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1、2023年业户档案管理规定5篇 书目 第1篇某物业服务中心业户档案管理规定怎么写 第2篇某物业服务中心业户档案管理规定 第3篇某小区业户档案管理规定 第4篇客服业户档案管理规定作业指导书 第5篇业户档案管理规定（15） 客服业户档案管理规定作业指导书 客服作业指导书-业户档案管理规定 1.目的 便于驾驭业户的基本状况,保证资料的有效性。 2.业务范围 对业户档案的管理,包括入住资料档案、装修档案、投诉记录、车辆档案、事故/事务报告、照片或影像资料、往来客信、特性化资料、房屋变更状况等。 3.职责 业户档案统一由客服组建立并管理,客服组负责业户档案柜钥匙的管理。 4.工作内容 4.1业户档案统一
2、由客服组建立并管理,业户档案锁放在指定档案柜中,客服组应指定专人负责业户档案的管理及档案柜钥匙的管理。 4.2定期对业户档案的存放地点进行清洁、整理,保证档案存放的清洁及平安。 4.3业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的业户档案书目,各类书目上要列明全部应保留的业户资料名称,假如有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户档案资料在册明细,做到书目与实物相符。 4.4业户档案必需严密保管,严禁非客服组人员查看,其他部门人员若需查看,必需经客服组负责人许可,并填写业户档案查阅登记表,客服组应有人陪伴方可查阅。 4.5严格限制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理
3、应刚好跟进业户将房屋的出租状况或商住状况到客服组办理备案登记等手续,并填写租户/商住状况登记表。 4.6业户档案建立后,应将全部状况输入电脑,形成业户基本状况汇总表,以便刚好查找,并定期对电子档案进行更新。 4.7客服助理刚好跟进业户资料的变更,保证资料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。 5.记录 5.1业户档案查阅登记表 5.2租户/商住状况登记表 5.3业户基本状况汇总表 某小区业户档案管理规定 小区业户档案管理规定 1、为便于驾驭小区内业户的基本状况,服务中心实行建立业户一户一档并实行电脑管理制。 2、业户档案统一由客服部建立并管理,客服部负责人负责业户档案柜钥匙的管理。 3、业户档
4、案包括:业户入住资料、装修资料、业户给物业公司的书面信件(包括投诉、表扬、建议)、物业公司的回复、业户产权变更或出租(商住)资料、费用支付状况等。 4、业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的书目,各类书目上要列明全部应保留的业户资料名称,假如有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户都有哪些档案在册。 5、在业户的联系方式、物业产权等发生改变时客户主任应刚好对业户资料进行变更并在总台备案,保证资料的完整性及有效性。由客户主任每季度进行一次业户家庭状况的普查,对拖欠管理费和其他费用一个季度以上的业主,各区域客户主任应每7天跟踪一次。 6、业户档案必需严密保管,严禁非客服部人
5、员查看,其他部门人员若需查看,必需经客服部负责人许可,并填写业户档案查阅登记表。严禁将业户档案资料带离档案存放地点。 7、业户档案需锁放在指定档案柜中,钥匙由客服部负责人保管。存放地点四周要保持清洁、干净、通风、干燥,档案存放地点禁止吸烟、堆放杂物,以避开引起火灾。 8、客户主任在日常工作中,严禁将业户任何信息透露给其他人,以爱护业户的隐私,同时也维护了物业公司的形象。 9、严格限制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客户主任应刚好跟进业户将房屋的出租状况或商住状况到客服部办理登记手续,并填写租户状况登记表。 10、业户档案建立后,应将全部状况输入电脑,形成业户状况一览表,以便刚好查找,
6、更正有关内容。 支持文件: 1、业户档案查阅登记表 2、租户状况登记表 3、业户状况一览表 某物业服务中心业户档案管理规定怎么写 物业服务中心业户档案管理规定1.目的对业户/租户的档案进行有效的管理限制,确保业主/租户档案的完整与平安,并便利识别与查找,以提高工作效率和管理水平。 2.适用范围适用于市物业服务中心所管辖物业的业户/租户的档案管理。 3.职责3.1客户服务主管负责客户档案、资料的抽查。 3.2客户服务管理员负责客户资料的存档及管理。 3.3客户服务助理负责客户资料的收集、整理并定期交客户管理员存档。 4.内容和过程限制 4.1业主资料 4.1.1入伙、装修、过户资料档案 1)资料
7、建档a)业主办理入伙、装修手续的同时,由客户服务中心前台收集入伙、装修资料:a)入伙资料档案包括:前期物业管理协议书、入伙通知书(原件)、业主身份证复印件、业主公约签约件、区域防火责任书、房屋交接确认表、签领钥匙登记表、遗留项目整改记录表、托付银行代收费合同、业主/住户状况登记表等。 b)装修资料档案包括:装修申请表、装修公司营业执照/税务登记证/资质证书、装修图纸、装修许可证、装修协议书、装修承诺书、装修工人状况登记表、装修竣工申请表、装修延期申请表、动用明火申请表、回收的装修工人临时出入证、违章记录等。 b)业主房屋买卖,新业主过户时,由客户服务中心前台收集过户资料:过户资料档案包括:过户
