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1、浅析高校院系行政秘书的工作摘要：高校院系行政秘书是行政事务的小管家、协调员，其工作关系到学院行政管理的质量与效能。从高校院系行政秘书工作的现状出发，阐述了院系行政秘书的角色定位及工作职责，结合理论经历，讨论院系行政秘书需要具备的职业素养，推动高校教育事业持续安康开展。关键词：工作现状角色定位职业素养随着?国家中长期教育改革和开展规划纲要?2022-2022年的正式公布与施行，我国高校教育改革跨入新的里程碑。高校行政管理工作的优劣直接关系着新时期高校人才培养的质量。高校院系行政秘书既是办公室行政工作的管理者，又是高校教育工作的基层人员。行政秘书对院系与学院、院系与老师、老师与学生、院系与社会之间
2、的沟通，起着独特而重要的作用，是维持高校正常工作的根本保障。一、高校院系行政秘书的工作现状高校院系行政秘书是一个平凡的工作岗位，涉及教育学、管理学、语言学、社会学等多种学科。由此，院系行政秘书的工作现状为事务繁杂，专业知识综合性强，职业规划不明晰，执行力不强。1.工作繁杂，专业知识综合性强知识经济时代，高校人才济济，只有具备全面、良好、合理的知识构造，才能胜任门类众多、事务繁琐的行政秘书工作。院系行政秘书队伍中，包括秘书、计算机、数学、化学等各类专业毕业的人员。非科班出身的行政秘书缺乏普通语言学、档案管理学、行政管理、心理学、教育管理学、公共关系学等综合性理论知识。行政秘书必须熟悉学院规章制度
3、、工作流程；掌握院系管理工作的根本理论和实务知识；拓展与工作严密联络的学科知识。理论联络实际，从理论中不断积累经历，逐步做好院系管理、协调等工作。2.职业规划不明晰，执行力不强细致繁忙的行政工作，缩短了行政秘书参加教学和科研活动的时间。高校行政秘书对自己的职业前景充满困惑，职业倦怠等消极情绪悠然而生。高校必须制定严格的信息素质培训制度，针对全校行政秘书，筹划高程度的、系统的学习培训工程，开放更广阔的学术交流平台，坚决院系行政秘书的信心，为高校教育和谐开展提供精神动力。院系行政秘书在高校工作中起着举足轻重的作用。怎样成为一名合格的行政秘书工作？首先，要明确行政秘书的角色定位，熟悉行政秘书的工作职
4、责。其次，强化职业素养是进步行政秘书工作效率的重要途径。二、院系行政秘书的角色定位及工作职责院系行政秘书只有明确角色定位，增强角色意识，才能高效准确地履行工作职责。1.行政事务的小管家行政秘书辅助系指导做好院系各项工作，管人、管物、管钱，是名副其实的小管家。1人事管理。协助院院系指导做好有关招聘老师的面试、试讲等工作，并提供决策根据。负责本院系教职员工的考勤、考核、职称申报工作。2资产管理。根据教学、科研及其他工作的需要，填报维修、添置办公用品的方案，领取和发放办公用品及备品，以保证正常教学的需要。负责保管院系公章，按学院制度监视公章的使用范围。3经费管理。拟定院系每学年的经费预算，负责记账及
5、报销各项活动的费用。4档案管理。负责院系会议记录、行政文件、各种教学文件、教学档案及教学资料的搜集、汇总、立卷和归档工作。5其它事务管理。负责做好日常的行政事务工作，负责考务、学生成绩、学生学籍管理、教材征订等教学工作。做好各种信函、报纸、杂志、学术的收转传阅工作。负责各届毕业生的毕业资格审核，保正毕业证书的准确印发。2.院系内、外交流的协调员院系行政秘书工作效劳对象广泛，包括院系指导、老师、学生、校外来访者。因此，行政秘书是高校院系内、外交流的形象窗口。(1)协助院系指导做好院系内部与学院各职能部门的协调工作。(2)负责接待本部门的外来办事人员，对不宜指导接待的来访，需委婉回绝。负责接听 ，
6、礼貌答复校内外人员对院系日常事务工作的咨询。(3)负责学院各职能部门通知的传递工作，及时转发到院系教职员工。正确理解上级部门的文件精神，贯彻执行上级指导和各职能部门布置的各项任务。(4)行政秘书必须建立良好的人际关系，加强与教职员工的沟通，灵敏处理学院、院系、老师之间的多种关系，确保院系工作的顺利完成。三、强化职业素养1.良好的心态院系行政秘书工作看似简单，接踵而来的突发事件，使人压力倍增。保持良好的心态，充分发挥自己的思维才能，从而巧妙地处理紧急问题。行政秘书应保持良好的心态，沉着、宽容、冷静、客观地分析问题。2.加强业务技能加强业务技能是进步院系行政秘书职业素养的关键。院系行政秘书需具备的
7、业务技能包括：公文写作才能、应变才能、组织管理才能、表达才能、操作才能。(1)公文写作才能公文写作要在“学、“练、“改三个环节上狠下功夫。标准公文写作的根本格式，掌握语法、逻辑、修辞三方面的知识。正所谓“读万卷书，行万里路。阅读大量优秀范文、勤奋学习、修炼语言。公文写作的语言要求庄重朴实，准确精练。熟悉各类公文构造、措辞，套用固定性用语。(2)应变才能即指在没有思想准备的情况下灵敏处理问题的才能。高校老师请假、离任等异开工作状态，影响了教学工作的正常运行。如开学初期，某位老师偶尔患重病，尚未确诊，老师申请病假二周。行政秘书得知同时生病的消息，致电关心老师的身体安康情况，主动提出援助。老师病假期
