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1、校对软件应用心得在第二轮续修地方志以及近几年编辑年鉴资料的过程中，我办比较多的使用黑马、编辑助手 等中文校对软件，收到了缩短编纂时间、提高志书、年鉴文稿质量的双重效果，既提高了工作效率，又 减轻了工作负担。是值得继续深入研究与坚持的好做法。2006 年初，我县（区）第二轮修志工作进入关键的最后总纂阶段。160 万字的初稿已经形成，认真 修改、送审、复审、直至定稿出书，还有大量工作要做。而预计2007 年底完成编纂任务的要求，时间又 很紧迫。为了保质保量地按时完成任务，我们决定购买黑马软件，辅助进行志稿的修改工作。所以 做出这样的选择，是因为我办在前几年续修县志收集、整理资料过程中，全体编纂人员
2、都学会用计算机 打字、编辑稿件，从而大大提高了工作效率，使我办续志工作进度由落后转为先进，尝到了应用计算机 的甜头。与此同时，我办聘用的一名编辑，会一些编程技术，他搜集大量容易用错的词输入数据库，专 门编了一个校对程序。把各篇章志稿粘贴到里面，由这个程序校对一遍，生成“勘误表”，再逐一进行手 工确认修改。修改过程中发现机器没有查出来的新差错，及时追加到差错数据库里，以后机器也可以校 对出这些差错了。由于这个校对程序是自己编制的，所以根据需要随时增加新的功能，满足工作需要。 以后逐渐把条目筛查、姓名筛查、人名地名排序、索引生成、字典词典等功能追加进去，性能更加完善 了。这个程序与黑马各有所长，又
3、有互补性，我们总是用两个软件分别校对同一篇文稿，常常是各 有所获，这样把差错控制在最低的限度内。我们给这个校对程序命名为编辑助手。在志稿修改过程中 黑马、编辑助手成了我们离不开的好助手。人（地）名库与人（地）名索引 人名索引是志书、年鉴等资料性书籍必备的内容，而编辑人名索 引，在手工操作情况下，是比较费时费力的。有软件的协助，这一工作轻松多了。首先是把文稿中的所 有人名输入人名库。输入分三种情况，一是人名比较集中的篇章，可以直接复制其中的若干人名粘贴到 人名库中；二是使用编辑助手中“人名筛查”功能，逐篇文稿筛查一遍，人名就进入人名库了；三 是那些分散的含有冷僻字的人名，在用编辑助手校对文档时，
4、选用“自助”方式，这些人名就会出 现在“待整理词”列表中，手工确认待整理词表中的人名、地名，点按相应的按钮即加入人名、地名库 了。人名库输入完成，其实人名索引也就完成了，以下的工作是以分秒计算的，只需要手工选择“按拼 音排序”、“按笔画排序”即可生成人名索引表。人（地）名库还有个作用，就是输入的人名、地名按标准词对待，再出现相似的人名、地名，会报 告疑似差错。例如：“张文斌”、“腰堡乡”输入人名、地名库，以后校对文稿时遇到“张文彬、”“张文宾” 都会提示是否应为“张文斌”；遇到“腰卜乡”就会提示是否应为“腰堡乡”。同一个人，在不同部门提 供的资料中有不同的写法。如闫志学、阎智学，李小峰、李晓峰
5、，郑微微、郑薇薇等等。到底是同一个 人，还是几个人，需要核对。地名也存在类似情况，比如张家窝棚、张家窝铺等。软件中“查找相近人 （地）名”功能可以快速把这些相似人名、地名筛选出来，分别不同情况，与原始资料核对、到所在单 位核对、甚至找到本人核对。这样在志书稿近7 千个人名中，合并统一、改正用错的人名2 百多个、地 名几十个，保证了人名、地名的唯一性和正确无误，为后人用志减少了许多麻烦。在以后编纂年鉴过程 中，同样改正了许多用错的人名、地名。某处发现差错，全文多处修改 用计算机协助改稿，比过去手工改稿方便多了，也省时多了。过去手 工改稿，抄过来抄过去、贴贴剪剪、勾勾画画，在这过程中还会产生新的差
6、错。现在用计算机，复制粘 贴非常轻松。特别是遇到批量修改的内容，软件更是帮了大忙。我们把整个县志稿编辑成几十个 WORD 文档，当需要把各篇目中的“七区十二县”都换成“7 区 12 县”时，先用编辑助手查一下哪几篇文 档中有该词句，再打开各WORD文档用替换功能就很快就完成了。又如：发现某篇目中“五一”没有加 引号、使用了“今年”、“去年”、“目前”字样等差错，用编辑助手很快锁定哪些篇目中有这些词， 进而有的放矢地对各相关篇目进行修改。有些差错本是手工校对出来的，比如应该用“法定代表人”的 地方使用了“法人代表”，对于这类差错软件还不能校对。但是可以用软件快速显示出各个文档中含“法 人代表”的
