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1、广州丽江物业管理公司程序文件（68P）程序文件廉江花RIVERSIDEGARDEN（根据GBZT190012000idtIS09001:2000质量管理体系要求标准编制）受控状态：受控文件编 号：RGPM-B-2003分发号：版 次：B/0编 写：ISO编写小组审 核：批 准：实施日期：2004年02月17日目录1.文件操纵程序RGPM-4.2.3-B-Ol2.质量记录操纵程序RGPM-4.2.4-B-Ol3.质量目标操纵程序RGPM-5.4.1-B-Ol4.内部沟通操纵程序RGPM-5.5.3-B-Ol5.管理评审操纵程序RGPM-5.6-B-Ol6.员工培训操纵程序RGPM-6.2.2-B
2、-Ol7.人力资源操纵程序RGPM-6.2.2-B-028.基础设备、设施操纵程序RGPM-6.3-B-Ol9.保护与服务实现策划操纵程序RGPM-7.1-B-Ol10.顾客要求的识别、评审与沟通操纵程序RGPM-7.2.1-B-Ol11.物质采购操纵程序RGPM-7.4.1-B-Ol12.服务供方操纵程序RGPM-7.4.1-B-0213.保护与服务提供操纵程序RGPM-7.5-B-Ol14.标识与可追溯性操纵程序RGPM-7.5.3-B-Ol15.顾客财产操纵程序RGPM-7.5.4-B-Ol16.监视与测量装置操纵程序RGPM-7.6-B-Ol17.顾客满意程度测量操纵程序RGPM-8.
3、2.1-B-Ol18.内部审核操纵程序RGPM-8.2.2-B-Ol19.保护与服务的监视与测量操纵程序RGPM-8.2.4-B-Ol20.不合格品操纵程序RGPM-8.3-B-Ol21.数据分析操纵程序RGPM-8.4-B-Ol22.纠正措施操纵程序RGPM-8.5.2-B-Ol23.预防措施操纵程序RGPM-8.5.3-B-Ol文件编号RGPM-4.2.3-B-01版/次B/0第3页共7页文件操纵程序1.0目的对丽江花园物业管理公司质量管理体系所要求的文件进行操纵，确保在使用处获得适用文件的有关版本。2.0适用范围适用于丽江花园物业管理公司与质量管理体系要求有关的文件的操纵。3.0职责3.
4、1丽江花园物业管理公司与管理体系有关的文件由行政部归口管理。3. 2技术部负责与保护有关的与网络系统有关的技术性文件与资料的受控发放。4. 3配套服务部负责与服务有关的文件受控发放。5. 4各有关部门负责本部门文件管理。5.1 定义5.2 文件的分类按文件的来源分为：5.2.1 内部文件:丽江花园物业管理公司内部形成的管理文件，包含质量管理体系文件与对内、对外的管理公文。质量管理体系文件还可分成：a）质量手册，第一层次文件，代码为（八）；b）程序文件，第二层次文件，代码为（B）；c）作业指导书、操作规程（规定），第三层次文件，代码为（C）；d）质量记录（为特殊类型文件），代码为（D）o6. 1
5、.2外来文件：a）国家、行业、企业的技术标准、规范、规程等；b）主管部门的公文；c）顾客提供的基础资料等；d）计算机应用软件。1. 1.3成果文件:丽江花园物业管理公司内部形成的与保护与服务有关的技术性文件，包含质量计划、纲要、成果报告、图纸图片等。4. 2按受控状态分为：4. 2.1受控文件即列入受控文件清单的文件，这些文件的批准、公布、更换、报废、回收等务必按本程序规定的要求进行操纵。4.2.2非受控文件未列入受控文件清单的文件。5. 0工作程序5.1 文件的编号与标识5.1.1 质量管理体系文件按文件编号规定进行编号与标识。5.1.2 管理性公文按文件编号规定进行编号与标识。5.1.3
6、与保护与服务有关的文件按文件编号规定进行编号与标识。5.1.4 外来文件沿用原文的编号，加盖“外来文件”章。5. 2文件编写5. 2.1质量管理体系文件由各使用部门编写，行政部汇总。5. 2.2管理性公文由行政部组织编写。6. 3文件的审批5.3.1质量手册由管理者代表审核，总经理批准。5.3.2程序文件由行政部审核，管理者代表批准。5.3.3作业指导书文件由行政部组织有关部门审定，由管理者代表批准。5.3.4与保护与服务有关的成果性文件由技术部与配套服务部经理审批。5.3.5管理性公文由有关部门起草，主管领导审核，总经理批准。5.4文件的公布与发放5.4.1文件一经批准，即可进行公布与发放。
7、公布能够使用会议（即公布会）与非会议两种形式。5.4.2质量管理体系文件、标准、规范、规程由行政部按文件发放计划审批表发放。5.4.3技术类文件由技术部按文件发放计划审批表发放。5.4.4服务类文件由配套服务部按文件发放计划审批表发放。5.4.5文件的发放应确定文件发放范围，确保与质量管理体系运行有关的场所，在使用处可获得适用文件的有关版本。5.4.6各发放文件部门作好文件发放、回收登记表的记录工作。5.4.7各单位有关部门的文件管理人员在收到与领取文件后，应及时分发到位。文件收取人在文件发放、回收登记表上签收。5.4.8丽江花园物业管理公司所有对外公布的文件均由行政部审定发放,重要文件需总经
