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1、 xxx 房地产行政事务部控制准则档案管理制度一、目的为规范档案管理工作，特制定本制度。二、适用范围本文件适用于*房地产开发有限公司对文书档案和声像档案的管理。三、批准和解释本制度由山东*房地产开发有限公司行政事务部主管副总批准后生效；本制度由山东*房地产开发有限公司行政事务部负责解释。四、控制要求（一）文书档案管理1、文书档案分为行政档案、人事档案、技术档案和会计档案四类。a) 行政档案包括：重要会议材料，如报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；政府部门发来与本公司有关的文件，包括通知、决定、纪要、决议、指示、条例、规定、计划等；公司对外正式发文或与有关单位来往的文件，
2、包括请示、报告、总结、计划、公函等；公司的各种行政文件，包括决议、总结、计划、请示、工作协调单、会议记录、统计报表及简报等；公司其他文件，包括合同、协议书、干部任免、职工奖惩、劳动、工资、福利等。其它，行政档案移交清册、保管清册、销毁清册、工作标准、管理标准。注：本类文件正式发出盖章时要留两份存档，各职能部门及内部形成的文件每月25 日至月末搜集整理完毕，一式两份交行政事务部归档。b) 人事档案包括：员工合同书、入职登记表、应聘书、员工试用期考评表；员工求职自荐（推荐）材料、简历，学历证明、各类资格证明的复印件等；员工绩效考核材料，历次所写的小结材料、个人述职材料等；任免、调动、奖励、惩处登记
3、表、离职通知书；公司员工花名册及其它有保存价值的文件资料等。c) 技术档案包括：各类施工、规划资料；各类生产、科研、设计等资料。注：各类技术文档收到和形成当日要在本部门的“档案登记簿”上登记，以备查阅，使用完毕后由本部门归档保存；有副本或备份必须交行政事务管理部门档案管理人员保存。d) 会计档案由财务部派专人搜集整理归档。会计档案包括：版本：A/01/4KHREC/XZ-053 xxx 房地产行政事务部控制准则会计凭证，如原始凭证、记账凭证和汇总凭证、工资单等；会计账簿，如日记账、明细账和辅助账薄、银行对账单等；会计报表，如主要财务指标及文字分析、月/季度会计报表及文字分析、年度会计报表/决算
4、及方案分析、不定期的、重要的一次性报表及文字分析；其它，如会计档案移交清册、保管清册、销毁清册、业务制度、规定办法、工作标准和管理标准、有保存价值的文件材料等。e) 审计档案由审计部派专人搜集整理归档。审计档案包括：审计通知书和审计方案；审计报告及其附件；审计记录、审计工作底稿和审计证据；反映被审单位和个人业务活动的书面文件；董事长对审计事项或审计报告的指示、批复和意见；审计处理决定以及执行情况报告；申诉、申请复审报告；复审和后续审计的资料；其他应保存的。2、文书档案的归档、立卷管理a）档案分类，依据档案来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别；b）归档前将资料按类分组放置在待办卷宗
5、内；c）档案的立卷按永久、长期、短期分别组卷；卷内应把文件正文、底稿，附件请示和批复按一定顺序放在一起；d）每个档案案卷要及时整理，使之厚度适宜，一般应控制在1cm 至2cm 之间，材料过窄应加称边，材料过宽应折叠整齐，字迹难以辨认的，应附抄件，并为每一案卷书写端正的标题；e）对所有公司档案应按一定次序排列和存放，并确定保管期限。f）应编制档案目录（卡片），并在每年年底对档案进行一次检查，清理不必要保存的档案。g) 文书档案的工作环境要求：工作环境干净、整洁、无污染。（二）声像档案管理1、声像档案：反映公司主要活动和其他单位形成的与本公司有关的录音、录像、照片。2、收集、整理和归档a）各部门形
6、成和收到的声像资料应及时交行政事务部存档。行政事务部应对声像档案进行整理，其工作内容包括分类、组合、排列和编目。b) 声像档案的分类、编号照片档案按年代、事件分类，同属一类的照片按时间顺序编号，同时填写其底片号，底片在卷宗内编流水号，格式为：卷宗号流水号；录音带、录像带、摄像带按年代分类，按内容编号，同一内容分录几盘的应视为一宗卷，编一个案卷号，然后每盘再依次编排序号。c) 声像档案应编注与其他载体档案相联系的参照号，其格式为：（档案形态）档号/（档案形态）档号。版本：A/02/4KHREC/XZ-053 xxx 房地产行政事务部控制准则3、声像档案的保管期限应视其内容的重要程度、时间、名称、
