质量手册的编写

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1、物业管理质量手册第一节物业管理质量手册概要一、质量手册的概念对于贯彻实施2000版IS09001标准的组织，标准要求编制和保持质量手 册。质量手册是规定质量管理体系的文件。它系统识别了影响质量的各个直接和 间接过程，描述了这些过程之间的相互关系，并规定了对重要过程进行有效控制 的各项准则。ISO 8402： 1994质量管理和质量保证-术语将质量手册定义为：阐明 一个组织的质量方针并描述其质量体系的文件。质量手册可以涉及一个组织的全 部活动 或所选择的部分活动。例如，可根据产品或服务、过程、合同要求、政 府法规或组织自身的性质确定具体要求。质量手册是一部质量“胜”经。其编制依据是ISO9001

2、标准，IS09001标准 从是几十年质量管理历史中摸索和总结出来的，并在几十年实践中证实是有效和 适用的。可以说，标准的每一个条款都是不少企业经验教训的总结和结晶，也是 将质量管理的普遍原理与公司实践相结合的产物。质量手册是一部“法典”。质量管理体系的核心价值观在于“法治”。质量手册 作为质量管理体系的纲领性文件，其地位相当于“宪法”。其它各类文件（管理性 文件、作业指导书等）则相当于单项“法规”，规定了某些方面的具体要求。质量 手册的编制就是“立法”，发布后的宣贯就是“普法”，让每一个人员“知法懂法”，并 自觉地“依法办事”。还需要职能部门当“警察” “执法”，不断地依据质量手册的要 求去发

3、现和纠正偏差。质量手册是一本教材。各级员工通过对质量手册的学习能够获取有益的质量 管理知识，从而不断提高意识和能力。比如，可以了解到公司的概况、质量理念 和大政方针，可以找到自己在质量管理体系中的位置，知道到自己要扮演的“角 色”，搞清楚自己是谁的“顾客”，以及谁又是自己的“顾客”。质量手册是一本宣传书。它是证实质量活动有效开展的重要证明性文件，这 是第一个层次的证实，通过文件来证实你是不是“有法可依，有章可循”。对于有 些客户，他们还会进行第二层次的证实,那就是到公司来进行现场的第二方审核， 审核依据就是质量手册，看你是不是“说到做到”，看你是不是在“规定一套，执行 一套”。这在国外非常普遍

4、，国内已有这种发展趋势。可以断言，加入WTO后， 这种发展趋势肯定会加速。组织应编制和保持质量手册，质量手册包括：a）质量管理体系的范围，包括任何删减的细节与合理性b）为质量管理体系编制的形成文件的程序或对其引用；c）质量管理体系过程之间的相互作用的表述2、理解要点a、“规定组织质量管理体系的文件”称为质量手册。质量手册是组织所建立 的质量管理体系概要性的描述，所有采用本标准的组织均应编制质量手册。b、内容：（1）清楚的阐明质量管理体系所涉及的产品、区域和活动的范围，如果存 在删减需求时，则需说明删减内容及删减的合理性；（2）要有“形成文件的程序”（如文件控制、记录控制、不合格品控制、内 部审

5、核控制、纠正措施控制和预防措施控制）或对其引用；(3) 对质量管理体系的众多相互关联的过程之间的相互作用进行描述，其 格式可以依据标准的文件结构格式，也可采用流程图格式，结合组织的类型、规 模以及其他需求来编制。二、质量手册的作用质量手册用来对组织的质量管理体系进行充分阐述，规定质量管理体系的基 本结构，并指导组织实施体系的主要文件。因此，组织的质量手册就成为建立并运 行质量管理体系的重要标志。1体现了组织对质量管理体系的总体策划的思路组织在对其质量管理体系进行总结策划时，必须高瞻远瞩，从组织的整体利益 和长远发展角度出发，对质量管理体系进行全面的统筹规划。质量手册中的所有 规定正是这种全面规

