《2021年有限责任公司文档管理制度》由会员分享，可在线阅读，更多相关《2021年有限责任公司文档管理制度（12页珍藏版）》请在金锄头文库上搜索。
1、制度2021年有限责任公司文档管理制度单位名称：XXXX部门：XXXX日期：2021年XX月XX日管理制度2021年有限责任公司文档管理制度有限责任公司文档管理制度文档管理包括：文件、资料、证照、证函等。按照分类归档，分工管理的原则，由行政部及各部门指定专人管理。1.1.文件管理1.1.1.文件包括：会议记录、会议决议、申请报告、通知批复、来函来电、规章制度、管理办法、工作计划等。1.1.2.行政文件由行政部指定专人管理，部门文件由各部门指定专人管理，文件管理人要及时对各类文件分类归档、编号管理。1.1.3.公司人员开会、学习带回的文件及资料要根据其性质及时送交各部门文件管理人统一管理，不得个
2、人保存。1.1.4.文件的阅批与分转：文件接收人要根据文件内容和性质分送承办部门阅办，重要文件应呈送总经理、董事长亲自阅批后分送承办部门阅办。1.1.5.文件的传阅与催办：传阅文件应严格遵守传阅范围规定，不得将秘密的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得泄露内容;阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交还文件管理人;阅批文件一般不得超过2天，阅后应签名以示负责;如有领导“批示”、“拟办意见”，各部门负责人要责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜;文件阅完后，应送交文件管理人，切忌横传。1.1.6.文件的起草：行政文件由行政部起草;部
3、门文件由各部门起草;起草的各类文件应形成统一格式;起草的各类文件经总经理审批后，方可形成正式文件报、抄、发给各级部门。1.1.7.文件的使用包括借阅、复印等，文件的使用按使用管理规定程序执行。1.1.8.文件使用审批权限：普通文件由部门负责人审批;重要文件由经理审批;机密文件由董事长审批。1.1.9.文件使用人要填写文档使用登记表，并对使用的文件负全部责任。1.1.10.文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。1.1.11.审批后的文档使用申请表由文件管理人存档，作为文档使用登记表的凭证。1.2.资料管理1.2.1.资料包括：项目资料、人事
4、资料、申报材料、合同资料、工资资料、发票凭证、工程资料、技术图纸、技术标准、设备资料、操作规程、业务单据、客户资料、销售台账等。1.2.2.各类资料分由各部门指定专人管理，资料管理人要及时对各种资料分类归档、编号管理。1.2.3.各类项目资料、人事资料、申报材料等由行政部指定专人管理。1.2.4.各类合同资料、工资资料、发票凭证等由财务部指定专人管理。1.2.5.各类工程资料、技术图纸、技术标准、设备资料、操作规程等分别由生产部指定专人管理。1.2.6.各类业务单据、客户资料、销售台账等由营销部指定专人管理。1.2.7.资料分类归档要求：资料完整齐全;根据资料内容合并整理建档;根据资料的历史编
5、号;案卷标题简明确切、便于查询。1.2.8.资料管理人要做好防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作，定期检查。1.2.9.资料的使用包括借阅、复印等，资料的使用按使用管理规定程序执行。1.2.10.资料使用审批权限：普通资料由部门负责人审批;重要资料由中经理审批;机密资料由董事长审批。1.2.11.资料使用人要填写文档使用登记表，并对使用的文件负全部责任。1.2.12.资料使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。1.2.13.审批后的文档使用申请表由资料管理人存档，作为文档使用登记表的凭证。1.3.证照管理1.3.1证照文件是指由上级主管部
6、门颁发的各类证书、批文等。如：营业执照、组织机构代码证、法定代表人证书、税务登记证等等。1.3.2公司证照由行政部统一管理。1.3.3证照的使用包括借用、复印、扫描、翻拍等。1.3.4证照的使用按使用管理规定程序执行。1.3.5证照的使用须总经理审批。1.3.6证照使用人要填写文档使用登记表，并对使用的证照文件负全部责任。1.3.7证照文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。1.3.8未使用的证照文件，要及时退还证照管理人。1.3.9审批后的文档使用申请表由证照管理人存档，作为文档使用登记表的凭证。1.4.证函管理1.4.1证函文件包括：证
7、明、介绍信、法定代表人证明书、授权委托书等。1.4.2公司证函文件由行政部统一开出。严禁开出空白证函文件。1.4.3证函文件要按公司规定统一格式开具，常用证函文件格式见附件。1.4.4证函文件的使用按使用管理规定程序执行。1.4.5证函文件的使用须经总经理审批。1.4.6证函文件使用人要填写文档使用登记表，并对使用的证函文件负全部责任。1.4.7证函文件使用人应妥善保管。如发生遗失或被盗，应立即向行政部汇报，并迅速采取相应措施，避免造成损失。1.4.8未使用的证函文件，应立即退还证函管理人。1.4.9审批后的文档使用申请表由证函管理人存档，作为文档使用登记表的凭证。1.5.使用管理1.5.1文
