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1、2023年物业钥匙管理规程3篇 书目 第1篇承接物业钥匙管理规程 第2篇物业钥匙（ic卡）管理规程 第3篇物业钥匙托付管理标准作业规程（5） 物业钥匙托付管理标准作业规程（5） 物业钥匙托付管理标准作业规程(五) 1.0目的 规范钥匙托付管理工作,确保妥当保管好托管的钥匙。 2.0适用范围 适用于特定状况下业主托付保管的钥匙及未入住单位钥匙的管理。 3.0职责 3.1客户服务中心主任/主管负责组织、支配钥匙的管理工作。 3.2客户助理负责依照本规程实施托管钥匙的日常管理工作。 4.0程序要点 4.1管理处可以进行钥匙保管的范围 4.1.1发展商交接后,业主未入住时由发展商托管的钥匙。 4.1.
2、2特定状况下业主托管的钥匙。特定状况是指:业主确有实际的生活、工作困难确需托管钥匙,又不至于给管理处工作带来额外事端的状况。 4.1.3由于工程遗留问题,短暂留在客户服务中心用于工程整改的托管钥匙。 4.2发展商托管的钥匙 4.2.1物业接管验收工作结束后,管理处可以依据发展商的托管要求接管未入住单位的钥匙,。 4.2.2接管过来的钥匙由客户助理清晰标明钥匙单位编码并整齐有序的放置在钥匙柜中。 4.2.3钥匙的发放工作详见入住管理标准作业规程。 4.3业主在特定状况下托管的钥匙 4.3.1客户助理应特殊向业主说明本管理处不担当为业主保管家庭财产的责任,业主同意后,请业主在托付书上托付钥匙栏中注
3、明托管的数量并签字。 4.3.2管理员将托付书其中的一份交业主保管。 4.3.3管理员在托管的钥匙上贴上标有业主房号的标识,然后将钥匙整齐有序的放置在钥匙柜中保存。 4.4托管钥匙的管理 4.4.1管理处有修理、工程整改或空置房管理须要运用托管的钥匙时,由客户助理在借用人办理钥匙借用手续后,将钥匙交给借用人。但需进入的是已入住业主而暂未运用的房屋,必需事先与业主联系,征得同意后,才能办理钥匙借用手续,(如遇紧急状况,经管理处主任同意后,可先行进入,事后必需通知业主,争取业主的谅解)钥匙借用手续的办理程序为:借用人在钥匙借用登记表中照实填写借用日期、钥匙编号、数量、预借期、借钥匙缘由、借用人、借
4、出人等内容,然后签名确认。 4.4.2办理钥匙退还手续时,管理员应在核对钥匙数量后,在钥匙借用登记表中标注钥匙退还日期,并在接收人一栏签名确认。 4.4.3客户服务中心主任/主管应支配管理员依据各类登记表的记录检查钥匙的借还状况,发觉借期超过三天不还钥匙者,应致电借钥匙部门或个人催还。 4.4.4当接到丢失或损坏钥匙报告时,管理员应按业主托管钥匙登记表中备忘录栏要求记录事务经过并报告客户服务中心主任/主管;客户服务中心主任/主管与房地产开发商/业主联系,征得同意后,实行补配钥匙或换锁措施确保遗失钥匙单位的平安,管理员将处理结果记录在备忘录栏中。 4.4.5业主或业主指定的领钥匙人前来领取钥匙时
5、,管理员凭领钥匙人的身份证移交钥匙给领钥匙人。同时应请业主/领钥匙人签名确认,并标注移交日期。在无任何证件证明索匙者为钥匙所属单位的业主/业主指定的领钥匙人时,管理员不得将钥匙转交。 4.5全部与钥匙管理有关的记录应由客户服务中心归档保存两年。 4.6本规程执行状况作为相关人员的绩效考评的依据之一。 5.0记录 5.1业主托管钥匙登记表 5.2钥匙借用登记表 6.0相关支持文件 6.1入住管理标准作业规程 承接物业钥匙管理规程 承接物业的钥匙管理规程 1目的 做好钥匙的分类管理,明确钥匙的保管与发放工作流程。 2适用范围 适用于分公司所承接物业的钥匙的分类、保管和发放的管理。 3职责 3.1管
6、理中心负责对钥匙的分类、保管和发放管理。 4工作流程 4.1钥匙分类 4.1.1用户钥匙 4.1.2公用门窗钥匙 4.1.3设备房钥匙 4.2钥匙保管 4.2.1管理中心接管楼宇房屋钥匙后,支配专职人员管理钥匙: 4.2.1.1非工作须要任何人不得以私人名义借出; 4.2.1.2借出时必需严格办理登记手续。 4.2.2标识: 4.2.2.1将钥匙分类:先将钥匙按住户套房,公用门窗按楼层,设施设备房按设备分门别类,然后用钥匙扣或细绳分别放置在一起; 4.2.2.2将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明栋号-单元、楼层房号或设施设备房名称; 4.2.2.3用户的钥匙一般分为防盗铁门、单元防火门、室内
7、门、电子对讲门和信报箱等五类钥匙,均应贴标签标识。 4.2.3制作用户钥匙挂放牌: 4.2.3.1一般采纳5cm以上夹板制作钥匙挂放牌; 在夹板上划出若干相等的方格,在方格内标明栋号-单元、楼层房号,栋号用醒目的颜色(红色)笔干脆标在每栋栋首,并将栋与栋之间也用不同于 4.2.3.2划方格的颜色笔划分开; 4.2.3.3每一方格代表一户,在每方格内钉一铁钉,将该户的钥匙挂在此方格内; 4.2.3.4挂放依次按栋号-单元、楼层房号,要求一目了然。 4.2.4制作公用门窗、设施设备房钥匙牌: 4.2.4.1采纳断面为三角形或l型的铝合金型材; 4.2.4.2将同类钥匙挂在同一铝牌上; 4.2.4.
