行政机关公文主题词标引方法

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1、国家行政机关公文处理办法 第十条十二项明确指出“公 文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题 词。”这就要求行政机关制发的公文应当正确标注主题词。国 务院公文主题词表使用说明对主题词标引方法作了简要说明， 不够具体，而在其他文件或学习资料上也难以查到权威的主题词 标引方法，所以在实际应用过程中容易出现一些错误。为此，笔 者学习了国务院等部门文件标引的主题词，得到一些体会，现撰 写成文，以与诸位同行探讨交流，谬误之处，敬请批评指正。、主题词、主题词表的含义主题词又叫关键词，是以基本概念为基础、进行规范化处理， 可显示词间语义关系的词或词组。公文中的主题词是指最能概括 公文的内容或反映公

2、文类别并经过规范化处理的名词术语。主题词表是指从自然语言中优选出来的语义和族性相关的 名词术语，按照一定的排列所组成的规范化动态词典。党政机关 有各自的公文主题词表。行政机关的公文主题词表是为了适应机 关办公现代化的需要，便于计算机检索和管理公文而编制的一部 术语控制工具。常用的是国务院公文主题词表，一些专业性 较强的部门和一些地区另有自己的主题词表，比如河南省公文 主题词表、黄河水利委员会公文主题词表等。在这里，笔 者以国务院公文主题词表为例进行探讨。二、几类常见的错误标引（一）简单地切分标题或公文主题概念。从标题或公文主题 概念中摘取几个词作主题词，不经规范化处理，也不在公文主 题词表中进

3、行转换。如：某省建设厅关于贯彻建设部节能减 排工作实施方案的通知的主题词为：贯彻 节能减排实施方 案 通知。这几个主题词就是简单地在标题中摘取的几个关键词， 除“通知”外的几个词都不是词表中的词。产生这类错误的原因 是完全不了解主题词的定义和标引方法，只是盲目地标引主题 词。（二）混淆了党政机关公文主题词的标引方法。这是最常见 的一类错误。党政机关公文主题词标引目的、规则、词表内容均 不相同。行政机关公文标引目的在于对公文进行分类，便于检索； 而党的机关主题词标引目的是全面准确地反映公文内容和发文 意图。现实中，有些行政机关公文标引主题词时不能区分两者的 差异，错误地使用了党的公文主题词的标引

4、方法，甚至错误地使 用党的公文主题词表。（三）类别词与类属词的使用错误。一种情况是类别词、类 属词不分，交叉混合使用；另一种情况是对类别词、类属词的使 用不准确，弱化了分类功能。比如：某市人民政府办公室关于 成立阳光政府四项制度领导小组的通知的主题词为：行政事务 制度 机构 通知，“机构”是类别词，不应作类属词使用，犯了第一类错误；该公文的主题是成立了领导小组，其类别词“行 政事务”使用不准确，应使用“机构”词目。（四）自造词目使用错误。有的公文对上行文时使用自造词 目,还有的是对下行文时使用了过多的自造词目或者没有在自造 词目后加注“”符号。（五）主题词放置顺序错误。主题词的排列有一定的顺序

5、要 求，应按照先类别词，再类属词的顺序标引；标引类属词时应按 照先大后小、先重要后次要的顺序，最后标反映公文文种的主题 词。比如某某市司法局关于表彰法制宣传工作先进集体和先进 个人的决定的主题词为：表彰 法制宣传 决定。“表彰”这 一词目顺序放置错误，应放在“决定”之前，主题词应改为“司 法 表彰 决定”。再比如某省人事厅关于印发公务员录用 体检通用标准（试行）的通知的主题词为：录用 公务员 体 检标准 通知，其主题词“录用”放置顺序也是错误的。三、正确的标引方法（一）主题词表的体系结构。国务院公文主题词表共有 15类1049个主题，分为主表和附表两大部分，主表有13类751 个主题词，附表内

