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1、办公行为规范第一章 总则第一条 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围。第二章 细则第二条 服务规范：1. 仪表：公司职员工应仪表整洁、大方。2. 微笑服务：在接待公司内外人员的垂询、要求等任何场合，应注释对方，微笑应答，切不可冒犯对方。3. 用语：在任何场合应用语规范，语气温和，音量适中，严禁大声喧哗。4. 现场接待：遇有客人进入工作场地应礼貌劝阻，上班时间（包括午餐时间）办公室内应保证有人接待。5. 电话接听：接听电话应及时，一般铃响不应超过三声，如受话人不能接听，离之最近的职员应主动接听，重要电话作好接听记录，严禁占用公司电话时间太长。
2、第三条 办公秩序1. 工作时间内不应无故离岗、串岗，不得闲聊、吃零食、大声喧哗，确保办公环境的安静有序。2. 职员间的工作交流应在规定的区域内进行（大厅、会议室、接待室、总经理室）或通过公司内线电话联系，如需在个人工作区域内进行谈话的，时间一般不应超过三分钟（特殊情况除外）。3. 职员应在每天的工作时间开始前和工作时间结束后做好个人工作区内的卫生保洁工作，保持物品整齐，桌面清洁。4. 部、室专用的设备由部、室指定专人定期清洁，公司公共设施则由办公室负责定期的清洁保养工作。5. 发现办公设备（包括通讯、照明、影音、电脑、建筑等）损坏或发生故障时，员工应立即向办公室报修，以便及时解决问题。第三章
3、责任本制度的检查、监督部门为公司办公室、总经理共同执行，违反此规定的人员，将给予50-100元的扣薪处理。本制度的最终解释权在公司。文书管理规则 总则第一条 目目的为使文书管管理制度度化，以以增进文文书处理理之品质质及效率率，特订订定本规规则。第二条 范范围本规则所称称文书管管理，指指总管理理处各部部、室、中中心或各各公司(含事业业部、业业务执行行部 门门)与外外界来往往的文书书(包括括电报)及关系系企业(含公司司内容)各部门门间来往往文书(包含签签呈)，自自收(发发)文至至归档全全部过程程之办理理与控制制。 承办部部门第三条 总总收发部部门总公司各部部门与外外界来往往文书的的收发由由总管理理
4、处总务务部门统统一办理理，各公公司(工工厂)所所在地的的总收发发由其所所属总务务部门办办理。总总收发部部门负责责文书之之收受及及发送。第四条 管管理部门门(一)总管理理处各部部、室、中中心及各各公司以以公司名名义与外外界来、往往的文书书，以各各公司总总经理室室或管理理处为管管理部门门；营业业、采购购、工务务、资料料、法律律、服务务、训练练等业务务部门的的文书，得得以各该该业务部部门的最最高主管管部门为为管理部部门。(二二)各公公司(工工厂)所所在地与与外界来来往属地地区性文文书，以以其所在在地之经经理室或或管理处处(或总总务部门门)为管管理部门门。(三)关系企企业各公公司、部部门间来来往文书书
5、原则上上以厂、处处、部、室室以上部部门为管管理部门门。 (四)管管理部门门应指定定人员负负责来往往文书的的核稿及及收发、拆拆封、登登记、分分文、稽稽催、校校对、监监印、档档案管理理等事宜宜；文书书未按规规定处理理者，管管理部门门不得受受理。第五条 主主办及会会办部门门(一)文书内内容所涉涉及的业业务主办办部门为为该项文文书的主主办部门门，如有有涉及其其他部门门时，其其他部门门则为该该项文书书的会办办部门。(二)本企业各类资料对外统一报送的主办、会办及提供部门。 行文第六条 行行文类别别(一)函：发布规规章或临临时性规规定及对对机关团团体、公公司行号号、私人人或关系系企业各各公司间间及公司司内各
