件通用财务软件工会版70操作指引

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1、通用财会软件（工会版7.0）操作指南中国人民银行工会二OO年十二月第一章软件安装、软件安装:1、解压缩安装文件，打开“工会会计制度管理系统软件”双击AutoRun.exe文件，进入安装选择界面。2、点击安装ACCESS版，开始安装。3、单击“下一步”在许可协议下，单击“同意”后输入姓名及单位 名称。4、单击“下一步；显示“选择安装目的地”画面，如图I。图I 1（此处注意：“系统文件夹”和“数据文件夹”的存放路径必须放在同一个盘符 下，不能将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别放在不同的盘符。因此特别建议大 家：只需要修改“系统文件夹”选项路径的盘符，将C盘改为D盘或者其他盘符，系统文件夹的存放路

2、径就改变为 D:Program FilesGasfgh70 ，数据文件夹的存放位置 将自动修改为D:Program Files Gasfgh70Data。如果不按照这样做的话，将“系统文件夹”和“数据文件夹”分别存放在不同的盘符里面的话，生成的资产负债表将 不平衡。）5、选择软件将要安装的目录。系统默认为C:Program FilesGasfgh70 ”,若要改变路径，可单击“浏览”按钮，在“选择路径” 对话框中选择新的安装目录。6、连续单击“下一步”，直到软件安装完毕。第二章系统管理第一节启动系统管理一、启动单击“开始”，指向“程序”，指向“通用财会软件（工会版0） 然后单击“系统管理”即可

3、运行系统管理子系统。或在桌面快捷方式“通用财会软件（工会版7.0）”文件夹下选择“系统管理”二、用户登录启动系统管理后，会显示“用户登录”对话框，要求用户登录，登 录界面如图H 1图u 1第一次登录只能以系统管理员（dba ）的身份进入系统，在“用 户登录”对话框中，选择用户名“dba”，密码为空，然后单击“确定”。第二节系统管理的功能一、账套管理（一）新建账套1 .在系统管理子系统的主窗口中， 单击账套管理图标打开账套。2 .在【编辑】菜单中选择【新建账套】，或按工具条上新建按钮，打开增加账套对话框，如图H 2:3 .在“增加账套”对话框中，输入新的账套信息。图H 3图U 31）账套代码：以

4、3位字母或数字标识一个账套，且必须唯一。 （建议系统工会输入001，机关工会输入002 ）2 ）账套名称：账套的名称。最大长度为10个汉字。例如：人行毕节中支工会。3 ）账套类型：从下拉列表中选择您要操作的账套类型。本系统 中提供“县以上工会单位”及“基层工会单位”两种账套类型供选择，为 系统工会建立帐套选择“县以上工会单位”。 为机关工会建立帐套请选 择“基层工会单位”。4）其它信息不变，保留默认值。5）录入单位信息。6 ）单击“确定”按钮，账套管理中新增账套 001 记录。7）设置完毕，单击“退出”按钮，退出账套管理。注：账套建立后，除账套名称及单位信息外其它信息将不能再修改，如果发现设

5、置有误，只能在删除后重新建立一个账套。（二）修改账套 修改账套是根据需要修改账套名称和单位相关信息。 1在“账套管理”窗口中，用鼠标选中要修改的账套。 2选择【编辑】菜单中的【修改账套】或单击工具栏中修改 按钮，弹出“修改账套信息”对话框，显示所选账套的全部信息。3在对话框中修改账套名称。4单击“确定”按钮，完成修改。（三）删除账套 如果错误地建立了一个账套或该套账已不再使用，可以删除该 账套。1在账套列表中选择一个账套。2在“年度账”列表中选择要删除的年度账。 3选择【编辑】菜单中的【删除账套】，或按工具条上的删 除。提示：是否删除 xx 账套的 xxxx 年度数据。选择“是”将删除该 年度

