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1、公文写作基本知识一、党政公文的文种党政公文是指中国共产党各级领导机关和中华人民共和国国家各级行政机关正式使用 的公文。经中共中央批准，中共中央办公厅1996年5月3日印发的中国共产党机关公文处理 条例规定，党的机关公文种类为14类（种）：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公 报、请求、报告、批复、条例、规定、会议纪要、函。2000年8月24日，国务院正式发布 的国家行政机关公文处理办法规定，行政机关公文种类为13类（种）：命令（令）、决 定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。两者比较， 文种相同的有9类（种）：决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会
2、议纪要； 不同的有9类（种）：党的机关公文中的决议、指示、公报、条例、规定，行政机关公文中 的命令（令）、公告、通告、议案。所以，我国党政机关现行法定公文种类应为18类（种）。二、党政公文的格式要求应该说，党政机关公文的有关规定很多内容是相同或基本一对敌的。但是，党政机关公 文毕竟是各自独立的两个不同的公文系统，因此，除以上所述文种规定上有所不同之外，其 格式要求也不尽相同。明显区别主要有：1、版头（发文机关标识）。除党政机关公文统一由发文机构名称加“文件”二字组成外， 党的机关公文还有由发文机关名称加括号标明文种的版头;行政机关一些特写公文的版头只 标识发文机关名称，名称后没有加括号标明文种
3、。此外，党的机关公文版头的红色反线中间 用“”断开；行政机关公文只有一条红色反线，中间没有“”，不断开。2、秘密等级和紧急程度。党的机关公文要求标识在公文首页左上角，份号之下；行政 机关公文却要求标识在公文首页右上角，秘密等级标识在第一行，紧急程度位于其下一行， 两字之间空一字。党的机关公文规定机密类公文才标识秘密等级，且一般不标识保密期限； 而行政机关秘密类公文就要求标识秘密等级和保密期限，秘密等级和保密期限之间用“” 隔开。3、落款和成文日期。党的机关公文要求不论是单一机关，还是几个机关联合制发公文， 都要在落款处署发文机关全称或规范化简称。成文日期用阿拉伯数字标注。有特写版头的普 发性公
4、文可以不加盖发文机关印章。行政机关公文却要求单一机关或两个机关联合制发公 文，在落款处不署发文机关名称，只加盖发文机关印章；三个或者三个以上的机关联合行文， 为防止出现空白印章，才将各发文机关名称（或规范化简称）排在成文日期和正文之间且各 加盖单位印章。成文日期用中文数字标注。4、党政机关公文格式的差异，除前面所述外，在版记部分规定不同的还有： “抄送”、“印制版记”栏，党的机关公文要求顶格排印，而行政机关公文要求左右 各空1个字排印。 党的机关公文要求抄送机关间用顿号或逗号隔开，回行时与“抄送”冒号后的抄送机 关对齐，在最后一个抄送机关后标句号；行政机关公文要求抄送机关间用逗号隔开，回行时
5、与“抄送”冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。 党的机关公文版记部分包括印发份数，规定右空2个字排印，用圆括号括起；行政机 关公文版记部分不包括印发份数。但在实际操作中，一般均参照党的机关公文的规定标注。 这些规定，以下均相同，眉首部分的差异将在“请示”、“报告”文种中加以介绍。 党的机关公文用纸按规定可用16开型（目前普遍使用）或A4型，行政机关公文则规 定用国际标准A4型。“决定”中，如成文日期标注在标题之下作题注时，该文将没有落款。 否则，将成文日期标注在落款处，右空4个字，且标注发文机关名称或盖发文机关印章。5、党政机关公文眉首区格式规定的区别主要有： 党的机关公文版头（
