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1、公文写作基础知识（一）一、公文的定义和分类（一）定义公文，是公务活动中所形成和使用的文字材料，是方针、政策、法规、政令和信息、情况的表现者、运载者，是机关实施管理的基本手段和重要工具，发挥着上令下达、下情上报和信息沟通的重要作用。公文贯穿机关管理工作的始终。我们要向上级报告情况，需要写成文件；我们要向乡镇、村安排什么工作，提工作要求，需要写成公文印发 下去，备查、备用，便于基层照章执行；我们要告知社会 公众一个什么信息，也要印制成公文。因此，公文写作与 我们每一个机关告知人员息息相关，可以说，具备较强的 公文写作能力，是每一个机关工作人员的基本素质要求。 当前，各级各部门都十分缺乏优秀的文秘工
2、作人员，有许 多年轻人因为具备较好的文字功底，而被选拔进市、县党 委、政府机关工作，从而改变了自己的生活环境和人生境 遇，一些机关还因为选不到合适的文秘人员而发愁。由此 可见，重视公文写作、加强公文写作，对于年轻人来说， 具有更加积极的作用。（二）分类1、按照制文机关的种类划分：党务机关公文、行政机关公文、司法机关公文、军事机关公文、企事业单位公文、社会团体 公文。今天讲的，重点是行政机关公文。2、按照行文方向划分：上行公文、平行公文、下行公文。 草拟公文前，必须弄清楚行文方向，才能确定文种、内容、措辞 等。3、按照保密程度划分：绝密公文、机密公文、秘密公文、 内部材料、普通公文 5 种。我们
3、在起草或者管理公文时，必须要 按照该公文的秘密等级来处理，涉及秘密问题的，不能泄密。4、按照紧急程度划分：特提公文、特急公文、加急公文、 平急公文、普通公文 5 种。紧急公文的处理，我在后面要专门给 大家讲。5、按照使用范围划分：通用公文和专用公文。决定、通知、 通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等全是通用公文 司法类的公文、经济类的公文、任免类公文、议案、提案、建议 等等，属专用公文。今天讲的，主要是通用公文。6、按照规范性和颁发程序的规范程度、行政约束力的强弱 划分：规范性公文和非规范性公文。规范性公文有 13 种：命令、决定、公告、通告、通知、通 报、议案、报告、请示、批复、意见
4、、函、会议纪要。非规范性公文：除规范性公文以外的公文。常用的非规范性通用公文有调查报告、工作计划类、工作总结类、提案、建议、 说明、讲话稿、简报信息、书信类、启事类、条据类、表格类、 大事记等等。（三）机关公文要素机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发 人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、 印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。（四）公文处理包括哪些工作公文处理包括拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔 接有序的工作。二、公文写作的共性要求 公文不同于其他文字作品，它的写作、制发、处理必 须按照固有的规定、特定的体例格式来进行。（一）确定文种这
5、是写作公文首先要明确的。我们在写作公文前，要弄清楚 这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个 文件材料。根据写作的背景、目的、受文对象（为什么要写这个 文件；写这个文件要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还 是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行） 确定采取哪个文种。一般说来：1、要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及 人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择决定 文种。比如：党中央决定在全党（特别是党员领导干部）开展讲 政治、讲正气、讲团结的“三讲”活动，这对党的建设来说，是 件大事，所以用决定文种；每年初的农村工作会议、计划生育工 作会
