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1、浅议研究生教育信息的系统化管理【摘要】本文运用系统科学理论，分析了研究生信息管理中的系统化问题，指出理解决这些问题的方法。这将对进步研究生管理程度产生积极推进作用。【关键词】研究生教育信息管理系统化近几年，我国研究生教育开展迅速，相应地研究生教育管理工作也变得越来越复杂。而研究生教育管理工作的效率在很大程度上那么依赖于系统而科学的信息管理系统。随着现代管理科学和计算机技术的开展，基于系统客户端/S客户机/效劳器与系统阅读器B/S阅读器/效劳器体系构造的信息管理方式逐渐成为主流。施行系统化管理既是教育开展的必然趋势，也是进步管理程度的客观要求，然而，在施行研究生信息管理的系统化进程中，仍存在一些
2、发人深省的问题。1研究生信息管理的系统化表征根据系统论的观点，世界的万事万物都是系统的，系统性是自然界和人类社会的根本属性。研究生信息管理工作自然也具有系统性。一方面它是研究生教育系统的组成局部(子系统)，另一方面它又自成系统，一般由招生信息管理、培养信息管理和就业效劳信息管理等子系统组成，而每一个子系统又由更小的系统或要素组成。在要素一定的情况下，系统的构造决定着系统的功能，不同的构造可以产生不同的功能，要使信息管理系统运转合理、有序，必须优化整个系统，使各个子系统发挥最正确功能，收到整体大于局部之和的效果。1.1研究生信息管理是一项复杂的系统工程随着研究生教育的开展，传统的研究生信息管理形
3、式已经无法满足现阶段的需要，必须借助数据库和网络技术，实现研究生信息管理的信息化、系统化。影响和制约研究生信息管理程度的因素很多，涉及到的部门也非常多，相关部门需要运用系统论的管理方法，根据研究生信息管理本身的规律和特点，把管理过程中的各个环节、各个部门的活动与职能围绕研究生信息管理的目的合理组织起来，形成各系统之间互相联络、互相协调、互相促进、权责明确的有机整体。完善的、系统化的研究生信息管理体系又是由假设干个子系统组成的，管理活动又是由老师、研究生和教学管理人员共同参加的多边活动。因此，在研究生信息管理系统化运作过程中，只有充分发挥系统的协调作用，才能使三方人员更有效地配合，及时理解老师的
4、科研和教学效果，反应研究生的学习和科研信息，提出新的管理目的，使教学、科研和管理工作始终处在一个新起点和高程度的层次上运转。1.2系统化管理进步管理效率研究生信息管理系统一般涉及招生、学籍、培养、思政教育、学位、学科、就业七个职能部门，信息需要在不同部门之间传递和处理，某个部门数据的输入可能是另一个或几个部门数据的输出。大多时候，数据并不是从第一个部门顺序地传递到最后一个部门，而是经过一些中间部门的处理重新回到前一个部门，有些甚至会经过有限次的循环，才会进入下一个部门。信息的价值在于其准确性和时效性，但凡上级部门和学校指导需要掌握、处理的重要情况和突发性事件、重要思想动态等信息，要及时搜集、迅
5、捷上报。这样才能最大限度的表达信息的价值，进步管理效率。系统化管理就是用系统理论和系统工程方法，来处理物流、人流和信息流的关系，处理好三流的关系是现代系统管理的关键。物流是组织运行的主体，物流中伴有信息流，而信息流是对物流、人流的反映，调节着物流和人流的数量、方向、速度和目的，驾驭着人和物，做有目的和有规那么的活动。在研究生管理中，信息量和信息速度与研究生规模呈正比例关系，研究生规模越大、越复杂、信息量的增长就越大，对信息传递的速度的准确度要求就越高，信息流发生堵塞、中断、停顿的风险就也就越大。实行系统化管理可以从以下三个方面进步管理效率：1系统化管理可以防止信息系统重复开发。重复开发造成人力