6、部部门间行行文使用用。(二二)公告告：就主主管业务务向公众众或特定定对象宣宣布时使使用。(三)便便函：关关系企业业各公司司、部门门间或公公司内各各部门间间业务接接洽时使使用。(四)签签呈：下下级对上上级有所所请示或或报告时时使用。(五)电报：业务处理须以电报行文时使用。(六)表格式公文：政府机关规定之表格式公文及公司人事令等，可依实际需要印为固定格式使用。(七)其他：1.司法文书依据司法部门规定程序实施；诉讼文书，依政府有关部门诉讼审议 委员会规定程序实施。2.会议纪录及例行表报等的发送不必行文。第七条 行行文名义义、署名名及印信信借用(一)对关关系企业业外机构构行文的的名义、署署名及用用印规
7、定定如下：1.以以公司名名义由董董事长署署名盖董董事长职职章：属属政策性性或影响响公司重重大权益益的行文文。2.以公司司名义由由总经理理署名盖盖总经理理职章：对政府府各部、会会、局、署署及其所所属一级级、二级级机构或或省政府府、市政政府及其其所属一一级机构构等之行行文。33.以公公司名义义由总经经理署名名、盖总总经理职职衔签字字章。对省政政府、市市政府所所属二级级机构等等的行文文。对当地地市、县县政府及及其所属属一级机机构的行行文。对税务务、金融融机关的的行文。总管理处各部、室、中心代表各公司对外的行文(但本款第六项另有规定者从其规定)。4.以公司名义，由经理署名、盖经理职衔签字章。对本款第二
8、项所列以外的公家机构或公民营企业、法人团体的行文。营业、资料、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商之行文。5.以部门名义，由厂处长署名盖厂处长职衔签字章。营业、资材、工务等部门于各类规章规定的核决权限或授权范围内对客户、厂商的行文。6.以部门名义盖部门章：采购部门对厂商的行文。人事、服务、训练、法律等部门于经办业务之权责范围内对公民营事业、民间机构或个人的行文。7.应依本款第四项的名义、署名及用印规定行文而该行文单位无经理者，得盖用公司公章行文。8.因环境特殊或事实需要，须另行规定行文名义、署名及印信使用者，应专案签送总管理处总经理室转呈董事长或总经理核准。(二)关系企业
9、各部门间应以部门名义行文，并依下列规定签署、用印：1.正式行文者，以公司名义由总经理或事业部经理署名盖职衔签字章为之；以业务接洽便函行文者，由经办部门主管及经办人署名，盖用部门章。2.总管理处各部、室、中心对各公司行文的油印函件，盖用部门章。3.工务、资材、会计、总务等服务部门对其他部门的行文盖部门章。4.厂、处以上部门主管对其直辖部门行文以部门主管之职衔签字章签署。(三)公告、人事通知单、聘任书、奖状、契约及依法令或特定业务(如进出口、税务、关税、劳保、投标等)，须加盖公司或业务专用章的文件，均应盖章，并视业务需要依规定加盖董事长或总经理之职衔签字章或职章或加盖于其权限或授权范围内的部门主管
10、签字章或私章。(四)特定签署人及印信的文件从其规定。(五)需以对等身份的签署人名义复文者，应斟酌实情处理。第八条 行行文的判判行权限限(一)以董董事长署署名行文文者，应应送总管管理处总总经理室室转呈董董事长判判行。(二)以以总经理理署名行行文者，除除总管理理处各部部室、中中心代表表各公司司对外行行文得由由经理(主任)判行者者外，应应送各公公司总经经理室转转呈总经经理判行行。(三三)以事事业部经经理署名名行文者者、应送送经理室室转呈经经理判行行。(四四)以部部门名义义由厂处处长署名名行文者者，应由由部门主主管判行行。(五五)以部部门名义义行文者者，应由由部门主主管判行行。(六六)以公公司名义义盖