8、3制作钥匙挂入箱,将公用门窗、设备房钥匙分类挂放,在钥匙箱上相应贴上(写上)标识。 4.3钥匙发放 4.3.1用户钥匙发放:钥匙管理员验证用户的入住缴费发票后,由用户签领钥匙,并分类登记。 4.3.2公用门窗、设施设备房钥匙: 4.3.2.1设施设备房钥匙由技术部和事务部各保留一套钥匙; 4.3.2.2公用门窗、设施设备房钥匙未经管理中心主任或事务助理、技术助理同意,任何人不得私配钥匙; 4.3.2.3因工作须要时,应在钥匙借还登记表上登记,并在备注一栏中注明管理人员或岗位。 5相关文件和质量记录表格 5.1钥匙领(借)用登记表 物业钥匙（ic卡）管理规程 1.0目的 1.1本指导书规范了管理
9、处对业主钥匙(ic卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。 2.0适用范围 2.1本指导书适用于管理处对业主钥匙(ic卡)、公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。 3.0职责 3.1服务中心负责业主钥匙(ic卡)的管理和发放。 3. 2 工程组负责公共门窗钥匙、设备钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、电表间、井盖等)的管理。 3. 3 监控中心工程系统维护员负责ic卡的制作。 4.0工作程序 4.1工作流程图 4.2 钥匙分类 a)业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙); b)公共门窗钥匙、设备用房钥匙(包括水泵房、电梯房、电梯、
10、电表间、井盖等); c)ic卡。 4.3管理处接管楼宇钥匙(ic卡)后的管理规定 4.3.1 业主钥匙(包括门匙、信箱钥匙)管理 4. 3. 1. 1分类、标识 a)将钥匙分类:先将钥匙按每座、每套房、每扇门钥匙分别栓在一起,每座一大串、每户一中串、每扇门一小串。 b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明“-苑-座-房”号。 c)业主的钥匙一般分为房的户门钥匙、室内门钥匙、信箱钥匙三种,均应贴上标签标识。 4. 3. 1. 2业主(住户)钥匙发放 在业主验楼之前,服务中心验证业主入住资料符合规定要求的,业主在钥匙(ic)发放登记表上签字登记后,发放钥匙。 4. 3. 2公共门窗、设备房钥匙管理
11、 4. 3. 2. 1分类、标识 a)将钥匙分类:先将公共门窗钥匙按楼层分类,将设备用房按设备分类,然后将钥匙分别栓在一起。 b)将分类的钥匙贴上标签,在标签纸上写明设施设备房名称或公共门窗座、层数。 4. 3. 2. 2公共门窗、设备房钥匙管理规定 a)公共门窗、设备设施房钥匙由管理处工程组统一保管,无工作须要任何人不得以私人名义借出。 b)如工作须要,应在钥匙(ic卡)借还登记表上登记。 c)公共门窗、设备房钥匙未经管理处主任同意,不得私配钥匙。 4. 3. 3 ic卡管理 4. 3. 3. 1 业主的ic卡发放 a)业主如需办理ic卡,由业主向服务中心前台管理员提出申请,同时要缴彩色照片
12、,服务中心前台管理员验证业主(住户)身份无误,业主向出纳员缴纳有关费用后,统一由监控中心系统维护员制作。由服务中心前台管理员发放给业主,填写钥匙(ic)发放登记表,由业主签名。 b)假如业主租赁怡翠花园车位的,ic卡制作时上要用电脑写上有效期。 c)没有租赁或买车位的业主ic卡不能从机动车道通过,只能从人行通道 通过。 d)业主租赁车位到期的要到服务中心办理续租手续,同时ic卡也延期。 4. 3. 3. 1 系统卡、管理卡发放管理 a)系统卡由监控中心系统维护员保存、管理。 b)管理卡须经管理处主任审批后发放,并登记。 c)管理卡运用人不得将其借给其他人运用。 5.0引用文件和记录表格 5.1钥匙(ic)发放登记表 5.2钥匙(ic)借还登记表