6、容为中国和世界行政区域规范名称。词表分三 个层次。第一层是对主题区域的分类，只作为划定主题词词目类 别的区域，便于查找、使用词目，如“12秘书、行政”类。第 二层是类别词，即对主题词的具体分类。如“文秘工作”、“行政事务”等。第三层是类属词，如“公文”、“行政”等。第二 层的类别词和第三层的类属词统称为主题词，用于公文的标引。（二）标引规则。1 数量要求。除类别词外，不得多于5个词目。2标引顺序。先标类别词，再标类属词。标类属词时，应 先标反映公文内容的词，再标反映公文形式的词。标反映公文内 容的词时应先标主要成分、再标次要成分。比如国务院关于西 安市城市总体规划的批复，主题词为：城乡建设 城

7、市 规划 陕西 批复，其中“城乡建设”为类别词，“城市”、“规划”、 “陕西”为类属词，“批复”为文种；“城市”是主要成分，“规 划”是对主要成分进行说明的次要成分，排在其后面。3. 选用词目应坚持“宜宽不宜严”的原则。当词表中找不 出准确反映文件主题内容的类属词时，可使用其上位词或相近的 词标引。4. 组配标引。根据需要，可将不同类的主题词进行组配标 引。5. 无适当的主题词标引情况的处理方法。可选用公文主 题词表以外的词目进行自由词标引。自由词标引应遵循如下规 则：所选词目应具有较强的检索功能；具有专指性，不能产生歧 义；在自由词后应加“”标记。（三）主题词标引步骤。1了解公文内容。通过审

8、读公文标题、关键性语句或结论 性意见等，以了解公文的发文意图及主要内容。2确定公文的主题类型是单主题和多主题。单主题是指一 件公文只有一个中心内容，如请示类、批复类公文的主题。多主 题是指一件公文有两个或两个以上并列的主题，如会议纪要、工 作计划类公文。3 确定公文的类别。国务院公文主题词表把公文分为 15类，比如“08公安 司法监察”类，每类下面还有小类， 如“ 08B司法”。我们要找出公文属于哪个小类，其实就是在 查找应转换成的类别词。4 提炼出公文主题概念，分析其主要成分、次要成分及相 互间的关系。公文主题概念是指公文的中心思想，要用精炼的几 个词或句子表述出来。主题概念中主要成分是指最

9、核心、最关键 的部分，次要成分是对主要成分的说明以及空间、公文类型等。5公文主题概念转换。即把提炼出的公文主题概念依照标 引规则转换成公文主题词表中的词目，这一步较容易出错。 主题概念转换分直接转换和间接转换。直接转换是指主题概念能 在公文主题词表中找到相对应的主题词；间接转换是指在公 文主题词表中没有直接对应的主题词，需使用组配标引、上位 词标引和自由词标引进行转换。组配标引。又分为交叉组配和方面组配。交叉组配是指2个 或2个以上的主题词目构成具有相容性逻辑关系的组合，以表达一个专指概念。例如：“土地资源”，可用“土地”和“资源” 这2个主题词组配，以确切表达一个专指概念。方面组配是指表 示

10、事物的主题词与表示事物某个属性或某个方面的主题词进行 组配，比如“食品加工”即用“食品”这个事物及“加工”这个 状态进行了组配。由于行政机关公文主题词标引的目的在于分 类，不易于组配，所以在实际工作中很少运用此方法。上位词标引。是指公文主题词表中没有直接对应的主题 词，就用其直接上位词进行标引。上位词是指其概念的外延完全 包含下位词概念的外延。比如“虾”、“鱼”这两个概念的外延 是指各种实物虾和鱼，其上位词“水产”概念的外延则是指所有 在水中产出的动物，完全包含了“虾”和“鱼”的外延。再比如 国务院文件中华人民共和国行政复议法实施条例的主题 词是：行政事务 行政 法律 条例，这里就用到了上位词

11、标引，“中华人民共和国行政复议法”在公文主题词表找不到 对应的词目，而它的上位词“法律”可以在词表中找到，所以使 用“法律”作主题词。这里要说明的一点，要使用其直接上位词， 不得扩展，上例中“中华人民共和国行政复议法”在词表中 有两个上位词“法律”和“司法”，但是“司法”是“法律”的 上位词，是“中华人民共和国行政复议法”的间接上位词， 所以不能使用，否则就扩大了分类的范围。自由词标引。指在公文主题词表以外，有较高的使用频 率和较强的专指性，具有特定含义或新产生的词语。比如国务院办公厅关于印发2009年节能减排工作安排的通知，其主题 词为：经济管理节能减排厶 通知。“节能减排”是新产生的 词语