6、账，选择“否”将放弃删除操作。、，I 、+ :注意：只有系统管理员才有删除账套的权限。删除账套是删除所选账套中某一年度的数据库文件。如果所选账套中只包括一个年度账，将删除整个账套。二、用户管理 用户管理是对使用系统的用户进行管理，包括用户的基本信息 管理及用户权限管理。本系统内置两个用户：系统管理员 dba 和一 般用户 guest 。 dba 拥有“系统管理”中的所有权限，而用户 guest 的 权限则由系统管理员来设置。应规定只有系统管理员才能对用户进行管理控制。包括设置用户信息，为用户 分配权限。这样可以防止无关的人员进入系统，也防止进入系统的用户越权使用。用户在日常操作中，可定期修改自

7、己的密码，但如果忘记了自己的密码，则只 能请系统管理员帮助其撤消密码。（一）增加用户 1在系统管理子系统的主窗口中，单击用户管理图标，屏幕上 出现用户管理窗口2选择【编辑】菜单中的【增加用户】 ，或单击工具栏中的 增 加按钮，窗口右边“编辑区”清空。1）代码：长度最长为 8 位，不能为空且唯一。2 ）名称：最长为 10 位，不能为空。3）岗位：选择新用户的“岗位”信息。包括：系统管理、主管、 出纳、会计。3密码：输入新用户的初始密码。为用户设置密码，以防止他 人非法进入系统。用户设置后，每次启动系统时，都要输入用户名 和密码，若不能正确输入，将不允许进入系统。密码最大长度为 10 位。4 .单

8、击“保存”按钮，如果全部内容输入正确，所设置的用户信 息将显示在屏幕左侧列表中。同时屏幕右侧各栏位清空，可以继续 增加下一个用户。系统中用户的“代码”必须唯一，不能重复。对于新增加的用户，系统根据不同的岗位，为用户设置默认的系统使用权限。 设置后，岗位变更将不改变其权限。用户在使用系统的过程中，可随时修改自己的密码。用户如果忘记了密码，应与系统管理员联系。操作实例：新增代码为“001”、姓名为“翟涛”的用户。选择【编辑】菜单中【增加用户】命令或单击工具条中增加图标，激活编辑区，代码输入“ 001”，名称录入“翟涛”，岗位选择“系 统管理”，录入密码，单击“保存”按钮，在屏幕左侧“用户列表”中新

9、增一条用户翟涛的记录。如图4 : 图U 4（二）修改用户信息1 .在用户列表中选中要修改的用户，此时窗口右边显示出该用户的信息。2 .可以修改用户“代码”、“名称”及“岗位”信息。3 .单击“保存”按钮，即可完成修改。（三）删除用户1.在用户信息列表中选中要删除的用户。2 .选择【编辑】菜单中的【删除用户】，或单击工具条中的 删 除。3 .根据系统给出提示信息，确认是否删除。删除后，该用户信 息将从列表中消失。4 .已使用过的用户不允许删除。但先将其日志删除后，则允许 删除。注意：不能删除系统内置用户 dba和guest。（四）设置用户权限1、选择要设置权限的用户2、选择【权限】菜单中的【权限

10、设置】,或单击工具栏中的轸III户松限XIKitI 码 玖 醫昭式 ) 需 耳 诟ffijEB帖 别W码码核码 円冃型式sifi印XA- 涓 -丄门工巨罡疔L+一七计辽垃弊性辽帕#置按钮。打开“用尸权限”话框。如图n5:3、在“账套及功能权限”列表中选择需给用户权限的账套。1） 点击设置列表中最右边一栏的选择框。小方框中出现符号“V” 表示当前用户可以使用该账套，如图5箭头所指位置。如果取消 选择，表示当前用户对该账套没有使用权限。2）当选择了某个账套后，在“功能名称”列表中设置当前用户对 各项功能的使用权限。方法是设置列表的最右边一栏的选择框。勾选当前用户对所选的账套可以使用该功能；3）单击