6、议上，县政府都要出台一个关于兑现 *年农村工作（人口 与计划生育工作）责任制的决定，这就是个奖惩决定。2、要向社会公众或者广大行政管理相对人宣布重要事项或 决定，适用公告。比如，要在县城取缔三轮车、或者实行三轮车 分单双号进城运营，这涉及到广大三轮车从业人员的切身利益， 我们就要事先以各种方式发出公告，告知社会各界。联合执法队 建设局、交警大队。要公布社会各有关方面应该遵守或者周知的 事项，比如停水停电，适宜采用 通告文种。3、我们要将上级的文件批转给下级执行，或者要求下级从 哪些方面作好哪件工作时，一般印发通知4、向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问 时，选用报告类文种，如工作报
7、告、情况汇报等等。（在其中， 政府工作报告是一个有特指内容的文种，政府工作报告是政府向 同级人大或人大常委会报告工作情况）5、向上级机关反映并请求帮助解决困难和问题，选用请 示。6、答复下级机关的请求事项，用批复。7、我们要对某项重要工作或者某个重要问题提出见解和处 理办法，一般选用意见。8、不相隶属的机关之间，也就是说不存在直接的行政管理 关系的机关之间，比如绥江县与三峡公司、与市财政、审计、国 土等市政府部门，商洽问题、询问或答复问题，一般用函。9、明确通过会议形式决定的事项、记录会议精神，选用会 议纪要。10、还有一种命令文种，主要适用于依照有关法律公布 行政法规和规章（如主席令、国务院
8、令），宣布施行重大强制性 行政措施（如通缉令），这些法规、规章的制定，要省级以上的 国家机关才能制定和通过，因此，在市、县两级，一般不涉及到 命令文种。以上讲的是一般原则，具体采用哪类文种，要根据具体情况 来确定。（二）规范写作公文写作要努力做到“七个规范”：1、主题规范。主题是文章所要表达的中心思想。任何文章 都要有主题，公文也不例外。公文主题的提炼标准，就是集中单 一、鲜明显露。要求一文一事，一个主题，主题鲜明突出。主张 什么，反对什么，要鲜明直接，不能含糊，不能让人产生歧义。2、使用材料规范。公文材料的选用标准必须是真实典型， 新鲜有力。所谓真实，就是实实在在存在的、反映当前事物本质 规
9、律的真实。我们分析问题时，所列举的现象，不是假的、人为 编造的，也不是偶然现象和个别现象。所谓典型，就是既是个性 特征，又是共性特征。新鲜有力，就是我们所列举的、分析的问 题，、提出的办法，必须是符合当前实际的，必须是有说服力的。 你不能在说今年的工作时，还拿去年、前年的数据和一成不变的 措施办法，因为事物总是在发展变化，尤其在这个信息飞速发展 和人的民主法制意识普遍快速增强的这么一个时代下，如果总是 一成不变、不思进取，不思考、不调研，写公文也好、安排工作 也好（事实上，写公文也是安排工作的一种方式），都做不到“有 的放矢”即对准目标放剑，一剑中的。公文的选材标准与文学 作品不同，公文强调真
10、实，强调掌握最基础最真实的材料，屏弃 想象（合理的推测可以），而想象则是文学作品的核心和灵魂。3、文章格式规范。 公文普遍的结构格式是：公文标题主 送机关正文结尾成文时间。为了便于大家理解，我把公文 格式方面的内容分为写作格式和印制格式两个方面来讲，这里主 要讲公文的写作格式，写作格式包括标题、正文、结尾三个部分。1 标题：公文标题的写法一般是发文机关 +事由 +文种。 例如：县国土局要向市国土局写一个请求帮助解决地质灾害 防治经费的请示，标题就是“绥江县国土资源局关于请求帮助解 决地质灾害防治经费的请示”；板栗乡人民政府要向县政府报告 一个煤矿安全事故的调查报告，则标题就要写成“板栗乡人民政