6、划思路的体现。组织围绕产品或服务质量形成全过程的各个 阶段，考虑应开展的过程控制和质量活动，对这些过程和活动的控制要求进行系 统设计和描绘，并将相应的责任明确分配落实到有关部门和人员。对于策划过程 中发现的管理薄弱环节，组织还要按照标准的要求，制定各项管理制度和操作规程, 实施重点控制，通过运行、纠正和完善，不断总结提高，最终实现持续改进，以上所 有的策划输出就构成了质量手册的全部内容。2为贯彻组织的质量方针、目标、程序和要求提供依据质量手册阐述了组织在质量管理方面所追求的总的宗旨和方向，即质量方 针。最高管理者对如何贯彻本组织的质量方针明确作出承诺，并通过质量手册的 发布，要求全体员工都能认

7、真理解并遵照执行。质量手册同时也阐述了组织的质 量目标，对质量管理体系的各种程序、原则和方法也给予了明确规定。这些都为 组织有效地实施质量管理体系提供了有力保证，使得所有与质量有关的过程能 够自始至终都处于受控状态。组织只有切实地按照质量手册的要求去做，就能不 断提高产品或服务质量,最终实现其质量战略目标。3使组织的质量管理体系能够有效运行质量手册是组织实施质量管理体系的灵魂，手册明确规定了承担质量管理工 作的各个职能部门、岗位及各类人员的质量职能和分工，相互配合，相互协调，形 成了事事有人管、环环有人控制的格局,为现实过程受控奠定了基础。质量手册 同时也对质量管理体系运行所需的资源，包括人力

8、资源、基础设施和工作环境作 出相应的规定，这些都为体系的有效运行提供了可靠的保障。质量手册对于协调 各个部门之间关系，保证质量活动能够顺利进行起着积极的作用，很多质量活动 需要各个部门之间密切配合，相互协作，共同完成，如果协调工作做不好，就会出 现相互推诿扯皮的现象,势必影响到活动的有效开展。质量手册充当了协调员的 角色，编制质量手册的过程,实际上就是理顺各部门相互之间配合关系的过程。通 过手册编制分清责任、明确配合方法，加强协调，将对各项质量活动的开展起到积 极作用。4为质量管理体系审核提供依据，证实组织的质量管理体系符合标准要求 质量手册阐述了组织质量管理体系过程及其过程的控制要求,明确了

9、影响质 量的各类人员的职责、权限和相互关系，同时也涉及进行各项质量活动的程序、 原则、方法，因此它是各类质量审核活动的依据。质量审核是保证组织质量管理 体系正常运行的有力手段。在进行质量审核时，审核人员要检查质量手册中规定 的内容是否得到了贯彻,各部门、各级人员的质量职责是否予以落实，各项程序是 否按照规定要求得到实施,以判断组织的质量管理体系运行的有效性。由此可见,组织向顾客和认证机构介绍自己的质量管理状况、质量保证能力,证实本组织已 经按照标准的要求建立并实施了质量管理体系，这些都离不开质量手册。5强化组织质量控制手段,保证质量管理体系持续有效组织的质量手册是建立在科学的质量管理原则基础上

10、,手册的编写往往吸取 了大量成功的质量管理经验，汇聚了众多质量控制的先进做法，这些无疑将有力 地促进组织的质量管理活动，提高组织实现增值的能力。为使质量管理体系能够 持续有效地运转，保证组织的产品或服务质量持续稳定地提高，需要对质量管理活 动中的一些共性和有规律性的要求加以提炼和总结,以质量手册和程序文件的形 式固定下来，作为组织从事质量管理工作长期遵循的规范，无论组织的内外部环境 发生什么变化，组织都能够以质量手册为基础，进行修改、补充和完善，及时做出调 整,以保持质量管理体系的持续有效。6为按照质量管理体系要求开展有效的人员培训提供依据质量手册也是组织进行质量管理体系培训的主要教材。为了使