11、用公公司公章章行文者者，应由由经理级级人员判判行。(七)因因专案业业务需要要，如进进出口、税税务、关关税、劳劳保、投投标等使使用公司司名义，须须盖用董董事长或或总经理理之业务务专用章章者，行行文时应应经各该该业务部部门主管管于授权权之范围围内经核核准后始始得为之之。(八八)固定定格式文文书，应应由署名名的主管管于原稿稿判行后后，授权权业务主主办部门门主管依依式行文文。 文书处处理程式式. 通则则第九条 文文书分类类(一)机密密类：具具有专利利性、独独特技术术性的资资料及特特定列管管的业务务机密文文件，应应依本规规定第八八章规定定办理。(二)A类：凡关系重大，足以影响公司权益的文书，应呈总经理核
12、阅后始得分文办理。(三)B类：一般文书及经常性业务往来文书。(四)C类：一般通知或参考性的函件无须呈判者，仅登记分文直接交经办部门处理后归档。(五)其他类：与公司业务无直接关系之表报、宣传或印刷函件，无需收文、登记，可直接送有关部门参阅。第十条收收发文登登记单(一)第一一联为收收(发)文登记记单，收收发人员员按流水水号码顺顺序装订订存查。(二)第二联为催办单，于送经办部门签收文件后，收发人员收回，按处理期限或待复日期之先后次序整理，按日核对催办。(三)第三联为主管催办单，经办部门主管于交办文件后留存，按处理期限或待复日期之先后整理，以备随时稽催督导用。(四)第四联为经办人员存查联，于文件办妥后
13、按结案、未结案分类存查。(五)第五联为核查联，于文件办妥时随文归档，如系代行或授权判行的文件，由收发人员转送主管核阅后归档。第十一条 收(发发)文字字号的制制定管理理(一)对外外行文的的字号11.公司司：X1X2(X3)总字第第号。XX1X2为公司司简称；X3为地区区别，不不需分地地区者省省略；为公司司收(发发)文流流水号。2.事业部(含直属部门)：X1X2(X3)X4字第号(X4为事业部或直属部门代字，由各公司总经理室制定管理)。3.营业部门：由各公司总经理室制定。(二)对关系企业行文的字号1.由各公司总经理室统一制定管理。2.总管理处各部、室、中心由总管理处总经理室统一制定管理。(三)收发
14、文编号1.由文书管理部门按年份依流水号码一文一号编列。业务接洽便函另行编定，亦采流水号码一文一号编列。2.复文以收文号码为发文号码，如有二号以上来文并案处理，以最后的收文号码为发文号码。3.主动发文号码与一般收复文号码采取同一编号顺序。.与外界界来往文文件第十二条 收文(一)登记记、分文文来文由由收发人人员拆封封后，于于收(发)文文登记单单登记记收文编编号、收收文日期期、来文文者、来来文字号号、来文文日期、附附件及摘摘要后，送送分文人人员依其其性质判判定文书书类别、经经办部门门，再由由收发人人员分发发。(二二)文件件的分送送收发人人员分发发文件，应应留存收(发发)文登登记单第一联联，依收收文编
15、号号之流水水号码装装订之。其其余第二二、三、四四、五联联连同来来文以分文专专用卷宗宗送交交经办部部门主管管核定要否答答复及处处理期限限，记入入收(发)文文登记单单第二二、三、四四、五联联，第二二联于当当天签收收后，夹夹放于分文专专用卷宗宗退还还收发人人员，由由收发人人员按处处理期限限的日期期先后予予以整理理为文件件催办之之用。(三)文文件交办办经办部部门主管管将文件件批交办办理时，应应将经办办人姓名名记入收(发发)文登登记单第三、四四、五联联，留存存第三联联按处理理日期之之先后整整理稽催催督导，第第四、五五联连同同文件交交经办人人办理。(四)文件处理1.经办人办理文件时，应将拟办或复文拟搞签呈主管判行。2.经办人应将处理经过、结果或复文摘要记录于收(发)文登记单第四、五联记要联记要栏(如不敷使用时，得以文书签办单补充，签办单随同收(发)文登记单第五联流程处理)，并填记预定保存期限及销案或待复日期后连同来文(复文时需附复文稿)经呈判后打字、校对再转送
