公司档案制度实施细则

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1、公司档案管理制度实施细则公司档案管理制度管理细则为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实 现档案管理工作的的制度化、规菊化、科学化，使档案管理更有效 的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展.根据相关法律 法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则.一、总则（-）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和是完整 地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历 史及现状的重要依据。（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组咸部分，是维护 公司佥法权益的重要工作.公司档案管理工作坚持集中统一的原则， 由公司综合管理部统一负责，统一管理。（三）公司档案具体工作由综合

2、管理部进行日常管理，其他各部 门在工作和业务经菅活动中形威的基建、科研、文书、音像、人 事、会计、实物竽档案均须由公司综合管理部管理，各部门不得分 散保存.二、档案管理人员配置及其职责公司综合管理部指定并配备档案管理人员，其基本职责如 下：1、组织实施党和国家关于档案工作的有关方针、政策、法规 和档案管理制订的有关规定、办法、细则.2、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。3、在统一领导、统一管理的原则下，根据管理要求对档案肘料 的进行积累、收集、立卷、归档工作.4、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利 用.5、认真执行本公司档案工作的规章制度，主动向公司分管档案 领

3、导反映档案工作情况,积极配合其开展工作并接熒公司领导的监 督、指导和检查。6、负责做好公司档案材料的收集整理工作并在本月底内，公司 其它各部门档案资料全部移交至综合管理部关水林处，确保本公司 档案的完整、真实和安全.7、办理公司领导交办的其他有关档案业务工作.三、档案归档范圏及档案接收与整理（一）公司档案归档范围主要有以下几个方面：L公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管 理决策等；2、公司内部及与其他单位往来发文；3、办公用品管理、采购、出车及维修记录孝；日常管理方面的 员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维 修登记、材料收发，公司会议记录、重要谈话、各种总

4、结、报告、请 示批复，员工民主生活会方面的记录等；4、人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。5、公司企划方面的宣传方案、形象最示、广告宣传、营销方案 等；媒体佥作通路的正常询价报价、佥作协议佥同；年度季度月度 或重大节假日的宣传费用预算、决算等；市场调研方案、搜集的客户 资料等6、仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容7、客户考核评分、客户档案卡、客户投诉记录、客户增值服 务记录、客户回访记录、客户意见调查记录8、财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面 的固定资产核算、费用申请锋9、日常经营中的各种合同、司法文书，档案方面的管理指导、 档

5、案保管、核算、借阅、销毁等内容。10、营销促销活动方案及客户资料、市场调研资料、与客户签 订的协议等。以上各部门归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件，各部 门将材料归档整理好后全部移交到综合管理部档案室。（二）归档文件的等级划分及保管期限需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：文件等级文件类型保管期限一级秘密文件公司各项规章制度、筒介、执照、资质证 书、荣誉、经营计划、管理决策，公司内部 及与其他单位往来发文，人事方面的各种 文件，财务报表、账册、资产核算，合同 及司法文书等永久二级重要文件会议记录、重要谈话、各种总结、报吿、 请示批复、企划方面的宣传方案、形象展 示、涉及工程项目

6、的文件等5年以上三圾普通文件员工考勤，前台的外出登记、钥匙登 记、来客记录、电话记录、维修登记、材 料收发、设计师排单,仓库管理方面的材料 进出登记、核算、保管，档案方面的管理指 导、档案保管、核算、借阅、销毀，后勤方 面的费用申请、办公用品管理、采购、出 车及维修记录等3年（三）档案编号方法1、以一个立档单位所形咸的全部档案为对象，依据公司部门及 业务划分，结合档案的内容和档案裁体的形式制定编号方法，便于 科学管理和开发利用。2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名，具体为：综合管理部：ZH ,生产部：SC,技术部：JS,质量部：ZL 市场夢销邮:SHC,采购部：CG,财务部:CW,物资

7、物流部：WZ。V 3、公司工程项目档案编号为:CQLY-日期4、非工程项目档案命名由于公文编号受长度，美观等各方面 的制约，鉴于公司正逐步组羨发展，现内部岗位编制并不复杂且部 11管理统一，对内制度/规范性文件的页眉文字为靠左公司V I规 范标识图形，靠右为公务编码，一般制度/规范性文件均需要编号.无 论对内对外文件，页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使 用宋体小五号字.不加粗，带格式线。以财务部为例：编制方法：20 1 406。CWOlo XXX （20 1 4年6月份财务报其中2014 06为日期，CW为财务部编号，01为财务部制定的代 表财务报表的内容（0 2为财务凭证等等类推

8、），XXX为其他编号。（四）归档方法及要求1、归档文件材料必须芫整，层次分明，符合其形威规律，能 够准确反映公司生产经营各项活动的真实内容和历史进程.2、涉及项目工程的，应将档案材料归入同一案卷中；不涉及项目 工程的，先将文件射料按其形成或针对的年度分开，一般文件归入 文件形咸的年度（跨年度的规划计划，可归入文件内容针对的第一个 年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度； 统计报表、预决算归入针对年度）.3、按要求填写卷内目录、备考表零表格，拟写案卷标題要求结 构完整，一般应准确概括卷内文件肘料主要责任者、内容、名称。案 卷封面要用黑色签字笔或者黑営钢笔书写。4、对破损的文件材

