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1、销售合同管理系统解决方案2012-3-13合同管理专项解决方案目录一、合同管理需求分析31.1 合同管理背景31.2 合同管理需求3二、合同管理整体流程4三、合同审批流程及管理5合同审批表53.2 合同审批流程6四、合同执行及合同库管理8五、合同收款流程10六、合同整体管理11七、合同管理客户案例12一、 合同管理需求分析1.1 合同管理背景合同管理（Contract Management），企业的经济往来，主要是通过合同形式进行的。一个企业的经营成败和合同及合同管理有密切关系。企业合同管理是指企业对合同的起草、评审、签订、履行、变更、解除和合同纠纷处理，以及合同保密、监管、归档等管控过程。加
2、强合同管理，有利于规范、约束市场主体交易行为，优化资源配置，维护市场秩序，帮助企业维护自身合法权益、防控法律风险，促进实现内部控制目标。其中签订、履行、变更、解除、转让、终止是合同管理的内容；评审、监管、归档是合同管理的手段。合同管理必须是全过程的、系统性的、动态性的。1.2 合同管理需求1. 建立分级授权的合同管理制度。合同管理应根据企业经营的性质、组织机构的设置、管理层级状况，建立合同授权标准制度。根据企业业务性质、组织机构设置和管理层级安排，建立合同分级授权管理制度。例如公司日常销售合同由销售主管、事业部经理、副总经理等审核，重大合同由企业最高决策机构董事会批准，安排专职人员管理维护合同
3、档案，对合同档案的新增、查看、修改等设立信息管理权限。2. 完成合同评审流程。合同评审是指接到客户订单以后,为了确认能够保质保量地完成订单,对产品交付和合同履行进行确认,扫除合同执行过程中的不确定因子,避免因出现解决不了的问题而影响产品质量和交货时间的一项活动。合同评审需要产品交付的所有相关部门参与，例如研发部、生产部、商务部、财务部、销售部、综合行政部、总经办等。各部门联合对合同内容、交付方式、时间节点、金额等进行审定。3. 合同执行管理。销售部对合同的执行负责，需要监控合同执行的每个步骤，以确保客户按时付款。因此销售部需要掌握每个合同的执行状态，不断更新合同进展和问题，并调用相应的资源解决
4、问题，以保障合同顺利进行，合同款项如期到账。4. 合同收款流程。合同执行分阶段进行，客户付款采用阶段支付，通过收款流程，由财务部监督销售部督促客户执行每个阶段的收款流程，确保合同款项如期到账，并由财务部确认，完成每个阶段和整体合同款的收取以及开具发票工作。5. 合同库及文档管理。建立统一的合同资料库，对所有的销售合同进行管理，查阅历史和当前执行合同。建立与合同文档库，便于对合同涉及的文档资料进行管理。以备相关人调阅和使用。二、 合同管理整体流程合同管理分为合同基础信息和合同管理流程。合同的主要流程分为三个主要步骤：合同评审、合同执行、合同关闭。通过合同评审，完成对合同内容的审核和异议的解除，使
5、合同履行的相关部门和人员明确合同内容和相应职责，在评审流程中，按照每个公司的合同评审制度，经由对应负责人共同审核完成。合同评审完成后，由合同牵头部门按合同规定执行，并根据合同执行情况，不断更新合同状态及问题，上传执行过程中的文件资料作存档。在合同执行过程中，按照进度收取客户款项，开具发票。合同执行完成后，整理相关资料，保存放入合同文件库，以备调用。合同基础信息分为三方面：客户信息、合同档案库、合同文件。客户信息保存客户的基本资料，供合同评审时关联和调阅。合同档案是所有合同的基础信息库，与合同相关的资料都在这里，并伴随合同的执行动态更新。三、 合同审批流程及管理合同审批是合同管理中重要环节，通过
