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1、证券公司档案管理暂行办法第一章 总则第一条 为了加强国泰君安证券股份有限公司系统档案工作的管理，根据中华人民共和国颁发的档案法、国家档案局制定的机关档案工作条例和国家关于档案工作的有关规定，结合本公司实际情况，制定本办法。第二条 本办法所指的档案是公司系统中经营管理活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图象、声音及其他方式和载体记录的材料。第三条 凡国泰君安证券股份有限公司系统内员工，在职务活动中形成的一切应归档的文件材料，均归公司所有，任何个人不得据为己有。第二章 档案工作的管理体制和任务第四条 总公司对系统内档案工作实行统一领导、分级管理的原则。国泰君安证券股份有限公司总部档案
2、工作接受上海市档案局和上级主管部门的监督指导；各分公司的档案工作同时接受总公司和地方档案行政管理部门的监督指导；各分公司根据总公司授权对其营业部档案进行业务指导和检查。第五条 公司总部形成的各种门类和载体的档案由公司总部档案部门集中统一管理；各分公司形成各门类档案由分公司档案部门集中统一管理；各营业部形成的经纪业务电子档案必须做好备份，交总公司档案部门集中管理，其他各门类档案则由营业部自行集中统一管理。第六条 公司设立档案管理部门。总公司配备专职档案管理人员，各直属部门、各分公司秘书均为当然兼职档案管理员。各分公司应建立档案室，并根据档案工作量大小配备专职或以档案工作为主的兼职档案管理人员。第
3、七条 档案部门必须配备政治上可靠，热爱档案工作，熟悉业务，有一定专业知识、工作经验，能胜任档案工作的人员。档案管理人员应保持相对稳定，并应掌握和熟悉档案管理知识，努力提高业务素质。第八条 各级分公司的档案管理人员必须根据国家档案法、国家档案局有关档案管理规定及本办法，进行档案收集、整理、保管、统计、利用和鉴定销毁等档案管理工作。第九条 公司档案管理部门的主要任务是：（一）指导和督促、检查公司直属部门、分公司及其所属营业网点搞好立卷、归档工作；（二）集中统一管理各种门类和载体的档案及重要资料；（三）编制各种检索工具和参考资料，充分发挥档案的凭证和参考作用，开展档案的编研工作，为积极提供利用创造有
4、利条件。（四）按照档案工作业务规范接收、收集、管理、保管公司各部门的档案资料，并统计掌握总公司、各分公司档案的基本情况和成分。（五）对本公司的档案工作进行业务指导、监督和检查。加强业务档案的管理，在公司开展证券发行、科研、基建工程等项目或其他业务项目的同时，必须会同有关部门明确档案归档要求，保证上述项目材料齐全归档完整系统。（六）严格执行国家的保密制度，确保档案的完整与安全；（七）组织安排对已超过保管期限的档案资料进行鉴定、销毁；（八）办理领导交办的其他工作。（九）按规定向档案馆办理档案移交。第三章 立卷的基本原则和方法第十条 立卷的基本原则是：按照文件的形成规律，保持文件之间的历史联系，正确
5、区分文件的保存价值，使案卷既反映本公司工作活动的特点和历史面貌，又便于保管和查找利用。第十一条 公司总部及各分公司都应按照其各自工作活动的内容和不同的载体，制定统一的分类方案，分类方案应保持前后一致。第十二条 坚持以文书部门或业务部门立卷的原则，各部门将工作和活动中形成的文件材料，在办理完毕后，应及时交文书部门或业务部门的文档人员进行预立卷。第十三条 立卷的方法依据文件的问题特征、作者特征、名称特征、时间特征、收发文机关特征及地区特征进行。一般采用以问题特征为主，结合其他特征的方法进行组卷。第十四条 各部门文档人员应在每年年度开始前，按照立卷的要求和方法结合本部门职能和工作活动规律，拟定案卷类
6、目，设置临时卷夹，对具有保存价值的文件材料组合归卷。第四章 档案的接受范围和归档要求第十五条 凡是在本公司各项工作和各项活动中形成的保存价值的文件材料，不论其何种载体，都属于本公司档案部门接收范围。第十六条 各部门应将文件材料的积累，整理和立卷工作纳入本部门职责范围之内，认真负责地做好归档工作，并于次年四月份向本公司档案部门移交归档，按要求填写档案移交（接受）清单，一式二份，一份交档案室，一份留部门保存，归档时双方根据交接清单清点核对，并履行签字手续，以示负责。第十七条 归档的文件材料应当符合下列要求：（一）归档文件材料要齐全完整；（二）每份文件的正件和附件、正本与底稿、请示与批复、批转件与原
7、件、多种文字形成的同一文件，应放在一起组卷；（三）声像档案独立组卷，并照文字标出摄像或录音的时间、地点、事件内容；（四）不同年度的文件，一般不要放在一起立案，跨年度的文件分类归档要准确，即： 、年度计划、总结、预算、决算、统计报表等归入文件内容针对的一年； 、长远计划、规划、预算归入开始年度； 、多年的总结、决算归入最后的一年； 、总结、计划写在一起的文件，归入主要内容的年度； 、请示、批复的文件，归入批复年立卷，没有复文的放在请示年度立卷； 、跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷； （五）卷内文件材料排列要有条理、有系统，保持文件之间联系。具体排列顺序是： 、对单一作者、单一问题的案卷，按文件
