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1、学院公文管理制度第一条凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。第二条学_文件包括上行文和下行文，上行文以安外院形式成文，下行文以安外院、安外人、安外教形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。第三条院长办公_，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持会议的院长或副院长签发。第四条院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主
2、任核发。第五条各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。第六条行文时，严格按照行政发文格式规范（附后）要求行文。第七条学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。第八条下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。第九条学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到三勤：勤催办，勤检查，勤回收。第十条收文处理（一）收到上级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或
3、领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。第十一条发文处理（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第十二条传阅文件有专用文件夹，做到及时，准确，去向清楚。达到三不：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。第十三条借阅文件有手续。借阅_文件要严格履行领导签批
4、、本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。第十四条缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为_年，上级来文保存期为_年，其他文件保存期为_年。第十五条存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。第十六条_文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。第十七条参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。第十八条本制度由院办公室负责解释。附：行政发文格式规范1、发文字号和签发人上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用_号仿宋体字，在红
5、色反线之上_mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上_mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空_字，签发人用_号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用_号楷体字标识签发人姓名。2、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。3、公文正文主送机关名称下1行，每自然段左空_字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。正文内小标题分级为：一、（一）1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加
6、粗，二级小标题为楷体加粗。文字从左至右横写、横排。批语用_号楷体字，正文用_号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排_个字。纸张一般采用国际标准a4型（_mm_mm），左侧装订。4、成文日期成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，零写为。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。5、附注公文如有附注（需要说明的其他事项），如此件以传真形式发出、此件不登报等，应居左空_字加圆括号标识在成文日期下1行。6、主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词。主题词三字用_号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。
7、词目用_号小标宋体字；词目之间空_字，并刊于抄送栏横线之上。7、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空_字，用_号仿宋体字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。8、印发机关和印发日期印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用_号仿宋体字。印发机关左空_字，印发日期右空_字。
8、印发日期用_伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字共印_份。9、页面设置页边距。学院公文管理制度（二）第一条凡涉及全院性的工作部署和重大方针、政策性的文件，由院办统一印发，凡属部门职权范围内可以决定的，或属于一般性通知和业务上的文件，由各部门印发，涉及几个部门的可以联合印发。第二条学院文件包括上行文和下行文，上行文以“安外院”形式成文，下行文以“安外院”、“安外人”、“安外教”形式成文。根据所行文内容，先由相关职能部门起草，部门负责人核稿，经院办主任审核，报分管院长审阅并在文件拟稿封面上签字，由文印室打印上报或下发。第三条院长办公会议纪要，由院办公室文字秘书整理，办公室主任审核，主持
9、会议的院长或副院长签发。第四条院办公室文件，使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由院办公室文字秘书起草和核稿，院办公室主任核发。第五条各职能部门文件，各职能部门比较重要的文件使用统一的红头处室函件文稿纸行文，由各部门秘书起草，部门负责人核发。第六条行文时，严格按照行政发文格式规范（附后）要求行文。第七条学院或各部门以红头文件印发的文件，一律报董事会办公室备案；文件内容涉及董事会的，需报董事会批准审阅。第八条下行文分发之前均要留两份存档，一份存放档案室，一份存放文印室备查。第九条学院各部门对文件的收发、传递、阅办、保管、存档要有专人，做到“三勤”：勤催办，勤检查，勤回收。第十条收文处理（一）收到上
10、级文件后，由院办公室专人拆封，认真核对份数，统一编号，及时登记。凡需办理的公文由院办公室主任签批意见，再分送相关部门办理或领导批示后办理。不得直接送交领导，领导也不得直接接收公文。（二）文字秘书对领导批示的公文要认真督促、催办，及时检查、反馈，汇报贯彻执行情况。第十一条发文处理（一）公文在送交领导签发前，应由起草文件部门负责人审核后送院办公室主任核稿，再由相关领导签发。（二）签发后的公文不得再做任何修改，若确需修改，必须重新送签。（三）下发文件时，明确份数，严格履行发文登记（签字）手续。（四）公文处理完毕后，要及时送交整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第十二条传阅文件有专用文件夹，做到及
11、时，准确，去向清楚。达到“三不”：批阅不积压，承办不横传，传阅范围不扩大。第十三条借阅文件有手续。借阅秘密文件要严格履行领导签批、本人（借阅者）签字手续，阅后及时归还。第十四条缴毁文件有清单。对清缴上来的文件，按规定该存档的存档，该上缴的上缴，该销毁的销毁，无论是存档，上缴或是销毁，都必须分类列出清单备查。学院发文保存期为_年，上级来文保存期为_年，其他文件保存期为_年。第十五条存放文件有专柜。需要继续保存的文件，要设专柜专人分类保管。第十六条秘密文件不准与其它公文混存，更不准乱放损坏或丢失。丢失者要追查责任并予以必要的行政处分。第十七条参加上级召开的会议带回的文件，一律交文秘人员登记。第十八
12、条本制度由院办公室负责解释。附：行政发文格式规范1、发文字号和签发人上行文发文字号一般在发文机关标识下空2行，用_号仿宋体字，在红色反线之上4mm处居中排布；下行文的发文字号在红色反线之上4mm处，居左空一字，签发人姓名一律在红色反线之上居右空1字，“签发人”用_号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用_号楷体字标识签发人姓名。2、公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。公文标题为二号宋体，在红色反线下空2行，可分一行或多行居中排列；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。3、公文正文主送机关名称下1行，每自然段
13、左空2字，回行顶格。数字和年份不能回行。正文要简明扼要，层次清楚。正文内小标题分级为：一、（一）1、（1）的顺序，通常一级小标题为黑体字加粗，二级小标题为楷体加粗。文字从左至右横写、横排。批语用_号楷体字，正文用_号仿宋体字，正文一般每面排22行，每行排_个字。纸张一般采用国际标准A4型（210mm_297mm），左侧装订。4、成文日期成文日期以负责人的签发日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。并用汉字将年、月、日标全，零写为。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。5、附注公文如有附注（需要说明的其他事项），如“此件以传真形式发出”、“
14、此件不登报”等，应居左空2字加圆括号标识在成文日期下1行。6、主题词上行文按照上级机关的要求标注主题词。“主题词”三字用_号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用_号小标宋体字；词目之间空1字，并刊于抄送栏横线之上。7、抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。抄送机关在主题词下1行；左右各空1字，用_号仿宋体字标识抄送，后标全角冒号；抄送机关依上级机关、平行机关、下级机关次序排列，抄送机关间用逗号隔开，在最后一个抄送机关后标句号。同一层次的抄送机关依党、政、军、群顺序排列。人大、政协、法院、检察院另起一行列于抄送机关最后。8、印发机关和印发日期印发机关指公文的印制主管部门；印发日期以公文付印的日期为准。印发机关和印发日期位于抄送机关之下，占1行位置；用_号仿宋体字。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期用阿拉伯数码标识。并在印发机关和印发日期横线右下角刊字共印_份。9、页面设置页边距：上、下为2.5厘米，左、右为2厘米。10、盖章加盖印章要端正、居中，齐上2/3。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施解决，务使印章与正文同处一面，不要采取标识此页无正文的方法解决。第5页共5页
