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1、事務管管理手冊冊文書書處理部部分修正正草案對對照表修正規定定現行規定定說明壹、總述述壹、總述述篇名未修修正。一、本手手冊所稱稱文書，係指處處理公務務或與公公務有關關，不論論其形式式或性質質如何之之一切紀紀錄資料料。凡機機關與機機關或機機關與人人民往來來之公文文書，機機關內部部通行之之文書，以及公公文以外外之文書書而與公公務有關關者，均均包括在在內。一、本手手冊所稱稱文書，係指處處理公務務或與公公務有關關之全部部文書。凡機關關與機關關或機關關與人民民往來之之公文書書，機關關內部通通行之文文書，以以及公文文以外之之文書而而與公務務有關者者，均包包括在內內。現行規定定一與二二均係規規範文書書之意義義
2、，為求求簡明，將現行行規定二二併入。二、上述述文書，係指一一切紀錄錄之資料料，不論論其形式式或性質質如何，皆屬之之。現行規定定二已併併於修正正規定一一，爰配配合刪除除。二、特種種文書，如司法法機關之之裁判書書、行政政機關之之訴願決決定書、外交機機關之對對外文書書、僑務務機關與與海外僑僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事機關關部隊有有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定。三、特種種文書，如司法法機關之之裁判書書、行政政機關之之訴願決決定書、外交機機關之對對外文書書、僑務務機關與與海外僑僑胞、僑僑團間往往來之文文書、軍軍事機關關部隊有
3、有關作戰戰及情報報所需之之特定文文書或其其他適用用特定業業務性質質之文書書，均得得依據需需要自行行規定。序號遞移移。三、本手手冊所稱稱文書處處理，係係指文書書自收文文或交辦辦起至發發文、歸歸檔止之之全部流流程。關關於文書書之簡化化、流程程管理、保密、公務登登錄、文文書用具具及處理理標準等等事項，均依本本手冊之之規定為為之。四、本手手冊所稱稱文書處處理，係係指文書書自收文文或交辦辦起至發發文、歸歸檔止之之全部流流程。關關於文書書之簡化化、流程程管理、保密、公務登登錄、文文書用具具及處理理標準等等項，對對文書處處理之品品質及效效率，均均有直接接關係，另於本本手冊分分別說明明。序號遞移移，酌作作文字
4、修修正。四、機關關公文以以電子文文件行之之者，其其交換機機制、電電子認證證及中文文碼傳送送原則等等，依文書及及檔案管管理電腦腦化作業業規範辦理。五、機關關公文以以電子文文件行之之者，其其交換機機制、電電子認證證及中文文碼傳送送原則等等，依文書及及檔案管管理電腦腦化作業業規範辦理。序號遞移移。五、機關關公文以以電子文文件處理理者，其其資訊安安全管理理措施，應依行政院院及所屬屬各機關關資訊安安全管理理要點及行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理規規範辦辦理。各各機關如如有其他他特殊需需求，得得依需要要自行訂訂定相關關規範。六、機關關公文以以電子文文件處理理者，其其資訊安安全管理理措施，應依行政院
5、院及所屬屬各機關關資訊安安全管理理要點及行行政院及及所屬各各機關資資訊安全全管理規規範辦辦理。各各機關如如有其他他特殊需需求，得得依需要要自行訂訂定相關關規範。序號遞移移。六、機關關對人民民、法人人或其他他非法人人團體之之文書以以電子文文件行之之者，除除依機機關公文文傳真作作業辦法法及機關公公文電子子交換作作業辦法法辦理理外，得得視需要要，另訂訂處理原原則。七、機關關對人民民、法人人或其他他非法人人團體之之文書以以電子文文件行之之者，除除依機機關公文文傳真作作業辦法法及機關公公文電子子交換作作業辦法法辦理理外，得得視需要要，另訂訂處理原原則。序號遞移移。七、文書書除稿本本外，必必要時得得視其性
