简述岗位说明书的编写原则

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1、简述岗位说明书的编写原则简述岗位说明书的编写原则职务说明书编写要求 职务说明书 职务说明书( Job Desription)， 也称岗位说明书或工作说明书 什么是职务说明书 职务说明书是工 作分析人员根据某项职务工作的物质和环境特点， 对工作人员必须具 备的生理和心理需求进行的详细说明。 它是职务分析的结果， 是经职 务分析形成的书面文件。 目录 ? ? ? ? ? ? ? ? ?什1么是职务说明书 2 职务说明书的组成 3 职务说明书编制要点 4 职务说明书的内容 5 职务说明书的主要项目 6 职务说明书的作用 7 职务说明书的写作 8 职务说明书的编写要求 9 职务说明书 案例分析 : o

2、9.1 案例一 :理货员的职务说明书 o9.2 案例二：财务经理的职务说明书 ? 10 参考文献 职务说明书的组成 职务 说明书由职务描述与职务规范两部分组成， 这类似苏联劳动心理学家 编制出的职业图谱和心理图谱，职业图谱是描述职业的社会经济的、 制造技术的、卫生保健等特征； 心理图谱分析了职业对于人的心理要 求。职务说明书的精确与否将直接影响到职务分析的有效性。1、职务描述 职务描述是经过职务分析收集资料后产生的。 职务描 述是说明某一职务的职务性质、 责任权利关系、 主体资格条件等内容 的书面文件。2、职务规范 职务规范是任职者任用条件的具体说明， 二者结合起 来构成了针对某一职务的完整、

3、 全面、详细的职务说明。 编写职务说 明书就是编制职务描述和职务规范两个书面文件。 职务规范集中于对 任职人员的分析， 职务描述侧重于反映工作定向分析的结果， 职务描 述可用于设计业绩评价形式， 职务评价和建立报酬系统， 能确定需要 完成工作的教育和训练，为设计适当的招聘、选择、训练和开发计划 提供依据。 职位说明书根据用途不同有各种不同的标准， 通常使用的 是内部管理用途的职位说明书， 但是烽火猎聘公司根据招聘市场的特 点，提出了招聘用职位说明书的提法。 内部管理用途的职位说明书的 一般是下面的有机组成部分构成的：一、职位名称。例如，拿人力资源部门的经理来说，以下简称HRM。职位名称应该写为

4、经理。二、部门名称。 HRM 的部门名称应该写为人力资源部。三、任职人。要写上任职人的名字。并要有任职人签字的地方， 以示有效性。四、直接主管。 HRM 的直接主管应该写为分管副总经理。要提供 直接主管签字的地方，以示有效性。五、任职时间。任职时间也就是生效时间，一般也就是与劳动合 同的时间一致。六、任职条件。包括学历要求，工作经验要求，特殊技能等等。如HRM的特殊技能是指掌握现代人力资源管理运作模式，熟悉国内 人力资源管理政策法规及人才市场动态等等。七、下属人数。指的是部门内所管辖的人数。八、沟通关系。一般分为外部与内部两个层面。如 HRM 的内部 沟通有分管副总经理，部门经理与员工。外部沟

5、通有上级主管部门， 所在城市人事劳动部门，各主要媒体或招聘网站，各主要培训机构， 应聘人员或同行，相关行业协会。九、职位设置的目的。如 HRM 的职位目的为： 根据公司战略发展需求，设计运用人力资源管理模式和相关激励政策，激发员工潜力，开发人才，实现人力资源开发在行业内具有市 场领先者的目标。十、 行政权限。指的是在公司所拥有的财务权限和行政审批权限十一、 工作内容和职责。这是职位说明书重之又重的地方，所耗 费的笔墨也最多。 包括了职责范围与负责程度， 衡量标准等。 如 HRM 的职责包括这几方面：组织体系与制度； 培训；人事考核与绩效评估； 招聘；薪酬激励政 策；职位管理，部门管理与建设等等