9、料在装订的同时应逬行加边、修补、或裱 糊，对较大的纸张应折叠，并拆除文件材料上的金属物。案卷装订要 整齐。四、归档流程（一）归档时问。各部门归档材料应根据材料性质不同进行整 理。凡材料每月整理的，应在下月3号之前首先整理归档;凡材料按 季度或年度整理的，应在下一季度或下一年度一周内首先进行归档。 归档应包括材料原件、复匸卩件及扫描电子件。涉及工程项目的归档材料，应在工程全部竣工后一周内进行首 先归档，各部门首先归档后应将同一项目的归档材料交客服部统一 移交档案部，归档应包括材料原件、复印件及扫描电子件。（二）档案移交。各部门不涉及工程项目的归档肘料往部门首 先归档后一周内经部门主管签字后移交档

10、案室；涉及工程项目的，各 部门首先归档后，由部门主管签字并统一交档案室.根据公司目前的经营状况及要求，财务档案由财务部按照本实 赧细则自行妥善保管.暂时不移交档案室。五、档案保管与统计（一）公司设置专用档案库房，库房应坚固，具有防盗、防火、防 水、防虫、防鼠、防潮、防尘、放高温等设诫。定期检查档案保管 状况，对破损或变质的档案应及时修补、复制或其他技术处理.（二）档案库房温度应保持在14&C-24&C,相对湿度应保持在 4 5%60%.档案库房内严禁吸烟及存祓易燃易爆或易霉变物质， 库房管理人员调动工作时，对保存的档案资料要详细清点，履行交 接手续。（三）建立档案统计制度，对档案的收进、移出、

11、保管、利用等 情况进行统计。及时、准确填写各种档案工作情况统计年报.六、档案借阅利用（）档案部根据工作需要，编制必要的档案目录、索引等检索 工具,编辑档案文件汇编各种參考资料，积极主动开展档案利用工 作.（二）建立档案借阅及保密制度,根据档案的重要程度确定不同 的利用范围，规定不同的审批手续。h借阅资料为普通文件的，借阅时间不超过一周，如過节假 日，须在节假日前归还。借阅普通文件的，需填写调档单，经本部 门经理及档案主管人员签字审批后方可借阅.2、借阅资料为重要文件的，借阅时间不超过三个工作日，如遇 节假日，须在节假日前归还。借阅重要文件的，需填写调档单，经本 部门主管及行政与人资总监签字审批

12、后方可借阅。3、借阅资料为秘密文件的，借阅时间不得超过一个工作日，原 则上不得带出档案室借阅秣密文件的，需填写调档单，经本部门经 理、公司分管副总经理及总经理签字审批后方可借阅。（三）借阅档案人员必须爱护档案，保持整洁，要保护档案的 安全。不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈 点、画线、涂改，未经批准不得复印档案。（四）调阅重要及联密档案只可在档案部门调阅复印件或者扫 描件。借阅人员必须严格保密，不得泄漏资料内容，不得遗失借阅 后需按时归还，如需延长借阅的，必须通知档案管理人员，并另行 办理借阅手续.七、档案鉴定、移交、销毁（）根据不同档案材料的分级及保管期限，结合实际情况，档

13、案部统计档案库内各档案的情况表。（二）定期对于已到期的档案进行鉴定，鉴定工作在公司行政分 管领导的统一领导和主持下，由档案部门和与所鉴定档案相关的业 务部门组威鉴定小组，具体负责档案的鉴定工作。（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案，应登记造册， 经公司主管领导批准后销毁。档案销毀时，必须有两人在场负责销 毁，并在销毁清单上签字。销毁清册由公司档案室永久保存。八、档案保密（一）档案部管理人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下 进行整理装订涉密档案，妥善保管尚未整理的档案材料，不准随意 堆放，以免造成丢失、损坏和泄密.（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容；不准通过电话、电 子邮件、普通邮件

14、等形式传递涉密档案信息和档案材料；不准症不 利于保密的场合谈论涉密档案内容。（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案，不准擅自带人进入档案库房。（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案不得做他 用。（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导，当事者要 及时出具书面报告。对违反保密规定、造成泄密和被盗密者，应按 其性质及情节给予严肃处理。九、公司员工奖惩及法律责任有下列行为之一的，根据情节轻重，公司将给予处分或1 0- 100元不等的处罚，严重者将追究法律责任：（一）未按照本实施细则规定进行文件编号、装订、填写卷肉 备考表、卷内目录等所需材料的；（二）未按照规定时间移交档案或者不积

15、极配合各部门兼职档 案员的工作的；（三）未履行规定借阅程序擅自带走档案的；（四）借阅档案未登记或超出借阅时间未归还又没有履行延期 借阅手续的；（五）损坏、遗失或擅自销毁应当保存的文件材料和档案；（六）对档案进行涂改、伪造的；（七）对公司档案占为己有、在职位变更或离职时不及时移交 档案材料，造成工作延误或经济损失的；（A）擅自出卖、倒卖档案，给公司造成损失的；（九）对各部门档案工作监督指导不到位，严重影响工作秩序 的;（十）对各部门反馈的问題或建议未及时解决或处理，严重影 响工作秩序的。对于各部门积极配合档案室工作的，由档案部门按月度或季度评 选出最佳部门及人员，经层报执行总经理给予物质奖励，具体奖励 办法参考公司相关管理规定.十、附则（一）本实施细则经征求各部门意见，由公司总经理或执行总经 理签署批准后立即执行。（二）本实施细则解释权归公司所有。10 /18弟#页共18页公司档案管理制度实施细则卷内目录序号编号责任人文件名称日期页数备注