《驻外办事处日常行政管理及工作制度（4篇）》由会员分享，可在线阅读，更多相关《驻外办事处日常行政管理及工作制度（4篇）（18页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、驻外办事处日常行政管理及工作制度为适应公司的发展需要，加强办事处的运营管理，整合公司有效资源，使办事处的工作规范化、制度化，特制定本制度，凡驻外办事处、驻外人员的管理，均应遵守本制度。1、考勤管理。驻外办事处由于远离企业本部，其日常活动游离于公司视线之外，因此，作为管理体系中的考勤管理尤其重要，它是驻外机构各项工作顺利、有序开展的保障。驻外办事处的考勤一般以企业的相关考勤制度为基准，行政办公人员遵循朝九晚五的考勤模式，营销人员或外务人员按照月度工作计划表进行考勤。上班时间开始后_分钟内到岗为迟到，上班时间_分钟后到达或下班时间超过_分钟前离岗为旷工，并对迟到、早退或旷工按公司规定予以处罚。对于
2、请休假方面，请休假要填写请假单，履行正常请休假流程，对于无故超假、或不及时销假，不以程序操作者，予以旷工或罚款处理，以维护制度的权威性。2、资料管理。驻外办事处在设立后，会收到企业本部发来的各种各样的文件和资料，对于这些资料，作为驻外机构的负责人，要安排行政人员定期进行检查和整理，确保公司资料、文件的完整与有序性，保证资料查询的快捷、方便、及时和准确，并对文件资料进行分类管理，如月度计划、月度报告、相关报表、往来传真件、总部资料、日常报表、审批报表等，便于领导的_，如发现管理不善者，将要求立即改正。驻外机构资料要制定查阅流程，并不得给无关人员查看，特别是有关企业战略、新品研发、薪酬体系、客户档
3、案状况等资料，要做安全保存，有的电脑要设置屏保_和开_码，_资料要设打开权限_，违反规定者，要根据情节轻重，给以警告或相应经济处罚。此外，驻外机构工作人员，除非工作需要，在工作时间内不得浏览与工作无关的网站，若违反规定，要给根据公司制度给予相应的罚款处理。3、财产管理。驻外办事处由于工作需要，须购置各种办公及生活设备甚至自行采购一些商务礼品，这些物品都属于企业财产，因此，任何员工都要爱护和珍惜，不得随意破坏，驻外办事处设立后，所有财产都要填写财产清册登记表，并传真回公司存档。各驻外办事处负责人为财产责任人，富有对财产的保管和监护权，对于损坏财产的行为，要追究财产负责人的责任，财产负责人也可以相
4、应追究下属当事人的经济赔偿责任。对于驻外机构财产的后期维护费用，纳入营销管理费用。如驻外机构负责人工作调动，可以将财产责任转移给下任或授权人，公司对原财产负责人进行财产离任审计，并要求移交双方列明财产清单及使用状况并签字确认。虚报财产、虚报物品、促销品、办公用品价值者，经查处，要处以虚报数额数倍以上罚款，严重者予以免职。4、办公管理。驻外办事处日常行政管理及工作制度（二）随着公司业务的日益发展，外地办事处亦之健立，为了加强财务管理，特制定如下规定：1、由总经理指定办事处的经理为“备用金”借款人、借款人对“备用金”的安全负责，如有短缺借款人如实赔偿。2、“备用金”暂定为_元，由借款人按程序办理借
5、款手续。如业务急需，临时要加大借款，借款人在不能回公司的情况下，借款单以电子书写方式，请示总经理批准后，财务按批准的金额由银行汇到其指定的账户。3、建立财务收支两条线，外地办事处的“营业收入”，统一进入公司提供的账户。如需要办理现金收款时，由总经理指定专人办理。4、发生营业费用时，经办人要索取合格的原始_，并签注事由，有实物的验收人要清点相符并签字确认，费用报销执行公司财务报销制度。5、办事处经理对招待费的支出，月控制额在_元以内，凭实际_报销。如当月有特殊情况需要增加的，以电子表形式请示总经理批准。6、手机通讯费月报销标准。办事处经理_元，销售工程师_元，办公室的固定电话按“传真话单”、宽带