11、质量管理体系 有效运行，需要依据质量手册对组织的各级人员进行系统的培训和教育，以强化全 体员工的质量意识,理解并掌握质量管理体系要求和运行方法，这是确保产品质量 形成和实现全过程都处于良好受控状态的关键。三、质量手册的基本类型根据不同的标准可划分为：1、按质量体系层次划分，可分为总质量手册、分部门质量手册及专用质量 手册。2、按不同环境中的质量体系划分，可分为质量保证手册和质量管理手册。3、按手册使用者承担的责任划分，可分为受控的质量手册和不受控的质量 手册。四、质量手册的管理1、质量手册的编写、审核与批准：质量手册在管理者代表的领导和主持下由质量管理办公室组织编写，经管理 者代表审核后，再批

12、准发布。2、质量手册的发放、保管控制：内部使用的手册和提交认证机构的手册按受控版本管理，由质量管理办公室 加盖“受控”印章并编制分发号后发放，并履行签字登记手续。处员工只能使用有 “受控”印章及分发号的手册。质量手册持有者应妥善保管，不得随意更改、涂写、转借、复印。如有遗失 应及时报质量管理办公室登记补发。3、质量手册的更改、换版：质量手册在实施过程中需要修改时，须经管理者代表审核并报主任批准后， 由质量管理办公室将修改内容以“文件更改通知单”的形式通知各持有手册的部 门和人员；各持有手册的部门和人员按更改通知单的要求进行更改，并在手册所 附的更改记录表中注明有关情况。当需一次性更改的内容太多

13、或更改次数太多而影响手册使用时，经批准后， 由管理者代表主持，质量管理办公室组织质量手册的换版。质量手册的更改、换版程序按文件控制程序执行。需留用作废的手册时应作出明显的作废标识。五、质量手册的使用一个公司的质量手册是经最高管理者批准后才颁发的，因此要充分发挥其在 质量体系和质量管理中的作用。具体使用时：1、公司组织员工学习培训，使员工理解质量手册规定的质量方针和质量管 理的内容，并熟悉自己职责范围内的质量工作内容；2、根据质量手册规范各部门和各一级各类人员的质量职责，减少或杜绝推 诿扯皮，使各项质量工作的接口处于受控状态；3、利用质量手册对质量体系进行审核，对各项质量工作进行监督、检查和 考

14、核；4、按需要向需方或第三方（第三方：对于组织和组织相关方而言的外部独 立的组织。）提供质量手册，作为企业质量体系健全和运行正常的“证据”，并作为 其对企业进行认证审核的依据。第二节物业管理质量手册的编写要点一、质量体系要素的表达方法质量手册一般由概述、正文及补充说明三大部分组成的，重点是在正文部分。 正文部分主要由组织机构、职责、质量体系要素组成。对每一个质量体系要素， 要从以下几个方面给予阐述。1、要素的名称。可直接按IS09000系列标准的要素名称来写，如“合同评 审”、“文件和资料控制”等。2、要素的目的（概述），为什么要采用该要素，该要素要达到什么样的结 果，编写时要紧扣标准条文中的

15、要求。说明为什么开展该项活动。3、要素的应用范围。说明活动涉及的（产品、项目、过程、活动）范 围。4、职责：说明活动的管理和执行、验证人员的职责。5、程序内容：详细阐述活动开展的内容及要求。6、相关文件。列出与本要素活动有关的文件名称及编号，通常本要素的程 序文件是必须列出的。二、质量手册的结构1、封面2、批准页3、目录4、修订页5、发放控制页6、定义（术语）7、前言&组织概况的介绍9、质量方针和目标10、机构、职责和要限11、质量体系要素描述12、质量手册编写说明及阅读指南13、支持性文件附录第三节物业管理质量体系要素的理解一、管理者职责最高管理者应通过以下活动，对其建立、实施质量管理体系并持续改进其有 效性的承诺提供证据：a）向组织传达满足顾客和法律法规要求的重要性；b）制定质量方针；c）确定质量目标的制定；d）进行管理评审；e）确保资源的获得。二、质量体系三、合同评审四、设计控制五、文件和资料控制六、采购七、顾客提供产品的控制八、产品标识和可追溯性九、过程控制十、检验和试验十一、检验、测量和试验设备的控制十二、检验和试验状态十三、不合格品的控制十四、纠正和预防措施十五、搬运、贮存、包装、防护和交付十六、质量记录的控制十七、内部质量审核十