6、发文机关标识，信函格式除外，下同）有两种：一是发文机关名 称加“文件”；二是发文机关名称后加括号，括号内标注文种。向上级“请示”或“报告”， 一般用第二种版头，根据行文需要，在括号内标注请示或报告文种。而行政机关公文发文机 关标识（版头）也有两种：一是发文机关名称加“文件”；二是一些特定的公文只标注发文 机关名称。向上级“请示”或“报告”一般用第一种（即有“文件”二字）版头。 行政机关向上级的请示、报告性行文，格式要求在一般公文格式标准的基础上把眉首 区整体下移55mm，保证发文机关名称距版心线上沿距离为80 mm （一般公文为25 mm），以 留出供上级领导批示和签署意见的空白区域。党的机关
7、公文没有这方面的规定和要求。党政 机关上行公文也有相同的规定：上行文要求眉首区标注签发人和签发人姓名，把签发人和签 发人姓名放置在发文字号同一条水平线上，把发文字号位置由中间向左移到版心线左边空1 字的位置标注，把签发人和签发人姓名放置在右边空1字的位置标注。这一规定是下行文和 平行文所没有的。上行请示文件还要求注明联系人和联系电话，以方便上级机关在办文中及 时联系。三、常用公文的基本写作方法1、决定（一）决定的含义决定是用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关人员，变更或者撤销下级机关 不适当的决定事项的下行公文。（二）决定的写作要求 注意把握内容结构。一般来说，知照性决定，由于是解决具
8、体问题的，内容单一，文 字简短，所以，大都是一气呵成，不分段落，多采用“篇段合一”的结构形式。部署指挥性 决定，主要是传达部署对某一具体重要工作或行动的决策意见，往往要交代一下决策的背景 与依据，所以，在篇头处做文字撮要表达，然后再写决策的具体内容与要求，为了表达清楚 和便于执行，多采用分条列述的写法，条与条之间是并列的逻辑关系，这样的结构形式叫做 “撮要分条式”。法规政策性决定的结构形式主要有两种：一是“分部分”的结构形式，即 把全文划分为几个大的层次，层次与层次并列，各自相对独立，涉及重大问题、确定大政方 针的决定，大都采用这种结构；二是“分条列项”的结构形式，即把全文分成若干条，一条 为
9、一个独立的内容，分条列项，与法律、法规的写法很相似，适用于规范人们社会行为的决 定。表彰或处分性决定，一般是采用“段落表述”的结构形式，先用一段文字介绍被表彰或 受处分对象的基本情况，再用一段或数段文字写明表彰或处分的依据，然后写表彰或处分的 决定，并就此提出希望、要求或发出号召。 注意详略得当。决策知照性决定一般用较多的笔墨去写缘由，而决定事项部分文字所 占的比重较少。反之，法规政策性、部署指挥性决定却用较少的文字去写缘由，而用大量文 字说明决定事项的内容。 掌握恰当的表达方式。写法规政策性、部署指挥性决定，由于内容比较复杂，在表达 方式上应以说明为主，适当结合议论，说明文字用来表达决定的具
10、体内容、事项与要求，而 议论文字通常写于全文和每一部分、每一层次、每一段落之首，用来明确篇旨和段旨，起到 亮明观点、点出主旨的作用。表彰或处分性决定，更多的是使用说明文字，议论性文字使用 得较少，只有在讲到事情的性质、意义或影响时才涉及议论文字。这里需要说明的是，公文 中讲的议论，主要指包含一些议论性的表达成分，这种成分在具体表达上，只是原则地表述 事理，不做多方面、多层次、多角度的完整论证，在手法上是直接加以议论，即一针见血、 一语道破，有时只是一两句结论性的话，是直接说明的简单逻辑论证方法。 语言表述力求准确、简洁、庄重。用好规范性或习惯用语，如“会议决定”、“大会 同意”、“大会要求”等
11、，一是表明决定由领导成员集体研究或经会讨论决定；二是强调决 定具有法定的权威性，必须遵照执行。2、通知（一）通知的含义通知是一种用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求 下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项的传达性、指示性和部署性文种，同时还 适用于人事任免。（二）通知的写作要求 忌滥发通知。通知具有使用范围广、使用频率高、种类繁多等特点，使用方便，但并 不表明可以滥发、乱发。由于发布通知是要求所属机关单位贯彻执行或周知的，目的在于指 导和推动工作的深入开展，因此，要特别注意发布通知的必要性，讲求实效，严格控制，严 禁逢事必发“通知”。 忌越俎代庖。通知具有多