8、日期先后顺序排列； 、专案文件，按批复、结论、决定文件、综合性报告，查证材料和个人写的材料顺序排列； 、会议文件的排列顺序为：批示、请示、通知、名单、议程、报告、总结、或会议纪要；、一份文件，正文在前，底稿在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文在前，原件在后，重要文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；、多种文字形成的同一文件，应组合在一起，不要分开；（六）立卷时按照规定将永久、长期、短期保管的文件资料分类整理立卷；（七）卷内文件目录项目要齐全，用钢笔填写，放在卷首；（八）卷内需要注明的问题，认真填写在备考表内，备考表于卷尾；（九）案卷封皮逐次按规定填写清楚，案卷标题要简明、确切、反
9、映卷内文件的作者、问题、名称等主要内容和成分； （十） 案卷装订前，要去掉文件材料上的金属物，破损文件要修补好，字迹扩散的要复制并与原件一并立卷； （十一）案卷应用线绳装订，三孔一线，右侧和下边取齐，结头在背面，装订要牢靠整齐、不掉页、不倒页、不压文件字迹、不损坏文件，整齐、美观； （十二）案卷封皮、卷内文件目录表、备考表、档号的格式按统一格式执行。第十八条 所有的档案应按规定的不同保管期分开。 （一）凡是反映本公司主要职能活动和基本历史面貌，需要长远利用的档案列为永久保管； （二）凡是反映本公司一般工作活动，在较长时间内对本公司工作有查考利用价值的文件材料；列为长期保管（十六年至十五年左右）
10、； （三）凡是在较短时间内对本公司有参考利用价值的文件材料列为短期保管（十五年以下）；（四）档案的保管期限是从档案的所属年份的下一年一月一日起计算，长期计划、协议、规定、合同等有关文书材料的保管期限按其有效期满后的下一年一月一日起计算。第十九条 案卷排列应以全宗为单位，按不同门类、载体和不同保管期限分别存放，并根据案卷排列顺序按不同保管期限混年度或分年度编制案卷号（即大流水号或小流水号），以固定案卷位置。第五章 档案的保管第二十条 公司总部、各分公司必须保证档案的安全，根据需要建立档案专用库房和配备足够的档案装具。新建办公大楼应把档案部门用房列入基建计划。档案库房应坚固，并力求配备防盗、防光、
11、防高温、防火、防潮、防尘、防漏、防虫等设施，库房技术管理按照国档发（1987）19号档案库房技术管理暂行规定执行。库房应留有库房余量，以利于档案接收。库房必须有专人负责管理，对所接收的案卷，要进行审查、分类、编号、加工整理入库妥善保管。第二十一条 档案部门应根据工作需要增置湿温计、复印机、去湿机、空调设备和计算机等。第二十二条 档案管理人员对收进、移出的档案必须进行登记，定期档案的保管状况，做好记录，发现问题应及时向主管领导报告，采取有效措施，对破损和编制的档案材料应及时修补、复制，确保档案的完整和安全。 第六章 档案的管理和利用第二十三条 档案部门要建立全宗卷，以积累、存储本机构案卷的立卷说
12、明、分类方案、鉴定报告、交接凭证、销毁档案清册、检查记录、全宗介绍等材料。第二十四条 档案的利用是档案管理的目的，为了积极提供利用，档案管理人员要熟悉库藏档案的情况，主动了解各项工作对利用档案的需要，编制必要的检索工具（如案卷目录、卡片、索引等），并结合本机构业务部门的情况，编写组织机构沿革、基础数据汇编、文件汇集、业务专题汇集及各种专题档案史料汇编。第二十五条 公司总部档案室负责本机关各部门档案借阅，各分公司档案室分别负责各自机构的档案的借阅，做好借阅登记手续，并解答利用者查档中的问题。公司内跨部门、跨机构借阅档案的，必须经档案主管领导的批准，办好借阅手续，方可调卷。第七章 档案的鉴定和销毁
13、第二十六条 公司各分公司应根据公司规定的档案保管期限，会同有关业务人员，定期对已超过保管期限的档案进行鉴定。第二十七条 档案的鉴定应在有关职能机构负责人或分公司主管负责人的主持下，由档案部门与有关部门组织鉴定小组共同进行。鉴定工作结束后写出鉴定报告和编制销毁清册，对超过保管期限，确无保存价值的档案编制清册，经主管总裁批准后销毁。非经鉴定与批准，不得任意销毁档案。第二十八条 销毁档案时，应指定两人负责监销，防止档案遗失或泄露、漏销，销毁完毕，监销人员应在销毁清册上签字，并将销毁清册存档，永久保管。第八章 档案的移交第二十九条 公司总部永久保存的档案在本公司档案部门保存二十年后向国家档案馆或上海市档案馆移交；分公司永久保存的档案在本机构保存二十年后向当地同级档案馆移交；分公司所属营业部永久、长期保存的档案在本营业部保存二十年左右，连同案卷目录和有关检索工具、参考资料一并向上一级分公司档案部门移交。第三十条 档案管理人员调动工作时，应在离职前办好档案移交手续。第九章 附 则第三十一条 公司财务总监办公室和人力资源部及各分公司可根据本办法制订相应的档案管理细则。第三十二条 本办法由公司总裁办负责解释，并根据本办法制定具体的实施细则。第三十三条 本办法自颁布之日起执行。