6、合同评审完成对合同文件及各要素的审核，因此合同评审的前提是制定评审表内容及评审流程，在评审表中填入与合同相关的内容，例如客户信息，合同主要标的，合同金额及付款方式以及合同附件等。依照公司合同管理制度制定合同评审流程，确保相关责任人明确合同内容细则并给出意见，由制度和流程来控制合同风险。审批表制定合同评审表如下，通常包含条目有：客户基本资料（乙方）、合同金额及付款约定、产品交付要求、合同正文、合同审批意见。客户基本资料包括客户的名称、法人代表、 、 、联系人等信息。这些资料可以与客户信息库关联，通过调用客户信息库中的资料将客户信息自动引入合同审批表中，确保数据的唯一性。合同内容包括产品交付要求、
7、合同金额及付款约定、合同正文等。审批表中列出了合同的主要内容及关键点，供评审时审核。审批意见是记录在合同审批表流转过程中各相关责任部门对合同内容审批提出的意见，作为对合同审批过程的记录。红创智慧表单功能支持：1. 表单关联：与客户信息库关联，自动录入客户信息；2. 重复表功能：用户根据需要自主添加多个付款方式条目；3. 表格上传附件：将合同正文附件及相关文档上传到表单中，方便下载审阅；4. 多级枚举：根据实际需要配置业务多级枚举，便于在表单中直接选用。 3.2 合同审批流程合同管理部门根据公司合同管理制度配置合同审批流程，流程中设定需要对合同内容审批把关的职能岗位或负责人，制定对应的审核权限。
8、合同审批流程的主要功能：1. 建立以合同编号为唯一标识的合同信息，并从客户基本信息中获取前期商务阶段的客户相关资料。2. 通过一个完整的审批流程实现对合同的审定和沟通。3. 记录下各审批节点责任人的意见。4. 通过统计提供领导对签约合同情况的统计结果5. 合同完成审批并签约后，自动触发项目立项申请及合同建档动作。四、 合同执行及合同库管理合同审批流程完成后，进入合同执行阶段。通过建立合同档案，管理合同相关信息并动态更新。采用合同信息档案库跟进合同执行，追踪合同的各个阶段，确保合同按照约定完成，收取合同款项。1. 建立合同信息档案表，将合同所有相关信息录入到表格中，同时可将合同审批表中已有的信息
9、自动关联到信息档案表中。2. 设定合同信息档案操作权限，由不同的职能角色完成不同的操作。可以设定的操作权限包括：新建合同信息档案、录入合同资料、编辑更新合同资料、关闭合同状态。3. 通过合同信息档案，记载了客户信息、合同编号、合同内容、付款记录。五、 合同收款流程合同执行过程及结束后，收到客户分期或全额付款后，需要向客户开具发票，同时作为收款凭证记录合同收款。当客户向公司财务打款后，由客户经理发起开票流程，关联客户、合同编号，填写开票金额及发票类型，经财务部核查，确认付款金额到账后，由出纳或开票员根据客户信息和合同内容填写发票并邮寄给客户。销售经理在财务确认收款信息后，更新对应的合同信息档案。
10、1. 发起开票申请。在确认客户将合同款项打入公司制定账户后，销售经理发起开票申请。首先将合同审批单与开票申请关联，在填写开票申请时可直接引入合同中包含的信息，例如客户资料、合同编号、合同金额等内容。销售经理在填写开票申请时需填写开票金额、开票类型、日期等。经过财务部审核确认收款后，由开票人填写发票并寄送。2. 合同发票统计。通过查询统计可查阅合同开票情况，以便统计收款金额，掌握合同进度和收款进度。六、 合同整体管理红创协同软件提供业务空间自建功能，可以将与合同管理相关的合同审批表、合同档案库、收款统计等信息都配置到合同空间中，便于直接查看和调用。通过设立合同管理空间，达到对所有合同整体状况的监控。在合同空间中可以看到所有处于审批阶段的合同评审表，追踪审批的完成。通过图形化和表格的模式展示合同已收款金额和收款进度，更加直观和友好。同时可将合同档案资料推送到空间中，便于相关人员直接查阅。七、 合同管理客户案例1. 浙江众安集团合同会签单。2. 青岛麦迪绅集团3. 湖北大都置业4. 京投银泰股份