7、句子，手工判断哪里需要修改，加快了手工校对的速度。两个校对软件互补 在使用软件校对的过程中，我们发现两个软件校对结果并不完全一致，存在少量 的差异。经对这些差异之处进行认真核对，发现两个软件都有各自的长处，又都有误报或漏报。例如黑 马对国家领导人姓名、职务、排序，对政治性错误特别敏感，编辑助手次之。编辑助手对该用 “地”的地方用了“的”之类问题并不敏感，而黑马则几乎无遗漏地报告出来（标红）。编辑助手 校对时有“自助”选项，可以随时方便的追加新词、人名、地名，不断提高差错检出率。还有索引生成、 人名筛查、条目筛查等功能，这些又是黑马不具备的。又如校对志稿中一段碑文：“大清咸丰九年三 月毂旦”，手
8、工校对几次没有发现什么问题，用黑马校对时，只是标了粉色，并没有给出具体修改建 议；用编辑助手校对，他与数据库内标准词“穀旦”（良辰的意思）对比，字形接近、字不相同，报告 疑似差错。又经手工核对，更正了这处差错。有些字形非常接近的字：侯候、己已、未末、历厉、喧暄， 出现混用的时候，手工校对很难发现。又如有些词专业性比较强：硅整流二级管、硅整流二极管、聚氨 脂、聚氨酯、聚乙稀、聚乙烯，手工校对受编辑人员专业面的限制、注意力的影响，也很难全部发现纠 正。用两个软件校对则一个不漏地显示出来，保证了书稿的校对质量。顺便提一下，在两个软件出现差异时，我们除了查找词典等工具书寻求标准答案外，在网上查找、 核
9、实相关资料，是非常有效的选择。许多生僻的专业词汇，在网上找专业网站、找权威部门文件，都能 得到确认或更正。此外网上还能搜索到许多难得的资料，核准了一些我们手工掌握的资料。如在编辑人 物篇时，先是靠各单位提供相关资料，但是有些人离开呼兰时间较长，本地又没有亲属，相关资料找 不到。于是就开始在网上搜，在“百度”或“Google”的搜索栏里输入“呼兰人”、“呼兰出生”等字样， 一点搜索按钮，就会搜出许多相关内容，再根据其提供的信箱、电话等联系方式进一步联系到本人，这 样我们找到许多原来不掌握的人员信息，还有一些珍贵的历史照片。也有些资料通过上网，得到核准。 比如在“大事记”中记录一段关于吉林汪清深层
10、地震波及呼兰的记述，时间是2002年6 月29 日凌晨1 点零 9 分。后来在网上搜关于“吉林汪清地震”的信息，经过与权威网页的核对，这次地震的准确时间 是 1 点 19 分，避免了出现差错。条目名筛查与条目名修改 编制条目索引，需要先把各个条目名称集中起来。用软件完成这个任务 是很轻松的，点一下“筛查条目”按钮马上即可完成。由于所有条目名都加了方头括号“【】”，索引筛查 起来比筛查人名简单得多，不用手工干预，一次完成且没有误查、没有遗漏。在编制年鉴条目索引的实 践中，我们还曾有意外的收获。当所有条目名筛查完成后，发现有许多相同名称的条目，如“【表彰奖励】” 出现2次、 “【强化监督】” 出现
11、4次、 “【招商引资】”出现9次等等，手工审阅时，这些条目分散在各个 篇章，并没有引起注意。出现这种情况，说明条目名的拟定还不科学，不利于资料检索的需要。之后调 整修改了相关条目，增加了限制词，使条目名更具体了。如：【开发区招商引资】【工商联招商引资】、 【发改局招商引资】等。标点符号校对，重复段落检查 两款校对软件都能对部分标点符号的用法进行校对，如：一个句子中 的逗号过多（可以自行设置最低报告数），在文字中使用了半角标点符号，前后对应的标点符号“（）、 【】、”，漏掉其中一个、或一个用全角另一个用半角，两个标点符号连用，“，。 /。！/；，”等等， 都能给出相应的提示。编辑助手还能对文档中
12、出现重复段落的情况，给出提示。重复段落的长度，由 使用者自行设定。在用WORD文档编辑稿件时，常会根据需要将一段文字复制到另一处，难免造成大段 文字重复的问题。在提供资料单位报来的原始电子数据资料、纸质资料中也有这种情况出现。手工审阅， 由于重复段落并不相邻，也很难校对出来。我们在用编辑助手校对年鉴稿时，就轻松地发现更正了 多处重复段落的问题。双文比对适用方便 日常编辑工作常会遇到这种情况，一篇文稿经两人或多人分别校对修改后，形成 两个 WORD 文档，内容大致相同，个别处有改动。如何把两篇文档修改处综合统一起来，手工操作需要 以其中一个为基准，对照检查另一篇文档，有差异处进行修改，操作起来很
13、费精力。编辑助手软件有 双文比对功能，两篇文稿粘贴进去，逐一显示有差异之处，速度快，无遗漏。据网上介绍，新版黑马 软件也有双文比对功能。中文校对软件的不足，手工校对与软件校对合理分工 目前中文校对软件尚处于开发、成熟阶段，还 有好多功能需要完善，不能完全替代手工校对。软件校对，对差错词、多字词、缺字词、异形词、错字 （含应用简体而使用了繁体）等差错基本都能校对出来。而对文稿中的知识性错误、逻辑性错误、语法 错误等，还很难校对出来。所以在文稿校对时，不能完全依赖机器校对，要有一个合理的“人机分工”， 软件校对节省下来的时间、精力，要放在那些软件暂时还无法实现的方面，这样人机紧密配合，才能实 现既速度快又质量高的校对效果。（黑马网址 、编辑助手网址
