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1、公司技术档案管理制度为规范档案管理工作并保证档案的完整性及保密性，理顺工作程序，明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。第一章 公司技术档案及立卷1、档案资料是公司行政办公、商务活动、技术管理中不可缺少的要素。凡公司总部及各分公司在工作活动中形成的，具有查考运用价值的文献材料，必须按规定定期向档案管理人员提交备份，从而保证档案资料的完整性、延续性、真实性。公司技术档案是指征询单位从接受委托、调研、取证、编审、合议、复核、审批到出具报告书全过程中形成的具有查考和保存价值的文献和材料。2、档案管理人员负责公司及分公司档案管理、文书立卷等工作，并对各分公司档案管理工作进行监督、指导。各分公司负责人
2、应重视业务往来中文献资料的管理和文书立卷工作，配合档案负责人员进行文献的归档工作。3、档案立卷管理实行谁征询谁立卷责任制。各分公司项目经理在征询服务过程中负责收集、整理和分类归档材料，征询终结后按照它们在形成过程中的联系和规律立卷。项目经理对项目档案的完整性、真实性、系统性和规范性负责。第二章 管理的原则1、遵循工程造价征询文献材料的形成规律，保持卷内文献材料的系统联系；2、对的分析和鉴别文献材料的保存价值；3、按委托项目分别立卷（即“一个项目一卷”）；4、卷内文献材料应真实、完整，审批和签章手续完备；5、卷内文献材料的制作和书写必须规范、清淅，益于长期保存和运用。第三章 归档范围1、凡是反映
3、公司工作活动、具有查考运用价值的文献材料，如：公文、电报、传真、图表、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等，均属归档范围。2、商务档案涉及公司进行的商务活动、制度变更、资质变更、升级等资料文献。3、公司技术档案的内容。工程造价技术档案可分为过程文献和成果文献两类。过程文献应按照造价征询项目的类别各自制定文献目录。重要涉及：委托服务协议，工程施工协议或协议书，补充协议或补充协议书，中标告知书，投标文献及其附件，招标文献及招标补遗文献，竣工验收报告及完整的竣工验收资料，工程结算书及完整的结算资料，图纸会审记录，工程的洽商、变更、会议纪要等书面协议或文献，施工过程中甲方拟定的材料、设备价款、甲供材料
4、、设备清单、承包人的营业执照及资质等级证书等。成果文献涉及：投资估算、工程概算、工程预算、工程量清单、招标控制价、工程计量支付文献、工程索赔解决报告、工程结算等。工程档案需要填写表格涉及：造价征询项目成果征询意见表、造价征询项目成果文献盖章申请表、造价征询项目基本情况表、委托方提供资料清单、项目操作人员配置一览表、报告签发单、签收单、归还给委托方的文献资料签收单、委托单位评价表。4、法律事务档案（公司签订的各种协议）。5、公司技术档案归档规定。重要由征询成果报告、征询依据文献、其他文献三部分组成。1）、征询成果报告重要内容（1）征询报告书正本（需加盖公司公章、公司资质章、造价师注册章以及委托方
5、公章）；（2）征询项目各阶段的成果文献底稿文献及审核意见；（3）技术文献，涉及各类分析计算书、记录汇总表、工程造价审定单、工作底稿等；2）、征询依据文献重要内容（1）委托方提供的重要文献：a)委托方提供资料清单；b)工程承包协议；c)工程预（结）算书；d)设计变更单（或清单）；e)施工签证（或清单）；f)甲供料明细单等。 （2）征询过程中形成的重要文献：a)各种调查材料；b)采集数据；c)取证资料；d)会议纪要；e)往来文函。3）、其他有关文献重要内容：（1） 工程造价征询协议、司法鉴定委托书；（2） 征询单位作业计划书；（3） 工程造价征询任务单原件；（4） 价格信息；4）、 工程施工图和竣