11、“确定”按钮，权限设置完成。单击“取消”按钮，本次权限 设置无效。为用户设置的功能使用权限是对应“账套权限”列表中当前所选账套而言的。即 每个用户对不同的账套可以有不同的操作权限。不能为系统管理员dba设置权限。系统管理员只具有系统管理模块的操作权限。系统已为各类型用户默认设置了用户权限， 只需在帐套名称后的选择框打勾就能 自动设置。唯一需要注意的是，会计主管用户需要增加审核凭证的权限。（五）权限查询权限查询将系统中用户的权限以列表的形式显示出来，并可将 查询的结果输出到文件中保存起来。1 .选择【权限】菜单中的【权限查询】，或单击工具栏中的查询，打开“权限查询”窗口，如图n6:图n 62 .

12、左边“账套”列表中列出了所有账套，右边权限列表中列出了所有用户（dba除外）对当前所选账套的操作权限， 内容包括用户代码、子系统名称及有权限的功能名称。可通过滚动条来查看3 .选择不同的账套，可查询出所有用户对不同账套的操作权限。三、数据管理数据管理是为账务数据提供各种保护功能。包括：数据备份、数据恢复、数据引入、数据引出、显示所有账套以及自动维护。图U 7在“系统管理”主窗口中，单击“数据管理”图标，打开“数据管理”窗口，如图7 :（一）数据备份1 .在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据备份的 账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2 .在“年度账”列表

13、中选择进行备份的年度账。3 .从【数据】菜单中选择【数据备份】，或按工具条中的备 份，弹出“数据备份”对话框，如图n8:对话框中显示出账套代码、数据年度以及账套数据文件名称和位置。4选择要将数据备份到的驱动器及存放路径。5输入“文件名（”系统默认以当前账套数据文件名加后缀 .bdb ）。6在“备注”栏中输入备份数据的附加说明。 单击“确定”，开始进 行数据备份。如果备份文件已经存在，系统将给出提示信息，确认是否覆盖 原来的文件。备份完毕，系统提示“备份成功”。注意：在电算化培训中， 李志军老师提到的另一种备份方法即备份安装文件夹下的 data 文件夹的方法，是对系统整个数据库进行备份，如果对计

14、算机操作不熟悉， 建议不要使用。（二）数据恢复1在“数据管理”窗口的“账套”下拉列表中选择要进行数据恢复的 账套。列表中列出了系统中所有的账套。默认显示最近操作的账套。2在“年度账”列表中选择进行恢复的年度账。3从【数据】菜单中选择【数据恢复】，或按工具条中的恢 复，弹出“数据恢复”对话框，在对话框中显示出账套代码、数据年 度及账套数据文件名称和位置。4选择数据备份文件所在的驱动器及存放路径。5在文件列表中选择（或直接输入）备份的文件名。6单击“恢复”，打开“恢复文件信息”对话框，对话框中显示出进行数据备份的用户代码以及要备份的账套代码、数据年度、备份时 间以及在备份数据时输入的“备注”说明。

15、7单击“确定”，开始进行数据恢复。 进行数据恢复时，将覆盖现有的账套数据，所以应根据系统提 示，确认是否恢复数据。第三章 账务处理账务处理操作流程图如下:期初1凭证录入、丁凭证生成1月吉年建账修改、审核记账M账簿一账4结账初始日常账务月末结账年末结账图川一1在每个会计月度内，要依次进行日常账务处理、月度结账。日 常账务包括凭证处理、凭证记账、输出账簿等，当日常账务进行到 月底，要进行月度结账；当日常账务进行到年底，要进行年度结账。第一节期初建账一、会计科目设置系统内置的会计科目不允许删除修改，同时不允许增加一级科 目。（一）增加科目操作实例：录入XX支行存款科目102011、双击财务处理图标，选择具有会计操作权限的用户进入系统（登录时，注意选择帐