6、、物力的极大浪费，而且由于力量分散，开发的信息系统大多质量不高。实行系统化管理可以集中力量，整合资源，开发出高质量的信息系统。2系统化管理可以标准、统一信息标准。目前研究生信息管理系统大局部是各个学校根据需要自行设计的，其操作平台、数据库管理系统、开发工具、网络环境等均没有统一标准。在教育部的信息标准公布之前，各个学校自行设计的信息系统的数据库是不一样的，数据库的字段名、类型、长度等也不一样，无法实现信息共享。即使在同一学校，各主管部门为适应自身的需要而开发的管理信息系统之间也缺乏整体间的统一规划，很难实现各部门之间的信息共享与信息传递。实行系统化管理可以把各个院校，各个部门使用的信息系统统一
7、起来，进步信息处理和信息传递的速度和准确率，进步管理效率。3系统化管理能使信息实现适时处理。虽然信息系统实现了联网，但受技术条件限制或平安方面的考虑，某些信息的处理工作仍是单机条件下的事务处理系统，信息还不能真正实现实时处理，例如学籍情况的变动，并不能立即在其它部门反映出来。只有实行系统化管理才能实现真正的实时处理，进步信息管理的效率。1.3系统化管理程度进步的标志随着研究生规模的不断扩大，传统的管理方式、手段，已经不能满足研究生管理工作的需要。因此，利用信息技术和网络技术，实现研究生教育管理的信息化，尽可能减少管理人员的工作量，使数据可以重复利用与充分共享，为学校师生和社会各界提供多样化的信
8、息效劳势在必行。为了适应研究生教育高速开展的需要，不仅要从研究生教育的管理体制、运行机制上加以改变，还应当从管理的观念、手段和方法上加以变革，加快信息化建立的步伐，全面进步研究生教育的管理程度。系统化管理就是要协调研究生教育各个部门，发挥各个部门的优势，防止各自为政，重复开发等造成资源的不必要浪费，也有利于数据在各部门的共享和传递。系统化最重要的作用是实现研究生信息管理的有序性，研究生教育需要经过各个阶段，大多数情况下，只有上一个阶段工作完成，才能开场下一阶段工作，如：只有修够足够的必修课和选修课学分，才能进展辩论。这就需要对信息管理进展系统化设计，保证此功能的实现。系统化管理是研究生信息管理
9、程度进步的一个重要标志。2研究生信息管理的系统化管理理念长期以来，由于管理人员、资金和技术等方面的原因，研究生教育管理工作仍然处于分散式管理的初级阶段，局部管理人员已经习惯了“传统管理的工作方式，要实现由“传统管理到“信息系统化管理的转变，将是一个非常困难的过程，需要一段较长的时间。信息系统化管理不仅是简单地在办公桌上放一台计算机，管理人员能操作计算机，能打字上网就行了，而更多地是需要这些管理人员管理观念的转变，以及自身素质的不断进步。研究生信息管理的系统化管理理念主要有：2.1统一认识，信息共享研究生教育一般为2年或3年，从时间的先后顺序上可分为招生、培养和学位三局部，详细管理工作是由许多个
10、部门共同完成的，各个部门负责不同的工作，如：招生部门负责研究生入校的初试、复试和录取；培养部门负责研究生在学期间的学习、培养等；就业部门负责研究生的就业指导工作。各司其职，显得合理有序。但从现实来看，许多高校都遇到了一个突出问题，即因在不同部门应用不同的管理方法，虽然在不同范围内有不同收效，但要施行统一管理、系统管理却出现了问题。一些高校明显暴露出研究生培养部门之间各自为政，协作环节薄弱等问题。研究生教育管理本钱加大，整体管理程度却有所降低。基于系统化的管理要求，在研究生教育管理过程中需要各部门统一认识，信息共享。目前研究生教育管理存在的主要问题是各部门管理者的认识问题。一是指导者中传统的管理
11、思维方式认为管理是指导者对别人的管理，习惯于采用人管人的方法。二是一些高校指导只是将研究生教育管理工作交给各部门分管指导负责，并没有纳入高校研究生教育整体的战略规划。三是一些高校缺乏研究生教育的系统考虑，难以施行统一管理。解决上述问题的有效方法之一就是强化培训，在培训的根底上使各部门指导统一认识，只有在统一认识的根底上，系统化管理才能奏效。信息共享，顾名思义就是各部门共享信息资源，信息资源的共享和利用，可以有效地进步研究生教育管理程度，降低信息搜集和处理的费用。但是由于缺少总体规划，多年来研究生教育各部门分散开发或引进的信息系统，有相当一局部互相之间信息不能共享，形成了信息孤岛，严重制约了信息