6、。 十二、能力要求与个性倾向与特征等。属于个性化的东西，应该算 是职位的修正要求吧。 十三、职业生涯发展规划。包括职位关系与理论支持。职位关系又 分为直接晋升的职位，相关转换的职位，升迁至此的职位。理论支持 是指学习和培训所达到的相关要求。 职务说明书编制要点1、对职位的描述，不是任职者的现在工作2、不局限于现状，着眼于组织设定岗位需要3、针对对岗位而不是人4、归纳而非罗列 职位说明书一般用表单形式编制， 通常分七大部 分设计表单：1、基本信息： 职位名称，部门，直接上级，所属下级，职责分析日期，编写日 期等；2、职位目的：对职位概述；3、职责和权限： 分主要职责权限、相关职责权限和临时性工作

7、；4、工作关系：分内部关系和外部关系，包括联系部门、人员；5、任职资格： 包括教育水平、工作经验、技能和水平、个性和品质等；6、考核指标，权重，薪资等级，职位发展方向；7、工作环境。 职务说明书的内容 职务说明书不存在标准格式， 所以每个组织的职务说明和内容都不相同， 但是作为一般规律都应说 明所执行的工作、职务的目的和范围、员工为什么做工作、岗位职责 的主要内容1、本岗位承担的职责对应的必备工作内容，采用“三段论”的方 式来描述，即“依据按照，做（行动） ，达成结果”；2、根据“上级岗位”岗位说明书中的工作内容分解落实到本岗位 需要完成的具体工作项目和内容； 岗位说明书的编制内容3、工作项目

8、包括岗位关键业务工作职责和岗位基础工作职责； 关键 业务工作职责指为发挥本岗位职能必须承担的具体业务模块的工作 职责，岗位基础工作指各部门为完善本岗位的职能建设所承担的共性 工作4、注意与下级岗位工作内容的关联性，如 : 对“下级岗位”工作内容和职责的督促落实； 对“下级岗位”制定相应的量化考核标准并检查实施； 完成或组织所属岗位员工完成上级交办的临时工作等；（二）撰写岗位职责的要求（人人有事做、事事有人做） 岗位职 责要简洁、明了，让每个人，即使是没见过这种工作的人，也可以看 懂并知道做什么、如何做以及这样做的原因。为了实现这一要求，撰 写岗位职责时要求：1、尽可能避免含义模糊的表述，用一些

9、可以明确表达工作步骤的 词句。2、尽可能从数量上进行描述，注意岗位工作职责的排序，其最简 单的方法是按时间顺序， 或者按产品制作过程排列， 以便以一种逻辑 的、可以理解的方式表达工作。 第六条 工作权限 根据该岗位应负 的责任，所赋予的相应工作权限 第七条 关键考核指标 关键考核指 标主要是指本岗位工作达到何种标准可保证基本工作要求， 并以此为 基础，明确部门人员的业绩衡量指标。 它是对关键重点工作行为的反 映，而不是对所有工作活动的反映。1、考核指标 KPI 制定：（ 1） 能够涵盖本岗位应完成的工作任务和应达到的标准。（2）尽量用量化指标描述，要写清晰指标应达到的标准或范围 （动态考核 的

10、指标）；对一些无法衡量的工作行为， 写明要求达到的 程度。（3）要能够与上级岗位的考核指标相衔接。（4）要与“岗位职责”密切联系，但不必一一对应。（ 5） 关键绩效考核指标由上级主管确定。（ 6）填写时关键绩效考核指标在前。2、考核指标 KPI 应遵循的原则：（ 1） 少而精原则：KPI 总和应能反映被考核者 80%以上的工作成果；（2）结果导向原则：KPI 主要侧重于对被考核者工作成果的考核；（3）可衡量性原则：KPI 应具备可衡量性，应当有明确可行的考核方法和考核标准；（4）可控性原则：KPI 均应是被考核者可控制的或能够产生重大影响的 指标；（ 5） 一致性原则：KPI 与公司战略目标保

