稍稍有些弹弹性飘逸逸感。膝膝盖内侧侧似乎有有些磨擦擦的感觉觉，手轻轻轻随
5、步步伐前后后摆动。(3)会会面规范范面带微笑笑。对方方向自己己打招呼呼，要积积极诚恳恳地作出出表示，微微笑着回回应，向向对方致致意。与对方目目光交流流，问候候与寒暄暄，这是是见面时时少不了了的“开场白白”，其本本身并无无特定意意义，但但能表示示一种亲亲切感，譬譬如说些些“很高兴兴认识你你”之类的的客气话话。(4)握握手规范范与对方握握手时，应应同时启启动身体体。双目目注视对对方，微微笑着伸伸出手去去，自然然、会意意地握住住对方的的右手。握住对对方的手手时可略略略用些些力，给给对方一一种自信信的、有有力量的的感觉，姿姿态优雅雅。如果果对方地地位十分分尊贵，应应用双手手握住对对方的手手，以示示尊敬
6、。如果对方方握住你你的手不不放，或或者开玩玩笑地握握在手里里抚摸把把玩，千千万不能能面露不不悦之色色，而是是巧妙地地找机会会或借口口抽手而而出。虽虽然这是是令人尴尴尬的场场面，但但处理得得当，更更能彰显显你良好好的修养养与职业业风范。(5)介介绍规范范当向某人人介绍第第三者或或作自我我介绍的的时候，应应注意：介绍时，应应按顺序序将男士士介绍给给女士，将将年轻者者介绍给给年长者者，将职职位低的的介绍给给职位高高的，将将晚到者者介绍给给早到者者。介绍时，最最好用“请允许许我向您您介绍”或“请允许许我自我我介绍”之类的的礼貌用用语作引引子，这这样既不不会唐突突，也显显得彬彬彬有礼。如果在介介绍他人人
7、时，不不能准确确知道其其称呼，则则应礼貌貌地问一一下被介介绍者：“请问怎怎样称呼呼你？”否则万万一张冠冠李戴，会会很尴尬尬。这种种错误，办办公室人人员是绝绝对不允允许发生生的。介绍时的的姿态是是面向对对方，伸伸出手做做出介绍绍的手势势，介绍绍手势是是手掌向向上，五五指并拢拢伸向被被介绍者者。千万万不能用用手指指指点，否否则太显显粗俗无无礼。当别人介介绍到你你或对方方向你自自我介绍绍时，应应该有所所表示，或或微笑或或握手或或点点头头。如果果你正坐坐着，应应该起立立；如有有些不便便，则点点头微笑笑示意或或欠欠身身表示礼礼貌。(6)交交谈规范范与朋友交交谈的时时候，应应注意分分寸，尽尽量使谈谈话内容
8、容到位且且场面气气氛活跃跃。应用表情情、动作作或语言言对对方方的谈话话有所反反应；应应耐心听听对方讲讲话，不不要随意意打断对对方，让让对方感感觉到对对他谈话话的专注注。另外还可可用对方方最后的的话来发发挥，帮帮助对方方扩大话话题，提提高交谈谈兴趣。讲话措词词得当。交谈时时如赞美美对方也也要注意意恰如其其分。不要提令令对方反反感的话话题。即即使是敏敏感的内内容，也也要以善善良真诚诚的心态态和语言言去谈论论。“请”，“谢谢”，“对不起起”常挂在在嘴边，会会产生愉愉快的谈谈话气氛氛，这是是办公室室人员应应有的口口头禅。应控制自自己的情情绪和举举止，千千万不能能手舞足足蹈。如如对方在在交谈中中粗俗无无
9、礼，你你应保持持宽容和和克制。若因故必必须离开开，应向向对方道道声“对不起起”，表示示歉意说说明理由由以求得得谅解。如果对对方对你你的讲话话表现出出焦急、不耐烦烦或心不不在焉，应应及时巧巧妙地转转换话题题或中止止自己的的讲话。交谈最后后，如果果需要强强调某个个话题，讲讲话时语语气要准准确有力力，这样样会给对对方留下下深刻印印象。(7)交交谈的技技巧如在交谈谈中有些些话题不不好意思思提却又又不得不不提时，不不妨用“为了慎慎重起见见”做开场场白，比比如谈生生意确定定金额时时，语气气要自然然。因为为办公室室人员经经常要代代表上司司与客户户谈生意意，讨论论有关利利益问题题，你不不好意思思提出的的问题，
10、对对方也会会同样敏敏感，同同样不便便回答，而而做生意意又不能能不谈钱钱，因此此到最后后再说“为了慎慎重起见见，我想想最后和和您确定定一下费费用的事事。”这样既既不会得得罪对方方，又能能让彼此此都能解解决实质质问题。4.办公公室人员员的知识识结构要要求办公室人人员工作作综合性性强，接接触面广广，这就就要求办办公室人人员尽可可能具备备较为广广博的知知识与合合理的知知识结构构。一个个人的知知识结构构，就是是其知识识层次的的构成情情况。办办公室人人员建立立知识结结构，要要根据办办公室人人员工作作性质需需要，选选择关系系密切的的知识作作为核心心，再选选择相关关联的知知识作为为外围、边缘知知识层，形形成一
