项目文档资料管理规范实用文档

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1、项目文档资料管理规范实用文档(实用文档，可以直接使用，可编辑 优秀版资料，欢迎下载）一、目 的为了规范项目文档资料的管理工作,确保项目文档资料的系统性、完整性和准确性，充分发挥文档资料管理在项目中的作用，特制定本规定.二、范 围本规定适用于项目开始直到项目结束的内外来往信函、会议纪要、备忘录、技术文件、管理文件、质量记录等所有与项目有关文件和资料的管理。三、职 责3.1 项目经理a） 负责组织制定项目文件的相关规定，对项目文件的控制负全责；b） 负责为项目文件和资料管理创造必要的条件。3。2 综合管理经理a） 负责项目文档资料相关规定的编制和监督检查；b） 负责编制项目文件和资料的编码规定；c

2、) 负责组织项目结束后文档资料立卷、移交归档。3。3 分项经理a) 负责本部门的文档资料的管理；b） 负责本部门项目结束后文档资料的移交。3.4 文控管理工程师a) 配合综合管理经理制定项目文档资料管理规定并监督检查；b） 负责项目文件和资料的接收、分类、登记、传递、发放等;c） 负责项目实施阶段文档资料收集、整理、编目及归档工作；d） 负责项目结束后项目文档资料立卷、移交。4 管理要求和方法4.1 一般规定项目文档资料的管理应从项目申请立项到竣工验收的全过程，项目经理部各分项经理应在职责范围内对项目实施过程中所形成的文件、图纸、资料,随时进行积累整理、立档和保管，并采取必要措施，防止档案资料

3、的损毁和遗失以及有关保密档案资料的泄密。4.2 文档分类及编号4。2.1 项目文件分类4.2.1。1 项目信息文件项目信息文件指项目实施过程中传递的任何书面信息文件。a) 来往信件、 ；b） 备忘录;c) 会议纪要；d） 文件传送单。4。2。1。2 项目管理文件项目管理文件指项目运行过程中必须编写的管理文件。a） 项目协调程序；b) 项目进度与费用控制程序；c) 项目质量保证手册；d） 项目资源配置手册等。4。2.1.3 项目技术文件项目技术文件指按照合同要求,项目技术人员完成的各种设计文件及图纸等.4。2.1.4 项目其它文件项目其它文件除上述几种文件外，项目实施过程中产生的其它文件。a）

4、进度报表;b) 绩效报告；c） 工作总结报告；d) 质量记录.4。2。2 文档资料编号管理为了便于文件资料管理，文控管理工程师要根据项目的特点及分子公司相关规定制定项目经理部文件编号原则,编号原则经综合管理经理审核，项目经理批准后文控管理工程师组织执行.4.3 项目文档资料管理4.3。1 项目文档资料管理流程图 ZH.04。01项目文档资料管理流程4。3.2 项目文档资料管理要求4.3。2。1 项目文档的收集a) 项目文档的收集贯穿于项目建设的整个生命周期,随项目的发展及时收集、完善；b） 分项经理负责本部门所涉及档案资料的组织管理工作，并对本部门所形成的相关文档资料进行收集、分类、整理、保存

5、；c) 文控管理工程师在项目经理的统一督导下,按分子公司的相关规定进行编号。4.3。2。2 项目文档的移交分项经理或指派兼职文控管理工程师负责对本部门涉及的文档进行收集、整理，并在该过程完成后将相关资料移交给项目文档管理工程师归档；项目收尾结束后项目文档管理工程负责将项目文档资料移交分子公司档案室。4.3.2。3 项目文档的验收项目阶段成果评审验收、工程项目竣工验收、重要设备开箱验收等由分项经理安排专人对其文档材料(含图纸）的完整性、系统性进行鉴定验收,否则不予通过.a） 项目阶段文档验收：依据所规定阶段节点，由分项经理组织,文控管理工程师对所归类整理的文档进行验收，确保阶段文档有效、完整地移

6、交;b） 项目竣工文档验收:综合管理经理负责对项目竣工文档资料的完整性、有效性、标准化及编号的有效性等进行验收。4。3。2.4 项目文档的归档a） 归档文档必须完整、成套、系统；必须记述和反映建设项目的全过程；必须真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图像相符、技术数据可靠、签字手续完备;b） 分项经理完成本业务范围内资料的收集、整理，移交文控管理工程师进行分类、编号、整理、立卷、编目,经项目经理审核签字后，移交分子公司档案室存档；c） 对于电子文档，分项经理应定期把经过鉴定符合归档条件的电子文档移交给文控管理工程师，并按相应管理规定的格式将其存储到符合保管期限要求的脱机载体上。4

7、。3.2。5 项目文档的借阅对所有接收和发出的文档,文控管理工程师要建立严格的登记制度和借阅制度，项目成员借阅文控管理工程师保管的文档时,应填写项目文档借阅单，由分项经理签字批准方可借阅。4.3.3 项目文档控制要点及要求4。3。3.1 项目文档控制要点a) 合同签订前的项目管理文档控制要点 项目建议书及其批复； 可行性研究报告及其批复； 环境影响报告及其批复; 询价文档； 报价文档； 合同评审及谈判记录、协议； 信函.b) 项目管理文档和资料控制要点 合同、协议类; 项目基础资料类； 管理文档类（如项目计划、项目协调程序等）； 进度控制类； 费用控制类； 材料控制类； 质量管理类; HSE管

