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1、Excel表格实用技巧大全一、让数据显示不同颜色 在学生成绩分析表中,如果想让总分大于等于500分的分数以蓝色显示,小于500分的分数以红色显示。操作的步骤如下:首先,选中总分所在列,执行“格式条件格式”,在弹出的“条件格式”对话框中,将第一个框中设为“单元格数值”、第二个框中设为“大于或等于”,然后在第三个框中输入500,单击格式按钮,在“单元格格式”对话框中,将“字体”的颜色设置为蓝色,然后再单击添加按钮,并以同样方法设置小于500,字体设置为红色,最后单击确定按钮。 这时候,只要你的总分大于或等于500分,就会以蓝色数字显示,否则以红色显示。 二、将成绩合理排序 如果需要将学生成绩按着学
2、生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下:先选中所有的数据列,选择“数据排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”,最后单击确定按钮。三.分数排行: 如果需要将学生成绩按着学生的总分进行从高到低排序,当遇到总分一样的则按姓氏排序。操作步骤如下:先选中所有的数据列,选择“数据排序”,然后在弹出“排序”窗口的“主要关键字”下拉列表中选择“总分”,并选中“递减”单选框,在“次要关键字” 下拉列表中选择“姓名”,最后单击确定按钮 四、控制数据类型 在输入工作表的时候,需要在单元格中只输
3、入整数而不能输入小数,或者只能输入日期型的数据。幸好Excel 2003具有自动判断、即时分析并弹出警告的功能。先选择某些特定单元格,然后选择“数据有效性”,在“数据有效性”对话框中,选择“设置”选项卡,然后在“允许”框中选择特定的数据类型,当然还要给这个类型加上一些特定的要求,如整数必须是介于某一数之间等等。另外你可以选择“出错警告”选项卡,设置输入类型出错后以什么方式出现警告提示信息。如果不设置就会以默认的方式打开警告窗口。怎么样,现在处处有提示了吧,当你输入信息类型错误或者不符合某些要求时就会警告了。1、如何在已有的单元格中批量加入一段固定字符? 例如:在单位的人事资料,在excel中输
4、入后,由于上级要求在原来的职称证书的号码全部再加两位,即要在每个人的证书号码前再添上两位数13,如果一个一个改的话实在太麻烦了,那么我们可以用下面的办法,省时又省力: 1)假设证书号在A列,在A列后点击鼠标右键,插入一列,为B列 ; 2)在B2单元格写入: =13 & A2 后回车; 3)看到结果为 13xxxxxxxxxxxxx 了吗?鼠标放到B2位置,单元格的下方不是有一个小方点吗,按着鼠标左键往下拖动直到结束。当你放开鼠标左键时就全部都改好了。 若是在原证书号后面加13 则在B2单元格中写入:=A2 & “13” 后回车。 2、如何设置文件下拉窗口的最下面的最近运行的文件名个数? 打开“
5、工具”,选“选项”,再选“常规”,在“最近使用的文件清单”下面的文件个数输入框中改变文件数目即可。若不在菜单中显示最近使用的文件名,则将“最近使用的文件清单”前的复选框去掉即可。3、在EXCEL中输入如“-”、“-”之类的格式后它即变成月日,月日等日期形式,怎么办? 这是由于EXCEL自动识别为日期格式所造成,你只要点击主菜单的“格式”菜单,选“单元格”,再在“数字”菜单标签下把该单元格的格式设成文本格式就行了4、在EXCEL中如何使它象WORD一样的自动定时保存文件? 点击“工具”菜单“自动保存”项,设置自动保存文件夹的间隔时间。如果在“工具”菜单下没有“自动保存”菜单项,那么执行“工具”菜
6、单下“加载宏.”选上“自动保存”,“确定”。然后进行设置即可。 5、用Excel做多页的表格时,怎样像Word的表格那样做一个标题,即每页的第一行(或几行)是一样的。但是不是用页眉来完成? 在EXCEL的文件菜单页面设置工作表打印标题;可进行顶端或左端标题设置,通过按下折叠对话框按钮后,用鼠标划定范围即可。这样Excel就会自动在各页上加上你划定的部分作为表头。 6、在Excel中如何设置加权平均? 加权平均在财务核算和统计工作中经常用到,并不是一项很复杂的计算,关键是要理解加权平均值其实就是总量值(如金额)除以总数量得出的单位平均值,而不是简单的将各个单位值(如单价)平均后得到的那个单位值。
7、在Excel中可设置公式解决(其实就是一个除法算式),分母是各个量值之和,分子是相应的各个数量之和,它的结果就是这些量值的加权平均值。7、如果在一个Excel文件中含有多个工作表,如何将多个工作表一次设置成同样的页眉和页脚?如何才能一次打印多个工作表?把鼠标移到工作表的名称处(若你没有特别设置的话,Excel自动设置的名称是“sheet1、sheet2、sheet3.”),然后点右键,在弹出的菜单中选择“选择全部工作表”的菜单项,这时你的所有操作都是针对全部工作表了,不管是设置页眉和页脚还是打印你工作表。 8、EXCEL中有序号一栏,由于对表格进行调整,序号全乱了,可要是手动一个一个改序号实在
8、太慢太麻烦,用什么方法可以快速解决? 如果序号是不应随着表格其他内容的调整而发生变化的话,那么在制作EXCEL表格时就应将序号这一字段与其他字段分开,如在“总分”与“排名”之间空开一列,为了不影响显示美观,可将这一空的列字段设为隐藏,这样在调整表格(数据清单)的内容时就不会影响序号了。 9、用Excel2000做成的工资表,只有第一个人有工资条的条头(如编号、姓名、岗位工资.),想输出成工资条的形式。这个问题应该这样解决:先复制一张工资表,然后在页面设置中选中工作表选项,设置打印工作表行标题,选好工资条的条头,然后在每一个人之间插入行分页符,再把页长设置成工资条的高度即可。 10、在xcel中
