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1、采购合同管理制度制度名称采购合冋管理制度受控状态编号执行部门监督部门编修部门第1章总则第1条目的为加强采购合同管理工作，防范合同采购风险，维护公司利益，现依据国家相关法律法规及公司合同 管理规定，特制定本制度。第2条适用范围本制度明确了合同采购管理部门的职责，规定了采购合同管理的基本原则、运行机制及具体内容，适 用于对采购合同管理的相关事宜，并适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、外协服务等类型的 采购合同管理工作。第3条职责分工1 公司采购部负责具体的采购合同的谈判、起草、执行、变更等工作。2生产部、质量管理部、技术部和财务部参与合同条款的公审。3总经理或其授权人负责合同签订的批准。4
2、财务部负责合同原件的保管。第2章合同编制第4条 采购合同编制条件本公司一次性采购物品金额高于一元时，必须签订采购合同。外地采购必须签订合同。第5条采购合同的形式采购合同的订立必须采取书面形式，经签约双方协商的有关修改采购合同的文书、传真、电报图表、 电子邮件、报价书和会签表等，均属于合同的范围。第6条采购合同的编制程序第1步：选择供应商第2步：进行谈判第2步：进行谈判第3步:拟定草案并评审采购合同拟定步骤示意图第7条采购合同的内容1. 采购合同包括九项基本内容，即当事人姓名住所和联系方式，标的全程、价款或报酬，数量和规格 型号，品质和技术要求，履约方式和期限、地点，验收标准和方式，付款方式和期
3、限，售后服务及其他优 惠条款，违约责任和解决争议的方法。2上述九项内容必须编写齐全，各项内容的条款应当明确、具体，文字表达要严谨，书写要工整。第8条合同审批管理1 采购合同主管应将拟定的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。2公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。3公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。4分管副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。5公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审 阅并签署意见。6公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意
4、见、合同签署相关附件等 文件再次报送审查后，由总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。第3章合同签订第9条 采购部应对供应商进行审查，供应商必须具有法人资格，并且以其自己的名义签订采购合同; 若委托他人代签，则应出示委托证明。第10条合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。第11条对于在规定金额以下的采购合同，可以采用传真的方式签订，即企业将拟定好的合同传真给 供应商，供应商进行盖章签字后回传，再由企业签字盖章，回执供应商，视为合同成立。第4章 采购合同履行与控制第12条合同的履行1 采购合同签订后即生效，具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信
5、 用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量 要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。3合同的执行过程中，采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在 生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第13条合同履行情况记录在合同履行过程中，采购部应根据合同的履行情况编制“履约管理台账”作详细全面的书面记录，并 保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。第14条采购合同进度控制1采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保
6、证仓库中的采购物料库存最低，同 时还能保证采购物料满足生产的需求。2对于需要供应商按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复 杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保 物料能够及时运送到公司。3如果供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联 系，增加采购数量。第5章 合同修订与终止第15条在合同执行过程中，若因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实， 可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。第16条在合同执行过程中，若外部市场环境