6、性質及適適用範圍圍，區分分為正本本、副本本、抄本本（件）或影印印本或譯譯本。正正本及副副本，均均用規定定公文紙紙繕印，蓋用印印信或章章戳，以以電子文文件行之之者，得得不蓋用用印信或或章戳，但應附附加電子子簽章。抄本及及譯本，無須加加蓋機關關印信或或章戳，其文面面應分別別標示抄本(件)或譯譯本。八、文書書除稿本本外，必必要時得得視其性性質及適適用範圍圍，區分分為正本本、副本本、抄本本（件）或影印印本或譯譯本。正正本及副副本，均均用規定定公文紙紙繕印，蓋用印印信或章章戳，以以電子文文件行之之者，得得不蓋用用印信或或章戳。抄本及及譯本，無須加加蓋機關關印信或或章戳，其文面面應分別別標示抄本(件)或譯
7、譯本。一、 序號遞移移。二、 為辨識、確認電電子文件件簽署人人身分、資格及及電子文文件真偽偽，爰增增訂文書書之正本本、副本本以電子子文件行行之者，應附加加電子簽簽章。八、為加加速文書書處理，各機關關依行行政機關關分層負負責實施施要項之規定定及上級級機關之之指示，將本機機關各單單位職掌掌範圍內內之文書書，分別別情形，訂定分分層負責責明細表表（格式式如附件件一），經核定定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機關首首長亦得得授權單單位主管管處理。九、為加加速文書書處理，各機關關依行行政機關關分層負負責實施施要項之規定定及上級級機關之之指示，將本機機關各單單位職掌掌範
8、圍內內之文書書，分別別情形，訂定分分層負責責明細表表（格式式如附件件一），經核定定後，由由各層主主管依授授權核判判。分層層負責明明細表未未規定之之事項，機關首首長亦得得授權單單位主管管處理。序號遞移移。九、各機機關實施施分層負負責，視視其組織織大小及及業務繁繁簡，以以劃分三三層為原原則，不不得少於於二層或或超過四四層。分分層負責責明細表表之規定定，並應應根據實實際情況況檢討修修正。十、各機機關實施施分層負負責，視視其組織織大小及及業務繁繁簡，以以劃分三三層為原原則，不不得少於於二層或或超過四四層。分分層負責責明細表表之規定定，並應應根據實實際情況況檢討修修正。序號遞移移。十、各層層決定之之案件
9、，其對外外行文所所用名義義，應分分別規定定。凡性性質以用用本機關關為宜者者，雖可可授權第第二層或或第三層層決定，仍以機機關名義義行文。案件如如根據法法令對來來文照例例准駁，或根據據前案照照例催辦辦、催覆覆或其他他適合以以單位名名義行文文者，可可由第二二層或第第三層逕逕行決定定，並得得以該單單位名義義行文。十一、各各層決定定之案件件，其對對外行文文所用名名義，應應分別規規定。凡凡性質以以用本機機關為宜宜者，雖雖可授權權第二層層或第三三層決定定，仍以以機關名名義行文文。案件件如根據據法令對對來文照照例准駁駁，或根根據前案案照例催催辦、催催覆或其其他適合合以單位位名義行行文者，可由第第二層或或第三層
10、層逕行決決定，並並得以該該單位名名義行文文。序號遞移移。十一、依依分層負負責之規規定處理理文書，如遇臨臨時特別別案件，必須為為緊急之之處理時時，次一一層主管管得依其其職掌，先行處處理，再再補陳核核判。十二、依依分層負負責之規規定處理理文書，如遇臨臨時特別別案件，必須為為緊急之之處理時時，次一一層主管管得依其其職掌，先行處處理，再再補陳核核判。序號遞移移。十二、第第二層、第三層層直接處處理之案案件，必必要時得得敘明來（受受）文機機關、案由由及處理情情形、發文文日期字字號等等，定期期列表陳陳報首長長核閱。下級機機關被授授權處理理之案件件，亦得得比照此此項方式式辦理。十三、第第二層、第三層層直接處處