7、可靠程度、有效性等因素，划定保管期限。4、声像档案的文字说明a）文字说明的基本内容可包括事由、时间、地点、人物、背景、作者（摄制者）等。b）文字说明的要求准确揭示档案的内容，概括其全部信息，标注项目正确齐全；照片的自然张（内容相似的亦可以若干张）编写文字说明；录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明；一组声像资料联系密切的也应加文字说明。该文字应简洁，通顺，时间用阿拉伯数字表示。5、声像档案编制格式a）照片编制按横写格式编制，其格式为：照片/底片文字说明参见号摄制时间摄制者；照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。b) 录像带、录音带、摄像带的格式编制参照 5.5.1 的要求逐项填写；录像带、录
8、音带、摄像带以盒为单元填写卷内目录。6、声像档案的保管a）声像档案入库前要进行检查，对已被污损的，要进行必要的技术处理。b) 底片册、录音、录像带、摄像带应立放。c) 存放磁带最好不用铁皮柜，对库存的照片档案，要一年检查一次。d) 对有共同主题的若干声像资料组成案卷，集中编放。e) 案卷内备考表，用于说明卷内声像材料的整理和变动情况。7、建立健全声像档案统计制度，做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等各项统计工作。（六）档案的借阅、使用1、凡需使用档案者，必须填写文件“档案调阅单”，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能调阅。2、案卷一般仅供在档案室看，立卷的文件、
9、资料可外借，外借的须办理登记审批手续，填写“档案借阅登记审批表”。3、借阅时间不得超过一个星期，到期需归还；如需再借，应办理续借手续。4、借阅档案者应爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散或损毁，借阅档案交还时当面查看清楚，如发现遗失或损坏应及时报告主管副总经理/行政总监。5、外单位借阅档案，经总裁/总经理批准后方可借阅，且不得带离档案室，其摘抄内容需经总裁/总经理同意且审核后方能带出。6、建立声像档案借阅、使用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定使用范围。7、具有专利的声像档案，外单位利用时，应按中华人民共和国专利法的有关规定办理，已移交档案室的，所得专
10、利收益，原则上应拨给原移交单位，档案室收取保管费用。8、声像档案原版一般不得借出档案室之外，如有特殊需要，经总裁/总经理批准后，方可办理，并按有关规定收费，实行有偿服务，如在借用中造成损坏，则由借用单位负责赔偿。9、档案管理部门应主动向各部门、员工提供公司档案编研信息服务，主要方面为政策信息、管理信息、产品信息、工程信息等。版本：A/03/4KHREC/XZ-053 xxx 房地产行政事务部控制准则（七）文书与声像档案的保管1、应防止档案的损坏，确保档案的寿命，维护档案的安全。2、公司应设立专门地点或专用文件库以保存档案。3、做好档案室的防盗、防潮、防尘、防高温、防水、防火、防鼠、防强光等工作，门窗应结实牢固。（八）文书与声像档案的鉴定1、应从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。2、确定各类档案的管理期限表，档案保存分永久、长期、短期三种，介于两种保管期限的，保管期限从长。（九）文书与声像档案的销毁对已失效的档案，要经过认真鉴定，方决定是否销毁，同时编制“档案销毁清单”，并永久保存；办理销毁手续征得归档单位和各公司总裁/总经理批准后方能销毁；销毁时要有二人以上监销，并在“档案销毁清单”上签字。（十）其他公司终止解散时，档案应移交控股股东。版本：A/04/4KHREC/XZ-053