12、共享。因此，高校必须采取有效措施，尽快减少甚至消除信息孤岛，进步信息资源的利用效率。2.2协同管理，职责清楚协同就是协作，即共同作用。协同效应是指在复杂大系统中各子系统的协同行为产生出的超越各要素自身的单独作用，从而形成整个系统的统一作用和结合作用。从系统学角度看，协同管理就是要通过对有假设干子系统组成的系统进展时间、空间和功能构造的重组，产生一种具有“竞争合作协调的才能。详细到研究生教育管理中，协同管理就是将高校的各种资源(包括人、科研成果、财物、信息、流程)关联起来，使之可以为了完成共同任务或目的而进展的协调或运作，通过对有限资源的最大化开发利用，实现这些资源的利益最大化，消除在协作的过程
13、中产生的各种壁垒和障碍。部门协同管理自然涉及到权责和利益分配问题，为了防止部门协作中出现问题，必须坚持“职责清楚原那么。无论是设置岗位，还是装备人员，最重要的一点就是岗位人员要“职责清楚，谁该做什么，不该做什么；谁有权做什么，无权做什么，都要清清楚楚，明明白白。“职责清楚的优点有三：一是研究生管理的每个工作岗位都有专人负责，以防止出现因无明确分工而使有些工作好似人人有份但出了事又找不到人承当责任和后果；二是让研究生管理中每一个人都有特定的工作范围和权利，使他们各司其职，各负其责，把精力集中于自己的工作，既能进步工作效率，又易于进步个人的业务程度；三是使研究生管理中每个人的职责和权限经纬清楚，防
14、止越级施权行为的发生，当有人越权时也可追究责任。并且制定严格的奖惩措施，促进研究生管理工作的良性循环和安康开展。3研究生信息管理的系统化管理方式和手段研究生信息管理涉及到的部门、数据库和用户都比拟多，对某些数据平安性要求高，因此信息管理系统的设计、开发以及后期维护将会是一个比拟复杂的系统化过程。系统人员需要在对系统进展调研、分析和研究的根底上提出开发信息管理系统的总体规划原那么、设计方案和使用时的维护方案。基于研究生教育信息管理的特殊性和复杂性，研究生信息管理的系统化管理必须从管理的标准化入手，制定一整套严格的管理制度。研究生信息管理的系统化管理方式和手段主要有：3.1建立“管理系统，搭建共享
15、平台研究生教育管理工作核心内容的一致性，为研究生教育管理部门建立管理系统，搭建共享平台提供了可施行性。研究生教育管理部门在规模、机构设置和管理形式等方面虽存在诸多差异，但其教育管理工作的核心内容具有一致性。以学籍为例，学籍管理内容中包括研究生的姓名、性别，出生年月、毕业院校等根本信息，每个信息都可以用标准的数据来描绘，并对数据进展归纳和提炼，从而形成可以广泛应用的标准。在管理过程中即使有些很难形成统一标准的，如课程等，也可在分类方式、编码方式上统一规定。在目前不同的管理体系下，假如没有一个统一标准的标准，研究生教育管理将面临许多问题，如软件设计开发平台较多，软件设计程度不一，扩大性、开放性、灵
16、敏性、兼容性较差，重复开发，资源浪费严重，信息管理效劳对象少，效劳范围小等。研究生教育管理共享平台的建立，为解决上述问题提供了有力的工具。它不但可以解决信息编码不准确而导致的上报信息不能直接传递，系统不能穿插应用，开发人员之间不能对话等问题，也可以为各个高校之间的信息交流提供一条高效便捷的通道。同时可以利用效劳与数据库技术，建立更为人性化的信息系统，为管理人员和研究生提供多方面的效劳。因此，研究生教育信息管理系统标准和共享平台的建立，是进步研究生教育管理程度的必由之路。3.2共同维护，完善数据信息研究生教育管理在一个管理周期中均包括招生、培养、学位授予等根本环节，每个环节下又有一些子环节。例如，招生环节包括录娶学籍子环节；培养环节包括课程学习、科研技能学习子环节；学位环节包括论文预辩论和论文辩论子环节。各个环节相辅相成，组成一个有序的整体，这是研究生教育管理工作的本质及共性。数据信息就是在这些环节或子环节中产生、加工、储存、传递的。一个完好的信息往往是由多个部门共同“消费的，所以信息系统需要教育管理部门共同维护。然后再根据研
