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1、购宝集团核心财务和商品管理系统实施项目第一阶段 GML财务系统用户操作手册应收账款模块（AR）文档作者:创建日期:更新日期：当前版本: 2.0Note: Title, Subject, Last Updated Date, Reference Number, and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change any of these values, be careful not
2、 to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.1. To add additional approval lines, press Tab from the last cell in the table above.Note: You can delete any elements of this cover page that you
3、do not need for your document. For example, Copy Number is only required if this is a controlled document and you need to track each copy that you distribute.文档控制变更记录日期作者版本变更参考2008-04-07Joyce Zhang1.0没有以前的文档2008-05-06Joyce Zhang2.0统一文档格式审核姓名职位分发拷贝编号姓名位置/岗位1234备注:出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的电子版本，请打印出来并在封面的相应
4、位置写上您的名字。出于文档管理的目的，如果您收到了本文档的纸介质版本，请在封面写上您的名字。目录文档控制ii概述5文档说明5文档内容5相关文档5事务处理6创建标准发票6完成标准发票9创建具有开票规则的发票11创建发票调整17创建贷记事务处理22创建定金事务处理25复制事务处理29修改事务处理33收款与收款核销35输入标准收款35收款核销37输入杂项收款43收款冲销45应收账款查询48界面查询48报表查询65月末结帐70月末关账检查70应收款总帐传送72关闭/打开会计期75系统维护79客户维护79事务处理类型维护86应收款活动维护87合同信息维护89 Page 4 of 92 Printed:
5、5/7/2008 1:55 PM 2008 Accenture. All rights reserved. Confidential to GlobalMart and Accenture. 概述文档说明本操作手册用于指导Oracle系统应收账款用户的日常业务和维护操作。文档内容最终用户操作手册的每一章节将按应收账款模块涉及的基本业务类型结合系统的标准功能来展开，主要包括以下两个方面：业务描述：简要描述操作的背景、用途等。操作过程：简要描述的步骤。相关文档相关文档名称:GML Accounting Receivables Solution(CN) 20 Mar. 08 .docGML_应收关键
6、用户培训材料(CN) 26 Mar 08.ppt事务处理本章介绍在应收帐款管理系统中处理事务处理即应收发票的方法。创建标准发票业务描述本操作适用于GML应用AR模块的各个会计主体的日常不涉及递延收入的应收业务处理。操作过程职责：应收会计路径：事务处理事务处理 事务处理事务处理汇总新建1. 定位至“事务处理”或“事务处理汇总”窗口2. 输入事务处理头信息。 选择事务处理来源“手工”，系统根据此来源自动带出事务处理分类和事务处理类型的缺省值。 发票编号由系统自动产生，无需录入。 选择分类“发票”。 根据业务类型选择事务处理类型。按照自动会计规则，事务处理类型决定了应收款账户的科目段。特殊情况下，可
7、以点“分配”按钮进入“分配”窗口修改应收款账户和收入账户。 如果有实际发票号，可将其记录在参考栏位，如果没有，则置空 输入事务处理日期，即发票日期。 输入GL 日期。 在描述性弹性域中选择合同编号。 输入收单方客户名称或客户编号。 选择收单方客户地点。按照自动会计规则，收单方客户地点决定了应收款账户和收入账户的门店段或成本中心段。特殊情况下，可以点“分配”按钮进入“分配”窗口修改应收款账户和收入账户。 输入或修改付款条件。系统自动根据事务处理日期和付款条件计算到期日。 一般情况下，不要修改采购方和付款客户的内容。 一般情况下，其它、附注、承付款、参考信息等区域均无需填写信息。如果有针对事务处理