12、，有较强的专指性，使用频率高，所以可以使用自由词标引。6审核主题词标引结果。对拟使用的主题词进行检查，以 减少标引错误。一要看对公文主题概念的把握、提炼是否准确； 二要看是否符合标引规则；三要看同类型公文所选用的主题词是 否一致。举例说明：对国务院关于第四批取消和调整行政审批项目 的决定进行主题词标引。第一步，审读公文，了解到公文内容 和发文意图是“取消和调整行政审批项目，进行行政制度改革”。 第二步，发文意图单一，确定主题类型为单主题。第三步，进行 分类，对行政制度进行改革属于“行政事务”类。第四步，提炼 出公文主题概念：行政审批制度、改革、决定；分析成分：“行 政审批制度”是主要成分，“改

13、革”、“决定”是对主要成分进 行说明的次要成分。第五步，把提炼出的公文主题概念进行转换， 在国务院公文主题词表选词：“制度”、“改革”、“决定”。 所以，该公文主题词为：行政事务 制度 改革 决定。四、标引工作中应注意的几个地方（一）上报的公文应按上级制发的主题词表和使用要求标引 主题词，不得超出标引范围，不得使用自由词标引。（二）对于批转、转发、发布类的公文，一般应选用批转、 转发文件的文种，但如果被转发的公文属法规性质，其名称为条例、规定、办法等，则应作为主题词标引。如国务院关于修改 中华人民共和国公路管理条例的决定其主题词是：交通 公 路管理条例决定。标注的就是被发布文件的文种“条例”。

14、 如果想全面反映公文形式，也可以同时标引，如：国务院关于 修改全国年节及纪念日放假办法的决定的主题词标引为： 行政事务节假日办法决定。（三）多部门联合行文，如果行文规则不同，那么应遵循主 办机关的的行文规则（包括主题词的标引）。比如：中共中央 国务院关于2009年促进农业稳定发展农民持续增收的若干意 见，其主题词为：农村工作 农业发展 农民增收 意见，使 用的就是党的公文主题词标引方法。如果公文内容涉及多个方 面，主题词应标引主要内容或按内容出现的先后顺序进行标引。（四）党政机关公文主题词标引的区别。两者在主题词表、 标引目的、方法步骤、具体要求上均有较大差别。一是主题词表 的体系结构和词量不

15、同。党的机关使用的主题词表是中共中央办 公厅秘书局编制的公文主题词表,该词表共收录主题词5116 个，全表由主表、范畴表及附表三个部分组成；行政机关使用的 是国务院办公厅秘书局编制的国务院公文主题词表，该词表 收录主题词1049个，由主表和附表两部分组成。二是目的不同。 前者重在揭示、反映公文的主要内容;后者重在对公文进行分类， 以便于检索。三是标引的方法步骤不同。前者重在概括、分析； 后者重在分类。前者查表选词比较复杂；后者查表选词的途径较为单一。前者使用组配标引较多，后者使用上位词标引较多。四 是标引要求不同。党的机关公文主题词的数量一般在10个以内。 反映公文内容的主题词在前，反映公文形

16、式的主题词在后，地区 名称、组织机构名称、年代和人物都可以作为主题词；行政机关 的公文主题词强调先标类别词，再标属类词，除类别词外，主题 词不超过5个，年代、人物不作为主题词。在标引主题词时应注 意发文机关是党的组织还是行政机构，从而使用不同的标引方 法。（五）社会团体和临时性机构行文一般应参照业务主管单位 或主管单位的行文规则。比如基层法律服务工作者协会行文应参 照司法局的行文规则，使用行政公文处理办法；但是如果以协会 党组织的名义发文，则应使用党的公文处理办法。国家行政机关公文格式1 范围 本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印刷要 求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机