12、功能的特点，但其使用也有界限，不能越俎代庖，包办代替。 在实践中，有些公文，按其内容性质及发文的目的要求，本来应用“函”、“指示”、“意 见”或“通告”文种印发，却以“通知”代替，甚至有些本来应用“启事”、“声明”之类 事务性文书印发，也用“通知”行文。出现类似情况，是拟文者对“通知”文种的含义、作 用、特点等缺乏了解，同时又是对公文写作极不认真、不负责的体现。 忌含糊不清。“通知”的写作要做到主旨明确，结构严谨，用语通畅，明白无误，令 人一目了然。同时，在内容上必须既符合党和国家的方针政策以及上级机关的指示精神，又 合乎本地区、本部门的实际情况。3、通报（一）通报的含义通报是用于表彰先进、批
13、评错误，传达重要精神或交流重要情况的知照性下行公文。（二）通报的写作要求 注意典型的真实性。由于发布通报的目的在于用典型事实对广大干部和群众进行引 导、教育，既可以是正面典型，也可以是反面典型，因此，写进通报中的内容必须是具有广 泛的代表性或者是反映当前社会上某种错误倾向、具有反面教育意义的人或事，以及能给人 以启迪、警示作用的事件。同时，要特别注意其真实性，决不可人为地拔高或贬损。 要向深处挖掘。通报的写作，特别是表彰性和批评性通报的写作，往往要在叙述事实 的基础上作出进一步的分析和评价，挖掘事件或事故发生的根本原因和责任归属，据以提示 问题的实质，概括出可资借鉴的经验和应当吸取的教训。要注
14、意触及事件的本质，向思想和 灵魂深处发掘，切中要害，一针见血，使人从中受到茅塞顿开的启迪和深刻的教育。 明确发布方式，在表达方法上有所侧重。根据通报发布方式的不同，可将其分为直述 式与转述式两种类型。其中前者是以领导机关名义直接下发，后者则是对下级来文加写按语 后予批转。一个是单体行文，一个是复体行文。因此，写作时表达方式就各不相同。直述式 通报侧重于叙事，加以必要的说明；而转述式通报侧重于议论，属评价性文字。但这种评价 性文字不是对下级来文内容的重复，而是在下级来文的基础上提炼与升华，抓住重点，把握 关键，突出实质，起到画龙点睛的作用，以指导下级机关的行动。4、报告（一）报告的含义报告是用于
15、向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关询问的陈述性上行公文。（二）报告的写作要求 把握“报告”的写作规则。“报告”写作结构通常采用“三段式”。但“三段式”不 是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变的形态：A、情况一一做法一一问题（意见）；B、情况（做法）一一问题一一今后意见；C、情况一一问题一一今后意见；D、情况一一原因（责任）一一下一步的做法；E、情况一一原因一一责任及处理意见；F、情况一一问题一一建议等。切实掌握“三段式”的基本要求，对提高撰文效率且达到眉目清楚是十分必要的。同时， “三段式”也只是一个基本写法，并非所有报告都必须使用“三段式”。有的专题工作报告 也可采取“情
16、况一一做法”的“两段式”。 注重时效，情况真实。注重时效是指向上级汇报工作、反映情况、提出建议必须及时 迅速，不能拖沓。报告承担着向上级机关反映信息及对决策的反馈作用，上级机关要通过报 告及时掌握各方面的动态及变化，掌握决策的运行情况，因此，在某种程度上说，报告是决 策的基础条件之一。汇报工作、反映情况、提出建议等，如果不注重时效性，就可能影响决 策的及时性和科学性。时效性并不否定情况的真实性。向上级汇报工作、反映情况要实事求 是，真实可靠，把实际工作中遇到的困难和问题客观地反映出来，有一说一，给上级决策提 供参考。 语言简洁，篇幅短小。要控制“报告”的篇幅，就要充分运用概述和突出重点的表达 方法，“避繁就简”。这里讲的“繁”主要是指现象拼凑，事实罗列，面面俱到，也就是通 常讲的记“流