8、间，重新落实教学任务迫在眉睫，采取就近原那么，优先考虑院系内部合适的老师代课，联络学院内外适宜的老师安排兼课等事项。院系行政秘书与患病老师保持 联络，亲密关注老师身体状况。当获知老师病情不稳定，要进展几个月以上的长期治疗后，立即致电慰问，可否前往探望。教学工作方面：行政秘书向学院人事处提交专任老师招聘需求报告，引进新老师。校内外兼课老师的合理安排，为聘任新老师赢取了充裕的时间。患病老师，身心疲惫，无微不至的关心，为老师战胜病魔增添一份力量。良好的应变才能，勤于考虑、擅长发现、勤于总结，具备较高的警觉性，做到忙中有序，不断提升处理突发事件和紧急事件的才能，确保正常教学秩序和良好的教学质量。(3)
9、组织管理才能组织管理才能指行政秘书统筹筹划并完成所分管方面的工作才能，包括才能和蔼断才能。“条条道路通罗马，什么是最正确的方法？在管理工作中，行政秘书要讲究处事策略，判断出最正确方法，合理分配工作任务，并坚持果断地实行，成为智慧型的组织管理者。高等学校行政管理工作，任务繁重，各部门、各岗位的行政管理干部只有充分发挥自己的主观能动作用，人人能起到独挡一面的作用，才能做好全校的行政管理工作，以到达进步整个学校行政管理质量的目的。(4)表达才能表达才能主要包括文字表达才能和语言表达才能。无论是信息、宣传、调研等工作，还是处理公文，都离不开文字表达。行政秘书要多考虑、多练习、多交流，日积月累，潜移默化
10、，做到思维敏捷、下笔如神，写出的文章观点鲜明，层次明晰，向上能如实反映事情的真相，向下能准确表达指导的意图。语言表达才能也是行政秘书一项非常重要的根本才能，无论是传达上级文件精神，还是协调工作，都离不开较强的语言表达才能，院系内、外交流的逐渐增加，直接以语言表达作为处理公务活动的手段变得极其重要，进步语言表达才能，还包括普通话程度、英语口语程度以及言语措词等。(5)操作才能操作才能指计算机的操作才能和办公室设备的使用才能。网络技术的飞速开展，计算机应用的普及，各大高校正立志于实现办公的自动化、现代化、信息化。纯熟计算机办公自动化软件的操作才能，掌握扫描仪、打印机、数码照相机、 机等办公设备的使
11、用，推动文件、宣传简讯的发布速度，节省纸质资源。四、改善工作方法，完善自身素质，进步工作效率高校院系行政秘书工作繁杂，专业知识综合性强，因此行政秘书必须改善工作方法，多谋善断。纵横结合建档工作法、自我培养和完善高校培训制度等手段，对行政秘书进步工作效率具有重要的作用。1.纵横结合建档工作法从纵向和横向分别建立档案，纵横交织贯穿于整个高校教育工作。为宏观的教学决策、微观的教学管理及教学科研效劳，为创新教学方法，深化教学研究，进步教学质量作出奉献。如高校师资业绩档案。横向档案：按老师类型建立档案。高校老师分四类：专任老师、校内兼课老师、校外兼课老师、校外兼职老师。纵向档案：以老师个体为单位，建立业
12、绩档案。每位老师业绩档案主要有根本资料身份证、学历学位证、高校老师资格证、职称证、职业资格证等，教学信息教学任务书、每学期教学情况登记表和工作总结等，教科研成果论文、教材、教科研工程、荣誉证书、继续教育等。纵横结合建立档案为院系指导优化师资队伍构造提供可靠的信息根底，加强师资队伍管理工作的科学化、系统化。2.自我培养作为一名优秀的高校系部行政秘书，不仅仅依赖于外界的培育，关键在于自身建立。行政秘书从我做起，有意识地控制自己，主动利用校园环境优势，坚持不懈地完成目的。与企业单位相比，高校拥有资源丰富、时间宽裕、学习气氛浓郁等优势，有助于行政秘书的自我培养。工作期间，行政秘书踊跃参加学院举办的各类
13、专题培训活动，如公文写作、行政管理、心理安康、高校教育改革等讲座；阅读图书馆的纸质图书和电子书籍，补充薄弱环节的理论知识。寒暑假期，行政秘书积极参加各式各样的学历进修，加强自身的文化知识修养。3.完善培训制度高校必须制定严格的职业素质培训制度，有方案地开展行政秘书岗前培训工作，强化行政秘书职业素质培训的力度。行政秘书岗前培训包括行政管理学、普通语言学、高等教育学和心理学等相关业务知识的培训。高校鼓励行政秘书通过在职或派遣脱产进修硕士、博士等方式进步文化素质；鼓励行政秘书发表学术论文，参与学院内外教研科研工程，参加专题学术交流会议，组织行政秘书外出调研、考察，汲取各大高校先进的优秀的管理经历。随
14、着信息技术的开展，高校应不断更新教育培训内容，与时俱进，促进展政秘书队伍蓬勃开展。高校还可以建立全校行政秘书的信息交流平台，共同讨论工作中的难题和对策。五、完毕语综上所述，高校院系行政秘书是一项极具挑战性的工作，既要求综合性的专业知识，又要求全方位的职业技能。高校院系行政秘书必须明确角色定位和工作职责，强化职业素养，改善工作方法，进步自身素质和才能，促进展政秘书队伍走向现代化、职业化，为高校教育事业奉献力量。参考文献：1刘爱敏.论高校院系行政秘书的素质要求j.湖南科技学院学报，2022，10.2单国雷.做好新时期高校院系行政秘书工作的几点考虑j.安徽农学通报，2022，16.3余明江.高校行政秘书倦怠情绪探析j.四川民族学院学报，2022，10.