6、费、房租水电费凭_如实报销。7、办事处驻勤餐费补助执行每人_元/天的标准，不享受公司员工中餐补贴。8、因公办事，一律乘公交车，如急需时可乘的士，单程不得超过_元，并备注地点及事项。需要到办事处外出差的，填写电子出差申请单，请示总经理批准，报销执行公司差旅费用补贴标准及出差制度。9、如需购买办公用品等，由办事处经理以电子表报公司行政部批准后当地购买。10、当月的费用要及时报销，如不能回公司的，可将粘贴好报销凭证快递到公司财务，财务按实际报销额汇款到指定的账户，如不及时报销者，不得申请追加“备用金”。11、办事处经理登记本处的“备用金”现金日记账本，每月一号将公司驻外办事处营销费用月报表上报公司财
7、务。驻外办事处日常行政管理及工作制度（三）公司驻外办事处管理制度第一条总则公司驻外办事处是随着公司业务的发展，客户的需要而设立，是公司销售窗口的延伸。为不断加强办事处业务队伍建设，完善现代营销手段，建立有效的竞争激励机制，整合公司内外可用的资源，实现公司、个人的效益最大化，优胜劣汰、奖优罚劣，充分调动办事处的积极性和创造性，特制定本办法。第二条第二条办事处_结构和人事管理1.各办事处实行主管负责制，并在满足公司全面销售管理工作的前提下，负责办事处的一切事宜。2.办事处工种及人员的设置，初期按上述标准，后续以办事处实际情况可予以增减（审批权在公司销售部总经理或公司总经理）。3.办事处人员的招聘。
8、办事处主管和库管由公司总部负责委派或聘任，其他人员由销售总经理和办事处主管根据实际情况在公司或办事处所在地招聘。办事处人员不管在何处招聘，都必须按公司人事管理流程办理好入职手续，并将入职手续交公司行政部存档。招聘方式可参照公司员工招聘和离职管理办法的相关条款。4.办事处人员离、退职（含自动离职和被公司辞退）：1）满足公司员工招聘和离职管理办法离退职部分的相关条款；2）办事处主管、业务人员、库管、司机或其他特殊工种人员的离职时间同管理人员，搬运工的离职时间同一般员工；3）满足本规定的其他离职要素。第三条第三条办事处人员岗位职责1.办事处主管：1）负责办事处的日常工作；2）负责办事处所有人员的管理
9、和考勤；3）负责办事处的收款工作；4）协助并督导办事处的业务销售和仓库管理工作；5）负责办事处与公司之间的产品调拨和下单工作；6）负责办事处的报销审核和把关工作；7）负责办事处与公司各部门及客户的联系沟通工作；8）负责办事处车辆的管理工作；9）负责办事处财产和安全的管理及督察工作；10）11）12）2.库管：1）负责办事处仓库所有产品的入出库工作，产品出库要符合先进先出的原则；2）负责办事处仓库成品的堆码、管理和整理工作，成品堆放要横平竖直，便于人员及车辆的进出；3）负责办事处仓库帐的建立和登录，数据要真实可靠，要及时入账；4）负责办事处仓库的安全和卫生工作，及时消除安全隐患；5）做好办事处仓
10、库的盘点和“安全库存”工作；6）负责编制仓库月报表，并与公司财务部门及时核对；负责办事处制度的拟定和执行，公司管理制度的传达；负责公司报表、报告的编写填制，并及时上报公司各相关部门；负责与办事处相关的其他工作或公司交代的临时工作7）做好仓库内良品和不良品的分类工作，不良品在条件合适的前提下，要及时返回公司；8）及时完成办事处主管或公司其他部门交代的其他工作。3.业务员：1）服从办事处主管和公司领导的工作安排；2）负责所辖区域内的市场开拓工作；3）通过相关的市场调查（通过网络、走访客户等），熟悉并掌握所辖区域的资源状况，了解各产品在当地的市场份额及主要竞争对手等，确定在当地的市场开发目标。4）挖