11、个个宝塔型型结构。这样，在在学习中中可以合合理分配配精力，不不易造成成精力浪浪费。同同时，随随着事物物的发展展，自身身的知识识体系也也需要进进行不断断地调节节、更新新、充实实，以适适应环境境的发展展变化。不同企业业的办公公室工作作层次不不同，对对办公室室人员的的知识结结构要求求也不尽尽相同。一般来来说，办办公室人人员的知知识结构构可分为为：基础础知识、专业知知识和相相关知识识三个层层次。(1)基基础知识识基础知识识的内容容可分为为两个方方面：社会科科学知识识。即语语文、哲哲学、政政治经济济学、历历史、形形式逻辑辑、外语语等学科科知识。自然科科学知识识。即数数学、物物理、化化学、地地理、生生物等
12、学学科知识识。这些基础础知识，是是办公室室人员不不可缺少少的，是是“宝塔型型”知识结结构的底底座，整整个“宝塔”要牢固固就必须须有一个个坚实的的底座。只有基基础知识识牢固，才才有利于于进一步步学习其其他方面面的知识识；也只只有这样样，才能能使办公公室人员员更准确确地理解解公司的的决策、方案，领领会上司司意图，提提高工作作效率。(2)专专业知识识专业知识识是办公公室人员员知识结结构的核核心，也也是区别别于其他他人才知知识结构构的根据据。专业业知识包包括两个个方面：与办公公室工作作有直接接关系的的办公室室人员学学、文书书学、档档案管理理学、应应用写作作学、信信访学、会议组组织学、领导学学等学科科知
13、识。办公室室人员所所在部门门的行业业专业知知识。也也就是说说，办公公室人员员在哪一一行业工工作，就就应熟悉悉哪一行行业的专专业知识识。如在在医药公公司工作作的要有有医药方方面知识识；在食食品公司司工作的的，就要要有食品品方面的的知识等等等。办办公室人人员应懂懂得相关关行业知知识才能能在某一一行工作作，才能能适应环环境。(3)其其他相关关知识这部分知知识是独独立于专专业知识识之外，但但是又与与办公室室工作密密切相关关的知识识。主要有：系统论论、信息息论、控控制论等等学科知知识；管管理学、心理学学、领导导心理学学、办公公室人员员心理学学、人际际关系心心理学等等心理学学知识；公共关关系学、行为科科学
14、、社社交礼仪仪等公关关知识；管理学学、预测测学、决决策学、市场学学、物价价学、经经济管理理学、证证券学等等经济学学理论知知识以及及法学、新闻学学、情报报学、计计算机应应用等相相关学科科知识。当今正处处在市场场经济大大潮中，身身为办公公室人员员应十分分注意对对经济理理论和经经济知识识的充实实，从理理论与实实践两个个方面去去了解市市场经济济体系，提提高参与与经济工工作的能能力。另另外办公公室人员员身处上上司身边边，办公公室工作作与上司司工作密密切相联联，所以以，办公公室人员员要掌握握科学的的管理知知识，更更好地辅辅助上司司做好工工作。随随着市场场竞争的的加剧，人人际关系系越来越越复杂，企企业之间间
15、的联系系也越来来越紧密密。这就就需要办办公室人人员具有有社交能能力，这这种能力力的理论论基础就就是公共共关系学学、心理理学、社社交礼仪仪等知识识。这些些知识有有助于办办公室人人员认识识自己，调调整自己己的心理理状态，更更好地待待人接物物，适应应繁忙的的工作。二、胜任任能力在许多人人眼里，办办公室人人员就是是打字员员和办事事员。事事实上，在在国外，办办公室人人员早已已被划分分到行政政管理的的范围之之内。我我国近几几年办公公室人员员职业标标准与国国际标准准尚有距距离，但但也在逐逐渐接轨轨。对办办公室人人员各方方面的能能力都有有什么要要求呢？1.办公公室人员员综合能能力培训训现代办公公室人员员的必备备条件，与与传统办办公室人人员截然然不同，20世纪的办公室人员被赋予的职责，是消极地等待主管的命令，配合周围的工作环境；而在21世纪，由于网络的四通八达，为适应企业全球化的发展，办公室人员须积极顺应时局，创新思维。因此，21世纪的办公室人员，除了外形利落出色、学识涵养丰富、个性成熟稳重外，还应具备：(1)有有问题，能能自己找找答案资深办公公室人员员应为上上司设想想出合理理的方法法，要上上司做选选择题而而非是非非题。(2)自自我调适适，能自自行排解解工作压压力办公室人人员必须须克服自自身的情情绪波动动，力求求始终