11、 府关于*煤矿安全事故的调查报告”。2 主送机关的写法：一是只写受文机关的名称，不写领导个 人名字（领导特别要求的除外）；二是只能写一个主送机关，例 如：市委、市政府，其他需要送达的受文机关采取抄送方式（调 查报告因为是知阅性公文，受文单位不特别确定，除了要求有主 送机关的，可以不写主送机关）；三是用统称或者规范的简称， 不能随意写，如市政府、市人民政府都是规范的简称，但不能写 成市府；四是行文关系，只能逐级行文，一般不能越级行文（如 要上报省政府的文件，一般只能市政府转报），某些经费请示属 特殊情况。3 正文的写法：正文是主送机关以下、结束语之前的部分。 正文是一篇公文用笔最多、最重要的部分
12、。一般是在主送机关之 后，先写一段或几句导语，说明写这篇公文的原因、根据或者目 的，导入正文。正文要做到逻辑层次清楚有序，说理简洁准确并 力求深刻，用语符合规范。4 结尾：正文写完后，一般要写几句号召的话（一般针对下 行文），或者表决心、态度的话（上行文）。请示要说“妥 否，请批示；意见要说“以上意见若无不妥，请批转执行； 通知和报告可以不要结尾，说完就落款结束；讲话稿类 的一般有鼓劲、号召的话语；汇报材料一般有表示感谢和今后打 算、态度的。4、文字表述规范。公文的用语用字要求简明、准确、朴实 得体、通俗、易懂，体现字面意义而非联想意义，讲求陈述性、 写实性，而非描绘性、虚拟性。一般以概述为主
13、，据事说理，言 之有物。不象诗歌、散文、小说等文学作品，需要大肆铺展、渲 染，大量的想象，细致的描写，这些，恰恰是写公文所忌讳的。（比较文学作品语言与公文语言的异同：同是写一个夜晚发生的 一件事，武侠小说写“月黑风高夜，*燕子李三一个鹞子翻身越 窗而入，手起刀落，一剑封吼，杀死了仇家；而公文只写某年某 月某日，谁在家中被人杀死，或者谁杀死了仇家。）所以，很多 时候，我们看文学作品很过瘾，看公文则觉得死板、千篇一律， 这个跟公文的性质有关系，但是公文同样可以写得很好，好的法 规性、政策性公文，充分考虑了各阶层、各方面的利益问题和可 能出现的反应，可以做到面面俱到或滴水不漏，好的讲话稿可以 写得饱
14、含感情，深刻、精彩。5、标点符号使用规范。该用逗号用逗号，该用句号用句号 需要慢慢积累琢磨。要注意：转发上级或下级文件时，标题一般 不用标点符号（有书名号的，取消书名号）；此外，标题中不要 过多出现“通知”两个字，比如省、市层层转发国务院一个文件 的通知，到县级，可直接说转发国务院 *文件的通知。6、数字和计量单位使用规范。 一般使用阿拉伯数字。前后 要统一，不能一时用大写，一时用小写。7、印制规范。包括印制格式、排版、用纸规格，紧急程度、 发文机关、发文字号、印制份数、发送单位、印制机关等要素标 识。目前各单位在印制上比较规范，请大家在制文的过程中，拿 单位印制好的文件来参考学习，我只点几个
15、方面的细节：1 印制格式（印制方式）：两种，红头文件和白头文件。红 头就是单位的文件头、简报、信息等，一般适用于正式形成的请 示、报告、意见、通知、函等文件。白头就是不冠特定的文件用 纸，直接排版印制，一般会议印发的讲话稿、汇报材料等用白头 印制。调查报告、对内的工作方案（如单位解放思想大讨论方案） 这类文件既可印制成红头，也可印制成白头，视具体情况定。红 头文件拟文单位、成文时间等落款在结尾处，白头文件一般把拟 文单位、成文时间放在标题下。2 签发：公文的制作签发程序很严谨，不能谁写谁签都行。 重要文件要一把手或单位主持工作的领导签发，一般文件由一把 手、分管领导或主要领导委托的领导签发。3
16、 印鉴：即盖章，也有讲究。首先是不能盖倒了；其次是要 盖在单位落款和成文时间之间，具体有下套、中套两种盖法；联 合行文的落款盖印，一般每排平行落两个单位的名称，依次往下 排，盖印时不能相互侵占。现在有很多新成立的机构，需要启用 新印章，印鉴的启用也有规范，要持机构成立的批准文件向公安 机关申请，雕刻好后，由县政府办行文告知各乡镇各部门后启用， 行文宣布启用之前盖的印无效。4 成文时间：领导签发的时间，而不是拟稿的时间和印制时 间，印制时间在版记部分专门有一栏，哪天印的就写哪天。5 行文层次序数的写法及排版：目前有些乱。一个正式的文 件材料，除总标题外一般有四个层次，总标题用二号华文中宋字 体。第一个层次，是大标题，一般用三号黑体，写成一、二、三； 第二个层次是小标题，用（一）、（二）、（三