8、的特殊说明，可在“附注”区域中输入相关信息。 输入完毕后保存，系统自动生成发票编号。注释：在保存后，如果更改了收单方客户名称或地点，系统会自动弹出一个窗口，询问是否要对此发票 “重新运行自动会计”，此时应选择“是”，以保证自动会计处理的正确性。3. 输入事务处理行信息。点击“行项目”按钮，进入“行”窗口。 行编号由系统自动按流水号生成。 根据业务类型选择摘要，即标准通知行。按照自动会计规则，标准通知单行决定了收入账户的科目段。特殊情况下，可以点“分配”按钮进入“分配”窗口修改应收款账户和收入账户。 输入数量和单价，金额将由系统自动算出。注释：在保存后，如果更改了摘要，系统会自动弹出一个窗口，询
9、问是否要对此发票 “重新运行自动会计”，此时应选择“是”，以保证自动会计处理的正确性。4. 保存所做的工作。完成标准发票业务描述本操作适用于完成所有的应收事务处理。注意：贷记事务处理、贷项通知单作为事务处理的一种，也需要完成。在完成事务处理之前，必须确保已输入该事务处理类型要求的所有信息。具体验证标准如下（以下标准用于用户对无法完成的事务处理的检查）：标准事务处理 事务处理必须至少具有一行。 事务处理的GL日期必须在打开或将来期间内。 事务处理标志（分录正负符号）必须与事务处理类型的创建标志（分录正负符号）一致。 行项目的分配行金额总和必须等于行的金额。 设置值（如付款条件、事务处理类型、标准
10、通知单行）必须在事务处理日期这一天有效。贷项通知单 必须至少输入一个贷项通知单行并为每个贷项通知单行指定收入帐户。 必须指定有效的应收款帐户。操作过程职责：应收主管路径：事务处理事务处理 事务处理事务处理汇总1. 定位至“事务处理”或“事务处理汇总”窗口。2. 查找要完成的事务处理，复核是否满足完成此事务处理的所有要求。注释：在Oracle系统中查找数据的方法一般有两种：1)点击F11键使界面变成蓝色，输入查询条件，如事务处理编号，再同时点击Ctrl+F11键；2)点击手电筒，系统自动弹出查询界面，输入查询条件，点击“查找”按钮。3. 完成事务处理。在“事务处理汇总”窗口中选定事务处理，然后点
11、击“完成”按钮；或者在“事务处理”窗口中点击“完成”按钮。系统会自动保存所做的工作。说明：对于贷记事务处理生成的贷项通知单，也可以在“贷记事务处理”窗口中“完成”，操作过程基本相同。4. 查看事务处理会计分录。点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，可查询到此事务处理对应的会计分录。创建具有开票规则的发票业务描述本操作适用于GML应用AR模块的各个会计主体的不涉及递延收入的应收业务处理。操作过程职责：应收会计路径：事务处理事务处理 事务处理事务处理汇总1. 定位至“事务处理”或“事务处理汇总”窗口。2. 输入事务处理头信息。 开票规则选择“提前” 其他信息的录入方法同“创建标准发票”3.
12、输入事务处理行信息。点击“行项目”按钮，进入“行”窗口。 “主要”区域各字段的录入方法同“创建标准发票” 切换到“规则”区域，根据需要分摊的期间选择对应的会计规则，根据应确认收入第一天选择第一日期4. 保存所做的工作。5. 应收主管完成事务处理，操作过程同“完成标准发票”。6. 运行收入确认程序。路径：控制收入确认单个请求确定。选择请求“收入确认主程序”并提交。点击“更新数据”按钮，刷新请求运行状态，直至请求阶段变为“已完成”，状态变为“正常”。7. 查看事务处理会计分录。请求完成后，重新查询出此事务处理，可通过点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键，查看此事务处理对应的会计分录。可以看到
13、系统自动生成了当月的应收和递延收入会计分录，以及根据自动会计规则分摊的每个月结转收入的会计分录。创建发票调整业务描述本操作适用于GML应用AR模块的各个会计主体的应收坏账业务，及其他需要调整应收账款的业务。操作过程录入调整职责：应收会计路径：事务处理事务处理汇总1. 定位至“事务处理汇总”窗口。2. 查找需要调整的事务处理。3. 输入发票调整。选定事务处理后点击“调整”按钮，系统会调出“调整”窗口，输入如下信息： 根据调整活动类型选择“活动名”。 类型：选择“行”，可以对发票的部分余额进行调整；选择“发票”，则必须对发票的全部余额进行调整。 金额：如果类型选择“行”，则需要在此输入调整金额，调
14、整金额和发票余额的合计不能小于0；如果类型选择“发票”，则金额默认为负数的发票余额，且不可修改。 输入GL日期和调整日期。4. 保存所做的工作。退出“调整”界面，重新查询出发票再进入调整界面后，系统显示出“待定调整”金额。审批调整职责：应收主管路径：调整审批1. 定位至“查找审批”窗口。2. 查找需要审批的调整。输入查询条件后点击“查找”按钮。3. 审批调整。应收主管复核应收会计对事务处理的调整无误后，将状态更改为“审批”，并保存。4. 查看审批后的发票调整。返回至“事务处理汇总”窗口，重新查询出事务处理，并点击“调整”按钮，进入“调整”窗口。系统显示“待定调整”金额为0，并显示出“调整”金额。5. 查看发票调整会计分录。将光标放到要查看会计分录的调整事项上，点击点击菜单栏