11、持一致， 其实现有助于公司的 战略目标实 现。 第八条任职资格 指对在本岗位就职人员应具备的基本条件 （最 低要求）。一、教育背景 指任职本岗位人员的学历、 专业及培训经历等进行 描述，专业性要求较强岗位一定要填写专业要求， 专业性不很强岗位 可以填写“不限”或“无要求”。二、工作经历 指能够正常履行本岗位工作职责所应具备的本行 业、本专业、本岗位工作经验或专业工作年限。三、知识与技能 知识与技能是指在本岗位就职员工所应具备的特 定技能、证书和其它知识，如外语、计算机以及文字能力、语言表达 能力、组织能力、沟通协调能力、公关能力、会计证、特殊工种从业 资格证（一般要注明应达到的等级和取得何种证

12、书）等。 指本岗位 上岗人员应具备和取得的相关专业技术、职业技能等级资格。四、基本素质 在撰写这个方面的内容时，需要考虑工作岗位的基 本要求。可从以下几个方面进行填写：1、需要掌握的政策法规。描述时可以分为： 了解、掌握、熟悉、精通 4个等级。如，对于人力资源管理人员 应该要求其熟悉涉及人力资源管理方面的法律与政策。2、需要掌握的工作规章，如，企业管理制度、技术操作规程、工 作流程等内容。3、个人品质。个人品质主要是指岗位对任职者身体素质、心智能 力的要求。其内容包括：一是能力的描写，如独立判断能力、决策能力、计划规划能力、 组织协调能力、人事管理能力、指导能力、控制能力、预算编制与决 算能力

13、等；二是个人心理特质的要求。如正直、纪律性、韧性、主动 性、自信、服务意识、人际理解、灵活性、诚实、责任感、保密意识 等；三是身体素质等其他素质要求。五、其他要求 指本岗位工作对任职员工的性别、年龄、身高等特 殊需求。1、性别 是指特殊岗位工作对拟上岗人员的性别要求。如只适用 男性工作就填写“男”； 如只适用女性工作就填写“女”； 如男性最 好，女性亦可，就填写“男女”；如女性最好，男性亦可就填写“男 <女”；如无性别要求就填写“不限”。2、年龄 是有特定要求的工作岗位对拟上岗人员的最宽年龄要求。 第九条 岗位发展 指岗位晋升的方向及路径 第十条 工作环境 工作环境主要描述岗位工作环境中

14、能够对员工心理、 身体发生特殊作 用的影响因素。 第二章 岗位说明书 的编制要求 第十一条 岗 位说明书的编制要求 岗位说明书的编制内容必须以国家有关 法律法规和本部门现行规章为基础， 并以本单位现行岗位职责、 岗位 工作要求等相关文件为依据进行编写、修订。 以下情况发生时，要 进行岗位说明书的编制或修订，新编制或修订的岗位说明书应及 时报送公司人力资源行政部备案。1、 当新的工作产生的时候 ;2、 当工作由于新技术、新方法、新工艺或新系统的产生而发生重 要变化时；3、由于企业战略调整使组织架构、工作内容、性质发生变化时；4、本单位有关规章制度重新修订， 对工作要求发生变化时； 第十 二条 编

15、制职位说明书的流程1、召开部门讨论会。主要任务是明确部门职责、梳理部门业务流 程、明确部门岗位设置、 优化人职匹配、 确定岗位数目和岗位职责。 各部门可按上述要求自行组织讨论会。2、部门负责人与岗位任职者面谈。主要任务是双方就工作职责和 考核指标达成一致。面谈可以分级授权进行。3、初拟岗位说明书。 主要任务是形成岗位说明书草案。 岗位说明书 一般由岗位任职者自己填写。4、审核、批准。主要任务是经过审核、修改，形成完整、信息真 实的文档材料。 岗位说明书应由部门审核， 人力资源行政部复核并报 公司审批。5、各部门存档，实行动态优化并报公司人力资源行政部备案。第 十三条 岗位说明书编制修订权责1、公司人力资源行政部负责提出岗位说明书编制修订的基本 要求、使用办法以及涉及统一标准的管理问题。2、各部门负责组织推动本部门职位说明书的梳理与编写，岗位 说明书一般应由本岗位人员初拟，各部门负责人审核，报人力资源 行政部复审并报公司审批备案。3、各部门岗位说明书应根据本部门的发展、员工结构的变动以及 本部门实际工作需要及时修订、 完善和补充。 人力资源行政部 201X 年 4 月 15 日