6、工图一般不纳入归档范围。如设计变更单和施工签证较多，可用清单形式归档，原件由委托方保存。第四章 案卷的编目和立卷规定1、 案卷封面的编制（1）立卷征询部门全称。（2）征询业务类别：指建设项目可行性研究编制、投资估算编制（审核）、设计概算编制（审核）、工程量清单编制、工程标底编制；施工图预算编制；工程报价编制；工程结算编制（审核）；司法鉴定、项目投资控制等。（3） 案卷标题：指征询项目的全称。（4） 时间：指卷内文献材料所属的起止年月。（5） 保管期限：分为短期（3年）、长期（5年）、永久三类。公司技术档案一般定为短期。有特殊规定的可定为长期或永久。(6) 页数：页数”指卷内文献材料的总页数。(
7、7) 归档号：按档案立卷年份分类代码流水号组合成归档号。（8） 立卷人：由立卷者署名。2、卷内文献目录（1） 序号：以卷内文献排列先后顺次填写序号。（2） 文献名称：即文献的标题。文献没有标题或标题不能说明文献内容的，可自拟标题，但需外加“ ”号。（3） 作者：文献编制人。（4） 日期：文献形成的年、月、日。（5） 备注：留待对卷内文献变化时作说明之用。3、归档文献材料收集齐全、完整、核对准确，按上述五种分类进行立卷，使案卷便于保管和运用。4、归档的文献材料一般一式一份。重要或运用频繁的，可酌情增长归档份数。5、凡归档的文献材料，其制作材料必须利于长期保存，同时要保证图样清楚，笔迹工整耐久，签
8、署完备。严禁用铅笔、圆珠笔和复写纸制作文献。6、归档案卷要按一定顺序系统排列，按照不同门类、载体和不同保管期限分别进行编号，并编制案卷目录，填写案卷目录号。7、归档文献材料留存一份电子文档，留存电脑设秘密保护。第五章 档案管理人员岗位职责1、认真执行公司档案管理制度，对各部门及分公司提交档案进行分类、立卷、保管工作，保证卷宗质量，维护文献材料完整、准确、系统。2、保守机密，忠于职守，不将机密档案材料擅自带离工作岗位或给无关人员传阅。3、为查档者提供方便，提供档案做到及时、准确。规范档案查阅或借阅工作，做好借阅工作的登记，防止档案流失。4、认真做好档案鉴定工作，对已超过保管期限确无运用价值的档案
9、材料提出编造销毁清册申请，经主管领导审核后，按规定程序进行销毁。5、接受主管领导的指导和其别人员的监督，不断改善工作方法，提高工作效率。6、档案管理负责人应妥善保管档案，防虫蛀、防霉、防丢失，保证档案安全。7、所有档案应有专柜存放，加锁，定期清理通风，防湿。8、所有档案不得随意查阅、复印，不得置于公共场合。第六章 档案的借阅规定1、公司档案根据密级限度分为：秘密档案、非秘密档案。2、借阅档案应填写档案借阅登记记录，借阅秘密档案，需主管领导签字，借阅只能在公司进行；如需将秘密档案带出公司，根据需要将档案进行复印，在主管领导批准后，可将复印件带出公司，借出档案的安全由借阅人员负责。3、借阅人员应做
10、到：不划道、涂改、折卷、裁剪、拍照、扫描、撕毁等，自觉保护好档案的完整性和保密性。4、档案借阅或者借出时间都不得超过十天，要妥善保管档案，不得转借别人，不得私自抄录、摄、描绘、折散、删刮、撕毁档案，不应在公共场合随意翻阅，不得遗失。借阅期满后如需继续使用，须到档案室重新办理借阅手续。5、借阅档案必须严格履行登记手续，归还的档案要进行检查、清点，并在登记薄上注销。6、所有公司员工应当严格按照本规定借阅和保管公司档案。第七章 档案的销毁1、档案管理人员定期对所保存的档案进行鉴定，对于保存期限已满的档案材料，按规定进行销毁。行政、商务一般档案的保存期应符合相关规定，部分技术档案保存期应符合相关规定。工程造价技术档案过程文献自归档之日起，保存期应为5年；成果文献自归档之日起保存期应为2023。2、档案鉴定工作由主管负责人主持，相关部门参与，组成档案鉴定小组，对被鉴定的档案进行逐件审查，提出存毁意见。3、档案材料鉴定小组审定，并总经理批准后，方可销毁。4、销毁档案材料，要由二人以上并在指定地点进行监销，监销人要在销毁清册上签字。第八章 附则1、本制度自2023年11月11日生效。2、本制度由公司主管领导负责解释。3、以往的相关规定与本办法不一致的，以本制度为准。