7、发生重大变化，采购部可与供应商进行协商，签订新的 供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。第17条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应 商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。第18条在合同履行过程中出现下列情况之一时，采购部应及时报告公司，并按照国际相关法律法规 和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力因素导致合同不能继续履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定义务的。3由于情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4.其他合同约定或法律规定的情形出现。第6
8、章合同纠纷处理第19条合同纠纷主要包括以下五种情况。1货款支付不及时引起的纠纷。2供应商没有按时交货引起的纠纷。3物资质量不合格引起的纠纷。4一方违反保密义务引起的纠纷。5因不可抗力造成了损失而引起的纠纷。第20条货款支付不及时处理1. 确定货款支付不及时。在接到供应商的逾期未付款通知后，采购部人员应立即查阅采购合同条款，确 认超过付款期限后向财务部门汇报，并证实未付货款。2. 货款支付不及时的处理措施。(1) 若查明原因为商业汇款延误造成的，应由采购部人员立即与供应商进行沟通，并向其出示汇款凭 证。(2) 若确认为逾期未付款项，则应按照合同条款偿付对方相应的违约金。第21条未按时交货的纠纷处
9、理在合同约定收货日的24时之前没有收到供货方的相关货物到达的信息，即视为没有按时交货。对于这种情况应按照以下四点要求处理。1. 对于违约金，应从最迟交货日的次日起，每逾1日，按逾期交货价款总值的5%。计算，且供应商所支 付逾期交货违约金应不超过采购合同总金额的10%。2. 若在规定的交货日期后10日内仍未能接收到货物，则视为发货方不能交货，本厂有权要求发货方赔 付全部货款的10%作为违约金。3. 支付逾期交货违约金并不免除供货方交货的责任及合同所规定的其他各项义务。4. 供应商应承担由于交货不及时导致我方人员滞留在交货地点的一切费用。第22条质量不合格的纠纷处理1.质量不合格的认定。(1) 在
10、质量保证期内，采购物资的规格、型号等与合同不符，或证实物资有缺陷，包括潜在的缺陷或 不符合质量标准的部件等，均认定为质量不合格。(2) 供应商在收到本厂要求更换有缺陷物料的通知后10日内或在签署“货损证明”后15日内，没有补足或更换设备或交货仍不符合要求，也视为质量不合格。2.质量不合格的处理措施有三种，如下图所示。I1退货，供应商应将实际发生货款退还本公司，并承担由此发生的一切1:损失和费用 根据货物和物料的低劣程度、损坏程度以及造成损失的金额，通过协!商，降低供应商物资的供货价格，给予本公司一定的折扣：；/在质量保证期内更换部件、修补缺陷，要求供应商用符合规格、质量、I 更换丿一二性能要求
11、的新部件、零件或设备更换有缺陷的部分和修补缺陷部分，: ;供货方需承担一切费用和风险，同时，应相应延长质量保证期丨质量不合格的处理措施第23条 违反保密义务的纠纷处理承担保密义务的一方，在双方约定的范围和时间内没有履行采购合同中所列的保密条款，由于故意或 过失的原因导致相关秘密事项泄露，均视为违反保密义务。如果发生违反保密义务的纠纷，应采取以下处 理措施。1.机密泄露给权利方带来直接损失或可衡量的间接损失时，义务承担方应向权利方支付相应损失3倍 的赔偿金，并立即采取措施停止对权利方的继续侵害。2义务承担方应及时对泄密人员进行内部纪律处分，并将处分情况及时告知权利方。第24条 不可抗力造成的纠纷
12、处理1采购合同中的“不可抗力”是指本合同生效后，发生不能预见并且对其发生和后果不能防止或避免 的事件，具体包括以下三类内容。(1) 自然灾害，包括地震、台风、水灾等。(2) 人为因素，包括火灾、战争等。(3) 其他不可预见且避免的事故。2不可抗力引发的纠纷处理措施如下。(1) 发生不可抗力的一方应立即通知对方，并在15日内提供不可抗力的详情以及有关证明文件。(2) 发生不可抗力事件时，合同双方通过协商的途径制定合理的解决方案，并尽一切努力减轻因不可 抗力造成的后果。(3) 不可抗力事件持续达到15天时，合同双方应尽快协商解决本合同是否继续执行或终止的问题。第7章 合同管理纪律要求第25条 参与
13、合同签订和合同管理的人员不得出现下列情况，否则公司将视情节轻重给予相应处分。1. 泄露或私自更改合同内容。2. 丢失合同。3损害公司利益。4参与合同制定、签订的过程中出现严重的不负责任行为。第26条 参与合同履行人员违反国家和公司相关规定，给公司利益造成经济损失或其他损失的，视其 性质和情节轻重，由公司给予责任人行政和经济处罚。第27条 将触犯刑律的移交司法部门处理，公司保留对责任人的追索权。第8章合同资料管理第28条采购部负责采购合同资料的收集、汇总、保存和存档、送档工作。第29条 财务部负责采购管理过程中所涉及的原始凭证、票据的备份和保存工作。第30条 行政部负责合同资料的归档和查阅工作。第9章附则第31条 本制度未规定事宜，依照国家有关的法律法规和政策执行。第32条 本制度自通过之日起开始实施，公司在此前发布的有关规定与本制度相抵触的，以本制度为 准。修 订 记 录修订标记修订处数修订日期修订执行人审批签字