8、资料确认表、房产证(复印件),或买卖协议(复印件)、区域防火责任书、托付银行代收费合同、业主/住户状况登记表等。 c)业主的入伙、装修、过户资料收集齐全后,客户服务中心前台工作人员按统一标准装订整理后放入资料袋中,并按楼层、单元号进行编号并标识于资料袋左上角,资料待要求干净、整齐、无破损。 d)每个单元号建立一个资料夹,统一表示楼层-房号,入伙、装修、过户资料袋归档于资料夹中。 e)资料夹统一存放于业主档案柜中,每个档案柜抽屉上标明所存放资料的楼层/单元,做到清晰精确一目了然、便于查找。 2)资料检查客户服务主管在业主入伙一年或入伙率达到80%以上时,对业主入伙、装修资料档案进行一次全面性的检
9、查整理,并刚好追补缺少资料; 之后每半年进行一次抽查,抽查比例应不低于总量的5%,检查结果记录于质量检查记录中。 4.1.2业主基本资料档案(电子文档)客户服务管理员依据业主入伙时填写的业主/住户状况登记表,在物业管理软件中刚好录入业户房号、姓名、性别、身份证号码、籍贯、户口所在地、联系电话房屋资料(房屋建筑面积)等,建立业户基本资料档案。 4.1.3重点业户资料管理(电子文档) 1)重点业户档案除了建立基本资料档案外,还须建立vip业户生日、个人性格、喜好、特长、特别要求,看法、投诉记录及处理状况等档案。 2)客户服务管理员每月收集前台工作人员有关业户信息资料并刚好补充、更新。 保存好重点客
10、户沟通、跟踪服务记录。 4.1.4重要事务资料档案管理 1)重要事务资料档案包括:a)业户重大投诉记录、处理记录及相关证据; b)重大责任事故记录、处理记录及相关证据; c)涉及或有可能涉及法律责任的事务记录及相关证据; d)重大房屋质量问题、修理记录记录及相关证据; e)与业主签订的重要合约、承诺等。 2)重要事务资料经服务中心经理批阅后交档案管理员(或兼职人员)存档。 4.2管理规定 4.2.1业户资料档案为公司一级保密资料,工作人员须严格保密,严禁以任何形式外传泄密。 4.2.2业户资料档案室钥匙由客户服务中心前台保管,非客户服务中心工作人员严禁擅自进入。 4.2.3公司其他部门人员因工
11、作须要查阅、借用、复印、打印业户资料档案,须填写文件借阅登记表,并由客户服务中心工作人员陪伴。 4.2.4公司外人员查阅、外借、打印、复印业户资料须出示有效证明,并经服务中心经理书面批准。 4.2.5进入业主资料档案室必需由客户服务中心工作人员全程陪伴。 4.2.6相关证明文件及服务中心经理批件交客户服务主管理员存档。 4.2.7客户服务中心工作人员凭密码进入业户资料的电子文档,公司其他部门人员因工作须要须查阅业户资料须通过客户服务中心工作人员操作。 4.2.8业户资料外借、打印、复印、拷贝须经服务中心经理书面批准,并在客户服务中心填写文件借阅登记表,相关批件交客户服务管理员存档。 5.相关文
12、件 5.1物业管理软件(电子文件)6.质量记录 6.1质量检查记录 6.2文件借阅登记表 6.3 业户档案管理规定（15） 业户档案管理规定(十五) 1.目的 便于驾驭业户的基本状况,保证资料的有效性。 2.业务范围 对业户档案的管理,包括入住资料档案、装修档案、投诉记录、车辆档案、事故/事务报告、照片或影像资料、往来客信、特性化资料、房屋变更状况等。 3.职责 业户档案统一由客服组建立并管理,客服组负责业户档案柜钥匙的管理。 4.工作内容 4.1业户档案统一由客服组建立并管理,业户档案锁放在指定档案柜中,客服组应指定专人负责业户档案的管理及档案柜钥匙的管理。 4.2定期对业户档案的存放地点进
13、行清洁、整理,保证档案存放的清洁及平安。 4.3业户档案资料应分类分户建立、保存(一户一档),并要建立统一的业户档案书目,各类书目上要列明全部应保留的业户资料名称,假如有该资料,则在该内容前画勾,以显示目前业户档案资料在册明细,做到书目与实物相符。 4.4业户档案必需严密保管,严禁非客服组人员查看,其他部门人员若需查看,必需经客服组负责人许可,并填写业户档案查阅登记表,客服组应有人陪伴方可查阅。 4.5严格限制出租及商住房屋的管理,凡是出租或商住房屋,客服助理应刚好跟进业户将房屋的出租状况或商住状况到客服组办理备案登记等手续,并填写租户/商住状况登记表。 4.6业户档案建立后,应将全部状况输入
14、电脑,形成业户基本状况汇总表,以便刚好查找,并定期对电子档案进行更新。 4.7客服助理刚好跟进业户资料的变更,保证资料的更新及有效性(至少每半年更新一次)。 5.记录 5.1业户档案查阅登记表 5.2租户/商住状况登记表 5.3业户基本状况汇总表 某物业服务中心业户档案管理规定 物业服务中心业户档案管理规定 1.目的 对业户/租户的档案进行有效的管理限制,确保业主/租户档案的完整与平安,并便利识别与查找,以提高工作效率和管理水平。 2.适用范围 适用于*市zz物业服务中心所管辖物业的业户/租户的档案管理。 3.职责 3.1客户服务主管负责客户档案、资料的抽查。 3.2客户服务管理员负责客户资料的存档及管理。
