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1、前台岗位职责因前台为公司形象窗口及第一联络窗口,应每天化淡妆,时刻注意自己的仪表、形象、工作服装。提早五分钟到岗,并做好上班准备,给他人留下美好的印象。(一)客户来电、来访接待,人员进出管理。1. 前台人员在工作期间对待员工或客人,要礼貌大方,热情周到,自始自终的使用规范的普通话。不得出现空岗情况,如有特殊事情需要处理长时间离开,需要安排有其他人员顶岗,一般顶岗不超过30分钟。2. 电话接听及留言处理,听到铃响,至少在第三声内接听;接听电话时使用普通话,接听电话后先问候,并自报公司名。标准语如下:您好,三银集团!(声音亲切柔和),对方讲述时仔细聆听并记录要点,迅速判断对方的需求。咨询业务-留下
2、对方的电话号码,由专业人员进行回复。推销产品-与公司关联的业务则转接相关部门相关人员。无关联业务,则直接礼貌回拒,告知对方我们没有这方面的需求,请联系其他公司吧。找人-问清对方的身份、名字、是否和相关部门和相关人员有预约,再转接至相关人员或部门。如为不明电话则快速结束电话。留言-记下留言人的名字及电话及要交代事宜到具体人或部门,如有重要事情第一时间电话通知到相关人员。其他-不得长时间通话占用前台电话,并保证电话畅通。3. 公司来访客户的日常接待流程:来客上门-热情询问是否预约引导至预约人或预约部门-倒水、沏茶。来访人面见董事长时,原则上应进行电话预约,可直接让董事长助理转告,根据重要情况作出时
3、间决定,并由董事长助理负责时间安排,在必要时间对董事长以及预约人给予提醒。来访人若见其它人原则上也应进行预约。应由前台人员进行联系,若能很快解决的,被找人应出来在前台接待解决。若时间较长,可通知前台由其进入,并在会议室洽淡。洽淡完后,由被找人送出大门。4. 对于需要在办公室进行加班人员进行登记,姓名、部门、加班开始、离开时间进行详尽的登记,并由当事人进行签字确认;(二)信件、报刊、快递包裹的收发1. 对前台桌面进行整理,要求报刊、信函、包裹物品摆放有序,保持桌面的整洁干净。2. 信件报刊收取、公司邮件、包裹收发、因工作需要所寄出的邮件由前台文员联系相关快递公司与之洽谈,员工包裹必须由本人或直接
4、委托人签收并签字确认。付费的由接收人本人负责签字确认后方能签收,送来的信件、快递、包裹、报刊要检查有无开封或破损,如有开封或破损,让邮递员签字及收件人确认证明3. 需要以公司名义寄出公函、快递时,每天下午五点钟以前将须投寄的公函、快递、包裹等交予前台,并填好信息,由前台做好审核后,联系快递公司统一发送,并保存好寄送凭证,于月底交予行政部以便核对费用并结算4. 前台收到信件、快递、包裹、报刊后应及时分发,不得积压,造成信件延误或遗失按有关规定追究当事人责任。(三)办公用品、用水、用电管理1. 水票由前台处保管,在水票将要使用完毕时及时对水票进行补购,随时保证公司纯净水至少两桶备用,保证公司饮水正
5、常供给。2. 每天中午12:0013:00时间段内关闭大厅照明灯源,下班离开时检查所有电脑、显示器、打印机、投影仪、饮水机、空调电源是否关闭,如有未关闭情况要警告到电脑使用人,禁止再一次发生类似情况;3. 新入职员工,在入职当天发放配套的办公用品,如在入职后一个月内辞职,必须将领取的办公用品全部退回4. 公司各部门领取办公用品须填写办公用品领取登记簿,注明办公用品品名、数量、领用日期,待填写完整无误后,方可领取;5. 为了降低资金占用,按照“用多少、领多少”的原则,办公室根据实际情况进行限量领取6. 办公设备初级维护:打印机、复印机及时加粉,要有备用墨盒与硒鼓,对于需要工程维修设备及时通知到工
6、程部,确保办公设备能正常运转。4.前台人员在办公用品不足时应及时到行政经理处报备领取(四)新人面试、入职手续办理1. 面试人员的接待,面试人员到达后让其填写面试简历表(检查是否完整填写)然后送至人事部,在面试人员等待的过程中可以倒杯热水。2. 新员工入职引导:熟悉公司规章制度,对新入职员工进行入职办理,引导其熟悉公司环境,并遵守公司规章制度。(五)前台卫生的管理1. 对茶水间、会议室等卫生检查,保持桌面整洁、茶具清洁、茶几、沙发、地面等的卫生,保持办公室内物件摆放整齐有序无尘。2. 前台区域卫生:前台为公司形象窗口,保证前台区域物品摆放有序,整洁干净明亮,由前台自行负责该区域。3. 公共区域及
7、其他区域进行排班值日,每天下班安排1人进行值班(表格形式,保证桌面、茶几、地面无尘无杂物并且整洁有序,各个部门的空调、门窗、灯光及电脑显示器等开关情况。(六)其他事项1.每月10日前将所有在职员工上月1日至30/31日考勤进行统计成规定表格上交至人事,保证统计的真实性、准确性。2.规范员工外出签到,外勤与填写地点、时间一致,对员工外出进行抽查,及时发现虚填信息,并进行劝导,屡犯者进行相应的处罚。3. 名片、工牌制作、通讯录更新,各部门名片由前台负责统一联系指定印务商家制作,收取名片时由前台核对内容并签字确认(新进员工需满7个工作日磨合期,对有名片制作需求人员进行统计,并由相关部门负责人签字确认。)4. 熟记各部门分机号,及时更新员工通讯录,并在通过7天磨合期以后及时为其开通公司集团短号。每月更新一次,更新后首先发放到人事行政部,其他部门依次发放到。5. 每天下班前,前台人员把当日未处理完的事情向值班人员交待。