8、理类； 项目财务类; 报告和总结类；信函类。c） 设计文档和资料控制要点 总体(规划)设计； 工艺设计； 初步设计（基础工程设计）; 技术设计（若有）； 施工图设计(详细工程设计）； 设计计算书； 设计计划（设计开工报告）； 项目设计数据(设计统一规定）； 设计评审。d) 采购文档和资料文档和资料控制要点 采购文档； 请购单； 询价文档； 报价文档; 报价评审； 采购合同（订单）； 检验； 催交； 运输。e) 施工文档和资料控制要点 管理性文档和资料：施工计划、施工招标文档、施工投标文档、施工评标文档、施工合同协议、施工组织设计、施工安全技术资料等; 工程交工技术资料：按单项或单位工程立卷；按

9、土建，设备安装,管道安装、电气、仪表等专业分类（包括施工记录、检验记录、交工验收记录等)；竣工图按设计文档分类、立卷. f) 试运行文档和资料控制要点 试运行计划； 试车方案; 操作手册； 培训计划； 生产考核； 验收报告。g) 涉外文档和资料控制要点 合同、合同附件; 协议、谈判记录； 设计文档和资料； 标准、规范； 信函.4.3.3。2 项目文档控制要求a） 文控管理工程师根据公司QHSE关于文档和资料控制要素的要求,建立并保持项目文档和资料控制的程序，包括项目文档和资料的接受、评审、传递、发布、更改、有效版本的控制、失效和/或作废文档的控制、有效标准、规范的控制等;b) 文控管理工程师负

10、责项目文档资料管理相关规定的编制和监督检查，负责编制项目文档和资料的编码规定，负责接受项目文档和资料的归档、入库、保管；c) 项目文控管理工程师负责日常的项目文档和资料的接收、分类、登记、传递、发放、保管工作;项目结束后负责立卷、移交归档；d） 项目文档和资料的管理和控制，涉及到项目实施过程中的每一个岗位和每一个成员,参与项目实施的每一个成员，均应按照分子公司和项目的有关规定管理和控制本人接收、产生和发放的文档和资料;e) 各供方负责收集、整理本单位范围内的档案资料,按分包合同约定移交文控管理工程师，由文控管理工程师汇总、整理.竣工时由项目经理部根据相关规定向分子公司相关部门提交完整、准确的项

11、目档案资料。4.4 电子版文档的管理电子版文档的管理和使用，由文控管理工程师采用和文本资料一样的管理方式进行严格的管控，项目成员需要使用文控管理工程师保管的电子文档时，应填写项目电子文档使用单，由分项经理签字批准方可使用。4.4。1 阶段文档管理每个版次的电子版文档需随文本资料一同交文控管理工程师保存。4。4.2 竣工文档管理a) 电子版文档需存档2份,其中一份供借阅;b） 文控管理工程师负责竣工文档电子档案的建立，项目竣工后随文本档案移交分子公司档案管理部门。项目可行性研究（模版1）一、项目基本情况项目名称：制作日期： 年 月 日制作人:签发人：二、项目背景1目前状态（简要描述目前的商业环境

12、和项目产生背景。）2拟解决的商业问题（简要说明需要项目解决的商业问题，以表明项目存在的理由。）3影响范围（简要说明项目问题及问题的解决将对企业哪些方面产生影响,包括影响的组织范围。）4项目预期的结束日期（尽可能对项目的完成日期做出准确推断.）三、可能的项目方案方案1：方案描述简要描述项目方案包含的工作思路和工作内容所需资源所需要的主要人、财、物等资源及其保障情况成本/效益分析投资收益的估算与分析工期估算关于工期的尽可能准确地估计，包括主要里程碑设置成果预期有关项目产品特征与特征的描述终止条件说明接受项目成果的标准和终止、取消项目的条件方案2：方案描述简要描述项目方案包含的工作思路和工作内容所需

13、资源所需要的主要人、财、物等资源及其保障情况成本/效益分析投资收益的估算与分析工期估算关于工期的尽可能准确地估计，包括主要里程碑设置成果预期有关项目产品特征与特征的描述终止条件说明接受项目成果的标准和终止、取消项目的条件四、初步评估意见（对第三部分提出的若干项目方案进行评估，并提出推荐意见。在一件重要说明各种方案可能的风险以及修正或调节意见。）对各方案的结论：接受拒绝修改暂缓决定五、签字（由项目可行性论证小组成员签字，项目组成员至少需要包含商业/管理、财务、技术三方面的人员.）项目描述(模版2)一、项目基本情况项目名称：制作日期： 年 月 日制作人：签发人:二、项目目的1项目需解决的商业问题(

14、所有的项目均起始于某个商业问题，该部分简要描述这些问题.）2项目工作内容(对项目范围的限定，以及对完成项目的主要工作内容和方法的陈述。）3项目目标（包含工期目标、费用目标和交付产品特征与特征的主要描述。）三、项目的关键成功要素（对确保项目成功的关键环节和关键资源、关键方法、度量标准等进行概念性地简要描述。)四、项目影响范围(包含对企业战略的影响、对技术的影响和对财务的影响.）五、项目主要里程碑计划（包含主要里程碑的时间、费用和成果目标。）六、项目假设（说明项目的主要假设条件。）七、项目约束条件(说明项目启动和实施过程中的限制性条件。)八、项目评价标准（说明项目成果在何种情况下将被接受，何时项目将被终止或取消，项目成功标准的度量或验收规程。）九、项目主要利益相关者（包括项目发起人，项目经理，项目团队主要成员,相关职能部门负责人，客户等的头衔、签字和签字日期。)项目章程（模版3）一、项目基本情况项目名称：制作日期： 年 月 日制作人：签发人：二、项目目的(简要说明项目的目的和本项目章程的目的。）三、项