9、小数点无法输入,按小数点,显示的却是逗号,无论怎样设置选项都无济于事,该怎么办? 这是一个比较特殊的问题,我曾为此花了十几个小时的时间,但说白了很简单。在indows的控制面板中,点击“区域设置”图标,在弹出的“区域设置属性”对话面板上在“区域设置”里选择“中文(中国)”,在“区域设置属性”对话面板上在“数字”属性里把小数点改为“.”(未改前是“,”),按“确定”按钮结束。这样再打开Excel就一切都正常了。11、如何快速选取特定区域? 使用F5键可以快速选取特定区域。例如,要选取A2:A1000,最简便的方法是按F5键,出现“定位”窗口,在“引用”栏内输入需选取的区域A2:A1000。 12
10、、如何快速返回选中区域? 按Ctr+BacksPae(即退格键)。13、如何快速定位到单元格? 方法一:按F5键,出现“定位”对话框,在引用栏中输入欲跳到的单元格地址,单市“确定”按钮即可。 方法二:单击编辑栏左侧单元格地址框,输入单元格地址即可。 14、“Ctrl*”的特殊功用 一般来说,当处理一个工作表中有很多数据的表格时,通过选定表格中某个单元格,然后按下 Ctrl* 键可选定整个表格。Ctfl* 选定的区域是这样决定的:根据选定单元格向四周辐射所涉及到的有数据单元格的最大区域。16、如何在不同单元格中快速输入同一数内容? 选定单元格区域,输入值,然后按 Ctrl Ener键,即可实现在
11、选定的单元格区域中一次性输入相同的值。 17、只记得函数的名称,但记不清函数的参数了,怎么办? 如果你知道所要使用函数的名字,但又记不清它的所有参数格式,那么可以用键盘快捷键把参数粘贴到编辑栏内。 具体方法是:在编辑栏中输入一个等号其后接函数名,然后按 Ctr A键,Excel则自动进入“函数指南步骤 2之2”。当使用易于记忆的名字且具有很长一串参数的函数时,上述方法显得特别有用。 18、如何把选定的一个或多个单元格拖放至新的位置? 按住Shift键可以快速修改单元格内容的次序。 具体方法是: 选定单元格,按下Shift键,移动鼠标指针至单元格边缘,直至出现拖放指针箭头(空心箭头),然后按住鼠
12、标左键进行拖放操作。上下拖拉时鼠标在单元格间边界处会变为一个水平“工”状标志,左右拖拉时会变为垂直“工”状标志,释放鼠标按钮完成操作后,选定的一个或多个单元格就被拖放至新的位置。19、如何让屏幕上的工作空间变大? 可以将不用的工具栏隐藏,也可以极大化Excel窗口,或者在“视图”菜单中选择“全屏显示”命令。20、如何使用快显菜单?快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域,然后单击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。21、如何使用快显菜单? 快显菜单中包括了一些操作中最常用的命令,利用它们可以大大提高操作效率。首先选定一个区域,然后单
13、击鼠标右健即可调出快显菜单,根据操作需要选择不同命令。 22、如何防止Excel自动打开太多文件? 当Excel启动时,它会自动打开Xlstart目录下的所有文件。当该目录下的文件过多时,Excel加载太多文件不但费时而且还有可能出错。解决方法是将不该位于Xlstart目录下的文件移走。另外,还要防止EXcel打开替补启动目录下的文件:选择“工具”“选项”“普通”,将“替补启动目录”一栏中的所有内容删除。 23、如何去掉网格线? 1)除去编辑窗口中的表格线 单击“工具”菜单中的“选项”,再选中“视图”,找到“网格线”,使之失效; 2)除去打印时的未定义表格线 有时会出现这样的情况:你在编辑时未
14、定义的表格线(在编辑窗中看到的也是淡灰色表格线),一般情况下在打印时是不会打印出来的,可有时却偏偏不听使唤给打印出来了,特别是一些所谓的“电脑”VCD中编辑的Excel表格更是这样。要除去这些表格线,只要在单击“文件”、“页面设置”、“工作表”菜单,点击一下“网格线”左边的选择框,取消选择“网格线”就行了。24、如何快速格式化报表? 为了制作出美观的报表,需要对报表进行格式化。有快捷方法,即自动套用Excel预设的表格样式。方法是: 选定操作区域,选取“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,在格式列表框中选取一款你满意的格式样式,按“确定”按钮即可。要注意的是,格式列表框下面有包括“数字”、“边
15、框线”、“字体”等6个“应用格式种类”选项,若某项前面的“x”不出现,则在套用表格样式时就不会用该项。 25、如何快速地复制单元格的格式? 要将某一格式化操作复制到另一部分数据上,可使用“格式刷”按钮。选择含有所需源格式的单元格,单击工具条上的“格式刷”按钮,此时鼠标变成了刷子形状,然后单击要格式化的单元格即可将格式拷贝过去。 26、如何为表格添加斜线?一般我们习惯表格上有斜线,而工作表本身并没有提供该功能。其实,我们可以使用绘图工具来实现: 单击“绘图”按钮,选取“直线”,鼠标变成十字型将其移至要添加斜线的开始位置,按住鼠标左键拖动至终止位置,释放鼠标,斜线就画出来了。另外,使用“文字框”按钮可以方便地在斜线上下方添加文字,但文字周围有边框,要想取消它,可选中文字框,调出快显菜单,选择“对象格式”“图案”,选择“无边框”项即可。 27、如何快速地将数