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1、 *有限公司程 序 文 件信息交流控制程序文件编号 Q/YS-QP09-2016版 本 号 A/0受 控 号 生效日期 2016-05-01文 件 修 改 记 录NO修改内容修订人修订时间修改后版本/次1依据ISO9001：2015标准建立*2016.05.01A/023*有限公司文件编号QP09程序文件信息交流控制程序版本A/0页码1/41、 目的1.1 保证公司在质量管理体系中的各项制度、措施、目标、指标符合相关的法规、政策，让公司全体员工及时了解，达成共识。1.2 让社会各界知道公司在环境保护工作上所作的努力。1.3 交流环境管理新技术、新方法，为改善环境管理提供信息。1.4 收集内外相
2、关方的意见及建议，并及时反馈以求环境管理体系的完善。2 适用范围 适用于公司及全体员工对内、对外的质量管理信息交流活动。3 职责3.1 管理部负责质量和日常管理信息交流的管理。3.2 销售部负责与顾客有关信息及顾客反馈信息的归口管理。3.3 采购部负责与外部供方和外包方相关质量、环境信息的交流和沟通。3.4员工代表负责收集员工关于工作环境管理方面的问题，并及时将信息传递至管理部或公司高层管理者。必要时，可代表员工与公司高层进行协商。3.5 其它相关部门、车间对信息的收集、分析、上传下达、内外沟通、改进、绩效评价。4 工作程序4.1 信息的识别4.1.1内部信息是指由公司内部各部门产生的质量信息
3、；（1） 公司管理体系的方针、目标，管理体系运行情况；（2） 有关质量、过程法律、法规及其他要求的获取和更新；（3） 体系审核、客户验厂、管理评审、外部审核、事故和事件、不符合、纠正与预防措施；（4） 公司人员培训情况和员工身体监护情况；（5） 各管理层之间、各部门之间和各岗位之间的日常有关质量、过程环境方面的联络、常规报表及其他信息通报；*有限公司文件编号QP09程序文件信息交流控制程序版本A/0页码2/4（6）紧急情况信息；（7）组织机构变化情况；（8）新产品、新项目和服务等； 4.1.2外部信息是指供方、顾客、消费者等处与产品质量相关的信息； （1）质量、过程环境管理有关的法律法规、条例
4、、规范和标准等信息； （2）质监局、商检、环保局等上级或地方主管部门发出的规定、要求、指示等信息； （3）外部的检查、参观、访问等； （4）市场信息和顾客反馈的等相关方信息； （5）外部供方的信息交流及向外部供方施加影响； （6）同行业技术信息和专业会议信息，竞争对手的产品信息和技术信息； （7）公司质量方针的对外宣传。4.2 信息交流的策划管理部组织各部门编制信息交流计划及实施方案，明确：a）信息交流的内容； b）何时进行信息交流； c）与谁进行信息交流； d）如何进行信息交流。4.3内部质量管理信息交流管理4.3.1 管理部通过会议、培训、内部刊物、网络、宣传栏等各种方式向公司员工宣传公司
5、的质量管理方针；4.3.2 各部门采用各种方式向公司员工传达相关的环境管理法律、法规、政策，环境管理新技术、新方法及公司在环境管理方面的绩效。4.3.3 公司员工对公司在质量管理方面的任何意见和建议，可直接向管理部或员工代表反馈，或通过总经理信箱等方式反馈，由管理部最终接收处理。*有限公司文件编号QP09程序文件信息交流控制程序版本A/0页码3/4 4.3.4 员工代表或管理部在收到信息反馈后，应及时处理并记录，必要时组织召开由管理者代表、管理部、员工代表参加的专题会进行讨论解决。4.4 外部质量管理信息交流管理4.4.1 外部质量管理信息的收集与处置。（1）管理部负责质监局、商检、环保局等政
6、府主管部门等外部相关方有关环境信息的收集，并对管理体系的合规性义务进行有效管控。（2）采购部负责外部供方、外包方等相关方信息的传递与收集（包括RoHS指令的要求），向外部供方施加环境影响。（3）技术部负责对同行业标准的更新、技术信息和专业会议信息的收集与传递。（4）生产部负责特种设备、特种人员相关信息的对外沟通与联络处理。（5）管理部负责对来厂进行设备安装、工程施工的相关方明确本公司的管理要求及施加相应的环境、安全影响。（5）销售部负责与顾客有关信息的反馈、传递与沟通处理。4.4.2 外部质量管理信息的传达（1） 管理部利用媒体、接待来访、外出会议等方式，在对外交流中宣传公司的环境管理保护方针
7、和绩效、以及环境管理体系运行情况。（2）销售部在与客户交往、产品广告中，宣传公司管理方针，以提高公司的形象。（3）采购部将公司的环境管理方针和公司对与供方相关的重要环境管理因素的管理方法传达给供方，取得供方的积极配合，对发现有环境管理因素不符合公司要求的，向供方提出改进要求。（4） 管理部将公司的管理方针和公司对与承包商相关的重要环境管理因素的管理方法传达给承包商，取得承包商的积极配合，对发现有环境管理因素不符合公司要求的，向承包商提出改进要求。4.5 与外界交流中涉及到的管理体系文件发放按文件控制管理程序执行。4.6 外部质量管理信息传达应及时记录于“信息联络单”上。*有限公司文件编号QP09程序文件信息交流控制程序版本A/0页码4/44.7 管理部应对接收到的各类信息进行汇总、分析，利用数据分析结果对质量管理体系活动过程和产品质量进行评价，从中寻找改进的机会及对重要环境因素和重大风险的评估，确定从哪些方面、哪些环节加以改进，提出决策建议。4.8 管理部收集到相关质量管理信息后应填写“信息联络单”，与各相关部门交流。5 相关文件 5.1文件控制程序6 相关记录6.1信息联络单 QR-09-016.2信息交流计划及实施方案 QR-09-02