8、理批准后发放。5.5文件的更换5.5.1质量管理体系文件需要更换时，应由提出文件修改部门填写文件更换申请表，说明更换原因，对重要的更换应附充分理由与证据。5.5.2文件更换申请表的审批按文件审批条款进行，经批准后，由行政部填写文件更换通知单。5.5.3更换使用换页法或者划改法。划改就是在原文件需修改处修改。更换后的文件应在文件修改记录上予以记录。5.5.4文件更换的具体程序是：行政部将文件更换通知单，按原文件发放范围发至各单位有关人员，并按通知单及时更换本单位使用文件，在通知单上做好记录。5.6文件的换版与作废5.6.1文件经多次更换或者文件需进行大幅度修改时,应进行换版。换版由行政部组织。5
9、.6.2作废的文件由行政部文件管理员负责收回，并在文件发放、回收登记表上做好记录，在作废文件上加盖“作废”印章，待统一销毁。5.6.3由行政部填写文件销毁申请表，批准后统一销毁。销毁由行政部执行，需两人在场见证。需留用的作废文件，填写文件留用申请表，经行政部批准后，加盖“保留资料”印章方可留用。留用的文件应单独存放，以免混用。5.7 文件的管理5. 7.1存档文件应储存在通风、干燥的环境中并做好防火、防虫、防潮工作，以免破旧。6. 7.2临时借阅文件应由借阅者填写文件借阅登记表，经文件管理部门负责人批准后方可借阅。借阅者应在指定日期归还。7. 7.3行政部定期（一年一次）公布受控文件清单，经管
10、理者代表批准后，下发各单位。8. 7.4各部门根据受控文件清单与实际情况,实时更新本部门的受控文件清单。5.8 外来文件的发放丽江花园物业管理公司所有外来文件均由行政部负责收集汇总，并记录于外来文件登记表中，其包含：国家、地方、行业技术性标准、规范、规程等文件，通过鉴定与确认其有效版本后，列入受控文件清单，经总经理批准后，按文件的公布与发放的路径发放。6.O有关文件6. 1文件编号规定RGPM-4.2.3-C-Ol-Ol6.2 文件签批、发放、回收操作规程RGPM-4.2.3-C-01-026.3 文件归档、保密管理规定RGPM-4.2.3-C-01-037.0质量记录7.1文件发放计划审批表
11、RGPM-4.2.3-D-Ol-Ol7.2文件发放、回收登记表RGPM-4.2.3-D-01-027.3文件更换申请表RGPM-4.2.3-D-01-037.4文件销毁申请表RGPM-4.2.3-D-01-047.5文件留用申请表RGPM-4.2.3-D-01-057.6文件借阅登记表RGPM-4.2.3-D-01-067.7受控文件清单RGPM-4.2.3-D-01-077.8外来文件登记表RGPM-4.2.3-D-01-087.9文件归档登记表（合同类）RGPM-4.2.3-D-01-09文件编号RGPM-4.2.4-B-01版/次B/0第6页共68页质量记录操纵程序1.0目的对质量记录进
12、行操纵与管理，使保护与服务质量符合规定要求，质量管理体系有效运行提供证据。2.0适用范围适用于与丽江花园物业管理公司质量管理体系运行有关的所有质量记录的操纵。3.0职责3.1 质量管理体系活动中所产生的质量记录由各归口部门负责管理。3.2 行政部负责质量记录归口管理，并对其执行的正确性进行监督、检查。4.0定义1. 1质量：产品或者服务，满足规定或者潜有需要的特征与特性的总与。它既包含有形产品也包含无形产品；既包含产品内在的特性、也包含产品外在的特性。即包含了产品的适用性与符合性的全部内涵。4. 2记录：阐明所取得的结果或者提供所完成活动的证据的文件。注：记录可用于为可追溯性提供文件，并提供验
13、证、预防措施与纠正措施的证据。5. 0工作程序5. 1质量记录分类及其清单5.1.1 质量记录的分类及其清单见质量记录清单，各部门务必建立本部门的质量记录清单，实时更新。5.1.2 由于上级单位等指定的专用质量记录表格，均列入质量记录清单，并按本程序要求进行操纵。5.2质量记录的标识质量记录标识由质量记录发生部门按文件编号规定中质量记录的编号规定进行。5.3 质量记录的填写填写质量记录时，填写内容要完整、准确，字迹要工整、清晰，签署齐全,不得涂改。5.4 质量记录的收集质量记录的收集由各记录部门按质量记录清单上的时间要求自行整理,质量记录通常每月收集一次。行政部负责检查。5.5 质量记录的装订
14、、归档、贮存与保管收集齐全的质量记录由收集部门分类后用线装订成册，并按文件操纵程序RGPM-4.2.3-B-01的5.7文件的管理”条款的5.7.1项要求进行保管。5.6质量记录的借阅所有质量记录的借阅实行审批制。本公司人员借阅有关质量记录，由储存部门负责人审批；公司以外人员查阅有关质量记录则由管理者代表审批。所有质量记录的借阅务必填写质量记录借阅表。5. 7质量记录的销毁超过储存期需销毁的质量记录，务必先由各部门负责人填写质量记录销毁审批表，报经管理者代表批准后由质量记录的储存部门统一销毁。需作资料留存的，加盖作保留资料章，隔离存放。销毁时，应由两人在场见证，并在审批表上签名。6. O有关文件6.1 文件编号规定6. 2文件操纵程序7. O质量记录7. 1质量记录清单7.1 质量记录借阅表RGPM - 4. 2. 3-C-Ol-OlRGPM - 4. 2. 3 - B-OlRGPM - 4. 2. 4-D-Ol-OlRGPM - 4. 2. 4 - D-01-02RGPM -