11、理之案案件，必必要時得得敘明來（受受）文機機關、案由由及處理情情形、發文文日期字字號等等，定期期列表陳陳報首長長核閱。下級機機關被授授權處理理之案件件，亦得得比照此此項方式式辦理。序號遞移移。貳、公文文製作貳、公文文製作篇名未修修正。十三、公公文程式式之類別別說明如如下：（一）公公文分為為令、呈呈、咨、函、公公告、其他他公文六種：、令：公布法法律、發發布法規規命令及及人事命命令時使使用。、呈：對總統統有所呈呈請或報報告時使使用。、咨：總統與與國民大大會、立立法院公公文往復復時使用用。、函：各機關關處理公公務有下下列情形形之一時時使用：（） 上級機關關對所屬屬下級機機關有所所指示、交辦、批復時時
12、。（） 下級機關關對上級級機關有有所請求求或報告告時。（） 同級機關關或不相相隸屬機機關間行行文時。（） 民眾與機機關間之之申請及及答復時時。、公告告：各機機關就主主管業務務，向公公眾或特特定之對對象宣布布週知時時使用。其方式式得張貼貼於機關關之公布布欄、電電子公布布欄，或或利用報報刊等大大眾傳播播工具廣廣為宣布布。如需需他機關關處理者者，得另另行檢送送。、其他他公文：（）書書函：甲、於公公務未決決階段需需要磋商商、徵詢詢意見或或通報時時使用。乙、代替替過去之之便函、備忘錄錄、簡便便行文表表，其適適用範圍圍較函為為廣泛，舉凡答答復簡單單案情，寄送普普通文件件、書刊刊，或為為一般聯聯繫、查查詢等
13、事事項行文文時均可可使用，其性質質不如函函之正式式性。 （）開開會通知知單：召召集會議議時使用用。（）公公務電話話紀錄：凡公務務上聯繫繫、洽詢詢、通知知等可以以電話簡簡單正確確說明之之事項，經通話話後，發發話人如如認有必必要，可可將通話話紀錄作作成兩份份並經發發話人簽簽章，以以一份送送達受話話人簽收收，雙方方附卷，以供查查考。（）其其他定型型化處理理之公文文。（二）公公文程式式之類別別除上述述外，尚尚有下列列類別，得視公公務性質質使用之之：、手令令或手諭諭：機關關長官對對所屬有有所指示示或交辦辦時使用用。、簽：承辦人人員就職職掌事項項，或具具幕僚性性質之機機關首長長對上級級機關有有所陳述述、請
14、示示、請求求、建議議時使用用。、報告告：公務務用報告告如調查查報告、研究報報告、評評估報告告等；或或機關所所屬人員員就個人人事務有有所陳請請時使用用。、箋函函或便箋箋：以個個人或單單位名義義於洽商商或回復復公務時時使用。、聘書書：聘用用人員時時使用。、證明明書：對對人、事事、物之之證明時時使用。、證書書或執照照：對個個人或團團體依法法令規定定取得特特定資格格時使用用。、契約約書：當當事人雙雙方意思思表示一一致，成成立契約約關係時時使用。、提案案：對會會議提出出報告或或討論事事項時使使用。、紀紀錄：記記錄會議議經過、決議或或結論時時使用。、節節略：對對上級人人員略述述事情之之大要，亦稱綱綱要。起
15、起首用敬陳者者，末末署職職稱、姓姓名。、說說帖：詳詳述機關關掌理業業務辦理理情形，請相關關機關或或部門予予以支持持時使用用。、其其他有需需要之文文書。（三）上上述各類類公文屬屬發文通通報週知知性質者者，以登登載機關關電子公公布欄為為原則；另公務務上不須須正式行行文之會會商、聯聯繫、洽洽詢、通通知、傳傳閱、表表報、資資料蒐集集等，得得以發送送電子郵郵遞方式式處理。十四、公公文類別別說明如如下：（一）公公文分為為令、呈呈、咨、函、公公告、其他他公文六種：、令：公布法法律、發發布法規規命令及及人事命命令時使使用。、呈：對總統統有所呈呈請或報報告時使使用。、咨：總統與與國民大大會、立立法院公公文往復復時使用用。、函：各機關關處理公公務有下下列情形形之一時時使用：（） 上級機關關對所屬屬下級機機關有所