11、掘客户信息，进行有效过滤；与客户沟通，建立关系；对有意向客户进行跟踪，以便完成营销任务；5）在合同（或订单）执行过程中认真跟进，同办事处或公司相关人员进行有效的信息沟通，随时了解合同（或订单）完成的进度及效果，以求为客户提供优质服务；6）负责催收所属客户货款，及时查询是否到账，以保证公司在规定的时间内足额收款；7）执行公司规定的销售政策，并根据市场反馈，提出合理改进意见。8）收集区域市场信息，掌握区域市场动态、特点和趋势，并将所收集到的有用信息反馈给相关部门以便作为决策参考资料。9）不断学习行业知识，不断提高业务素质，以便完成各项任务指标，扩大公司市场影响，增强国内市场竞争能力，提高企业的知名
12、度。10）11）遵守业务规范及公司其他规章制度，努力完成公司下达的销售指标；及时完成办事处主管或公司其他部门交代的其他工作。4.搬运工：1）服从办事处主管和库管的管理和工作安排，工作时间必须呆在工作岗位；2）搬运货物上下车时要轻拿轻放，严禁损坏货物；3）协助库管做好库存产品的堆放工作；中午不得饮酒，时刻注意搬运货物时的人身安全，严禁胡干蛮干；4）按当天出货情况多少配合加班送货；5）办事处主管可根据需要安排调整其工作，不得以各种理由拒绝；6）及时完成办事处主管或库管交代的其他工作。7）司机：8）服从办事处主管的管理和工作安排，工作时间必须呆在工作岗位；9）办事处车辆的安全（油、水、电）、保养与维
13、护工作；10）11）12）13）做好办事处货物的运输工作，办事处主管可根据情况对车辆进行调配；做好办事处车辆的清洁卫生工作；根据业务量合理安排行驶路线；工作期间严禁饮酒，驾车时要小心谨慎，注意安全，严禁开意气车、赌气车；14）15）16）协助搬运工完成上下货物较高或长尺寸的，并注意人身安全；按当天出货情况多少配合加班送货；及时完成办事处主管或公司其他部门交代的相关工作。5.其他工种。待工种确定后，再予以明确和规范。第四条第四条办事处人员薪资及作息时间（特殊情况另行呈报公司核准）（一）办事处人员薪资（含各种福利）：1.办事处主管：_元月2.业务员：_元月3.库管：_元月4.司机：_元月5.搬运工
14、：_元月6.其他工种：面谈确定后报公司核准7.试用期基本工资按本条对应之基本工资的_%-_%核算试用期时间为_个月（时间长短由办事处主管综合评估后报公司核准）（二）二、办事处人员正常作息时间：1.办事处业务员每周上班_天，办事处其他人员每月上班_天。2.办事处所有人员的休息前提条件是不影响办事处工作的正常开展，不影响客户的的交货和配合。办事处主管要做好办事处人员休息的合理安排和管控。第五条第五条办事处销售管理1.营销计划：业务人员根据办事处下达的个人年销售指标制定月或周销售计划计划，经办事处主管审核同意后实施；该计划包括销售指标分解，及开拓市场、增加销售量的设想和措施；2.营销过程：1）业务人
15、员根据业务开展情况真实完整的填写“工作日报表”和“客户档案表”，次月_号前针对上月业务开展情况进行书面工作总结；办事处主管每月汇总“客户档案表”，在次月_日前提交公司销售部总经理。2）各业务员开发的客户须及时向办事处主管备案，如同一区域内市场出现“碰车”现象，由办事处主管以“先入为主”原则予以协调。若出现跨区域的“碰车”现象，由公司销售部以“先入为主”原则予以协调。3）销售时，原则上要经过办事处主管对合同评审后签订经济合同，合同签订后办事处要对合同归档备查；对信誉较好的老客户经办事处主管同意后，可由用户负责人签字的采购单为订货依据；合同额五万元以上的原则上要有预付款。4）销售价格低于公司报价底线的经济合同或销售行为必须要通过公司销售部总经理同意后决定。5）业务人员负责合同履约，并按约定回收合同款项（包括质保金）；因业务人员个人原因不能收回货款、形成呆坏帐造成公司损失的，由业务人员付连带赔偿责任。3.销售价格：1）业务人员必须按照公司销售部确定的产品销售指导价向客户报价（销售指导价由公司销售部门制定，当产品成本增减幅度在_%以上，指导价将予以变动）。2）业务员对外报价前应先弄清客户的货款结算方式、月销售量、竞争程度、是否开票、是否送货到厂及与办事处仓库路途远近等要素，