8、档使用包括借阅、复印、借出、扫描、翻拍、开出等方式。1.5.2使用程序：使用人申请在行政部领填文档使用申请表部门负责人审批总经理审批填写文档使用登记表使用归还填写填写使用登记表。1.5.3行政部要仔细核实文档使用申请表的审批是否符合各类文档使用要求。1.5.4文档借阅由行政部根据文档使用申请表中审批意见，调用文档供使用人阅读，阅后立即交还文档管理人。1.5.5文档复印由行政部根据文档使用申请表中审批意见，统一复印并加盖“再复印无效”章，复印完毕立即交还文档管理人。1.5.6文档借出由使用申请人凭经权限审批后的文档使用申请表，到文档管理人借出文档，并填写文档使用登记表，归还后填写文档使用登记表。
9、1.5.7文档扫描、翻拍由行政部根据文档使用申请表审批意见，统一扫描、翻拍后交给使用申请人，使用申请人必须保证扫描、翻拍件的安全使用，并承担全部责任。1.5.8文档开出指需要开具的证函文件，由行政部根据文档使用申请表中审批意见开具证明函件。证明函件需要加盖印章的，使用申请人要按印章管理制度规定程序操作。1.5.9文档使用申请表应包括编号、申请人、资料类型、所办事宜、使用方式、使用数量、使用时间等内容(见附表)。1.5.10文档使用登记表应包括使用人、使用方式、使用时间、归还时间等内容，详见附表。物业经理人：.pmceo.cOm 篇2：大米工厂文档管理制度大米工厂文档管理制度为了妥善管理公司质量
10、文件、其它文件、技术资料，及时、准确汇总各类质量管理信息，完善质量管理文档制度，特制定本文档管理制度。1、本厂的各类文件、技术资料，质检人员提供的产品质量报告等统一归行政科负责管理和汇总整理。2、文档管理是要对质量管理的有关文件、技术资料、质检报告进行分类管理，编号存放，并做到心中有数。3、对本厂所有员工提出的质量管理意见和建议进行搜集，并及时汇总整理后向厂长和质检科报告，质检科应及时召开质量管理领导小组会议研究分析，加以改进。4、质检科和文档管理员要定期或不定期组织全厂人员学习质量管理文件，努力提高全厂员工的质量管理意识。篇3：万科集团项目经理部文档管理制度万科集团项目经理部文档管理制度第一
11、条：目的为统一各项目经理部的文件归档,便于文件检索及工作交接，明确项目完工后移交资料内容，完善文件责任制度。第二条：职责工程管理部负责编制、修订和解释，项目经理部实施。第三条：内容：文件的归档分类:A册：公司管理规范：区域万科工程管理控制文件一套(A1)项目经理部职责及人员架构表(A2)B册：合同文件：施工合同文件(B1)监理合同文件(B2)材料采购合同文件(B3)合同登记汇总表(B4)施工合同半月报(B5)C册：公司内部来往文件:发文：送公司报告(C01)发工程管理部文(C02)发设计部文(C03)发成本管理部文(C04)收文：工程管理部来文(C10)设计部来文(C20)成本管理部来文(C3
12、0)D册：监理公司往来文件监理人员登记表及证明资料(D1)监理规划(D2)监理细则(D3)监理例会纪要(D4)监理备忘录及专题报告(D5)监理月报及审核意见(D6)发监理单位文件(D7)E册：与施工单位来往文件施工组织设计(E1)施工方案(E2)工程联系单(E3)报告及函件(E4)F册：设计变更和工程签证设计变更(F1)技术核定单(F2)工程签证(F3)G册：计划管理总进度控制计划及评审记录(G1)施工图纸交付计划(G2)承包单位进场计划(G3)甲供材料进场计划(G4)资金使用计划(G5)总进度计划(施工单位)(G6)月计划(施工单位)(G7)周计划(施工单位)(G8)H册：作业指导书工程管理
13、指导书(H1)成本管理指导书(H2)技术交底记录(H3)I册：材料设备管理封样登记一览表(I1)收(调)料单(I2)设备调试验收记录(I3)J册：进度款支付工程进度款审批单(J1)物资进度款审批单(J2)扣款通知单(J3)奖/罚款通知单(J4)K册：会议纪要公司每月工程例会纪要(K1)公司现场工作协调会纪要(K2)甲方召集专题会议纪要(K3)项目经理部内部会议纪要(K4)L册：后勤管理考勤表(L1)项目经理部固定资产登记表(L2)其他文件(L3)第四条：文件索引目录项目经理部文件按上述方法进行分类，每个文件夹须有文件卷目总索引、文件卷索引表、文件目录表此三级索引表，以便对归档文件进行检索。文件卷目总索引表列明归档文件各卷目编号及名称，贴于文件夹外，以便于检索;文件卷索引表列明本卷归档文件的分类及名目;文件目录表作为质量记录、文件的最终目录，在文件归档时进行登录，须列明文件的编号、主题及归档时间。第五条：文件夹标签文件须以文件夹分类存放，文件夹侧面以标签进行标识。标签上须标明项目名称、卷目名称及卷目编号。各文件夹按卷目编号进行排放。第六条：移交公司文件工程完工后在项目经理部撤消时，项目经理部需将上述十二册内容移交工程管理部。优质文档2
